8 promemoria pratici per i timesheet del vostro team
La compilazione dei fogli di presenza in tempo non è una cosa che si fa nel vostro team? Vi ritrovate spesso a inviare promemoria per la presentazione dei fogli di presenza il venerdì o prima della scadenza del rapporto sulle retribuzioni, quando preferireste fare altro?
Vi capisco. Inviare promemoria per i timesheet non è divertente, anche se può esserlo: ho qualche idea per voi. Seguitemi per scoprire come questo lavoro può essere più facile per voi.
Che cos'è un promemoria per i fogli di lavoro?
Un promemoria per i fogli di presenza (o promemoria per i cartellini) è una notifica rapida che ricorda ai dipendenti di compilare i loro modelli di foglio di presenza in tempo.
Lo scopo principale dei promemoria per i fogli di presenza è quello di aiutare i dipendenti a registrare le ore di lavoro in modo accurato e a presentarle prima che la scadenza incomba su di loro.
I vantaggi di consegnare i timesheet in tempo vanno a beneficio sia del manager che dei membri del team. La frustrazione del manager nel rintracciare e riscuotere i fogli di presenza scaduti viene meno, così come il timore del dipendente di doverli compilare in ritardo.
Quindi, è un vantaggio per tutti, non è vero? A proposito, su Timeular inviamo un promemoria automatico per i timesheet. Questo era il mio la scorsa settimana:
"Ciao Madalina,
Un rapido e amichevole promemoria. È arrivato il momento di compilare il timesheet della scorsa settimana.
In questo momento, avete registrato 33,4 ore su 40(83,5%).
Potreste ricontrollare e compilare tutte le voci di orario o le richieste di ferie mancanti? Se lo avete già fatto, ignorate questo promemoria automatico.
Grazie per aver mantenuto le cose aggiornate!
Cordiali saluti".
Perché i promemoria per i timesheet sono importanti?
Cosa succede se il vostro team non invia i fogli di presenza in tempo? Probabilmente conoscete gli impatti negativi, ma lasciate che li rafforzi:
- Può sembrare semplice e transazionale, ma i promemoria vi fanno pagare, soprattutto se state fatturando il vostro tempo come agenzia o freelance a ore o se volete semplicemente essere trasparenti e inviare un bel report ai vostri clienti.
- Riduce gli errori di elaborazione delle buste paga. Infatti, i fogli di presenza imprecisi e quelli mancanti causano una perdita di circa 7,5 miliardi di dollari al settore dei servizi professionali degli Stati Uniti in un solo giorno. Ecco come i promemoria per i timesheet possono migliorare tali perdite nel processo di elaborazione delle buste paga.
- Previene le perdite di profitto catturando tutto il tempo fatturabile, che raramente è accurato al 100%. Lo stesso studio presentato sopra ha dimostrato che un'ora fatturabile su cinque non viene registrata.
- Fornisce dati fondamentali: la compilazione accurata dei fogli di presenza dei dipendenti aiuta a prendere decisioni basate su dati utili per l'allocazione delle risorse o la nuova direzione di un progetto per mantenerlo in linea o redditizio.
- Elimina gli attriti : siamo onesti, nessuno ama la microgestione. È meglio ricevere un promemoria automatico per i fogli di presenza piuttosto che un manager che assilla continuamente i dipendenti per inviare i loro fogli di presenza.
- Garantisce la conformità: per alcuni settori, la presentazione dei fogli di presenza è un requisito previsto dalle leggi sul lavoro, non una scelta.
Leggete ora: Fogli di presenza multipli per i dipendenti
Promemoria efficaci per i fogli di presenza
Inviate promemoria automatici con il software di tracciamento del tempo
Il metodo più semplice per eliminare l'attrito nella ricerca dei fogli di presenza è renderla così facile e piacevole da non aver bisogno di promemoria. Con un software di time-tracking versatile e completamente automatizzato come Timeular (👋), tutto questo lavoro viene fatto per voi e per il vostro team.
Vi spiego come funziona il processo:
Fase 1: il vostro team svolge il proprio lavoro come di consueto e un'app di time-tracking alimentata dall'intelligenza artificiale raccoglie tutte le attività in background per loro.
Fase 2: Riceveranno suggerimenti per la registrazione delle ore da parte dell'intelligenza artificiale in base all'utilizzo delle app, ai siti web visitati e alle voci del calendario - Un clic per accettare l'attività e il timesheet è pronto!
