Czym jest rozliczanie projektów? Poznaj rodzaje i procesy
Dostawcy usług dążą do tego, aby otrzymać odpowiednią kwotę szybko i zgodnie z warunkami uzgodnionymi na początku projektu. Osiągnięcie tego celu wymaga dobrze funkcjonującego systemu rozliczeń w firmie.
Konfiguracja systemu rozliczeniowego znacząco wpływa na rentowność i relacje z klientami, co sprawia, że posiadanie skutecznego systemu rozliczeniowego projektu ma kluczowe znaczenie.
Śledzenie rozliczanych godzin bez wysiłku w celu maksymalizacji przychodów
Złożoność projektu może stanowić wyzwanie, jeśli chodzi o rozliczenia. Długotrwałe i skomplikowane projekty mogą utrudniać ustanowienie wydajnego i terminowego systemu rozliczeń.
Możliwe jest jednak przezwyciężenie tych wyzwań dzięki strategiom organizacyjnym i pomocnym wskazówkom. Zastosowanie solidnej strategii, zapewnienie dokładnych danych i wykorzystanie odpowiednich narzędzi pomoże zapobiec przeoczeniu godzin podlegających rozliczeniu i opóźnieniom w płatnościach.
Czym jest rozliczanie projektu?
Rozliczanie projektów możemy zdefiniować jako przedstawianie klientom faktur i pobieranie płatności za usługi.
Rozliczanie projektu rozpoczyna się przed zakończeniem zadań projektowych jako wspólny wysiłek zespołu finansowego lub księgowego firmy i kierowników projektu.
Rozliczanie projektów jest bardziej złożone niż się wydaje, ponieważ wpływa na nie kilka czynników, które mogą, ale nie muszą być pod kontrolą zespołu. Czynniki te obejmują to, jak dobrze zespół przestrzega budżetu i terminów, jak dobrze wykorzystuje zasoby i jak dokładne jest śledzenie czasu. Ten ostatni element ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania i poświęciliśmy mu całą sekcję w dalszej części artykułu.
WSKAZÓWKA : Przeczytaj nasz przewodnik na temat rozliczania klientów, jeśli uważasz, że jest to to samo, co rozliczanie projektów.
Rodzaje rozliczeń projektów
W umowie należy zdefiniować dwa rodzaje rozliczeń projektu: koszty stałe i czas i materiały.
Obie metody mają swoje plusy i minusy i są dość odmienne. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Metoda rozliczania kosztów stałych projektu
Rozliczanie projektu w oparciu o koszty stałe to podejście, które sprawdza się najlepiej w przypadku projektów z jasnymi i dobrze zdefiniowanymi rezultatami lub kamieniami milowymi projektu. Klient i dostawca powinni ustalić opłatę za projekt na samym początku zadania.
Ta metoda jest prostsza i mniej ryzykowna dla klientów, ponieważ nie są oni odpowiedzialni za jakiekolwiek przekroczenia projektu.
Dostawca usług musi ściśle monitorować projekt, aby nie doszło do przekroczenia limitu. Jest to prosty rodzaj rozliczania projektu.
Jeśli zespół jest w stanie zrealizować projekt wcześniej niż planowano, może to nawet przynieść wyższe zyski (za mniej czasu poświęconego na pracę).
Zacznij śledzić każdą rozliczaną minutę
Timeular to łatwa w obsłudze aplikacja, dzięki której z łatwością zmierzysz czas poświęcony na pracę dla klienta.
Metoda rozliczania czasu i materiałów
Czas i materiały to metoda, która sprawdza się w przypadku mniej przewidywalnych projektów. Jeśli charakter projektu jest zmienny, sytuacja może być bardziej elastyczna, jeśli klient nie zdefiniuje dobrze rezultatów.
Jest to również dobry wybór, jeśli firma nie pracowała wcześniej nad konkretnym typem projektu. W tej metodzie rozliczane są rzeczywiste godziny spędzone nad projektem, a nie z góry określony "pakiet" godzin.
Porównajmy plusy i minusy.
| Rozliczanie metodą projektu | Plusy | Wady |
|---|---|---|
| Koszt stały | -Ustrukturyzowane i zorganizowane rozliczenia z określoną opłatą; -Klienci łatwo akceptują; -Szansa na wyższe marże, jeśli zespół zakończy projekt wcześniej. | -Dokładne rozliczanie jest trudniejsze; -Klienci mogą nie być w 100% świadomi swoich potrzeb na początku projektu i wymagać zmian; -Wymaga bardziej intensywnych badań poprzednich projektów w celu zapewnienia dokładnych wycen; -Koszty przekroczenia projektu spadają na zespół roboczy. |
| Czas i materiały | Mniejsza presja na pracę nad projektem w określonym terminie; - Mniejsze ryzyko przepalenia zasobów; - Klienci są mniej skłonni do częstych próśb, ponieważ dodatkowe koszty spadają na nich; - Naliczanie dodatkowych godzin, jeśli klienci proszą o więcej pracy. | -niepewne koszty; -brak kontroli ze strony klienta (może to generować niezadowolenie i zaszkodzić relacjom z klientem); -trudniej być zaakceptowanym przez klientów, którzy nie widzą jasnej ceny od samego początku; -fakturowanie może być motywem sporu. |
Uwagi:
Należy pamiętać, że proces żądania zmiany powinien istnieć dla wszelkich zmian wymaganych po ustalonych kosztach. Powinien istnieć ustandaryzowany sposób rejestrowania, oceny i zatwierdzania/odrzucania zmian w projekcie. Efektywny system śledzenia kosztów projektu to najlepszy sposób na ochronę pracy wykonanej przez zespół.
Rozliczanie czasu i materiałów to typ rozliczania projektu, który wymaga (i przynosi) najwięcej korzyści ze śledzenia czasu. Faktury nie będą kwestionowane ani zaprzeczane, jeśli każda rozliczana godzina pracy zostanie rozliczona.
Kto jest zaangażowany w rozliczanie projektu?
Dokładne i wydajne rozliczanie projektów to prawdziwy wysiłek zespołowy, w który zaangażowanych jest kilka zainteresowanych stron. Wszyscy oni mają różne role w tym procesie:
- Kierownik projektu - nadzorowanie projektu i zapewnienie zgodności rozliczeń z rezultatami i kamieniami milowymi projektu jest obowiązkiem kierownika projektu. Kierownik projektu jest również odpowiedzialny za dostarczenie dokumentacji niezbędnej do dokładnego rozliczenia.
- Zespół księgowy lub finansowy - odpowiedzialny za generowanie faktur, dokonywanie i śledzenie płatności, zarządzanie kontami i zapewnianie zgodności z lokalnymi zasadami i przepisami.
- Klienci - odbiorcy rezultatów projektu, fakturowani za wykonaną pracę, zgodnie z wcześniej określonymi warunkami umowy.
- Zespół prawny - odpowiedzialny za tworzenie i weryfikację umów pomiędzy interesariuszami projektu, w tym warunków rozliczeń i harmonogramów płatności.
- Członkowie zespołu/współpracownicy - grupa odpowiedzialna za postęp projektu oraz dostarczanie informacji i aktualizacji.
Są to narzędzia związane z rozliczaniem projektów:
- Narzędzia do śledzenia czasu - osoby zaangażowane w pracę nad kilkoma etapami projektu, takie jak pracownicy, wykonawcy lub freelancerzy, śledzą swój czas spędzony i wydatki poniesione podczas pracy nad różnymi zadaniami. Dane te są niezbędne do oszacowania czasu dla projektu i dokładnego rozli czenia i mogą być rejestrowane za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu, takiego jak Timeular.
- System zarządzania finansami - narzędzia do zarządzania finansami lub planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) pomagają zautomatyzować i zarządzać procesami rozliczania projektów. Systemy te generują faktury i integrują rozliczenia z innymi funkcjami finansowymi.
Zacznij śledzić czas już dziś dzięki Timeular
Zmień śledzenie czasu w zadanie tak łatwe, że Twój zespół nawet je polubi
Etapy procesu rozliczania projektu
Proces rozliczania projektu odbywa się jednocześnie z jego rozwojem, rozpoczynając się jeszcze przed ukończeniem pierwszych zadań.
Proces rozliczania projektu rozpoczyna się od prognozowania i szacowania. Określa to, w jaki sposób i ile należy obciążyć klientów za wymaganą pracę.
Na tym etapie kierownik projektu rozważa wady i zalety różnych rodzajów metod rozliczania projektów i określa priorytety finansowe i strategiczne firmy, a także docelowe przychody i zyski, które ma ona osiągnąć.
Przychód a zysk: Jaka jest różnica?
Kierownik projektu powinien spojrzeć wstecz na poprzednie projekty i wykorzystać je do oszacowania czasu i budżetu. Na tym etapie pomocne może być również oprogramowanie do zarządzania projektami.
Podczas realizacji projektu proces rozliczeniowy jest w pełni uruchomiony. Faktury są wystaw iane za produkty otrzymane przez klientów lub osiągnięte kamienie milowe, zgodnie z tym, co zostało uzgodnione przez obie strony, w zależności od wybranej metody rozliczeń.
Przejrzysta komunikacja zapewnia, że klienci otrzymują faktury i rozumieją oczekiwania dotyczące płatności aż do ostatecznej transakcji.
Kierownik projektu zarządza tymi etapami i raportuje postępy projektu, porównując je z przewidywaniami.
Główne wyzwania związane z rozliczaniem projektów
Rozliczanie projektów nie obywa się bez wyzwań. Osiągnięcie poziomu szczegółowości wymaganego do dokładnego procesu rozliczeniowego może być trudne, głównie ze względu na dodatkową złożoność, jaką wnosi do codziennej pracy.
Rozliczanie projektów dodaje dodatkową warstwę pracy administracyjnej dla księgowych, kierowników projektów i personelu projektu. Ta dodatkowa praca może być czasochłonna i podatna na błędy, jeśli zespół nie jest do niej przygotowany. Na przykład, korzystanie z ręcznego systemu do śledzenia czasu i wydatków.
Automatyczne śledzenie czasu może pomóc uniknąć ręcznego wykonywania tego zadania, na przykład w arkuszu Excel. Jeśli skuteczna metoda śledzenia czasu pracy nie zostanie wdrożona, budowa projektu nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, ponieważ godziny podlegające rozliczeniu mogą zostać utracone w papierkowej robocie. Tę samą koncepcję można zastosować do śledzenia wydatków.
Zwiększenie liczby godzin rozliczeniowych
Czy wiesz, że dokładne śledzenie czasu pracy jest jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie liczby rozliczanych godzin? Więcej strategii znajdziesz w naszym poście.
Korzyści z dokładnego rozliczania projektów
- zwiększa rentowność firmy
- usprawnia budżetowanie i szacowanie
- zapewnia wgląd w wykorzystanie zasobów
- poprawia wydajność biznesową
- promuje przejrzystość, zaufanie i zadowolenie klientów
Dokładne rozliczenie projektu pomoże osiągnąć ostateczny cel, jakim jest zysk.
Ustrukturyzowany proces, który umożliwia regularny przepływ pieniędzy, pomaga zaspokoić codzienne potrzeby organizacji. Na tej samej długości fali, ustanowienie procesu rozliczania projektu zmniejszy również ryzyko utraty pieniędzy przez dostawcę usług, przy napływających płatnościach częściowych.
Kolejną wielką zaletą dokładnego rozliczania projektów jest to, że wymaga ono ciągłego monitorowania, pomagając utrzymać projekty na właściwym torze i dobrze udokumentowane. Organizacja wymagana od zespołu roboczego pomoże uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie lub po zakończeniu projektu. Gwarantuje również, że przyszłe projekty staną się dokładniejsze i bardziej opłacalne.
Zapewniając dokładne rozliczanie projektów, tworzysz również lepsze relacje z klientami, zapewniając przejrzyste rozliczenia, co prowadzi do większego zaufania i satysfakcji.
Jak zwiększyć przychody od obecnych klientów?
Dowiedz się, dlaczego dokładne rozliczenia są jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie przychodów od istniejących klientów.
Jak usprawnić proces rozliczania projektów
Proces rozliczania projektu można usprawnić poprzez śledzenie czasu. Śledzenie czasu polega na monitorowaniu i rejestrowaniu czasu spędzonego na różnych czynnościach i zadaniach.
Czas pracy można śledzić na kilka sposobów, od ręcznego wpisywania znaczników czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań, po korzystanie z kart czasu pracy lub automatycznego systemu, takiego jak oprogramowanie do śledzenia czasu pracy. Narzędzie do śledzenia czasu jest najbardziej wydajnym i dokładnym sposobem.
Preferowane powinny być takie funkcje, jak łatwość obsługi, dokładne śledzenie, możliwości raportowania i opcje integracji z innymi systemami zarządzania projektami lub systemami rozliczeniowymi.
Każdy członek zespołu musi wiedzieć, jak ważne jest dokładne śledzenie czasu spędzonego na różnych działaniach projektowych i jak prawidłowo korzystać z narzędzia do śledzenia czasu.
Aby upewnić się, że wszystkie rozliczane godziny są rozliczane, śledzenie czasu musi być spójną częścią rutyny projektu. Zapewni to całościowy obraz kosztów i zasobów projektu.
Kierownik projektu musi upewnić się, że wszyscy rejestrują swoje godziny pracy, używając tej samej terminologii i kategoryzując wpisy czasu w oparciu o zadania projektowe, działania lub określone kody rozliczeniowe.
Pozwala to na lepszą analizę i dokładne rozliczenia, usprawnia fakturowanie, zwiększa przejrzystość i oferuje wgląd w efektywne zarządzanie projektami i kontrolę finansową.
Usprawnij rozliczanie projektów dzięki Timeular
Funkcje oferowane przez Timeular sprawiają, że to oprogramowanie do śledzenia czasu jest doskonałym narzędziem do rozliczania projektów. Timeular można łatwo zsynchronizować na różnych urządzeniach i płynnie zintegrować z kilkoma narzędziami, takimi jak Kalendarz Google, Arkusze Google, Trello i wiele innych. Ponadto, Timeular doskonale sprawdza się w pracy zespołowej dzięki systemowi folderów współdzielonych.
Szukasz najprostszego i najdokładniejszego narzędzia do śledzenia rozliczanych godzin?
Oprogramowanie zapewnia kompleksowy i wnikliwy system raportowania czasu pracy, wyświetlający wzorce produktywności i identyfikujący obszary poprawy. W Timeular zespoły mogą dostosowywać i eksportować raporty za pomocą kilku kliknięć.
Korzystając ze strony Timeular, członkowie zespołu mogą wygodnie edytować dane dotyczące śledzonego czasu, aby dodać pominięte zadania. Rzeczywiście, Timeular niedawno wydała funkcję śledzenia kontekstu, umożliwiając każdemu członkowi zespołu rejestrowanie aplikacji i stron internetowych, z których korzysta.
Wnioski
Organizacje mogą usprawnić swoje procesy i zwiększyć rentowność poprzez wdrożenie skutecznych praktyk rozliczeniowych.
Kluczem jest komunikacja i współpraca między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Pokazaliśmy, w jaki sposób zintegrowanie śledzenia czasu z procesem rozliczania projektu przynosi znaczące korzyści, w tym lepszą alokację zasobów, większą dokładność rozliczeń i przejrzystość. Działania, które przyczyniają się do poprawy relacji między dostawcą a klientem.
Mogą Cię zainteresować następujące informacje: