Automatyzacja miejsca pracy: Istotne kroki do rozważenia
Automatyzacja miejsc pracy obiecuje zmienić strukturę naszej pracy; nie ma co do tego dyskusji. A przynajmniej debata na temat narzędzi AI koncentruje się wokół innych kwestii.
Niezależnie od toczących się debat, ważne jest, aby zbadać coś więcej niż tylko błyszczące gadżety i systemy, które trafiają do naszej codziennej harówki. Niezbędne jest zrozumienie ich głębokiego wpływu na produktywność i ludzką pracę, która to wszystko napędza.
Dodatkowo, zrównoważony charakter wdrożenia automatyzacji ma ogromny wpływ na automatyzację miejsca pracy.
Niniejszy artykuł ma na celu pomóc w odpowiedzi na pytania takie jak "Czy jesteśmy gotowi na automatyzację miejsca pracy?" lub "Jaki poziom automatyzacji jest dla nas odpowiedni?", a także przedstawić pierwszy praktyczny krok w kierunku automatyzacji: śledzenie czasu pracy.
Jaki wpływ ma automatyzacja miejsca pracy?
Automatyzacja procesów ma już kluczowe znaczenie, ponieważ firmy dążą do zwiększenia produktywności i wydajności w coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu.
Narracja dotyczy raczej tego, jakie procesy biznesowe należy zautomatyzować w pierwszej kolejności i które oprogramowanie jest najbardziej efektywne, a nie tego, czy automatyzacja w miejscu pracy jest konieczna.
Tak, sposób wykonywania zadań i zarządzania nimi ulega zmianie, ale zmiana ta nie polega na zastąpieniu pracy fizycznej;
Chodzi o zwiększanie ludzkich możliwości, ograniczanie ludzkich błędów i tworzenie nowych możliwości.
Oto kilka kluczowych korzyści płynących z automatyzacji:
- Większa dokładność i spójność: Narzędzia automatyzacji są zaprojektowane do precyzyjnego wykonywania powtarzalnych zadań, zmniejszając prawdopodobieństwo błędu ludzkiego wynikającego ze zmęczenia lub niedopatrzenia.
- Zoptymalizowana alokacja zasobów: Automatyzacja pomaga uniknąć przeciążenia pracą i pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznej i kreatywnej pracy poprzez automatyzację zadań manualnych, wykorzystanie ich unikalnych umiejętności i rozwijanie nowych umiejętności, takich jak inżynieria podpowiedzi.
- Skalowalność i zdolność adaptacji: Zautomatyzowana strona workflows może być szybko skalowana w górę lub w dół, umożliwiając firmom szybkie reagowanie na zmieniające się wymagania rynku bez ograniczeń związanych z ręczną interwencją.
- Niższe koszty operacyjne: Zaawansowane oprogramowanie i maszyny znacznie zwiększają wydajność i obniżają koszty operacyjne. Na przykład, automatyzacja w produkcji może skrócić czas produkcji o połowę i obniżyć koszty pracy o 20%, podczas gdy w sektorze usług zautomatyzowane systemy trzykrotnie obsługują zapytania dotyczące zasobów ludzkich.
Przeczytaj również: Jak przeprowadzić analizę kosztów pracy
Jak ocenić, czy jesteś gotowy na automatyzację miejsca pracy? automatyzację?
Sztuczna inteligencja niewątpliwie przyniesie korzyści. Poprawi ona między innymi wydajność i ograniczy powtarzalność pracy.
Jednak automatyzacja wymaga zmian w dynamice siły roboczej, cyfrowo wykwalifikowanych pracowników w nowych zadaniach i technologiach, a charakter konkretnych stanowisk ewoluuje.
Przed podjęciem decyzji o automatyzacji procesu należy rozważyć te proste elementy:
- Jak działa cała strona workflow
- Z jakimi problemami się boryka
- Jakie wyniki zapewnia?
Brzmi to stosunkowo prosto, ale takie nie jest. Możesz przeanalizować go za pomocą schematów blokowych, list kontrolnych lub diagramów, aby zmapować kroki. Nie zapomnij zmapować danych wejściowych, wyjściowych, ról i wszelkich zależności procesu.
Po zebraniu wszystkich danych można je przeanalizować, aby wskazać punkty bólu - wąskie gardła, błędy, nieefektywność lub nadmiarowość. Nie komplikuj zbytnio fazy analizy; pamiętaj, że możesz mieć również dostęp do metryk w innych używanych narzędziach.
Mogą to być umowy SLA odzwierciedlające doświadczenie klienta i wydajność obsługi klienta, czas poświęcony na określone zadania lub koszty i jakość.
Podsumowując, ta kompleksowa analiza pomoże Twojej firmie lub projektowi efektywniej wykorzystać narzędzia automatyzacji i zapewnić zrównoważony wzrost.
Warto zapoznać się z naszym artykułem na temat tego , czym jest workflow i jak działa.
Jaki poziom automatyzacji jest odpowiedni dla Twoich procesów?
Po przeprowadzeniu poprzedniej oceny i ewaluacji powinieneś być przygotowany do podjęcia decyzji o poziomie zautomatyzowanych procesów.
Ale aby pomóc w strukturze, której nauczyłem się ze świetnego artykułu, rozważmy skalę od 0 do 5.
W tym przypadku 0 oznacza tylko procesy ręczne, więc nie ma automatyzacji, podczas gdy pełna automatyzacja zostanie przypisana do 5. Przeanalizujmy każdy numer skali na konkretnym przykładzie:
- Poziom 0: Twoje procesy są w pełni manualne i napędzane przez ludzi; technologia nie jest częścią workflows;
- Poziom 1 Obejmuje głównie pracę ręczną, a niektóre technologie są wykorzystywane do wsparcia lub wskazówek. Przykładem mogą być arkusze kalkulacyjne, formularze Google lub inne podobne narzędzia;
- Poziom 2: Częściowo zautomatyzowany system, ale nadal kontrolowany przez człowieka. W rzeczywistości pracownik wymaga mniejszego nadzoru;
- Poziom 3: Jest w większości zautomatyzowany, ale nadal istnieje interwencja człowieka lub nadpisanie; dobrym przykładem może być chatbot lub system oparty na regułach.
- Poziom 4: W pełni zautomatyzowany, ale pracownicy monitorują lub audytują procesy; odpowiednim przykładem w tym przypadku jest model uczenia maszynowego lub zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA).
- Poziom 5: W pełni zautomatyzowany, samouczący się, w którym ludzie nie odgrywają żadnej szczególnej roli. Może to być sztuczna inteligencja (AI) lub blockchain.
Ostatecznie poziom automatyzacji w miejscu pracy powinien zawsze zależeć od złożoności i charakteru procesów, a także umiejętności, dostępności i preferencji ludzi w nie zaangażowanych.
Jaki jest pierwszy krok do zrozumienia, co należy zautomatyzować?
Jeśli wszystkie kroki brzmią przekonująco, ale wydaje się, że dodajesz więcej czasochłonnych zadań do swojej listy, pierwszym narzędziem, od którego możesz zacząć, jest oprogramowanie do śledzenia czasu.
Daje to punkt wyjścia do określenia , które działania zajmują zbyt dużo czasu w porównaniu do ich ROI i będą wymagały natychmiastowej automatyzacji.
Co więcej, interesujące jest to, że po zautomatyzowaniu tych procesów będziesz mieć możliwość sprawdzenia w czasie rzeczywistym , w jaki sposób automatyzacja zwiększa wydajność i oszczędza pieniądze firmy.
Narzędziem, które pomaga w powyższym jest Timeular.
Uwaga: Jest wyposażony w odpowiednią równowagę automatyzacji, ale także błyszczący fizyczny tracker czasu.
Śledzenie czasu pracy i zarządzanie urlopami na nowo zdefiniowane: łatwe, inteligentne, bezpieczne
Jak Timeular pomaga w automatyzacji miejsca pracy
Istnieją dwa istotne aspekty:
- Umożliwia automatyczne śledzenie czasu, rejestruje użycie aplikacji, strony internetowej i dokumentów, zapewniając 100% kontrolę i zgodność z RODO ( uwaga: dane są przechowywane tylko lokalnie).
- Automatyczne sugestie dotyczące wpisywania czasu pracy, które pozwalają uniknąć kłopotów związanych z ręcznym wypełnianiem kart czasu pracy. Śledź czas bez wysiłku, korzystając z sugestii oprogramowania do śledzenia czasu AI opartych na kalendarzu i wcześniejszych wpisach.
- Dzięki sztucznej inteligencji zapewnia automatyczne sugestie i przypomnienia, aby wypełnić kalendarz jednym kliknięciem na podstawie wydarzeń w kalendarzu.
- Bez wysiłku generuj raporty z trendami produktywnościi wykorzystania aplikacji, a w ten sposób zidentyfikujesz wzorce. Dzięki temu zrozumiesz, jak zwiększyć produktywność jeszcze przed wdrożeniem innych zautomatyzowanych procesów.
Inne funkcje śledzenia czasu, które mogą korzystnie wpłynąć na automatyzację miejsca pracy:
- 8-stronny fizyczny tracker czasu pozwala użytkownikom na płynne śledzenie czasu 1000 zadań poprzez prostą zmianę strony kostki.
- Quicktrack pozwala używać skrótów klawiaturowych do śledzenia czasu z dowolnej aplikacji - koniec z ręcznym wprowadzaniem danych!
- Śledzenie urlopów i godzin pracy, w tym płatnych i chorobowych, może odbywać się za pomocą żądań jednym kliknięciem i automatycznego obliczania nadgodzin.
- Śledzenie godzin podleg ających i niepodlegających rozliczeniu umożliwia śledzenie godzin niepodlegających i podlegających rozlicz eniu za pomocą jednego kliknięcia.
- Aplikacje mobilne dla systemów iOS i Android zwiększają wygodę śledzenia w podróży, zapewniając wszechstronne i przyjazne dla użytkownika śledzenie na urządzeniach mobilnych.
- Budżet projektu Alerty śledzenia pomagają w efektywnym zarządzaniu projektami przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad budżetami.
- Zautomatyzowane przypomnienia o ewidencji czasu pracy zapewnią, że członkowie zespołu będą śledzić swój czas w podróży.
Timeular usuwa obawy związane z prywatnością użytkownika
Timeular priorytetowo traktuje zaufanie użytkowników. Jest w pełni zgodny z RODO, chroniąc dane użytkownika na jego komputerze.
Twoi pracownicy mogą już martwić się o sztuczną inteligencję i bezpieczeństwo pracy lub danych, ale dzięki Timeular mogą być pewni, że żaden Wielki Brat nie będzie ich stale sprawdzał.
Dlatego też Timeular stosuje środki zapobiegające inwigilacji, takie jak 24-godzinne opóźnienie wyświetlania wpisów czasu na ekranach menedżerów.
Jak przygotować pracowników na automatyzację miejsca pracy
Rozważając automatyzację w miejscu pracy, należy wyjść poza terminy takie jak uczenie maszynowe, autonomiczne roboty czy automatyzacja marketingu.
Najważniejszym zasobem, z którym zaczynasz pracować, są pracownicy. Jak więc zachować równowagę między pracownikami a wdrażaniem automatyzacji?
Oto lista kroków, które można rozważyć:
- Przypomnij sobie i swojemu zespołowi, że powodem automatyzacji miejsca pracy jest zwiększenie produktywności, ograniczenie czasochłonnych zadań; i nie zastępowanie pracy ludzi, ale jej rozszerzanie.
- Wspomnij, że automatyzacja w miejscu pracy oznacza nowe workflows , które uwalniają pracowników do kreatywnej i znaczącej pracy; będzie to napędzać innowacje i sprzyjać bardziej dynamicznemu i satysfakcjonującemu środowisku pracy, co jest niezbędne dla zaangażowania i zatrzymania pracowników.
- Zaangażuj pracowników w przejście na automatyzację. To może być najważniejszy krok. Gdy pracownicy biorą udział w rozmowach i podejmowaniu decyzji, jest bardziej prawdopodobne, że zaakceptują technologię w swoich przyszłych miejscach pracy i dostosują się do zmian. Może się to wiązać ze zwiększonym bezpieczeństwem.
- Zapewnij szkolenia i możliwości podnoszenia kwalifikacji, aby pracownicy byli przygotowani na zmieniające się wymagania dotyczące ich ról. Co więcej, tworzenie arkuszy wskazówek i zasobów może pomóc pracownikom zrozumieć, w jaki sposób automatyzacja może ułatwić im pracę i umożliwić im wykonywanie zadań o wyższej wartości.
