Jak pracować mądrzej, a nie ciężej: 12 niezbędnych wskazówek
Bardzo często zdarza się, że ktoś kończy dzień pracy całkowicie pozbawiony energii. Wiemy, że kiedy tak się dzieje, to czyjeś życie osobiste i cele cierpią najbardziej. Czujesz, że ciężko pracujesz i robisz rzeczy, ale po podróży pełnej pracy nie możesz robić nic innego. Potrzebujesz pracować mądrzej, a nie ciężej.
Nie oznacza to, że przestaniesz być tak produktywny jak teraz (szczerze mówiąc, prawdopodobnie będziesz jeszcze bardziej). Ale będziesz w stanie robić to w bardziej efektywny sposób.
Faktem jest, że z biegiem czasu wyrabiamy sobie złe nawyki lub wykonujemy zadania w jeden sposób, mimo że proces ten można usprawnić, a pracę wykonać łatwiej.
Pobierz bezpłatny egzemplarz e-booka i poznaj najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
Przejdziemy przez to, jakie techniki można przyjąć, aby pracować wydajniej, ale ważne jest również, aby zwracać uwagę na skuteczność, ponieważ nie masz kontroli nad każdym czynnikiem. Jest to szczególnie ważne, gdy pracujesz w zespole lub bezpośrednio dla kogoś. Praca mądrzejsza polega na docenianiu swojej energii i optymalizacji czasu. Dowiedzmy się, jak to zrobić.
Co oznacza „pracuj mądrzej, nie ciężej”?
Niełatwo jest nadać temu wyrażeniu jasną definicję. Każdy może interpretować tę koncepcję w sposób, który najlepiej odpowiada jego celom i potrzebom. Ale zasadniczo oznacza to używanie umiejętności w celu minimalizacji zadań lub czasu spędzonego nad nimi. Chcesz pracować wydajniej i przestać marnować czas.
Nie marnując czasu na zbędne zadania i czynności, ustalasz priorytety swoich potrzeb i rozwijasz swoje mocne i słabe strony.
Twoja energia i czas w pracy są wykorzystywane bardziej efektywnie. Aby podążać za tym mottem, istnieje kilka strategii, które pomagają zidentyfikować i ustalić priorytety najważniejszych zadań.
Nie tylko zwiększa się Twoja produktywność, ale także wzrasta motywacja do pracy, stajesz się cenniejszym nabytkiem dla firmy, oszczędzasz energię i unikasz wypalenia zawodowego, a także wzmacniasz swoją samoocenę.
Jak pracować mądrzej, a nie ciężej
- Użyj śledzenia czasu
- Unikaj wykonywania wielu zadań na raz raz na zawsze
- Utwórz swoją rutynę
- Pracuj w odstępach lub blokach czasu
- Nie zapomnij o robieniu przerw
- Bądź strategiczny podczas organizowania swojego dnia
- Unikaj marnowania czasu i rozpraszaczy
- Utrzymuj realistyczną listę zadań do wykonania
- Automatyzacja procesów (za pomocą aplikacji, szablonów i narzędzi AI…)
- Korzystaj z aplikacji zwiększających produktywność
- Zadbaj o to, aby komunikacja była jasna od samego początku
- Nigdy nie przestawaj uczyć się o produktywności
1. Użyj śledzenia czasu
Wiele dostępnych narzędzi pomaga zwiększyć produktywność i zarządzać zadaniami. Jednak istotne jest podkreślenie śledzenia czasu z kilku powodów.
- Świadomość wykorzystania czasu : Śledząc swój czas, stajesz się bardziej świadomy tego, jak spędzasz go w ciągu dnia. Ta świadomość może pomóc Ci zidentyfikować czynności marnujące czas i skuteczniej ustalić priorytety zadań.
