Leter du etter et enkelt, smart og sikkert tidsregistreringsverktøy for å kickstarte automatiseringen?

Automatisering av arbeidsplassen: Viktige trinn å ta hensyn til

Forfatter: Madalina Roman

08. januar 2024

Automatisering av arbeidsplassen vil omforme arbeidet vårt, det er det ingen tvil om. Debatten om AI-verktøy er i hvert fall konsentrert rundt andre bekymringer.

Uansett hva debattene dreier seg om, er det viktig å utforske mer enn de skinnende dingsene og systemene som er på vei inn i hverdagen vår. Det er viktig å forstå den dyptgripende innvirkningen de kommer til å ha på produktiviteten og det menneskelige arbeidet som driver det hele.

I tillegg har bærekraften i implementeringen av automatisering stor innvirkning på automatiseringen av arbeidsplassen.

Leter du etter et enkelt og sikkert tidsregistreringsverktøy for å kickstarte automatiseringen av arbeidsplassen?

Denne artikkelen har som mål å hjelpe deg med å svare på spørsmål som "Er vi klare for automatisering av arbeidsplassen?" eller "Hva er det riktige automatiseringsnivået for oss?", samt å introdusere deg for det første praktiske skrittet mot automatisering: tidsregistrering.

Hva er effekten av automatisering på arbeidsplassen?

Automatisering av prosesser er allerede en sentral del av virksomhetenes arbeid for å øke produktiviteten og effektiviteten i et stadig mer konkurranseutsatt landskap.

Fortellingen handler mer om hvilke forretningsprosesser som må automatiseres først, og hvilken programvare som er mest effektiv, ikke om hvorvidt automatisering på arbeidsplassen er nødvendig eller ikke.

Ja, måten oppgaver utføres og administreres på, er i ferd med å endres, men dette skiftet handler ikke om å erstatte manuelt arbeid;

Det handler om å øke menneskelige evner, begrense menneskelige feil og skape nye muligheter.

Her er noen av de viktigste fordelene med automatisering:

Forbedret nøyaktighet og konsistens: Automatiseringsverktøyene er utviklet for å utføre repeterende oppgaver med høy presisjon, noe som reduserer sannsynligheten for menneskelige feil som følge av tretthet eller forglemmelse.
Optimalisert ressursallokering: Automatisering bidrar til å unngå overbelastning og gir de ansatte mulighet til å fokusere på mer strategisk og kreativt arbeid ved å automatisere manuelle oppgaver, utnytte deres unike evner og utvikle nye ferdigheter, som for eksempel prompt engineering.
Skalerbarhet og tilpasningsevne: Automatiserte arbeidsflyter kan raskt skaleres opp eller ned, slik at virksomheten kan reagere raskt på endrede markedsbehov uten å måtte gripe inn manuelt.
Reduserte driftskostnader: Sofistikert programvare og maskineri øker produksjonen betydelig og reduserer driftskostnadene. For eksempel kan automatisering i industrien halvere produksjonstiden og redusere lønnskostnadene med 20 %, mens automatiserte systemer i servicesektoren håndterer henvendelser om menneskelige ressurser tre ganger.

Les også: Slik gjør du en analyse av lønnskostnader

Hvordan vurderer du om du er klar for automatisering på arbeidsplassen automatisering?

Det er utvilsomt fordeler med kunstig intelligens. Det vil blant annet forbedre effektiviteten og redusere repetitivt arbeid.

Men automatisering krever endringer i dynamikken i arbeidsstyrken, digitalt kvalifiserte medarbeidere med nye oppgaver og teknologier, og spesifikke jobber endrer karakter.

Før du bestemmer deg for å automatisere en prosess eller ikke, bør du vurdere disse enkle elementene:

Slik fungerer hele arbeidsflyten
Hvilke problemer den står overfor
Hvilke resultater gir det?

Det høres relativt enkelt ut, men det er det ikke. Du kan analysere den ved hjelp av flytskjemaer, sjekklister eller diagrammer for å kartlegge trinnene. Ikke glem å kartlegge input, output, roller og eventuelle avhengigheter i prosessen.

Når du har samlet inn alle dataene, kan du analysere dem for å finne smertepunktene - flaskehalser, feil, ineffektivitet eller redundans. Ikke overkompliser analysefasen; husk at du kanskje også har tilgang til beregninger i andre verktøy som brukes.

Dette kan være SLA-er som gjenspeiler kundeopplevelse og kundeservice, tidsbruk på bestemte oppgaver eller kostnader og kvalitet.

Alt i alt vil denne omfattende analysen hjelpe virksomheten eller prosjektet ditt med å utnytte automatiseringsverktøyene mer effektivt og skape bærekraftig vekst.

Det kan være lurt å lese artikkelen vår om hva arbeidsflyt er og hvordan den fungerer.

Hva er riktig automatiseringsnivå for prosessene dine?

Når du har gjort den foregående vurderingen og evalueringen, bør du være rustet til å bestemme nivået på de automatiserte prosessene.

Men for å hjelpe deg med en struktur som jeg har lært av en god artikkel, kan vi ta utgangspunkt i en skala fra 0 til 5.

I dette tilfellet tilsvarer 0 kun manuelle prosesser, altså ingen automatisering, mens full automatisering vil tilskrives 5. La oss utforske hvert skalatall med et spesifikt eksempel:

Nivå 0: Prosessene dine er helt manuelle og drives av mennesker; teknologien er ikke en del av arbeidsflyten;
Nivå 1 Innebærer primært manuelt arbeid, og noe teknologi brukes til støtte eller veiledning. Her kan du for eksempel tenke på regneark, Google Skjemaer eller andre lignende verktøy;
Nivå 2: Delvis et automatisert system, men fortsatt kontrollert av et menneske. Det kreves faktisk mindre tilsyn fra den ansatte;
Nivå 3: Det meste er automatisert, men det er fortsatt menneskelig inngripen eller overstyring; en chatbot eller et system basert på regler kan være et godt eksempel.
Nivå 4: Fullstendig automatisert, men ansatte overvåker eller reviderer prosessene. I dette tilfellet kan det for eksempel være snakk om en maskinlæringsmodell eller robotisert prosessautomatisering (RPA).
Nivå 5: Helautomatisert, selvlærende, der mennesker ikke har noen spesiell rolle. Det kan være kunstig intelligens (AI) eller blokkjede.

Til syvende og sist bør graden av automatisering på arbeidsplassen alltid avhenge av prosessenes kompleksitet og art, samt kompetansen, tilgjengeligheten og preferansene til menneskene som er involvert i dem.

Hva er det første steget for å forstå hva som skal automatiseres?

Hvis alle trinnene høres overbevisende ut, men det virker som om du bare legger til flere tidkrevende oppgaver på listen din, er det første verktøyet du kan begynne med programvare for tidsregistrering.

Det gir deg et utgangspunkt for å identifisere hvilke aktiviteter som tar for mye tid i forhold til avkastningen, og som må automatiseres umiddelbart.

Det interessante er dessuten at når du automatiserer disse prosessene, får du muligheten til å se i sanntid hvordan automatiseringen øker effektiviteten og sparer bedriften for penger.

Et verktøy som hjelper deg med det ovennevnte, er Timeular.

Merk: Den har den rette balansen mellom automatisering og en skinnende fysisk tidsregistrering.

Tidsregistrering og fraværshåndtering redefinert: enkelt, smart og sikkert

Slik hjelper Timeular deg med automatisering av arbeidsplassen

Det er to aspekter som er relevante for deg:

Automatisk tidsregistrering fanger opp bruk av apper, nettsteder og dokumenter, noe som sikrer 100 % kontroll og overholdelse av GDPR ( merk: dataene dine lagres kun lokalt).
Automatiske forslag til tidsregistrering, slik at du slipper å bruke tid på manuelle timelister. Du kan enkelt registrere tid ved hjelp av AI-forslag til tidsregistrering basert på kalenderen og tidligere registreringer.
Med AI får du automatiske forslag og påminnelser som fyller kalenderen din med et klikk, basert på kalenderhendelsene dine.

Generer rapporter med produktivitetstrenderog appbruk på en enkelmåte, slik at du kan identifisere mønstre. I neste omgang vil du forstå hvordan du kan øke produktiviteten allerede før du implementerer andre automatiserte prosesser.

Andre tidsregistreringsfunksjoner som kan være til nytte for automatiseringen av arbeidsplassen din:

Den 8-sidige fysiske tidsregistratoren gjør det mulig for brukerne å registrere tiden for 1000 oppgaver ved ganske enkelt å bytte side på kuben.
Med Quicktrack kan du bruke hurtigtaster til å spore tid fra hvilken som helst app - slutt på manuell dataregistrering!
Sporing av permisjoner og arbeidstimer, inkludert betalt fravær og sykefravær, kan gjøres med ett klikk og automatisk beregning av overtid.
Med sporing av fakturerbare og ikke-fakturerbare timer kan du spore ikke-fakturerbare og fakturerbare timer med et enkelt klikk.
Mobilappene for iOS og Android gjør sporing på farten enda mer praktisk, og gir allsidig og brukervennlig sporing på mobile enheter.
Prosjektbudsjett sporingsvarsler bidrar til effektiv prosjektstyring samtidig som du holder styr på budsjettene.
Automatiserte påminnelser om timelister sørger for at medarbeiderne dine har oversikt over tiden sin når de er på farten.

Timeular fjerner bekymringer knyttet til personvern for deg

Timeular prioriterer brukernes tillit. Den er helt i samsvar med GDPR ved å beskytte brukerdata på brukerens datamaskin.

De ansatte er kanskje allerede opptatt av AI og jobb- eller datasikkerhet, men med Timeular kan de være trygge på at ingen storebror overvåker dem hele tiden.

Derfor iverksetter Timeular tiltak mot overvåking, som for eksempel en 24-timers forsinkelse før tidsangivelser vises på ledernes skjermer.

Hvordan forberede arbeidsstyrken på automatisering på arbeidsplassen

Når du vurderer automatisering på arbeidsplassen, bør du tenke lenger enn begreper som maskinlæring, autonome roboter eller automatisering av markedsføring.

Den viktigste ressursen, og den du begynner å jobbe med, er arbeidsstyrken din. Så hvordan balanserer du mellom arbeidsstyrken din og implementeringen av automatisering?

Her er en liste over tiltak du kan vurdere:

Minn deg selv og teamet ditt på at grunnen til at du automatiserer arbeidsplassen, er for å øke produktiviteten, redusere tidkrevende oppgaver og ikke for å erstatte folks jobber, men for å utvide dem.
Nevn at automatisering på arbeidsplassen innebærer nye arbeidsflyter som frigjør ansatte til kreativt og meningsfylt arbeid. Dette vil drive frem innovasjon og skape et mer dynamisk og tilfredsstillende arbeidsmiljø, noe som er avgjørende for å engasjere og beholde de ansatte.
Involver de ansatte i overgangen til automatisering. Det er kanskje det viktigste steget. Når de ansatte er en del av samtalen og beslutningsprosessen, er det mer sannsynlig at de vil omfavne teknologien i sine fremtidige jobber og tilpasse seg endringene. Det kan føre til økt sikkerhet.
Sørg for opplæring og muligheter for kompetanseheving, slik at medarbeiderne er forberedt på de stadig nye kravene som stilles til rollene deres. I tillegg kan tipsark og ressurser hjelpe de ansatte med å forstå hvordan automatisering kan gjøre jobben deres enklere og gi dem mulighet til å bidra til oppgaver av høyere verdi.
Det er viktig å anerkjenne og belønne de ansattes bidrag også etter at automatiseringen har blitt implementert på arbeidsplassen. Å feire suksesser, enten det dreier seg om effektivitetsgevinster som følge av automatisering eller innovative ideer fra medarbeiderne, bidrar til å bygge en kultur preget av takknemlighet og samarbeid. Ved å fremheve viktigheten av det menneskelige elementet midt i den teknologiske utviklingen kan organisasjonen sørge for at arbeidsstyrken forblir engasjert, motivert og produktiv.
Målet er å oppnå en harmonisk blanding av teknologi og menneskelig oppfinnsomhet, der begge utfyller hverandre for å skape suksess for virksomheten.

Kickstart automatiseringen av arbeidsplassen med enkel tidsregistrering i dag

Konklusjon

Selv om automatisering av arbeidsplassen virker uunngåelig, er det viktig å huske på at hele denne prosessen ikke bør settes i gang bare for automatiseringens skyld.

Trinnene jeg går gjennom, viser at det er nødvendig å ha en strukturert tilnærming, slik at du kan spare tid i stedet for å slukke fremtidige branner forårsaket av dårlige implementeringer. Å ta informerte beslutninger vil føre til konkrete forbedringer i driftseffektiviteten.

Sørg for å identifisere mønstre i dataene dine før du automatiserer oppgaver. Det er også viktig å involvere medarbeiderne i automatiseringsprosessen, slik at de føler seg tryggere og bedre rustet til å håndtere sine fremtidige jobber.

Hvis det virker overveldende å implementere automatisering på arbeidsplassen, er det første steget å bruke et tidsregistreringsverktøy. Det vil hjelpe deg med å identifisere rutineoppgaver og dagligdagse oppgaver som du må automatisere først.

VANLIGE SPØRSMÅL

Vil automatisering skape nye jobbmuligheter?

Ja, automatisering på arbeidsplassen har potensial til å skape nye jobbmuligheter, særlig innen områder som AI-utvikling , robotvedlikehold og dataanalyse. Nøkkelen er at arbeidstakerne tilpasser seg de nye teknologiene og omskolerer seg for å møte kravene som stilles i disse nye rollene.

Hvordan påvirker automatisering kvaliteten på arbeidet for de ansatte?

Automatiserte verktøy kan forbedre kvaliteten på arbeidet ved å overta dagligdagse og repetitive oppgaver som dataregistrering, slik at de ansatte kan fokusere på mer meningsfylt og engasjerende arbeid. Dette kan føre til økt jobbtilfredshet og muligheter for faglig vekst.

I hvilke sektorer kan automatisering implementeres?

Automatisering kan brukes i ulike sektorer, blant annet automatisert lagerstyring i detaljhandelen , selvkjørende kjøretøy i transportsektoren og automatisering av markedsføring for bedre kundekontakt. I tillegg kan chatroboter i kundeservice og automatiserte systemer i personalavdelingen effektivisere interaksjoner og prosesser, noe som gir betydelig økt effektivitet og nøyaktighet.

Hvordan kan et tidsregistreringsverktøy bidra til automatisering på arbeidsplassen?

Når tidsregistreringsdataene er samlet inn ved hjelp av et tidsregistreringsverktøy, kan du ta følgende skritt for å sette i gang automatiseringen av arbeidsplassen på en effektiv måte:

Gå gjennom de innsamlede dataene for å identifisere mønstre i forretningsprosessene og tidkrevende oppgaver som ikke krever komplekse beslutninger.
Vurder den potensielle avkastningen på investeringen(ROI) ved å automatisere disse oppgavene, med tanke på faktorer som tidsbesparelser, reduksjon av feil, medarbeidertilfredshet og innvirkning på kundene.
Velg de riktige automatiseringsverktøyene som integreres sømløst med de nåværende systemene og er skalerbare for å møte fremtidige krav i organisasjonen.

Du er kanskje interessert i: