Intégration du suivi du temps dans Xero

Xero est un logiciel de comptabilité en ligne conçu pour les petites et moyennes entreprises. Il offre une gamme de fonctionnalités pour gérer les tâches financières, mais lorsqu'il s'agit du suivi du temps, ses fonctionnalités natives peuvent ne pas être suffisantes pour certains utilisateurs.

Heureusement, il existe une puissante intégration de suivi du temps dans Xero qui vous aide à suivre le temps avec précision en moins d'une minute par jour et à l'envoyer automatiquement à Xero pour une facturation rationalisée.

Dans cet article, nous discuterons des défis associés au suivi du temps dans Xero et nous présenterons l'application de suivi du temps Timeular comme une solution transparente à ces obstacles.

Vous recherchez une solution de suivi du temps simple et rapide qui s'intègre à Xero ?

Timeular avec Xero de manière transparente, offrant une solution de suivi du temps plus efficace que les fonctionnalités natives de Xero.

Essayez Timeular gratuitement

Pourquoi intégrer les données de suivi du temps à Xero ?

L'intégration d'un logiciel de comptabilité comme Xero avec une application intuitive de feuille de temps permet à votre équipe d'enregistrer sans effort les heures passées sur différents projets et tâches, garantissant que chaque minute est comptabilisée et facturée avec précision.

Cette connexion transparente simplifie non seulement le processus de facturation et de paie, mais fournit également des informations détaillées sur coûts de la main-d'œuvre et la rentabilité des projets, améliorant ainsi la prise de décision des responsables.

Voyons plus en détail les avantages de la collecte de données de suivi du temps dans Xero : 

• Une facturation précise : Le suivi du temps aide les entreprises à facturer avec précision les heures réellement travaillées sur un projet ou une tâche, de sorte que les clients sont facturés équitablement pour les services fournis, ce qui conduit à des transactions plus transparentes et plus fiables. Une facturation précise est également un moyen efficace d 'augmenter le chiffre d'affaires des clients existants.
• Suivi des coûts des projets: Pour les entreprises qui travaillent sur des projets, le suivi du temps permet de mieux comprendre les coûts réels associés à chaque projet, ce qui aide les entreprises à gérer les coûts des projets et à améliorer l'estimation des coûts pour les projets futurs.
• Productivité des employés : Le suivi du temps est un excellent moyen d'augmenter la productivité des employés, car il fournit des informations précieuses sur leurs habitudes de travail, ce qui permet d'analyser la productivité et d'identifier les goulets d'étranglement. Forts de ces informations, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources et mettre en œuvre des améliorations du flux de travail afin d'accroître la productivité globale.
• Précision de la paie : Pour les entreprises qui rémunèrent leurs employés sur la base d'un travail horaire, un suivi précis du temps est essentiel pour calculer les heures de paie et traiter ensuite les données. Il permet de s'assurer que les employés sont payés correctement pour leurs heures, ce qui réduit les erreurs et les litiges potentiels.
• Conformité et exigences légales : Certains secteurs d'activité ou contrats peuvent exiger des relevés de temps précis à des fins de conformité ou juridiques. Le suivi du temps peut aider les entreprises à répondre à ces exigences et à fournir une piste d'audit claire en cas de besoin.
• Analyse et rapports d'entreprise : Les données de suivi du temps peuvent s'avérer précieuses pour l'analyse et le reporting, de sorte que les entreprises peuvent évaluer la rentabilité de différents projets, clients ou services et prendre des décisions stratégiques sur la base de ces informations.
• Des processus de facturation efficaces : L'automatisation du suivi du temps et son intégration dans les processus de facturation peuvent rendre la facturation plus efficace. Cela réduit la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et accélère le cycle de facturation.

Xero propose-t-il des fonctions de suivi du temps de travail ?

Oui, Xero dispose de fonctionnalités natives de suivi du temps disponibles dans Xero Projects, un module complémentaire payant de Xero Accounting. Vous pouvez suivre le temps travaillé sur les projets et les tâches, ajouter des entrées de temps aux factures et gérer les feuilles de temps des employés.

Cependant, bien qu'il dispose d'une fonction native de suivi du temps, il est important de noter qu'il présente certains inconvénients, en particulier pour les petites entreprises, que nous aborderons dans les sections suivantes. 