- Lepsze zarządzanie czasem : Kiedy śledzisz swój czas, jesteś w stanie lepiej nim zarządzać. Możesz zidentyfikować obszary, w których spędzasz za dużo lub za mało czasu i odpowiednio dostosować swój harmonogram.
- Zwiększona produktywność : Śledząc swój czas, możesz zidentyfikować swoje najbardziej produktywne godziny dnia i odpowiednio zaplanować swoją pracę. Może to prowadzić do zwiększonej produktywności i lepszych wyników.
- Lepsze skupienie : Śledzenie czasu może pomóc Ci pozostać skupionym na zadaniu. Kiedy jesteś świadomy, że mierzysz czas, jest mniejsze prawdopodobieństwo, że rozproszą Cię inne zadania lub czynności.
- Odpowiedzialność : Śledzenie czasu może sprawić, że będziesz odpowiedzialny za swoją pracę. Możesz zobaczyć, ile czasu poświęcasz na każde zadanie i dokonać korekt, aby upewnić się, że osiągasz swoje cele.
- Ulepszone rozliczenia i fakturowanie : Jeśli jesteś freelancerem lub konsultantem, śledzenie czasu może pomóc Ci dokładnie rozliczać klientów za Twoją pracę. Może to pomóc zapewnić, że otrzymasz uczciwe wynagrodzenie za swój czas.
Wreszcie, dzięki śledzeniu czasu, możesz udoskonalić techniki zarządzania czasem, takie jak time-boxing . Lepiej zorganizujesz swoje time-boxy, jeśli będziesz mieć wcześniejsze spostrzeżenia na temat tego, ile czasu zajmuje każda czynność.
Jeśli chcesz dokładnie śledzić czas i automatycznie rejestrować wpisy czasu, użyj aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Timeular Oto główne korzyści płynące z korzystania z Timeular .
- Śledź czas pracy swojego zespołu .
- Utrzymuj nienaruszony przepływ workflow zespołu .
- Łatwo wyrobić sobie nawyk dzięki fizycznemu trackerowi .
- Przestań gonić za arkuszami czasu pracy : W Timeular W sekcji „Informacje” możesz bezpośrednio zobaczyć dane dotyczące swojego zespołu.
- Maksymalizuj zyski wystawiając klientom dokładne faktury.
Szukasz inteligentnego, przyjaznego użytkownikowi narzędzia do śledzenia czasu? Wypróbuj Timeular za darmo
2. Unikaj wykonywania wielu zadań na raz raz na zawsze
Wielozadaniowość nie jest dobrą strategią produktywności i nigdy nie pomaga. Nie poprawi twojej zdolności do odhaczania pozycji na liście rzeczy do zrobienia.
Żonglowanie wieloma zadaniami jednocześnie nie jest tak produktywne, jak mogłoby się wydawać. Skupiając się na jednym zadaniu na raz, zostanie ono ukończone na wyższym poziomie i w krótszym czasie, co umożliwi płynne przejście do następnego zadania.
Wykonując wiele zadań na raz, marnujesz energię i czas, a to jest dokładne przeciwieństwo pracy w sposób mądrzejszy i bardziej wydajny.
Przechodzenie z jednego zadania do drugiego bez ukończenia pierwszego jest w rzeczywistości nieefektywne. Nasze mózgi potrzebują czasu, aby zmienić skupienie, a ty będziesz się rozpraszać. Lepiej jest robić przerwy między zadaniami, aby szybko się zresetować, zamiast próbować wykonać wszystko w tym samym czasie.
3. Stwórz swoją rutynę
Dostosuj swój dzień do wykonywania „ciężkiej” pracy, gdy jesteś najbardziej produktywny. Uczysz się, jak tylko ta godzina wybije, wpaść w tryb skupienia wymagany do wykonywania najlepszej pracy.
Rutyna jest niezwykle pomocna, a im lepiej znasz swoje cykle energetyczne, tym lepiej. Pomyśl o stworzeniu rutyny, która doda strukturę i poczucie przewidywalności do Twojego dnia. Oczywiście nie będzie to działać idealnie każdego dnia, ponieważ rzeczy dzieją się niespodziewanie i tyle.
Wykorzystaj w pełni swoją rutynę, śledząc swój czas
Spróbuj stworzyć poranną i wieczorną rutynę i wstawać o tej samej porze każdego dnia, ćwiczyć, czytać lub medytować, aby rozpocząć dzień spokojniej. I tak jak tworzysz rutynę na początek dnia, spróbuj mieć jedną na koniec dnia pracy, ponieważ może to zapewnić Ci świetny start następnego ranka.
Zadbaj o to, aby Twoje miejsce pracy było czyste i uporządkowane, gotowe na następny dzień.
4. Pracuj w odstępach lub blokach czasu
Praca przez długi czas mieści się w kategorii „pracuj ciężej”, a to nie jest najzdrowszy nawyk ani strategia pracy. Spróbuj zorganizować swój kalendarz w „blokach czasu”. Eksperymentuj z różnymi technikami. Jedną z najpopularniejszych jest blokowanie czasu . Jest to skuteczna technika, która zmniejsza prokrastynację.
Czy wiesz, że zasada 5 minut Elona Muska opiera się na blokowaniu czasu?
- Bezpłatne pobieranie:
Szablon 5-minutowej reguły Elona Muska
Szablony blokowania czasu dziennego i tygodniowego
5. Nie zapomnij robić przerw
Bycie produktywnym i praca mądrzejsza to kwestia przepływu. Chodzi o znajomość swoich ograniczeń i świadomość, jak poruszać się w ramach swoich ograniczeń.
Rób przerwy, muszą być częścią twojego dnia. Są częścią procesu pracy, częścią pracy mądrzejszej. Jeśli to możliwe, wyjdź na zewnątrz i spędź trochę czasu na świeżym powietrzu.
Jeśli sprawia ci to trudność, zacznij od wypróbowania zasady pięciu minut. Działa ona poprzez obietnicę, że poświęcisz tylko pięć minut na określone zadanie. W ten sposób eliminujesz wiele wymówek, które powstrzymują cię nawet przed rozpoczęciem czasami okropnego zadania, nad którym musisz pracować. Zazwyczaj po upływie pięciu minut motywacja do kontynuowania pozostaje.
Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko
Pobierz bezpłatny egzemplarz e-booka i poznaj najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
6. Bądź strategiczny podczas organizowania swojego dnia
Ludzie pracują w różnych rytmach. Na przykład niektórzy są superproduktywni zaraz po przebudzeniu, a inni są nocnymi markami. Cokolwiek działa dla Ciebie, musi działać na Twoją korzyść. W tych okresach planuj najtrudniejsze lub najbardziej przygnębiające zadania.
Jeśli masz dość słynnej przerwy energetycznej po lunchu, wykorzystaj ten czas na wykonywanie zadań, takich jak sprawdzanie poczty e-mail, sprzątanie biurka, wykonywanie zadań administracyjnych itp. „Łatwiejsze” rzeczy, które nie wymagają 100% skupienia. Wszystko zależy od strategii.
7. Unikaj marnowania czasu i rozpraszaczy
Jeśli nie potrafisz się kontrolować, najlepiej jest wyłączyć powiadomienia w telefonie, gdy musisz się na czymś skupić. To tylko odciągnie twoją uwagę od ważnych zadań. Ponadto mogą one być wielkimi marnotrawcami czasu .
Wyłączanie powiadomień z aplikacji niezwiązanych z pracą zwiększa Twoją produktywność. Istnieją też aplikacje, których możesz użyć, aby zablokować telefon, dzięki czemu nie będziesz musiał go sprawdzać, gdy nie powinieneś.
