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Qu'est-ce que la facturation de projet ? Découvrir les types et les processus

Auteur : L'équipe Timeular

29 mai 2023

Les prestataires de services ont pour objectif d'être payés rapidement et selon les conditions convenues au début d'un projet. Pour y parvenir, l'entreprise doit disposer d'un système de facturation performant.

La mise en place d'un système de facturation a un impact significatif sur la rentabilité et les relations avec les clients, d'où l'importance de disposer d'un système de facturation efficace pour les projets.

Suivre les heures facturables sans effort pour maximiser vos revenus

La complexité d'un projet peut poser des problèmes en matière de facturation. Les projets longs et complexes peuvent rendre plus difficile la mise en place d'un système de facturation efficace et ponctuel.

Toutefois, il est possible de surmonter ces difficultés grâce à des stratégies organisationnelles et à des conseils utiles. L'application d'une stratégie solide, la garantie de données exactes et l'utilisation d'outils appropriés permettront d'éviter les heures facturables négligées et les retards de paiement.

Qu'est-ce que la facturation de projet ?

On peut définir la facturation de projet comme la présentation d'une facture aux clients et l'encaissement du paiement pour les services.

La facturation d'un projet commence avant l'achèvement des tâches du projet, dans le cadre d'un effort commun entre l'équipe financière ou comptable de l'entreprise et les chefs de projet.

La facturation d'un projet est plus complexe qu'il n'y paraît, car elle est influencée par plusieurs facteurs qui peuvent ou non être contrôlés par l'équipe. Ces facteurs concernent le respect du budget et des délais par l'équipe, la bonne utilisation des ressources et la précision du suivi du temps. Ce dernier élément est crucial pour une facturation correcte, et nous lui consacrons une section entière plus loin dans l'article.

CONSEIL : Lisez notre guide sur la facturation au client si vous pensez qu'il s'agit de la même chose que la facturation au projet.

Types de facturation des projets

Deux types de facturation du projet doivent être définis dans le contrat : coût fixe et le temps et les matériaux.

Les deux méthodes présentent des avantages et des inconvénients et sont assez différentes. Examinons-les de plus près.

La méthode de facturation des projets à coût fixe

Le type de facturation à coût fixe est une approche qui fonctionne le mieux pour les projets dont les produits livrables ou les étapes sont clairs et bien définis. Le client et le prestataire doivent fixer les honoraires du projet dès le début de la mission.

Cette méthode est plus simple et moins risquée pour les clients puisqu'ils ne sont pas responsables des éventuels dépassements de budget.

Le prestataire de services doit suivre le projet de près afin d'éviter tout dépassement. Il s'agit d'un type de facturation de projet qui va droit au but.

Si l'équipe peut livrer le projet plus tôt que prévu, elle peut même réaliser des bénéfices plus importants (pour moins de temps passé à travailler).

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TimeularLa simplicité et l'intelligence de l'expérience, associées à ses puissantes fonctionnalités de reporting, font de la facturation un plaisir.

Méthode de facturation des projets en régie

La méthode des délais et des matériaux est une méthode qui fonctionne bien pour les projets moins prévisibles. Si la nature du projet est volatile, les choses peuvent être plus souples si le client ne définit pas bien les produits à livrer.

C'est également un bon choix si l'entreprise n'a jamais travaillé avec un type de projet spécifique. Cette méthode permet de facturer les heures réellement consacrées à un projet et non un "paquet" d'heures prédéfini.

Comparons les avantages et les inconvénients.

Facturation de la méthode des projets	Pour	Cons
Coût fixe	Facturation structurée et organisée avec des honoraires définis ; - Les clients acceptent facilement ; - Possibilité de marges plus élevées si l'équipe termine le projet plus tôt.	Il est plus difficile de facturer avec précision ; - Les clients peuvent ne pas être conscients à 100 % de leurs besoins au début du projet et exiger des changements ; - Il faut faire des recherches plus approfondies sur les projets antérieurs pour fournir des devis précis ; - Le coût des dépassements de projet est à la charge de l'équipe de travail.
Temps et matériaux	Moins de pression pour travailler sur le projet dans un certain délai ; -Moins de risque d'épuiser les ressources ; -Les clients sont moins susceptibles de faire des demandes fréquentes puisque le coût supplémentaire leur incombe ; -Facturer des heures supplémentaires si les clients demandent plus de travail.	Coûts incertains ; - Manque de contrôle de la part du client (ce qui peut générer de l'insatisfaction et nuire à la relation avec le client) ; - Difficile d'être accepté par les clients qui ne voient pas un prix clair dès le départ ; -La facturation peut être un motif de litige.

avantages et inconvénients des méthodes de facturation des projets

Notes :

N'oubliez pas qu'un processus de demande de changement doit exister pour toute modification nécessaire à un coût fixe. Il doit exister une méthode normalisée pour enregistrer, évaluer et approuver/rejeter les modifications apportées à un projet. Un système efficace de suivi des coûts du projet est le meilleur moyen de protéger le travail effectué par l'équipe.