- Ważne jest, aby doceniać i nagradzać wkład pracowników nawet po wdrożeniu automatyzacji w miejscu pracy. Świętowanie sukcesów, czy to wzrostu wydajności dzięki automatyzacji, czy innowacyjnych pomysłów pracowników, pomaga budować kulturę uznania i współpracy. Podkreślając znaczenie czynnika ludzkiego wśród postępu technologicznego, organizacja może zapewnić, że pracownicy pozostaną zaangażowani, zmotywowani i produktywni.
- Ostatecznym celem jest osiągnięcie harmonijnego połączenia technologii i ludzkiej pomysłowości, gdzie każda z nich uzupełnia się, aby napędzać sukces biznesowy.
Wnioski
Nawet jeśli automatyzacja miejsca pracy wydaje się nieunikniona, należy pamiętać, że cały ten proces nie powinien być uruchamiany tylko ze względu na automatyzację.
Kroki, przez które przeprowadzę Cię, pokazują konieczność przyjęcia ustrukturyzowanego podejścia, abyś mógł zaoszczędzić czas zamiast gasić przyszłe pożary spowodowane złymi wdrożeniami. Podejmowanie świadomych decyzji doprowadzi do wymiernej poprawy wydajności operacyjnej.
Przed zautomatyzowaniem zadań należy zidentyfikować wzorce w danych . Ważne jest również zaangażowanie pracowników w proces automatyzacji, aby czuli się bezpieczniej i byli lepiej przygotowani do zarządzania swoimi przyszłymi zadaniami.
Jeśli wdrożenie automatyzacji w miejscu pracy wydaje się przytłaczające, pierwszym krokiem mającym duży wpływ na firmę jest skorzystanie z narzędzia do śledzenia czasu. Pomoże ono zidentyfikować rutynowe i przyziemne zadania, które należy zautomatyzować w pierwszej kolejności.
FAQ
Czy automatyzacja stworzy nowe możliwości zatrudnienia?
Tak, automatyzacja miejsc pracy ma potencjał do tworzenia nowych możliwości zatrudnienia, szczególnie w takich dziedzinach jak rozwój sztucznej inteligencji, konserwacja robotyki i analiza danych. Kluczem jest, aby pracownicy dostosowali się do nowych technologii i przekwalifikowali się, aby sprostać wymaganiom tych nowych ról.
Jak automatyzacja wpływa na jakość pracy pracowników?
Zautomatyzowane narzędzia mogą poprawić jakość pracy, przejmując przyziemne i powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej znaczącej i angażującej pracy. Może to prowadzić do zwiększenia satysfakcji z pracy i możliwości rozwoju zawodowego.
W jakich sektorach można wdrożyć automatyzację?
Automatyzacja może być stosowana w różnych sektorach, w tym w zautomatyzowanym zarządzaniu zapasami w handlu detalicznym, samojezdnych pojazdach w transporcie i automatyzacji marketingu w celu lepszego dotarcia do klientów. Dodatkowo, chatboty w obsłudze klienta i zautomatyzowane systemy w zasobach ludzkich usprawniają interakcje i procesy, znacznie poprawiając wydajność i dokładność.
W jaki sposób narzędzie do śledzenia czasu pomaga w automatyzacji miejsca pracy?
Po zebraniu danych dotyczących czasu pracy za pomocą narzędzia do śledzenia czasu pracy, można podjąć następujące kroki w celu skutecznego zainicjowania automatyzacji miejsca pracy:
- Przejrzyj zebrane dane, aby zidentyfikować wzorce w wybranych przez nas procesach biznesowych i czasochłonnych zadaniach, które nie wymagają podejmowania złożonych decyzji.
- Oceń potencjalny zwrot z inwestycji(ROI) w automatyzację tych zadań, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak oszczędność czasu, redukcja błędów, zadowolenie pracowników i wpływ na klientów.
- Wybierz odpowiednie narzędzia do automatyzacji, które płynnie integrują się z obecnymi systemami i są skalowalne, aby sprostać przyszłym wymaganiom w organizacji.
Możesz być zainteresowany: