O tempo está se esvaindo? Assuma o controle agora com o gerenciamento automatizado do tempo!
Metas de gerenciamento de tempo para maximizar sua produtividade
É provável que você tenha metas para todas as áreas de sua vida. Então, você está se perguntando: o tempo também é uma área em que você deve ter metas?
Bem, considerando que o tempo determina a realização de todos os outros objetivos, vale a pena investir energia e esforço para gerenciá-lo.
Mergulhe neste artigo para saber como definir suas metas de gerenciamento de tempo e cada etapa que contribui para alcançá-las.
Quais são as metas de gerenciamento de tempo?
As metasde gerenciamento de tempo são objetivos estratégicos que visam otimizar o uso do seu tempo. Mesmo que o tempo seja um ativo intangível, considere que o estabelecimento de metas contribui para obter um rendimento de seu investimento em tempo. O melhor resultado da definição de metas para o gerenciamento do tempo é que ela permite que você seja intencional em relação ao seu tempo e, ao mesmo tempo, obtenha produtividade.
Além disso, essas metas o desafiam a alinhar seu investimento de tempo com seus valores mais profundos, aspirações e visão de longo prazo.
Por que você precisa de metas de gerenciamento de tempo?
Além de permitir que você alinhe a maneira como gasta seu tempo com suas metas de curto e longo prazo e sua visão mais ampla, as metas adequadas de gerenciamento de tempo permitem que você faça o seguinte
- Priorize com propósito: Concentre seu tempo e sua energia em trabalhos de alto impacto que gerem progresso significativo, realizem trabalhos importantes e encham seu copo.
- Minimize o trabalho ocupado de baixo valor: Alcançar o sucesso, seja em sua vida profissional ou pessoal, raramente significa concentrar-se em atividades de baixo valor. Trata-se de tarefas de alta prioridade que precisam ser gerenciadas adequadamente.
- Equilibre todas as atividades de forma dinâmica: Aloque o tempo de forma flexível em todas as áreas de sua vida, incluindo trabalho, família, saúde, aprendizado e lazer, e adapte-se conforme as circunstâncias mudarem. Dessa forma, você pode alcançar o tão almejado equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal e evitar o esgotamento.
- Executar com atenção: Envolva-se plenamente no momento presente, concentrando-se totalmente em cada atividade. Quando você tem controle sobre sua agenda, a ansiedade do tempo desaparece e permite que você trabalhe profundamente, sem distrações, em tarefas cognitivamente exigentes.
- Refletir e otimizar o tempo gasto: Com as metas de gerenciamento de tempo definidas, você pode fazer pausas periódicas para analisar o uso do tempo, comemorar o progresso e realinhar as prioridades. Isso é possível graças a uma meta inteligente em relação à qual você pode medir suas habilidades e comportamentos de gerenciamento de tempo. Caso contrário, sem metas de gerenciamento de tempo, você não saberá como gasta o tempo, quais são os seus desperdiçadores de tempo e como otimizá-lo.
Em última análise, as metas de gerenciamento de tempo permitem que você viva e trabalhe de forma mais intencional, concentre-se no que é mais importante para você e alcance o sucesso pessoal e profissional.
Sobre o mesmo assunto, você também pode conferir nosso guia abrangente sobre como escrever metas de trabalho. Ele está repleto de conselhos sobre como definir suas metas de carreira para evitar essas questões de metas de trabalho de nossa equipe, e não só.
Como definir metas de gerenciamento de tempo
1. Comece pensando em qual é sua relação com o tempo
Primeiro, você precisa refletir e admitir a verdade sobre como está gastando seu tempo. Se você tiver uma auditoria de tempo cheia de "sinais de alerta", saberá que está na hora de definir metas de gerenciamento de tempo para si mesmo.
Faça a si mesmo perguntas como:
- Perco o controle do meu tempo com frequência e fico frustrado?
- Estou sempre perdendo prazos?
- Fico ansioso com frequência por não terminar minha lista de tarefas?
- Será que estou assumindo muitas responsabilidades e me sobrecarregando demais?
- Eu entendo como gasto meu tempo nas tarefas diárias?
- Tenho alguma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo à qual recorrer quando perco o controle do meu tempo?
Se a sua lista tiver 3 ou 4 respostas "sim", então você sabe que precisa começar a trabalhar, pois sua gestão de tempo é deficiente. Se sua lista não estiver tão marcada, sempre há uma melhoria que pode ser feita em suas habilidades de gerenciamento de tempo.
Sobre o mesmo assunto, consulte nosso guia de habilidades de gerenciamento de tempo para saber mais sobre definição de metas razoáveis, gerenciamento de energia e outros.
2. Começar a identificar as áreas a serem melhoradas
Identifique as áreas exatas em que seu gerenciamento de tempo precisa ser trabalhado.
Isso pode ser priorizar tarefas ou dedicar tempo concentrado quando você tem dificuldades de atenção. Outras áreas podem ser delegar tarefas ou dizer não ao trabalho, pois você está sempre sobrecarregado com muito trabalho.
3. Defina suas metas de gerenciamento de tempo
Na maioria das vezes, temos dificuldade em definir metas com prazo determinado em qualquer área de nossas vidas, quanto mais metas diretamente relacionadas ao gerenciamento do tempo. Portanto, você precisa elaborar suas metas inteligentes (metas inteligentes de gerenciamento de tempo, também conhecidas como metas específicas, mensuráveis, atingíveis e relevantes). Aqui estão algumas metas que foram criadas com base nos critérios da estrutura SMART:
- "Vou priorizar minhas três principais tarefas cruciais diariamente e concluí-las antes de lidar com qualquer outra coisa."
- "Vou mudar meu comportamento de verificação de e-mail para apenas 3 vezes por dia."
- "Dedicarei tempo à família todas as noites, das 18h às 20h, e removerei todas as outras tarefas."
4. Desenvolver um plano de ação
Divida suas metas em etapas concretas e hábitos que você possa implementar. Além disso, é bom estabelecer prazos para se manter responsável. Por exemplo:
- "Começarei cada manhã listando minhas três principais tarefas importantes."
- "Usarei um cronômetro Pomodoro para trabalhar em blocos focados de 25 minutos com intervalos de 5 minutos entre eles."
- "Vou configurar o 'Não Perturbe' em meu telefone durante o tempo com a família."
5. Revisar e ajustar regularmente
Avalie seu progresso semanal ou mensalmente com base na evolução de sua relação com o tempo. Uma auditoria de tempo com um software de controle de tempo é a maneira mais fácil de verificar se suas habilidades de gerenciamento de tempo estão melhores, pois ela apresenta todos os assuntos relacionados ao tempo em um relatório como este:
Outras maneiras mais simples são verificar e entender se você tem um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e se agora tem mais controle do seu tempo com diferentes técnicas de gerenciamento de tempo. Comemore seu sucesso, aprenda com os contratempos e ajuste suas metas.
Metas de gerenciamento de tempo [exemplos]
Agora que você tem uma estrutura sobre como definir suas metas de gerenciamento de tempo, aqui estão cinco exemplos de metas com estratégias de implementação específicas:
1. Identifique suas atividades que desperdiçam tempo
O gerenciamento do tempo é mais do que apenas uma habilidade. Ela começa com a compreensão do tempo gasto em tarefas e do tempo desperdiçado em trabalhos de baixo impacto, para que você possa começar a progredir de forma constante em direção ao que mais importa.
- O que você precisa fazer: Use um software de controle de tempo (Timeular) para registrar todas as atividades relacionadas ao trabalho nos próximos 30 dias. Seu objetivo será registrar pelo menos 95% das tarefas e analisar os relatórios semanais para identificar seus desperdiçadores de tempo.
- Objetivo: obter insights sobre seu uso do tempo, programar tarefas de forma mais realista com base em seus comportamentos que consomem muito tempo e eliminar ineficiências.
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Passos:
- Configure categorias e tags em Timeular que estejam alinhadas com as prioridades de trabalho (por exemplo, chamadas, escrita, e-mails).
- Comprometa-se a usar o aplicativo de forma consistente durante o horário de trabalho. O melhor do Timeular é que ele rastreia automaticamente seu trabalho sem nenhuma ação manual depois de configurado.
- Agende uma revisão de 15 minutos toda sexta-feira para acompanhar o progresso, analisar o relatório semanal e ajustar as prioridades para a semana seguinte.
- Estabeleça metas de gerenciamento de tempo com base em suas observações (por exemplo, reduzir o tempo de reunião em 10% até o final do mês).
Dica: A imagem mostra um relatório de tempo em Timeular, que apresenta dados como uso produtivo e improdutivo de aplicativos, horários em que você é mais produtivo e outros.
2. Priorizar tarefas de forma eficaz
Concluir tarefas é difícil se tudo o que você faz é apagar incêndios em um dia. Portanto, você precisa aprender a priorizar as tarefas, e não me refiro apenas às tarefas urgentes, mas também a todas as atividades que o fizeram avançar em muitos projetos.
- O que você precisa fazer: Use uma estratégia de priorização chamada matriz de gerenciamento de tempo (também conhecida como Matriz Eisenhower) todos os dias. Dessa forma, você saberá quais tarefas são de alta prioridade e devem ser realizadas primeiro.
- Objetivo: Ao priorizar de forma eficaz, você se certificará de que o trabalho mais importante seja feito no prazo, administrará o estresse causado por prazos iminentes e progredirá no trabalho.
Passos:
- Crie uma lista de tarefas diárias: Liste todas as suas tarefas no início do dia.
- Atribua suas tarefas em quadrantes:
- Urgente e importante (faça agora).
- Importante, mas não urgente (Plano).
- Urgente, mas não importante (Delegado).
- Nem urgente nem importante (Eliminar).
- Programe o tempo de foco: Dedique suas horas mais produtivas às tarefas do Quadrante 1 e do Quadrante 2.
- Revise regularmente: No final de cada dia ou semana, reavalie sua matriz para ver se essa técnica de gerenciamento de tempo funciona para você ou se precisa ajustá-la, e talvez tente outra estratégia.
No mesmo tópico, você pode se familiarizar com estratégias de gerenciamento de tempo, como fazer listas de eliminação, agrupar suas interrupções e aproveitar as ferramentas de gerenciamento de tempo.
3. Reduzir a procrastinação
A procrastinação destrói a produtividade, mas todos nós somos culpados por ela, talvez mais do que gostaríamos de reconhecer. O problema é que a procrastinação o impede de atingir suas metas e causa estresse desnecessário.
Se há uma atividade na qual você está procrastinando mais, provavelmente é a tarefa mais difícil ou pouco atraente da sua lista.
- O que você precisa fazer: Use a técnica " Eat the Frog" (comer o sapo ) todas as manhãs de sua semana de trabalho. O "sapo", nesse caso, é a tarefa desafiadora mencionada acima. Basicamente, você precisa começar e concluir essa tarefa logo pela manhã para não arrastá-la infinitamente com você.
- Propósito: Realizar trabalhos de alto valor quando sua energia está no auge, reduzir a desordem mental e criar um senso de realização no início do dia. E, é claro, reduzir a procrastinação.
Passos:
- Identifique seu sapo: Todas as noites, identifique a tarefa mais crucial que você precisa concluir no dia seguinte e a teme.
- Priorize-o: Faça do seu sapo a primeira coisa que você aborda pela manhã, antes de qualquer distração ou tarefa menor.
- Divida a tarefa: Se a tarefa parecer esmagadora, divida-a em etapas menores e acionáveis para que seja mais fácil começar e manter o foco nela.
