Śledzenie czasu pracy dla konsultantów: Kompletny przewodnik
Czas, jak mówi stare powiedzenie, jest naszym najcenniejszym towarem, a firmy konsultingowe nie są wyjątkiem od tej reguły. Niezależnie od tego, czy jesteś u steru firmy konsultingowej, czy też kontynuujesz karierę freelancera, powiedzenie "czas to pieniądz" ma inne znaczenie.
Konsultanci często śledzą czas jako praktykę, która wykracza poza zwykłe nabijanie zegara lub robienie notatek podczas wykonywania zadań. Śledzenie czasu konsultantów obejmuje efektywne zarządzanie czasem, optymalizację zasobów i wykorzystanie czasu w celu uzyskania maksymalnej wydajności.
Z tego powodu profesjonaliści w tej branży często poszukują oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla konsultantów, które może pomóc im monitorować projekty, przyspieszyć wypełnianie kart czasu pracy konsultantów i dokładnie rozliczać się z klientami.
Tysiące konsultantów śledzi już swój czas za pomocą Timeular. 100% bez wysiłku.
Tak więc, niezależnie od tego, czy szukasz najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu dla konsultantów, czy też chcesz zrozumieć koncepcję śledzenia czasu dla konsultantów, w tym artykule rozwinęliśmy jego konieczność i kluczowe funkcje, które takie narzędzie powinno zawierać, aby uzyskać najlepsze wyniki.
Czym jest śledzenie czasu pracy konsultanta?
Śledzenie czasu pracy to proces rejestrowania liczby godzin przepracowanych w określonym czasie nad zadaniem lub projektem klienta.
Korzystanie ze śledzenia czasu pracy jako narzędzia pracy pozwala na monitorowanie i rejestrowanie godzin pracy.
Śledzenie czasu pracy może być wykonywane ręcznie (na przykład śledzenie czasu pracy w programie Excel przy użyciu szablonów arkuszy czasu pracy), półautomatycznie przy użyciu kalkulatora arkuszy czasu pracy lub automatycznie za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu pracy.
Ostatecznie, proces śledzenia czasu będzie działał jako lekarz czasu dla postępów i wydajności konsultanta.
Czytaj także:
- Darmowe szablony do zarządzania czasem
- Czym jest śledzenie zarządzania projektami?
- Śledzenie czasu pracy w przedsiębiorstwie
Dlaczego śledzenie czasu jest niezbędne dla konsultantów?
Czas pracy konsultanta może wykraczać poza tradycyjny zegar czasu pracy pracownika lub standardowy dzień pracy; wiąże się to ze skrupulatnym rejestrowaniem każdego zadania i aktywności.
Dzięki skrupulatnemu rejestrowaniu godzin pracy, ewidencja czasu pracy konsultantów może zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność w ich projektach.
Korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu pracy konsultantów, czy to w formacie cyfrowym, czy fizycznym, pozwala na szczegółowe i zorganizowane podejście do śledzenia rozliczanych godzin.
Pomaga to nie tylko w uczciwym fakturowaniu i utrzymaniu kosztów projektu na właściwym poziomie, ale także w ocenie efektywności czasu spędzonego na pracy z klientem.
Czy wiesz, że dokładne śledzenie czasu pracy jest dobrym sposobem na zwiększenie liczby rozliczanych godzin? Dowiedz się więcej z naszego przewodnika.
Ponieważ konsultanci zazwyczaj pracują na godziny, są opłacani na podstawie stawek godzinowych. Tak więc, prowadzenie dokładnego rejestru godzin spędzonych na pracy dla klientów jest niezbędne, ponieważ otrzymają oni wynagrodzenie za te zarejestrowane godziny - godziny podlegające rozliczeniu.
Są to główne korzyści płynące ze śledzenia czasu pracy dla konsultantów:
1. Większa przejrzystość
Jako konsultant możesz być zobowiązany do dostarczania szczegółowych raportów na temat projektów klientów, które obejmują całkowity czas spędzony na projekcie lub nawet na określonych działaniach.