Comment suivre le temps directement dans Xero

Pour suivre le temps directement dans Xero, vous devez suivre une série d'étapes.

La première consiste à se connecter au compte et à trouver l'onglet "Projets".

Ensuite, localisez le projet que vous souhaitez suivre, cliquez sur le bouton "Saisie rapide du temps" situé sur la page des détails du projet et remplissez un formulaire avec les détails du projet. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer la saisie de temps.
En outre, Xero permet d'importer des entrées de temps à partir de sources externes, telles que des feuilles de calcul ou un système de saisie des temps comme Timeular, en exportant les entrées sous forme de fichier CSV et en les important ensuite dans Xero.

Les limites du suivi du temps dans Xero

D'après les commentaires des utilisateurs sur des plateformes d'évaluation telles que G2 et Capterra, voici les limites des fonctions de suivi du temps de travail dans Xero :

• Rapports limités : Les rapports natifs de suivi du temps de Xero fournissent des informations de base sur le temps passé par projet et par tâche, mais ils manquent de capacités analytiques plus avancées. Les entreprises qui ont besoin d'une vision approfondie de l'utilisation du temps et de la productivité peuvent trouver les rapports de Xero inadéquats.
• Pas très convivial : certains utilisateurs ont indiqué que les rapports n'étaient pas très conviviaux et qu'ils ne fournissaient pas beaucoup d'informations détaillées sur l'utilisation du temps. En outre, ils ont exprimé le souhait de disposer d'options de catégorisation plus granulaires pour les projets et les tâches.
• Prix : Le prix peut être considéré comme une limitation de la fonction de suivi du temps native de Xero, car elle n'est disponible qu'en tant qu'extension du service d'abonnement à Xero Projects, de sorte que les entreprises devront payer un supplément pour utiliser la fonction de suivi du temps. 
• Problèmes d'intégration : Le système de suivi du temps de Xero ne s'intègre pas de manière transparente à d'autres outils de productivité, tels que les logiciels de gestion de projet ou les applications de calendrier.
• Impossibilité de suivre le temps non facturable : Le système de suivi du temps de Xero ne fait pas la différence entre le temps facturable et le temps non facturable, ce qui rend difficile le suivi et l'analyse de la rentabilité des projets ou l'identification des domaines dans lesquels le temps est dépensé de manière inefficace.
• Limites de l'application mobile : Les fonctionnalités natives de suivi du temps de Xero sont principalement conçues pour une utilisation sur ordinateur, et son application mobile offre des fonctionnalités de suivi du temps limitées. Il peut donc être difficile pour les employés de suivre leur temps de manière cohérente s'ils travaillent sur plusieurs appareils ou plateformes.

Timeular: La meilleure intégration du suivi du temps dans Xero

Malgré les limitations mentionnées ci-dessus, il existe une autre façon de suivre le temps dans Xero : il suffit d'intégrer votre compte Xero à Timeular. 

Timeular est une application de pointeuse simple mais robuste qui aide votre équipe à suivre le temps de travail de la manière la plus simple qui soit.

Grâce à ses méthodes intelligentes de suivi du temps et à son interface conviviale combinée à un dispositif physique de suivi du temps, Timeular permet d'améliorer la précision des feuilles de temps et d'inciter même les employés les plus réticents à suivre leur temps.

Outre les heures de travail, vous pouvez suivre les heures supplémentaires et les congés pour combiner toutes les données de suivi du temps dans des rapports clairs et complets.

L'un des principaux avantages de Timeularest qu'il s'intègre à 3 000 outils et applications, tels que Xero.

Plus besoin de courir après les feuilles de temps

Timeular offre des fonctionnalités de suivi du temps plus complètes et - ce qui est le plus important - plus faciles à utiliser que l'outil natif de Xero. Comme le suivi du temps dans Timeular prend moins d'une minute par jour et est si simple, il est facile de motiver votre équipe à suivre le temps régulièrement et d'arrêter de courir après les feuilles de temps manuelles pour de bon.

Qu'est-ce qui rend le suivi du temps si simple dans Timeular ?

Il vous permet de suivre votre temps de la manière que vous préférez: Manuellement ou automatiquement, dans une application de bureau, web ou mobile, par le biais de raccourcis clavier, d'un compteur de temps physique ou d'un simple clic.

Plus de feuilles de temps manquantes

"Il a toujours été difficile de faire en sorte que l'équipe fournisse une documentation décente et précise. Timeular a éliminé ce défi et sa facilité d'utilisation ainsi que son omniprésence sur tous les appareils signifient que l'équipe effectue un suivi en temps réel plutôt que de faire des estimations.

Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design

Grâce au suivi automatisé du temps, vous pouvez remplir vos feuilles de temps automatiquement en fonction de l'utilisation des applications, des sites web visités et des événements programmés dans le calendrier.

Ainsi, même si vos employés oublient de suivre leur temps, ils peuvent toujours vérifier avec quelles applications, quels documents et quels sites web ils ont travaillé à un moment précis et décider de ce qui devient une entrée de temps automatique et est rapporté à un responsable ou à un client.

Navigation facile

TimeularL'interface de l'application est intuitive et facile à utiliser sur mobile et sur ordinateur. L'application est conçue pour faciliter la gestion des tâches, fournir des rapports faciles à lire et vous aider à améliorer votre productivité en suivant votre temps avec précision. 

Dispositif physique de suivi du temps

"Le plus gros problème est d'oublier de commencer ou de terminer un suivi du temps. Avec un appareil physique, c'est tout simplement intuitif".

Concepteur de sites web indépendant

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir l'application pour commencer ou arrêter de suivre le temps d'une tâche particulière. Il vous suffit de retourner votre cube physique personnalisé de gestion du temps, qui se pose sur votre bureau et favorise l'acquisition d'une habitude de suivi du temps.

Avec le tracker, vous pouvez suivre plus de 1 000 activités différentes.

Il ne s'agit pas d'un outil de surveillance des employés

Timeular n'a pas pour but de surveiller les heures d'arrivée et de départ de votre équipe. Il s'agit d'aider chacun à déterminer ce qui vaut la peine d'être fait et ce qui ne vaut pas la peine d'être fait.

De plus, pour préserver la confidentialité, les responsables doivent attendre 24 heures avant de pouvoir consulter les entrées de temps d'une personne.

Il s'agit d'un élément supplémentaire qui contribue à inciter vos employés à suivre leur temps régulièrement.

Le suivi des heures facturables et non facturables est automatisé

L'étiquetage des tâches comme facturables ou non facturables vous permet de suivre facilement le temps consacré à chaque projet et à chaque client. En attribuant des taux horaires à chaque activité ou membre de l'équipe, les coûts sont automatiquement comptabilisés.

Cette méthode permet non seulement de maîtriser les coûts des projets, mais aussi de garantir une facturation précise au client et d'obtenir des informations sur l'efficacité de votre équipe.

• Découvrez comment Timeular fonctionne en tant que logiciel de suivi des heures facturables.

Suivi des heures supplémentaires

En tant que logiciel de suivi des heures supplémentaires, Timeular vous permet d'enregistrer les heures supplémentaires travaillées, y compris les heures supplémentaires et les heures déficitaires, en fonction des horaires de travail configurés et des congés demandés.

Cette fonction garantit une comptabilisation précise des heures travaillées et facilite grandement le calcul de la rémunération des heures supplémentaires.

Gestion des congés

Timeular fonctionne également comme un logiciel de suivi des congés et des PTO, vous aidant à gérer différents types de congés afin de planifier efficacement les projets et les charges de travail.

Caractéristiques de la minuterie

Si vous souhaitez définir des blocs de temps spécifiques pour chaque élément de votre liste de tâches, utilisez Timeular comme une simple application de minuterie. En tirant parti de cette fonctionnalité, vous contrôlez précisément votre emploi du temps, ce qui vous permet de gérer vos tâches de manière ciblée et efficace tout au long de la journée.

Intégration transparente

L'un des principaux avantages de Timeularest qu'il s'intègre à un grand nombre d'outils et d'applications populaires, ce qui vous permet de transférer facilement les entrées de temps dans votre logiciel de comptabilité à des fins de facturation.

• Gestion du temps dans Google Agenda
• Intégration de Trello pour le suivi du temps
• Intégration du suivi du temps dans Slack

Rapports automatisés et détaillés

Timeular fournit des rapports et des analyses détaillés et précis qui font défaut à l'outil de suivi du temps de Xero.

Elle automatise le suivi des heures facturables et la création de rapports d'heures transparents pour vos clients. L'application fournit une ventilation précise de vos activités afin de garantir que chaque petite tâche est suivie et ajoutée à votre facture. Vous pouvez exporter vos rapports au format PDF, XLSX ou CSV.

"Nous sommes beaucoup plus à même de suivre notre temps avec précision, ce qui améliore la facturation des clients.

- Michele C., Fondatrice de Clementine Healthcare Marketing

Adaptabilité et polyvalence

Timeular répond aux divers besoins des individus et des équipes dans différents secteurs et tailles d'entreprises, ce qui le rend tout aussi utile pour les indépendants, les petites entreprises en démarrage et les grandes sociétés.

Les multiples fonctionnalités de la plateforme en tant qu'outil de suivi de la paie, application de feuille de temps pour les employés, outil de suivi de la productivité et outil de suivi des heures de travail des employés démontrent sa capacité à répondre à un large éventail d'exigences.

Comment suivre le temps dans Xero avec Timeular 

Il est très facile d'intégrer Xero avec Timeular, il suffit de suivre les étapes suivantes.

Créer un compte gratuit sur Timeular

Essayez Timeular, qui offre un suivi du temps sans friction et s'intègre de manière transparente à Xero.

Essayez Timeular gratuitement

1. Créez un compte gratuit sur Timeular et connectez-vous à Zapier (vous n'avez pas besoin de payer un abonnement, car vous pouvez l'utiliser gratuitement jusqu'à 100 intégrations). )
2. Connectez Timeular avec Zapier : pour ce faire, vous aurez besoin d'une clé API et d'une API secrète. Vous les trouverez sur Timeular > Settings > My Account > API > Create a new API key.
3. Créez un Zap pour suivre votre temps sur Xero avec Timeular.
4. Créez un nouveau Zap. Le déclencheur pourrait créer un nouvel élément sur le tableau et l'action devra être définie pour commencer à suivre le temps sur Timeular.

Une fois l'intégration terminée, vous pouvez commencer à suivre le temps passé sur les tâches dans Xero.

• Consultez notre article d'assistance pour plus d'informations sur l'intégration de Timeular avec Zapier.

Consultez la vidéo ci-dessous pour obtenir des instructions vidéo guidées :

Conclusions

Bien que Xero offre des capacités natives de suivi du temps, ses fonctionnalités sont quelque peu limitées et peuvent ne pas répondre pleinement aux besoins des entreprises qui recherchent des solutions de gestion du temps plus avancées. C'est là que Timeular intervient, en tant que meilleure intégration de suivi des temps de Xero, en offrant une expérience de suivi des temps plus complète et plus conviviale.

En substance, Timeular complète les prouesses comptables de Xero avec une solution robuste de suivi du temps, permettant aux entreprises d'optimiser l'allocation de leurs ressources, d'améliorer leur productivité et d'obtenir une meilleure compréhension de leurs performances financières. 

TimeularLes capacités de suivi du temps en temps réel permettent aux entreprises de mesurer l'efficacité des équipes et d'identifier les goulets d'étranglement potentiels, tandis que le suivi automatisé des projets garantit que toutes les heures facturables sont saisies avec précision.

En outre, les rapports détaillés de Timeularfournissent des informations précieuses sur les performances des équipes et la rentabilité des projets, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées qui stimulent la croissance.

En comblant le fossé entre Xero et Timeular, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et obtenir une vue d'ensemble de leur santé financière.

FAQ

Xero assure-t-il le suivi du kilométrage ? 

Oui, Xero propose une fonction de suivi des kilomètres dans le cadre de son module complémentaire Dépenses qui vous permet de suivre vos kilomètres à l'aide d'un minuteur start-stop ou en saisissant directement les détails du kilométrage. Vous pouvez également créer des notes de frais pour vos frais kilométriques et importer ou exporter vos données kilométriques au format CSV. 

Xero propose-t-il des feuilles de temps ? 

Oui, Xero offre une fonction de suivi du temps dans le cadre de son module complémentaire Projets qui vous permettra de suivre le temps passé sur les projets et les tâches, d'ajouter des notes à vos entrées de temps et de générer des rapports de feuilles de temps.