La facturation en régie est le type de facturation de projet qui nécessite (et bénéficie) le plus du suivi du temps. Les factures ne seront pas contestées ou contredites si chaque heure de travail facturable est comptabilisée.

Qui participe à la facturation du projet ?

La facturation précise et efficace d'un projet est un véritable travail d'équipe, auquel participent plusieurs parties prenantes. Chacun d'entre eux joue un rôle différent dans le processus :

Gestionnaire de projet- Le gestionnaire de projet est chargé de superviser le projet et de veiller à ce que la facturation corresponde aux produits livrables et aux étapes du projet. Le chef de projet est également chargé de fournir la documentation nécessaire à une facturation précise.
Équipe comptable ou financière - responsable de la production des factures, de l'exécution et du suivi des paiements, de la gestion des comptes et de la conformité aux politiques et réglementations locales.
Clients - le destinataire des produits livrables du projet, facturés pour le travail accompli, selon les termes prédéfinis du contrat.
L'équipe juridique - responsable de la création et de la révision des accords entre les parties prenantes du projet, y compris les conditions de facturation et les calendriers de paiement.
Membres de l'équipe/collaborateurs - le groupe responsable de l'avancement du projet et de la fourniture d'informations et de mises à jour.

Il s'agit des outils utilisés pour la facturation des projets :

Outils de suivi du temps - les personnes impliquées dans les différentes étapes du projet, telles que les employés, les contractants ou les indépendants, suivent le temps passé et les dépenses encourues pendant qu'ils travaillent sur les différentes tâches. Ces données sont essentielles pour estimer le temps consacré à un projet et pour une facturation précise. Elles peuvent être enregistrées à l'aide d'un logiciel de suivi du temps tel que Timeular.
Système de gestion financière - les outils de gestion financière ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) permettent d'automatiser et de gérer les processus de facturation des projets. Ces systèmes génèrent des factures et intègrent la facturation à d'autres fonctions financières.

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Étapes du processus de facturation des projets

Le processus de facturation du projet se déroule simultanément à l'élaboration du projet, avant même que les premières tâches ne soient achevées.

Le processus de facturation des projets commence par la prévision et l'estimation. Cela permet de définir comment et combien facturer les clients pour le travail requis.

Au cours de cette étape, le chef de projet pèse le pour et le contre des différents types de méthodes de facturation des projets et définit les priorités financières et stratégiques de l'entreprise, ainsi que les objectifs de revenus et de bénéfices à atteindre.

Recettes et bénéfices : Quelle est la différence ?

Le gestionnaire de projet doit se pencher sur les projets antérieurs et les utiliser pour estimer le temps et le budget. Un logiciel de gestion de projet peut également s'avérer utile à ce stade.

Pendant l'exécution du projet, le processus de facturation est en cours. Les factures sont émises pour les produits reçus par les clients ou les étapes franchies, conformément à ce qui a été convenu entre les deux parties, en fonction de la méthode de facturation choisie.

Une communication claire garantit que les clients reçoivent les factures et comprennent les attentes en matière de paiement jusqu'à la transaction finale.

Le chef de projet gère ces étapes et rend compte de l'avancement du projet, en le comparant à ce qui avait été prévu.

Les principaux défis de la facturation des projets

La facturation des projets n'est pas sans poser de problèmes. Atteindre le niveau de détail requis pour un processus de facturation précis peut s'avérer difficile, principalement en raison de la complexité supplémentaire que cela apporte au travail quotidien.

La facturation des projets ajoute une couche supplémentaire de travail administratif pour les comptables, les gestionnaires de projet et le personnel de projet. Ce travail supplémentaire peut être chronophage et source d'erreurs si l'équipe n'y est pas préparée. Par exemple, l'utilisation d'un système manuel pour suivre le temps et les dépenses.

Le suivi automatique du temps de travail permet d'éviter la tâche manuelle qui consiste à le faire dans une feuille Excel, par exemple. Si une méthode efficace de suivi du temps n'est pas mise en place, la construction du projet ne produira pas les résultats escomptés, car les heures facturables risquent de se perdre dans la paperasse. Le même concept peut être appliqué au suivi des dépenses.

Augmenter les heures facturables

Saviez-vous qu'un suivi précis du temps est l'un des meilleurs moyens d'augmenter le nombre d'heures facturables ? Découvrez d'autres stratégies dans notre article.

Les avantages d'une facturation précise des projets

augmente la rentabilité de l'entreprise
améliore la budgétisation et les estimations
fournit des informations sur l'utilisation des ressources
améliore l'efficacité des entreprises
promouvoir la transparence, la confiance et la satisfaction des clients

Une facturation précise des projets permet d'atteindre l'objectif ultime de rentabilité.

Un processus structuré qui permet des rentrées d'argent régulières contribue à couvrir les besoins quotidiens d'une organisation. Dans le même ordre d'idées, la mise en place d'un processus de facturation des projets diminuera également les risques de perte d'argent pour le prestataire de services, en cas de paiements partiels.

Un autre grand avantage de la facturation précise des projets est qu'elle exige un suivi continu, ce qui permet de maintenir les projets sur la bonne voie et de bien les documenter. L'organisation qu'elle exige de l'équipe de travail permet d'éviter les mauvaises surprises pendant ou après un projet. Elle garantit également que les projets futurs seront plus précis et plus rentables.

En garantissant une facturation précise des projets, vous créez également une meilleure relation avec les clients en fournissant une facturation transparente, ce qui conduit à une confiance et une satisfaction accrues.

Comment augmenter le chiffre d'affaires des clients existants ?

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Comment améliorer le processus de facturation d'un projet

Le processus de facturation des projets peut être amélioré par le suivi du temps. Le suivi du temps consiste à contrôler et à enregistrer le temps consacré aux différentes activités et tâches.

Le suivi du temps peut se faire de différentes manières, que ce soit en écrivant manuellement les heures de début et de fin des tâches, en utilisant des feuilles de temps ou un système automatique tel qu'un logiciel de suivi. Un outil de suivi du temps est le moyen le plus efficace et le plus précis.

Les caractéristiques telles que la facilité d'utilisation, la précision du suivi, les capacités de reporting et les options d'intégration avec d'autres systèmes de gestion de projet ou de facturation doivent être privilégiées.

Chaque membre de l'équipe doit savoir qu'il est important de suivre avec précision le temps passé sur les différentes activités du projet et comment utiliser correctement l'outil de suivi du temps.

Pour s'assurer que toutes les heures facturables sont comptabilisées, le suivi du temps doit faire partie intégrante de la routine du projet. Cela permettra d'avoir une vision globale des coûts et des ressources du projet.

Le chef de projet doit veiller à ce que chacun enregistre ses heures de travail en utilisant la même terminologie et en classant les entrées de temps en fonction des tâches, des activités ou des codes de facturation spécifiques du projet.

Cela permet une meilleure analyse et une facturation précise, rationalise la facturation, améliore la transparence et fournit des informations pour une gestion de projet et un contrôle financier efficaces.

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Les fonctionnalités offertes par Timeular font de ce logiciel de suivi du temps un excellent outil pour la facturation des projets. Timeular est facile à synchroniser sur différents appareils et s'intègre en douceur avec plusieurs outils tels que Google Calendar, Google Sheets, Trello, et bien d'autres. De plus, Timeular fonctionne à merveille pour les équipes grâce à son système de dossiers partagés.

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En utilisant Timeular, les membres de l'équipe peuvent facilement éditer les données de temps suivies pour insérer les tâches manquées. En effet, Timeular a récemment mis en place un suivi du contexte, permettant à chaque membre de l'équipe d'enregistrer les applications et les sites web qu'il consulte.

Conclusion

Les organisations peuvent rationaliser leurs processus et accroître leur rentabilité en mettant en œuvre des pratiques de facturation efficaces.

La clé est la communication et la collaboration entre tous les acteurs concernés.

Nous avons montré comment l'intégration du suivi du temps dans le processus de facturation des projets apporte des avantages significatifs, notamment une meilleure allocation des ressources, une plus grande précision de la facturation et une plus grande transparence. Des actions qui contribuent à l'amélioration des relations entre le prestataire et le client.

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