Aby zaoferować kompleksowy raport, musisz śledzić godziny pracy, celowo wprowadzać wpisy do karty czasu pracy konsultanta i dokładnie rozliczać klientów.
Z kolei ty jesteś w stanie zaoferować przejrzystość w zakresie godzin spędzonych w porównaniu z rozliczeniami, co zwiększa utrzymanie klientów i poprawia relacje konsultant-klient, jednocześnie informując o cenach dla przyszłych projektów klientów.
Dowiedz się , jak obliczyć stawkę godzinową podlegającą rozliczeniu.
2. Dokładność i lepsza komunikacja
Dodając proces śledzenia czasu do swojej rutyny, będziesz w 100% świadomy tego, ile czasu i wysiłku poświęcasz na konkretny projekt lub klienta.
Zebrane dane przyczyniają się do lepszego oszacowania czasu dla przyszłych projektów i dokładnych rozliczeń , a nawet pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących niestandardowych stawek rozliczeniowych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Aby rozpocząć gromadzenie danych dotyczących śledzenia czasu pracy, aby pomóc w powyższym, możesz zacząć korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu pracy, ponieważ eliminuje ono wszelkie błędy ludzkie i może automatycznie rejestrować wszystkie rozliczane godziny w Twoim imieniu.
Jeśli potrzebujesz pomocy z rozliczeniami, może zainteresować Cię ten przewodnik po rozliczeniach z klientami.
Tysiące firm konsultingowych śledzi swój czas za pomocą Timeular!
Możemy łatwo zapomnieć o ważnych szczegółach, które mogą mieć kluczowe znaczenie podczas prezentacji wyników lub rozliczania klienta.
Dokładna ewidencja czasu pracy zapewnia rzeczywisty wgląd w różne zadania firm konsultingowych i pozwala na bardziej efektywne planowanie zasobów.
Jeśli dane z poprzedniego projektu pokazują, że na przykład stworzenie planu komunikacji zajmuje trzy dni, konsultant może wziąć to pod uwagę podczas tworzenia planu zarządzania projektem dla nowego klienta.
Krótko mówiąc, lepsze szacowanie czasu zwiększa zadowolenie klienta, ponieważ spełniasz oczekiwania, a także będziesz w stanie lepiej komunikować się zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, ponieważ masz poparcie w danych.
Wszystkie powyższe elementy będą miały pozytywny wpływ na wskaźniki utrzymania klientów.
Przeczytaj również: Sposoby na pozyskanie klientów konsultingowych.
Utrzymanie klienta a pozyskiwanie klientów
Który z nich jest najważniejszy i najskuteczniejszy dla Twojej firmy?
3. Wyższa rentowność
Śledzenie godzin pracy jest również niezbędne i wymagane do określenia i zwiększenia rentowności projektu.
Ponieważ firma konsultingowa zwykle pobiera opłaty za godzinę, cały wprowadzony czas musi być rozliczany jako godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu, ponieważ nie ma zwykłej godziny 9 do 5.
Śledzone godziny to cenny czas, który jest wart swojej ceny. Jeśli rozliczane godziny nie są śledzoneto specjaliści i firmy będą pracować za darmo i tracić zyski.
Tak więc każda czynność odnotowana w narzędziu do zarządzania projektami, od czasu badań i spotkań z klientami, aż do wykonania zadań, podlega rozliczeniu. Nie ma lepszego momentu niż początek nowego projektu, aby zacząć sumiennie śledzić każde zadanie.
Pamiętaj, że proces ten nie polega na monitorowaniu pracowników lub kontrolowaniu ich harmonogramów, ale raczej na optymalizacji pod kątem produktywności i ostatecznie rentowności.
Oprócz rentowności i produktywności, nauczysz się tworzyć dokładniejszą mapę czasu dla siebie, a także poprawisz swoje umiejętności zarządzania zadaniami.
Zalecane narzędzia:
- Darmowe szablony rozliczanych godzin
- Kalkulator narzutu
- Kalkulator nadgodzin
- Kalkulator godzin pracy
- Kalkulator marży
4. Zwiększona wydajność
Śledzenie czasu dostarcza danych na temat tego, jak czas jest spędzany z dokładnością i nie pozostawia miejsca na błędy. Mając dane pod ręką, możesz sprawdzać postępy projektu, przydzielać zadania w różny sposób w oparciu o wydajność lub możliwości pracowników, a tym samym lepiej optymalizować zarządzanie projektami.
Dzięki temu napięte terminy stają się łatwiejsze do dotrzymania, a liczba godzin nadliczbowych spada, co może tylko prowadzić do wyższej wydajności.
Oprócz korzystania z narzędzi do zarządzania projektami, dostęp do oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla konsultantów już teraz zapewnia zespołom konsultingowym przewagę konkurencyjną.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy konsultantów automatyzuje znaczną część pracy, co oznacza, że czas konsultanta może skupić się na tym, co najważniejsze - produktywności i rentowności projektu.
Poświęcaj mniej czasu na niepotrzebne zadania i pracuj nad tym, co najważniejsze.
Niektóre narzędzia są nawet bardziej pomocne niż inne, ponieważ umożliwiają konsultantom eksportowanie raportów w dowolnym momencie. Zautomatyzowane raporty czasu pracy są niezbędne dla konsultantów, aby dostarczać i aktualizować klientom informacje o postępach, jednocześnie nie tracąc czasu na wypełnianie arkusza czasu pracy konsultanta pod koniec tygodnia.
W rezultacie zwiększy się wydajność pracowników i kierowników projektów, a także freelancerów i firmy.
- Być może zainteresuje Cię nasz przewodnik dotyczący poprawy wydajności biznesowej.
5. Lepsza koncentracja
Śledzenie czasu pracy poprawia poziom produktywności pracowników, ponieważ pomaga skupić się na jednym zadaniu na raz, unikając wielozadaniowości i przeciążenia poznawczego.
Według badań, wielozadaniowość może zmniejszyć produktywność nawet o 45%, a wielozadaniowość i/lub przełączanie kontekstu bez śledzenia czasu zmniejsza produktywność o prawie połowę. Pracownicy, którzy wykonują wiele zadań jednocześnie, są znacznie mniej skoncentrowani i nie wysyłają projektów klientów na czas.
Dlatego też śledzenie czasu dodaje zdrowej presji i pomaga profesjonalistom pozostać zaangażowanym w jedno zadanie na raz, dopóki go nie ukończą.
Przeczytaj również: Poznaj najlepsze wskazówki poprawiające skupienie i koncentrację.
6. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym
Według danych zebranych przez Zippia67,2% pracowników twierdzi, że jakiś aspekt ich pracy, współpracowników lub kultury korporacyjnej jest największym winowajcą słabej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Śledzenie czasu pracy może poprawić tę statystykę, ponieważ może być podstawą do ukończenia pracy na czas. Jak zbadaliśmy powyżej, wydajność jest znacznie lepsza dzięki aplikacji do śledzenia czasu.
Godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu stają się bardziej przejrzyste, a raporty są wydawane szybciej. Pomagając w automatyzacji pracy, terminy są dotrzymywane na czas, a pracownicy unikają marnowania czasu, który mogą poświęcić na życie osobiste.
Uwaga: Najlepsze narzędzia do śledzenia czasu pracy oferują opcję przechowywania danych na komputerze użytkownika, lokalnie, i sugerujemy, aby nie utożsamiać ich z narzędziem do monitorowania lub nadzoru pracowników.
7. Widoczność każdego szczegółu
Jeśli Twój scenariusz zakłada zarządzanie zespołem konsultantów w wielu projektach, prawdopodobnie będziesz musiał zająć się szeregiem rzeczy, takich jak koszty projektu, budżety projektów, cotygodniowe rozliczanie czasu pracy i być może czasami generowanie faktur.
Jednocześnie każdy członek zespołu ma indywidualne potrzeby rozwojowe, godziny pracy i specyfikę.
