Seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos: herramientas y conocimientos

Cuando se trata de gestionar proyectos, el control del tiempo es, con diferencia, la mejor forma de mantenerlos en marcha.

En el vertiginoso mundo actual, si no controla el tiempo que usted y su equipo dedican a las tareas y los progresos realizados, probablemente no esté siendo todo lo eficiente que debería y ni siquiera todo lo rentable que podría ser.

El seguimiento y la gestión eficaz del tiempo pueden ayudarle a conseguir todo esto y mucho más.

En esta entrada del blog, profundizaremos en qué es el control del tiempo de gestión de proyectos, las ventajas del control del tiempo y las mejores aplicaciones de control del tiempo de proyectos que existen.

Empecemos explicando en qué consiste el seguimiento de la gestión de proyectos.

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¿Qué es el seguimiento temporal de la gestión de proyectos?

El seguimiento temporal de la gestión de proyectos significa analizar el progreso de las tareas y proyectos, registrar el tiempo que se dedica a cada uno, controlar y optimizar el uso de los recursos y garantizar que los proyectos se ajustan al calendario y al presupuesto.

En pocas palabras, el seguimiento del tiempo de gestión de proyectos garantiza que los equipos sepan en qué emplean su tiempo. Cuando se hace de manera eficiente, el software de colaboración en equipo puede ayudar a mejorar la comunicación y el flujo de trabajo de los equipos, ofreciendo información que mejora su productividad.

CONSEJO: Normas de control horario para empleados

¿Por qué debo utilizar el control del tiempo en la gestión de proyectos?

Cuando se gestionan proyectos complejos y no se tiene forma de hacer un seguimiento de los gastos y los recursos, es mucho más fácil encontrarse con problemas. Por eso el control del tiempo es crucial en la gestión de proyectos.
Algunas de las razones por las que deberías utilizar el control del tiempo en la gestión de proyectos son:

1. Controle la eficacia de sus equipos: El seguimiento del tiempo del equipo puede ofrecer una visión clara del rendimiento de su equipo. Con el control del tiempo, puede identificar las áreas que necesitan mejoras y las tareas que simplemente pueden eliminarse. Además, te proporciona información para mejorar la eficiencia general de tu equipo.
2. Optimice la planificación y la asignación de recursos: Los datos precisos de seguimiento del tiempo pueden ayudar a los gestores de proyectos como usted a comprender cuánto tiempo necesitará su equipo para una tarea o proyecto específico. Con esta información, puede asignar los recursos con mayor precisión, asegurándose de que los miembros adecuados del equipo se asignan a las tareas correctas en el momento adecuado evitando sobrecargar a su equipo.
3. Estimaciones de tiempo precisas: Al aprovechar los datos de seguimiento del tiempo, sabrá cuánto tiempo han empleado usted y su equipo en proyectos o tareas similares. Estos datos te permiten, como gestor de proyectos, hacer estimaciones de tiempo más precisas para futuros proyectos, mejorando la planificación y programación de los mismos.
4. Cumplimiento de plazos: Cuando haces un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas, es más fácil tener una visión general de cómo avanza un proyecto e identificar posibles cuellos de botella. Con estos datos, puedes cambiar el rumbo si es necesario, asegurándote de que los proyectos se completan dentro de los plazos que has acordado con los clientes.
5. Reduzca las actividades que le hacen perder tiempo y detecte las ineficiencias: El control del tiempo ayuda a identificar las actividades y tareas que requieren demasiado tiempo y no contribuyen a los resultados positivos del proyecto. Como gestor de proyectos, puedes eliminar de forma sencilla las tareas que te hacen perder tiempo y las ineficiencias, lo que ayuda a agilizar los procesos y a mejorar la productividad general de tu equipo.
6. Apoye la toma de decisiones: Al hacer un seguimiento del tiempo, obtendrá información fundamental que puede ayudarle en su proceso de toma de decisiones y, en última instancia, contribuir al éxito del proyecto. También te ayudará a ti y a los miembros de tu equipo a manteneros alineados con los objetivos y los plazos del proyecto, porque todos tendrán una visibilidad completa de cómo evoluciona el proyecto y del razonamiento que hay detrás de ciertas decisiones.
7. Tiempo facturable y facturación: El seguimiento preciso del tiempo es crucial para los distintos tipos de facturación de proyectos. Para cualquier empresa que necesite realizar un seguimiento del tiempo facturable, el uso de un software de seguimiento del tiempo garantiza que las horas facturables se registren con precisión, lo que conduce a una facturación transparente y a una relación más estrecha con los clientes.
8. Ingresos y costes: garantizar un tiempo facturable exacto es una estrategia inteligente para aumentar los ingresos y reducir los costes. El seguimiento del tiempo garantiza que captures y factures más tiempo, deja de regalar tu tiempo y de facturar por debajo de tus posibilidades.