Fase 3: nel caso in cui un dipendente dimentichi di accettare i suggerimenti dell'intelligenza artificiale, riceverà un richiamo attraverso promemoria automatici settimanali o mensili.
Siete preoccupati per la privacy? Assicuratevi di spuntare le caselle relative alla privacy dei dipendenti e alla conformità quando scegliete il software di rilevazione delle presenze. Timeular, ad esempio, memorizza i dati solo sul dispositivo locale, non nel cloud, per garantire la massima protezione e ha una politica anti-sorveglianza che protegge i dati tracciati dai dipendenti.
Fase 4: Eliminazione delle incertezze! I fogli di presenza sono a portata di clic e possono essere scaricati ogni volta che se ne ha bisogno direttamente dall'applicazione; non è necessaria alcuna altra interferenza.
Inoltre, uno strumento automatizzato di tracciamento del tempo come Timeular può essere utilizzato dai manager come strumento di tracciamento degli straordinari o come software di tracciamento della PTO.
Eliminate l'attrito nella ricerca dei fogli di presenza con la cattura delle ore e i promemoria automatici basati sull'intelligenza artificiale.
Automatizzare i promemoria di Slack
Con 18 milioni di utenti Slack ad oggi, dubito che non ne abbiate mai sentito parlare, anzi, potreste amare i messaggi di Slack. Ecco alcuni modi per inviare promemoria tramite Slack:
Opzione 1: Impostare un promemoria per chiedere ai dipendenti di inviare i fogli di presenza (per uno o più dipendenti), come ad esempio: / promemoria @Karolina o #growth-team per l'invio dei fogli di presenza alle 9 di ogni lunedì.
Opzione 2: inviare promemoria spiritosi e divertenti per i timesheet su un canale del team. Può trattarsi di meme o GIF simili a quelle che, come sapete, fanno scattare il vostro team.
Opzione 3: inviare promemoria automatici per i timesheet impostando un'automazione tramite Zapier o Geekbot. Tutto fatto: tutti riceveranno il promemoria nel proprio fuso orario.
Se si utilizza Microsoft Teams, controllare i criteri di promemoria o utilizzare l'applicazione Teamsreminder.
Inviare un'e-mail di promemoria per il timesheet
Un'e-mail di promemoria per il timesheet può essere molto utile. Vi invito a considerare che siamo inclini a ignorare le e-mail a cui ci abituiamo, soprattutto se vengono inviate alla stessa ora con lo stesso oggetto e lo stesso contenuto. Perciò, di tanto in tanto, ravvivate le cose . Chiedete a ChatGPT alcune idee fresche che stimolino l'azione e cambiate l'ora o il giorno di invio per sorprendere il vostro team.
E non dimenticate di aggiungere il vostro promemoria per ricordarlo al team. Ricordate che è sempre una buona idea automatizzare i promemoria per i timesheet se le e-mail non sono il vostro forte o il vostro team non reagisce.
Messaggio di promemoria del timesheet via e-mail:
#1 Oggetto: Hai già inviato il tuo timesheet? 👀
Buon lunedì! Bentornati al lavoro! Prima di tuffarvi nella nuova settimana, riscaldatevi compilando i vostri fogli di presenza.
È il momento di far sapere ai nostri clienti che abbiamo lavorato ai loro progetti! 🙂
#2 Oggetto: Quasi sabato! Hai dimenticato qualcosa?
Cancellate dalla vostra lista l'invio dei fogli di presenza prima di affrontare il fine settimana. È molto probabile che il lunedì vi dimentichiate su cosa avete lavorato e per quanto tempo.
Vi ringrazierete più tardi.
Impostare promemoria sul calendario
Scommetto che vi siete dimenticati di innumerevoli chiamate solo perché una notifica sul calendario ve le ha ricordate. L 'impostazione di promemoria su Google Calendar per l'intero team o per l'intera azienda potrebbe essere utile anche per l'invio dei timesheet. Programmate un promemoria ricorrente per invogliare i dipendenti a tenere traccia del loro tempo e a inviare fogli di presenza accurati.
In questo caso, si potrebbero configurare due diversi promemoria per i timesheet: Uno il lunedì per ricordare ai dipendenti di utilizzare il software di rilevazione delle presenze (se è il caso) e uno il venerdì prima della scadenza per la presentazione del timesheet. I promemoria di Google Calendar possono essere sostituiti da Outlook o da qualsiasi altra piattaforma.
Siate consapevoli del rischio di licenziamento, poiché, tra una pila di altre notifiche, se il promemoria del timesheet non presenta alcuna urgenza, il vostro team potrebbe anche ignorarlo. Quindi, prendete in considerazione un incentivo: un'agenzia brasiliana ha incentivato il proprio team con bibite o birre gratuite. Scegliete voi.
Inviare meme di promemoria per i fogli di lavoro
L'umorismo è molto utile e diffonde la tensione legata alla presentazione dei fogli di presenza. Per questo motivo, un modo informale per ricordare ai dipendenti di presentare i timesheet è quello di inviare promemoria divertenti. Il messaggio deve essere accompagnato da meme divertenti tratti da Pinterest o Gify, sia tramite i messaggi di Slack che tramite altri canali di messaggistica.
In alternativa, se inviate i promemoria per i timesheet individualmente, rendeteli più personali. Scegliete un meme con il personaggio di un film che gli piace: apprezzeranno la personalizzazione e potrebbero anche compilare subito il foglio di presenza! Tenete presente che l'invio di promemoria per i fogli di presenza può infastidire a volte; non volete inviare un meme che venga interpretato in modo sbagliato. Scegliete quindi l'umorismo giusto per il destinatario.
Inviare messaggi di testo
Sebbene sia spesso presente tra le opzioni consigliate in altri articoli, devo dire che questo metodo non è uno di quelli che noi di Timeular raccomandiamo. Riteniamo che sia necessario il consenso dei dipendenti per inviare promemoria tramite messaggi di testo sui loro telefoni personali (a meno che non si tratti di telefoni aziendali).
Tuttavia, se avete accesso a uno strumento di messaggistica di massa e tutte le norme sulla privacy sono in vigore, ecco i modelli di promemoria per i fogli di lavoro:
Ehi, ecco il promemoria per registrare il vostro tempo e inviare i fogli di presenza per la settimana. Diamoci da fare!
È giunto il momento di compilare il vostro timesheet settimanale, che deve essere consegnato oggi. Diamoci da fare! 👀
Ricordare ai dipendenti di presentare i fogli di presenza a voce.
Quante volte e in quanti modi potreste dire una certa cosa nelle vostre telefonate settimanali o quando incontrate qualcuno nei corridoi?
Direi che questo è inefficace, quindi suggerirei di lasciare che siano i promemoria automatici dei timesheet a inviare le notifiche push al posto vostro.
Tuttavia, se volete rafforzare il vostro messaggio a voce, ribadite la necessità di presentare i loro fogli di lavoro tutte le volte che lo ritenete necessario. 🙂
Cosa fare quando i timesheet non vengono inviati?
Oltre ai promemoria veri e propri, ricordateli ai dipendenti nei vostri incontri 1:1 o inviate promemoria gentili nel vostro canale di comunicazione 1:1. Se il comportamento persiste, affrontate il problema chiedendo semplicemente al vostro team quali sono le cause di questi ritardi. Se il comportamento persiste, affrontate il problema chiedendo semplicemente al vostro team quali sono le cause di questi ritardi.
Potrebbero non sapere come usare il software di rilevazione delle presenze o cosa conta come attività da aggiungere a un foglio di presenza. Potrebbero avere difficoltà a ricordare i compiti. Trovate delle soluzioni per aiutarli.
Cercateanche di capire se il processo non funzionacome previsto. State inviando notifiche tempestive affinché i dipendenti abbiano tempo sufficiente per compilare i fogli di presenza? Forse il rilevamento manuale delle presenze disturba i dipendenti, che preferiscono quindi saltarlo e concentrarsi sul lavoro. Indipendentemente dalle ragioni, andate oltre la superficie e affrontate il processo in modo olistico. Questo farà la differenza.
Perché a nessuno piace compilare i fogli di presenza?
È facile pensare che un dipendente "dimentichi di proposito" di compilare un timesheet, costringendovi a inviare sistematicamente molteplici promemoria. Tuttavia, è necessario comprendere le cause alla base di questo comportamento.
È così che potrete correggere ciò che disturba il vostro team quando invia i fogli di presenza. Esploriamo alcune di queste sfide:
Dimenticando di consegnare i fogli di presenza
Tutti lavoriamo per raggiungere il prossimo obiettivo, il traguardo di crescita o per sviluppare quella nuova funzionalità che avrà un impatto sui clienti. Se l'invio dei timesheet è in fondo alla lista delle priorità di qualcuno e non ci sono processi intorno a questa attività, qualsiasi dipendente si dimenticherà di eseguirla.
Ricordate che la memoria non è così affidabile come si potrebbe pensare, a meno che non si accumulino le giornate con le abitudini.
Come risolvere il problema: Creare un processo di presentazione dei timesheet per eliminare ogni confusione. Non deve essere una scienza missilistica, ma è semplice come i seguenti passaggi:
- Quando: Fate sapere ai dipendenti quando è previsto l'invio dei timesheet e impostate un promemoria per facilitare il processo.
- Cosa: scrivete una linea guida di processo che delinei ciò che deve essere tracciato: ore fatturabili, e-mail o riunioni con i clienti, ricerca di progetti, ecc. Rendetela chiara, fornendo esempi pratici di ciò che deve essere registrato e di ciò che non deve essere registrato.
- Come: si può scrivere in fogli di presenza manuali come Excel, G-Sheets o semplicemente configurare un software di tracciamento del tempo per catturare le attività automaticamente.
I dipendenti non capiscono cosa c'è in ballo per loro
La compilazione dei timesheet è spesso percepita come un lavoro amministrativo, il che non è auspicabile, giusto? Ho persino sentito persone del nostro team dire che non sopportavano il rilevamento del tempo perché non ne capivano lo scopo. Ora ripensateci nel contesto in cui siamo dei geek della gestione del tempo. 😱
Non sono io a dirlo, ma Simon Sinek: partendo dal perché, si modellano i comportamenti per ottenere risultati a lungo termine.
Come risolvere il problema: Indicare chiaramente i vantaggi dell'invio dei fogli di presenza. I vantaggi dell'invio puntuale di fogli di presenza accurati possono essere il miglioramento della produttività, l'elaborazione accurata delle buste paga e la puntualità dei pagamenti. Altri sono l'identificazione delle perdite di tempo e dei blocchi che eliminano i ritardi nei progetti.
I fogli di presenza sono troppo noiosi
Ad essere sinceri, registrare tutti i compiti e scriverli manualmente è monotono e sconvolgente. Un minuto prima si sta scrivendo un brief, il minuto dopo si è impegnati in un all-hands con il team o in una telefonata con un cliente.
Quindi, mettere da parte del tempo per compilare rapporti e inviare fogli di presenza non è realistico né auspicabile. Soprattutto se le nostre giornate sono piene di cambi di contesto e di multitasking, c'è un ulteriore livello di complessità.
Come risolvere il problema: automatizzare i promemoria per i timesheet con uno strumento di time-tracking automatico. Uno strumento di questo tipo invia promemoria automatici e registra in background tutto il lavoro del vostro team.
I fogli di presenza sono un'arma contro di loro
Non riesco a trovare un motivo per cui i membri del team inviino i loro timesheet se si sentono costantemente minacciati. Se si critica ogni singolo foglio di lavoro che inviano, inizieranno a inviare fogli di lavoro falsificati.
In questo modo, non avrete più una visione chiara della produttività, il che impedirà di fare previsioni accurate.
Come risolvere il problema: Valutare i risultati del lavoro anziché il modo in cui il team impiega il proprio tempo. In questo modo il team si sentirà al sicuro quando traccia il proprio tempo. Non commentate le loro pause o il fatto che avevate stimato 4 ore per una consegna e loro hanno finito in 3 ore, né sovraccaricateli di compiti.
Naturalmente, se ci sono problemi di gestione del tempo e di prestazioni, questi saranno affrontati in modo diverso. Non esitate a consultare le nostre guide sulla gestione efficace del tempo o su come insegnare la gestione del tempo sul lavoro.
Rendetelo così facile che lo ameranno
Al momento dell'invio del prossimo promemoria per il timesheet, chiedetevi se il processo di invio del timesheet è facile e se il vostro team ha capito cosa c'è dentro per loro.
- Informate il vostro team sull'impatto della presentazione dei fogli di presenza sui propri stipendi, sui carichi di lavoro che possono essere riadattati o sul rispetto delle leggi sul lavoro;
- Automatizzate il più possibile il processo. I cartellini e gli Excel che vengono passati da un membro all'altro del team creano un attrito eccessivo e non c'è alcun piacere nel compilarli.
- Pensate di passare a un software di tracciamento automatico del tempo, come Timeular , che cattura tutte le ore del vostro team in pochi clic.
TimeularL'intelligenza artificiale cattura tutto il lavoro in background e invia i suggerimenti al calendario. Cliccate, accettate e il gioco è fatto! Inoltre, invia automaticamente i promemoria per le scadenze!