- Comprometa-se a se concentrar: Defina um cronômetro para o trabalho concentrado (por exemplo, 60 a 90 minutos) e certifique-se de que sua tarefa receba todo o seu foco.
- Recompense-se: Quando o sapo for "comido", recompense-se com uma pausa ou um pequeno agrado para reforçar esse novo hábito.
4. Implementar bloqueio de tempo
Se você estiver com dificuldades para gerenciar distrações e manter o foco em apenas uma tarefa por vez, as técnicas de bloqueio de tempo o ajudarão a usar seu tempo de forma eficaz.
- O que você precisa fazer: Use uma técnica de bloqueio de tempo para dividir seu dia em períodos dedicados a atividades específicas. Para este exemplo, usarei a amplamente conhecida técnica Pomodoro.
- Objetivo: o bloqueio de tempo geralmente ajuda a eliminar as distrações, reduzir a fadiga das decisões e, finalmente, alcançar os resultados desejados.
Passos:
- Escolha uma tarefa: Selecione uma tarefa específica para se concentrar durante sua sessão Pomodoro (pode ser qualquer tipo de tarefa, desde as difíceis até as rotineiras).
- Defina um cronômetro: inicie um cronômetro para 25 minutos e comprometa-se a trabalhar na tarefa sem interrupções.
- Faça uma pequena pausa: Quando o cronômetro disparar, faça uma pausa de 5 minutos e recarregue as baterias. Tome um café ou chá ou se alongue um pouco.
- Repita o ciclo: Depois de quatro Pomodoros, recompense-se com uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
- Acompanhe suas sessões: Use um caderno ou um cronômetro Pomodoro digital gratuito para acompanhar os Pomodoros concluídos e medir sua produtividade ao longo do tempo.
5. Reduzir a troca de tarefas em 50%
A troca constante de tarefas acaba com sua produtividade e esgota sua energia mental, mas muitos de nós pulamos entre tarefas dezenas de vezes por dia. Cada troca exige que o cérebro volte a se concentrar e consome muito mais energia mental do que se você ficasse concentrado em apenas uma tarefa.
- O que você precisa fazer: Implemente um "sistema de lotes" em que você agrupe todas as tarefas semelhantes e as conclua em períodos de tempo dedicados. Nos próximos 10 dias, monitore suas trocas de tarefas com um rastreador de produtividade para ter uma linha de base e depois monitorar seu progresso.
- Objetivo: quando você reduz a troca de contexto, diminui a fadiga mental e, conforme sugerem as pesquisas, pode se tornar 40% mais produtivo.
Passos:
- Crie categorias de tarefas: Agrupe todas as tarefas semelhantes (por exemplo, e-mails, chamadas telefônicas, trabalho criativo, tarefas administrativas).
- Programe sessões em lote: Defina blocos de tempo específicos em seu calendário para cada categoria de tarefas (por exemplo, leitura de e-mails das 9h às 9h20 e das 16h às 16h30).
- Implemente uma regra de "conclusão antes de mudar": Termine um lote completamente antes de passar para outro, a menos que haja uma emergência real.
- Configure seu ambiente: Feche as guias desnecessárias, desative as notificações e use bloqueadores de sites durante as sessões em lote concentradas. Caso contrário, há uma grande chance de seu foco ser desviado.
- Acompanhe o progresso: Registre suas trocas de tarefas diariamente e calcule a média semanal para garantir que você atinja a meta de 50%.
Escolha suas metas e vá em frente
Agora, você tem uma estrutura para começar a melhorar sua relação com o tempo. Se você está buscando uma melhor saúde mental, quer se manter organizado, atingir metas com facilidade e ter um equilíbrio harmonioso entre vida profissional e pessoal, o tempo é a moeda que leva a todos esses objetivos.
Portanto, escolha suas metas de gerenciamento de tempo e deixe o tempo trabalhar para você e seus objetivos.