8. Utrzymuj realistyczną listę rzeczy do zrobienia
Aby nie przytłoczyć się i naprawdę usprawnić swoją listę zadań do wykonania, zachowaj realizm. To jedna z najlepszych rad dla tych, którzy chcą zwiększyć przychody w swojej firmie .
Zacznij od próby skupienia się na trzech do pięciu ważnych i trudnych zadaniach każdego dnia. Rozważ uczynienie z nich najważniejszych zadań dnia, dzięki czemu poczujesz się wysoce produktywny, gdy je ukończysz.
Po wykonaniu tych zadań możesz przejść do innych, mniej ważnych rzeczy, jeśli masz na nie czas tego dnia. Zawsze jest następny dzień, aby nad nimi dalej pracować.
Dodawanie nierealistycznej liczby codziennych zadań do listy rzeczy do zrobienia może prowadzić do rozczarowania, gdy nie zostaną ukończone. Utrzymanie krótkiej listy sprawia, że jest ona bardziej łatwa w zarządzaniu, a po ukończeniu tych głównych pozycji wszystko inne, co zrobisz, będzie bonusem.
Na początku każdego tygodnia, a następnie coraz mniej intensywnie, każdego dnia, zastanów się nad tym, co cię czeka i zaplanuj działania odpowiednio do tego.
Dowiedz się wszystkiego, czego potrzebujesz, aby wyznaczać realistyczne cele
9. Automatyzuj procesy (za pomocą aplikacji, szablonów i narzędzi AI…)
Obecnie nie brakuje sposobów na automatyzację procesów pracy , które mogą pomóc Ci zaoszczędzić czas. To dobry sposób na zwiększenie wydajności i produktywności firmy , ponieważ czas można wykorzystać na zadania wymagające użycia ludzkiego mózgu.
Czy otrzymujesz codziennie ogromną liczbę e-maili? Użyj filtrów, aby wyeliminować „śmieci”. Wiele narzędzi pomaga Ci zbierać dane, wysyłać e-maile, tworzyć raporty, pracować nad prezentacjami itp.
Nie bój się również odkrywać korzyści płynących ze sztucznej inteligencji. Narzędzia AI, takie jak ChatGPT, jedno z najlepszych narzędzi marketingowych AI , i inne mogą być niezwykle pomocne podczas wyszukiwania informacji lub korzystania z mediów społecznościowych. Pamiętaj tylko, że dobra treść jest zawsze tworzona przez człowieka. Jeśli prowadzisz działalność e-commerce, zainwestuj w chatbota, aby zaoszczędzić czas na łatwiejszych zapytaniach klientów.
- Bezpłatne zasoby:
Szablony zarządzania czasem
Bezpłatne szablony arkuszy czasu pracy
Szablony blokowania czasu w programie Excel i do druku
Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko
Pobierz bezpłatny egzemplarz e-booka i poznaj najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
WSKAZÓWKA: Poznaj najlepsze oprogramowanie do automatyzacji .
10. Korzystaj z aplikacji zwiększających produktywność
Te aplikacje i produkty programowe istnieją po to, aby z nich korzystać i są wynikiem wielu lat badań nad tym, co można i czego nie można robić, aby zwiększyć produktywność.
Skorzystaj ze zwiększonej produktywności, która pomoże Ci wykonywać zadania wydajniej i korzystać z rzeczy zautomatyzowanych. Korzystając z programu do śledzenia danych lub czasu, a nawet do organizowania zadań, zaoszczędzisz czas, który musiałbyś poświęcić na robienie tego samemu.
Najlepsze oprogramowanie do zwiększania produktywności dla systemu Windows
Zwiększ swoją produktywność, korzystając z narzędzia do śledzenia czasu, platformy w chmurze, edytorów tekstu lub obrazów itp. Znajdź rozwiązania dla każdego.
11. Zadbaj o to, aby komunikacja była jasna od samego początku
Nie czekaj ani sekundy, zadawaj pytania i rozwiej wszelkie wątpliwości.