Brzmi to jak dużo i jest to zrozumiałe. Właśnie dlatego narzędzie do śledzenia czasu jest tak cenne.
Przyspieszy to śledzenie czasu pracowników, udostępniając szablony arkuszy czasu pracy już zawarte w aplikacji do obsługi arkuszy czasu pracy, dzięki czemu nie będziesz musiał być lekarzem czasu pracy zespołu, ale oprogramowanie przejmie tę rolę zamiast Ciebie.
Jednocześnie indywidualne raporty generowane za pomocą aplikacji do śledzenia czasu pracy szybciej wyjaśnią mocne strony każdego konsultanta lub obszary wymagające poprawy.
Zasadniczo, śledząc czas pracy swojego zespołu, otrzymasz wszystkie dane, które pozwolą Ci proaktywnie zająć się przeszkodami i wpłynąć na sukces projektu i zespołu.
Jak śledzić czas jako konsultant?
Jeśli jesteś konsultantem i nigdy wcześniej nie śledziłeś czasu lub chcesz ulepszyć swój obecny proces, to jest to najlepszy czas na zapoznanie się z tym przewodnikiem!
Po pierwsze, musisz wiedzieć, że możesz śledzić swój czas za pomocą karty czasu pracy, kalendarza, wiadomości e-mail lub narzędzia do śledzenia czasu.
Jak wspomniano, aplikacja do śledzenia czasu pracy jest najdokładniejsza i najłatwiejsza w użyciu, ponieważ jest automatyczna i uwalnia czas spędzony na wyszukiwaniu szablonów arkuszy czasu pracy!
Ta aktywność wykracza poza wybór najlepszego czasu na pracę i naciśnięcie przycisku odtwarzania na trackerze. Obejmuje również planowanie. Upewnij się więc, że masz jasność co do tego, jakie zadania musisz śledzić. Zobaczmy przykład.
Przykład
Jeśli powiesz klientowi, że będziesz pracować 6 godzin nad projektem, godziny te muszą być szczegółowo rozliczone.
Na przykład, z tych 6 godzin, planujesz poświęcić 2 na zbadanie potrzeb projektu i przeprowadzenie analizy porównawczej konkurencji.
Następnie będziesz potrzebować kolejnych 2 godzin na zebranie i przeanalizowanie wyników. Następnie będziesz mieć 2 godziny na przygotowanie prezentacji i raportu.
Kiedy będziesz śledzić czas spędzony na każdym z tych trzech oddzielnych bloków czasowych? Ile czasu poświęciłeś na każde zadanie? Śledzenie czasu pracy konsultantów jest niezbędne dla przejrzystości i optymalizacji zasobów (w razie potrzeby).
Zysk a przychody
Dowiedz się wszystkiego o tych wskaźnikach i ich znaczeniu dla sukcesu firmy.
Oprogramowanie do śledzenia czasu dla konsultantów
Mając na uwadze powody, dla których śledzenie czasu pracy konsultantów jest niezbędne, a nawet standardem dla usług konsultingowych, narzędzie wykorzystywane w tym celu ma ogromny wpływ.
Istnieje wiele opcji śledzenia czasu:
od e-maila lub arkusza czasu pracy, który wymaga dużo pracy ręcznej, do zautomatyzowanej platformy, która przynosi dodatkowe korzyści, takie jak raportowanie, fakturowanie i planowanie przerw.
Wybór zależy od twoich potrzeb i preferencji, jednak musi zawierać kilka kluczowych funkcji. Wymieniamy tutaj wszystkie funkcje, które powinny być częścią najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy.
Priorytetem powinno być narzędzie, które
- Jest wszechstronny: jest w stanie śledzić czas klientów, projektów i zadań;
- Oferuje konfigurowalne karty czasu pracy konsultantów, które można płynnie i wydajnie edytować;
- Oferuje zautomatyzowane wizualne raporty projektowe, które pozwalają konsultantom na bieżąco informować klientów i interesariuszy o postępach;
- Oferuje elastyczne dzienniki czasu, z możliwością śledzenia zarówno automatycznie, jak i ręcznie;
- Zapewnia bezpieczeństwo i prywatność danych - w tym przypadku dane mogą być przechowywane tylko lokalnie;
- Oferuje opcję śledzenia zarówno godzin podlegających, jak i niepodlegających rozliczeniu, co pomaga w dokładnym rozliczaniu klientów;
- Umożliwia płynną integrację z systemem finansowym używanym przez konsultanta lub innymi aplikacjami (kalendarze, e-maile, Asana, Gitlab, Slack itp.);
- Posiada pulpity nawigacyjne, które można dostosować dowłasnych potrzeb, z funkcjami takimi jak śledzenie budżetu w celu kontrolowania kosztów projektu, godzin pracy lub śledzenia urlopów;
- Posiada przyjazny interfejs użytkownika , dzięki czemu proces ten nie jest czasochłonny.
Jakiego oprogramowania do śledzenia czasu pracy używać jako konsultant?
Timeular
Timeular to wszechstronna aplikacja do rejestrowania czasu pracy, która oferuje konsultantom elastyczne sposoby śledzenia i zarządzania czasem, jednocześnie uwalniając więcej czasu na skalowanie usług konsultingowych. Od fizycznego śledzenia czasu, po ręczne i automatyczne, Timeular ułatwia śledzenie projektów i zwiększa produktywność. Pomaga konsultantom rejestrować zarówno rozliczane, jak i nie rozliczane godziny, jednocześnie dokładnie śledząc budżety.
Timeular oferuje przejrzyste, łatwe do udostępniania i zautomatyzowane raportowanie, ułatwiając konsultantom pracę.
Inne funkcje, które mogą być istotne dla konsultantów w ramach Timeular to śledzenie nadgodzin, urlopów i godzin pracy.
Wnioski
Ponieważ dla konsultanta "czas to pieniądz" ma różną wagę, śledzenie czasu jest złem koniecznym, przynoszącym niezliczone korzyści, jak wspomniano w tym artykule.
Aby przyspieszyć proces śledzenia, należy rozważyć użycie zautomatyzowanego narzędzia do śledzenia czasu pracy , które wykracza poza ograniczone funkcje szablonu i podstawową funkcjonalność. Potrzebujesz narzędzia, które ma przyjazny dla użytkownika interfejs, generuje automatyczne raporty dla klientów i pozwala na szybkie śledzenie w oparciu o preferowany sposób.
Takie funkcje pozwolą ci skupić się na tym, co ważne, jednocześnie zapewniając lepsze relacje z klientami, lepsze szacunki i ostatecznie zwiększając produktywność i rentowność.
Przeczytaj również: Polityka rozliczania czasu pracy
FAQ
Główne zalety oprogramowania do śledzenia czasu pracy konsultantów to możliwość bardziej wydajnego i skutecznego zarządzania czasem, zapobieganie niewłaściwemu lub nadmiernemu wykorzystaniu zasobów i minimalizowanie utraty przychodów.
Konsultanci mogą zdecydować się na śledzenie czasu za pomocą zautomatyzowanego oprogramowania do śledzenia czasu, niestandardowego kalendarza, wiadomości e-mail, ręcznego logowania się do arkusza kalkulacyjnego Excel - arkusza czasu pracy konsultanta lub innych dokumentów.
Niezależnie od zastosowanego rozwiązania, zapewnienie klientowi przejrzystych dowodów wykonanej pracy sprawi, że będzie on bardziej zachęcony do dodania swojej karty kredytowej.
Tak, śledzenie czasu jest skuteczne. Jest to najlepsza metoda dla firm konsultingowych i innych branż, aby efektywniej alokować swoje zasoby i unikać marnowania czasu, które może prowadzić do utraty przychodów.
Konsultanci mogą korzystać z narzędzia Overtime Tracker do śledzenia nadgodzin oraz bezpłatnego kalkulatora Overtime Calculator do obliczania jednorazowych nadgodzin i wynagrodzenia za nadgodziny.