Leer: ¿Qué son las pérdidas de tiempo y cómo identificarlas?

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Cómo controlar el tiempo dedicado a los proyectos

Existen varias formas y herramientas para controlar el tiempo dedicado a los proyectos. Cada una tiene sus pros y sus contras, por lo que, a la hora de seleccionar un método de seguimiento del tiempo, es importante elegir el que mejor se adapte a ti y a tu equipo.

Comience por evaluar el tamaño de su equipo, los requisitos del proyecto y las necesidades de información del proyecto para encontrar el enfoque más adecuado para el seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos.

He aquí algunas formas prácticas de controlar el tiempo en la gestión de proyectos:

Herramientas automatizadas de control del tiempo

Las herramientas automatizadas de control del tiempo utilizan software o aplicaciones para controlar automáticamente el tiempo mediante la supervisión de las actividades en ordenadores o dispositivos móviles.

• Proporcionan los métodos de control horario más precisos, eliminando la posibilidad de error humano. Las herramientas de control horario capturan los datos en tiempo real, lo que reduce el riesgo de horas olvidadas o declaradas erróneamente.
• Otra ventaja es que los empleados pueden centrarse en su trabajo sin necesidad de registrar y calcular manualmente su tiempo, ya que el control horario se ejecuta en segundo plano. La agilización del proceso de control del tiempo ahorra un tiempo valioso y mejora la productividad, lo que permite una gestión de proyectos y una asignación de recursos más eficientes.
• El software de seguimiento automático del tiempo proporciona informes y análisis detallados que ofrecen información valiosa sobre cómo se asigna el tiempo a los distintos proyectos, tareas y clientes. Estos datos le permiten optimizar los flujos de trabajo, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas basadas en el uso real del tiempo.
• Una aplicación de control del tiempo es perfecta para los equipos remotos, ya que no es necesario acudir a la oficina para controlar el tiempo.
• Envían recordatorios automáticos de los partes de horas para que no sea necesario enviarlos manualmente.

Seguimiento manual del tiempo

El control manual del tiempo es uno de los métodos tradicionales para controlar el tiempo dedicado a los proyectos. Las hojas de horas manuales implican registrar manualmente el tiempo dedicado a cada tarea utilizando, por ejemplo, plantillas de hojas de horas, hojas de cálculo o lápiz y papel.

A pesar de su enfoque tradicional, permite cierta flexibilidad y personalización. Sin embargo, es un método de seguimiento del tiempo que requiere mucho tiempo y es propenso a errores humanos.

Lea también:
Cómo medir la rentabilidad de un proyecto
Las mejores plantillas y ejemplos de gestión del tiempo

Aplicaciones de control horario

Un software de Timesheet ofrece a los equipos una plataforma digital para controlar y registrar su tiempo en proyectos específicos.

Sobre el papel, parece una solución cómoda, ya que facilita el control del tiempo de los empleados. Sin embargo, depende casi por completo -si no totalmente- del registro manual, lo que puede dar lugar a varias discrepancias en el seguimiento del tiempo.

Soluciones de software de gestión de proyectos

Varias soluciones de software de gestión de proyectos ya ofrecen funciones integradas de control del tiempo.

Permite a los miembros del equipo realizar un seguimiento del tiempo dentro de la misma plataforma en la que gestionan tareas y proyectos.

También ofrece una integración perfecta, pero puede requerir formación y configuración adicionales.

Sistemas de fichaje

Los sistemas de fichaje de entrada y salida son otro método sencillo y tradicional para controlar el tiempo de trabajo. El objetivo principal es conseguir que los equipos registren sus horas de trabajo utilizando relojes físicos o sistemas digitales. Se utilizan mucho en equipos grandes, que trabajan principalmente in situ. Sin embargo, los sistemas de fichaje tienen algunos inconvenientes importantes:

• Implantar y mantener sistemas de fichaje de entrada y salida puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Requiere invertir en hardware (como relojes de fichar o escáneres biométricos) y software, además de mantenimiento, actualizaciones y resolución de problemas.
• Los sistemas tradicionales de fichar a la entrada y a la salida son susceptibles de actividades fraudulentas, en las que un empleado ficha a la entrada y a la salida por otro, o de manipulación de los registros de tiempo. Estas prácticas pueden dar lugar a un seguimiento inexacto del tiempo y a discrepancias en las nóminas.
• Los sistemas de fichaje de entrada y salida pueden no ser adecuados para los lugares de trabajo que adoptan modalidades de trabajo flexibles, como el trabajo a distancia o híbrido. Están diseñados principalmente para controlar las horas de trabajo fijas y pueden no tener en cuenta las variaciones en las horas de trabajo o en los lugares de trabajo. Esto puede dar lugar a datos incompletos o inexactos.

Control biométrico del tiempo

Los sistemas biométricos de control del tiempo son una forma relativamente nueva de controlar el tiempo en la gestión de proyectos. Incluyen el uso de datos biométricos como huellas dactilares o reconocimiento facial para registrar las horas de trabajo de las personas.

Aunque ofrece registros horarios precisos y seguros, plantean problemas de privacidad.

Para que el sistema de control horario funcione correctamente, los empleados tienen que facilitar datos biométricos, y no es algo con lo que todo el mundo se sienta cómodo.

Además, un sistema biométrico de control del tiempo requiere la implantación de dispositivos biométricos in situ, como relojes biométricos.

Resumen

El principal objetivo del seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos es recopilar datos precisos que puedan ayudarle a analizar y mejorar la eficacia de su proyecto, la forma en que asigna los recursos y la productividad general de sus equipos.

Por eso es tan importante elegir un método de control del tiempo que se ajuste a los requisitos del proyecto, el tamaño del equipo y el flujo de trabajo.

Por tanto, antes de elegir un método de seguimiento del tiempo, considere factores como la precisión del seguimiento, las capacidades de integración y el nivel de detalle necesario para la gestión de su proyecto y la elaboración de informes.

Una vez seleccionados los métodos que mejor se ajustan a sus objetivos, pruébelos y experimente con distintas técnicas y herramientas que le ayudarán a encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades y a las de su equipo.

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Las mejores aplicaciones de control del tiempo de proyectos

Cuando se trata del control del tiempo de gestión de proyectos, varias aplicaciones ofrecen una forma eficaz de gestionar el tiempo dedicado a tareas y proyectos. Aquí están las 10 mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo disponibles:

1. Timeular

Timeular es la aplicación de seguimiento del tiempo de proyectos más sencilla y precisa, con una amplia gama de funciones diseñadas para que la gestión de proyectos sea lo más eficaz y rentable posible.

Prácticas funciones como los recordatorios, el seguimiento automatizado, los informes detallados, el control de bajas y las integraciones con las herramientas de gestión de proyectos más populares la convierten en la aplicación de control del tiempo a la que puede recurrir cualquiera que desee llevar la planificación de proyectos y la gestión de recursos a otro nivel.

Pros

• Vistas del presupuesto e informes: Realice un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y cree informes precisos y completos.
• Vista de calendario: Crea nuevas actividades arrastrándolas y soltándolas en tu calendario.
• Integraciones: Conecta con Jira, Asana, Toggl y cualquier otra herramienta con la que trabajes.
• Seguimiento de las vacaciones: Gestione fácilmente todos los tipos de tiempo libre de los empleados en un solo lugar. Realice un seguimiento de las vacaciones pagadas, los días de baja por enfermedad, los días libres en lugar de vacaciones y mucho más.
• Atajos de teclado: Cambia rápidamente de una tarea a otra con los prácticos atajos de teclado.
• Seguimiento automático: Vea qué aplicaciones, documentos y sitios web ha utilizado en cada momento y qué había en su calendario, y añádalos a su resumen de seguimiento del tiempo con un solo clic. Tu privacidad está protegida al 100%: Los datos se almacenan únicamente en tu máquina local, por lo que nadie más puede acceder a ellos.
• Las hojas de horas se rellenan automáticamente, para que tenga tiempo de dedicarse a tareas más productivas.
• Aplicación de escritorio y móvil: Controla el tiempo rápidamente estés donde estés con una aplicación móvil para iOS y Android.
• Rastreador de tiempo físico: Sólo tiene que girar el Rastreador cuando desee empezar a registrar el tiempo en una nueva tarea.
• Privacidad de los usuarios: Los datos horarios de los usuarios son confidenciales.

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2. Asana

Asana es ampliamente conocida y una de las mejores herramientas de gestión de proyectos, también conocida por su función integrada de seguimiento del tiempo.

Sin embargo, la función de seguimiento del tiempo de Asana es menos robusta que la de otros software de seguimiento del tiempo, lo que provoca varias imprecisiones al realizar el seguimiento de las horas de facturación, con la consiguiente pérdida de ingresos.

Contras

• Opciones limitadas de informes y análisis
• Incoherencia en el seguimiento de las horas de facturación en comparación con otras herramientas de control del tiempo.
• Crear hojas de horarios lleva mucho tiempo

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3. Basecamp

Basecamp es un sistema de herramientas de gestión de proyectos que ayuda a supervisar el progreso de tareas y proyectos. Permite integrarse con herramientas y aplicaciones populares, como Slack.

Sin embargo, el sistema de diseño parece anticuado, y los usuarios a veces tienen problemas para registrar su estado de actividad.

Contras

• Sistema de diseño UX/UI obsoleto
• Falta de seguimiento y notificaciones en tiempo real
• Fallos ocasionales al descargar en la aplicación móvil

Lea también: Seguimiento del tiempo en Basecamp

4. Xero

Xero es un software de automatización de tareas para contables que cuenta con funciones de seguimiento del tiempo, lo que le permite realizar un seguimiento de las horas facturables e integrarlas en su sistema de facturación.

Sin embargo, algunas funciones de facturación no son intuitivas ni fáciles de usar. Por ejemplo, no se pueden configurar pagos recurrentes manuales.

Lea también: Seguimiento del tiempo en Xero

Contras

• Las funciones de control del tiempo sólo están disponibles en dos de los tres planes
• Los jefes de proyecto no pueden asignar varios empleados a la misma tarea.
• La función de seguimiento de horas facturables no es tan robusta como otras herramientas de gestión de proyectos.

Puede ser útil: Plantillas gratuitas de hojas de horas de facturación

5. BambooHR

BambooHR es una herramienta de gestión de recursos humanos basada ampliamente en la nube.

La principal ventaja de BambooHR es la forma en que puede agilizar fácilmente el proceso de incorporación de nuevos empleados y gestionar eficazmente la información de los empleados, como los asuntos relacionados con la remuneración.

Sin embargo, las funciones de recursos humanos de BambooHR están muy enfocadas a los empleados con sede en Estados Unidos. Si necesitas gestionar diferentes equipos en varios países, otras herramientas de gestión además de BambooHR pueden ofrecer una mejor integración de la gestión de proyectos.

Contras

• Carece de funciones de programación de empleados
• Incoherencias en los informes
• Funciones de personalización limitadas para equipos de fuera de EE.UU.

Realice un seguimiento del tiempo asignado a cada cliente, proyecto y actividad para estimar su carga de trabajo.

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6. Hubstaff

Hubstaff, una gran alternativa a Harvest, es una aplicación de seguimiento de empleados. Ofrece funciones como el seguimiento por GPS, la supervisión de la actividad y el análisis de la productividad, que podrían ser útiles para las empresas que requieren un seguimiento detallado de la actividad.

Sin embargo, si te preocupa la privacidad de los empleados, Hubstaff probablemente no sea la mejor aplicación de seguimiento del tiempo para tu equipo, ya que ofrece la función de capturas de pantalla capaces de monitorizar la actividad del dispositivo.

Contras

• Configuración compleja y gran curva de aprendizaje
• Opciones de integración restringidas
• Protección de datos
• Requiere conexión a Internet para un seguimiento preciso

Lee también: Las mejores alternativas a Hubstaff

7. Wrike

En la lista de los mejores controladores de tiempo remotos para los empleados, Wrike le permite registrar las horas facturables y crear hojas de horas precisas. Sin embargo, no se puede realizar un seguimiento automático del tiempo con Wrike. Tendrá que iniciar manualmente el temporizador cada vez que desee realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea.

Si olvida apagar el temporizador después de completar una tarea, sus datos de seguimiento del tiempo serán inexactos, lo que provocará problemas importantes a la hora de presentar las horas facturables a los clientes.

Contras

• Falta de seguimiento automático del tiempo
• Incoherencias en los informes
• La interfaz no es fácil de usar

CONSEJO: No pierda tiempo con el control manual del tiempo. Descubre cómo esta integración de seguimiento del tiempo de Wrike aumenta tu productividad.

8. Jira

El sistema de seguimiento del tiempo Jira es una opción popular entre los equipos de ingeniería y desarrollo de software para la gestión de tareas y la supervisión del progreso del proyecto. El seguimiento del tiempo es una función adicional.

Sin embargo, si no formas parte de un equipo de desarrollo que utiliza Jira a diario, lo más probable es que no te guste su compleja interfaz.

Contras

• Configuración compleja y curva de aprendizaje pronunciada para usuarios sin conocimientos técnicos.
• Las funciones de colaboración son bastante limitadas
• Problemas ocasionales con los tiempos de carga

9. Toggl

La aplicación de gestión de proyectos Toggl puede utilizarse para el seguimiento en tiempo real, la gestión de partes de horas y la elaboración de informes exhaustivos. Y, por esas razones, se considera uno de los mejores gestores de tiempo.

Contras

• Versión gratuita con funciones limitadas
• Carece de capacidades avanzadas de gestión de proyectos
• Problemas ocasionales de sincronización

10. Cosecha

Harvest es conocido por ser un software de seguimiento del tiempo muy versátil que le permite realizar un seguimiento del tiempo, generar facturas y realizar un seguimiento de los gastos del proyecto, lo que lo convierte en una alternativa fiable a Time Doctor.

Sin embargo, al igual que ocurre con Toggl, aprender a controlar el tiempo y crear facturas en Harvest es más complicado de lo que puede parecer a primera vista.

Contras

• Curva de aprendizaje pronunciada
• Las opciones de personalización de la facturación son limitadas
• Las opciones de integración son limitadas

Seguimiento temporal de proyectos: la clave del éxito en la gestión de proyectos

El control del tiempo de los proyectos es el secreto más conocido para una gestión eficaz de los mismos. Es la forma más sencilla de comprobar el progreso del proyecto y asegurarse de que usted y su equipo van por el buen camino. Si algo no funciona, lo sabrás inmediatamente y podrás cambiar el rumbo para que nada se te escape.

Si está listo para empezar a controlar su tiempo y mejorar su productividad, consulte la aplicación de control del tiempo Timeular . Tanto si gestionas un equipo en el trabajo como si trabajas en tus proyectos, Timeular te ayudará a asegurarte de que todas las tareas se realizan y de que todo el mundo sabe qué debe hacer y cuándo.

Dé el primer paso hoy mismo y descubra cómo el seguimiento del tiempo de gestión de proyectos puede mejorar sus habilidades de gestión de proyectos y hacerle más productivo.

Lea también: ¿Qué es el seguimiento de la gestión de proyectos?

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