Przeciwieństwem pracy mądrzejszej jest marnowanie czasu na zadanie, które musisz powtórzyć, ponieważ komunikacja wielokrotnie zawodziła. Zamiast czekać do ostatniej chwili, aby zadać pytania, zrób to tak wcześnie, jak to możliwe. Pomaga to zidentyfikować i rozwiązać problemy, na które możesz natrafić później.
Szukanie pomocy od samego początku może pomóc Ci znaleźć rozwiązanie szybciej, umożliwiając Ci ukończenie zadania w krótszym czasie. Wzmocnienie umiejętności komunikacji i współpracy powinno być priorytetem.
12. Nigdy nie przestawaj uczyć się o produktywności
Nigdy nie przestawaj się uczyć, udoskonalaj swoje umiejętności i poznawaj nowe techniki, aby poprawić swoją pracę.
Ciągłe zainteresowanie nauką i zdobywaniem nowych informacji zapewni Ci zdolność adaptacji do zmian w branży, w której działasz.
Czytaj książki o produktywności , słuchaj podcastów, subskrybuj blogi i newslettery, przeglądaj LinkedIn i inne kanały mediów społecznościowych poświęcone poradom dotyczącym produktywności… Zasoby wiedzy są praktycznie nieograniczone.
Kurs zarządzania czasem może okazać się tym, czego potrzebujesz, aby zwiększyć swoją produktywność.
Wnioski
Nasza ostatnia rada to nie przesadzać. Te kroki to nawyki, które musisz wdrożyć, a nawyki wymagają czasu. Praca mądrzejsza, a nie cięższa to ciągła praca w toku i nie stanie się to z dnia na dzień.
Praktykowanie inteligentnych strategii pracy wymaga czasu i musisz eksperymentować, aby znaleźć to, co działa dla Ciebie. Zawsze jest miejsce na ułatwienie sobie życia i zachowanie produktywności!
FAQ
To wyrażenie zostało wymyślone w latach 30. XX wieku przez Allena F. Morgensterna, inżyniera przemysłowego i twórcę programu upraszczającego pracę, który ukuł frazę „pracuj mądrzej, nie ciężej”, aby zwiększyć zdolność ludzi do wytwarzania większej ilości produktów przy mniejszym wysiłku.
Kluczem do optymalizacji czasu i energii jest praca mądrzejsza, a nie cięższa. Dzięki temu możesz poświęcić się samodoskonaleniu, cieszyć się swoimi hobby lub spędzać czas z bliskimi.
To nie wszystko. Bardziej strategiczne gospodarowanie czasem sprawi, że staniesz się wydajniejszym pracownikiem . Zwiększy to także Twoją produktywność, motywację i kreatywność, co przełoży się na poprawę wszystkich obszarów Twojego życia.
Praca mądrzejsza ceni twoją energię i optymalizuje twój czas. Pomaga ci spędzać mniej czasu na spalaniu energii i więcej czasu na oszczędzaniu jej na inne ważne rzeczy. Ponadto sprawia, że jesteś bardziej wydajnym pracownikiem.
Praca cięższa i praca mądrzejsza różnią się pod względem złożoności pojęć.
Pierwszy można zdefiniować w prostszych słowach jako poświęcanie długich i wyczerpujących godzin na wykonanie określonego zadania. Czasami czujemy się wyczerpani tym zadaniem, ale nadal kontynuujemy i kończymy z przeciętną pracą.
Praca w sposób inteligentny polega na znajdowaniu skutecznych i wydajnych sposobów lub technik umożliwiających wykonanie jednego lub większej liczby zadań przy jednoczesnym zarządzaniu czasem i jakością.
Ciężka praca i ciężka praca to dwie różne rzeczy. Ciężka praca to klucz do sukcesu i możesz do niej dodać komponent „pracuj mądrzej”, aby Twoja praca była naprawdę wynagradzana poprzez dobrą równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Możesz być zainteresowany: