Integracja śledzenia czasu z Xero

Xero to oparta na chmurze platforma oprogramowania księgowego przeznaczona dla małych i średnich firm. Oferuje szereg funkcji do zarządzania zadaniami finansowymi, ale jeśli chodzi o śledzenie czasu, jego natywne funkcje mogą nie być wystarczające dla niektórych użytkowników.

Na szczęście istnieje potężna integracja śledzenia czasu Xero, która pomaga dokładnie śledzić czas w ciągu mniej niż 1 minuty dziennie i automatycznie wysyłać go do Xero w celu usprawnienia rozliczeń i fakturowania.

W tym artykule omówimy wyzwania związane ze śledzeniem czasu pracy w Xero i przedstawimy aplikację dośledzenia czasu pracy Timeular jako płynne rozwiązanie tych przeszkód.

Szukasz szybkiego i prostego rozwiązania do śledzenia czasu pracy, które integruje się z Xero?

Timeular z Xero w płynny sposób, zapewniając bardziej efektywne rozwiązanie do śledzenia czasu niż natywne funkcje Xero

Wypróbuj Timeular za darmo

Dlaczego warto zintegrować dane śledzenia czasu z Xero?

Integracja oprogramowania księgowego, takiego jak Xero, z intuicyjną aplikacją do ewidencji czasu pracy pozwala zespołowi bez wysiłku rejestrować godziny spędzone na różnych projektach i zadaniach, zapewniając, że każda minuta jest dokładnie rozliczana i fakturowana.

To płynne połączenie nie tylko upraszcza proces fakturowania i płac, ale także zapewnia szczegółowy wgląd w kosztów pracy i rentowności projektu, usprawniając podejmowanie decyzji przez menedżerów.

Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom płynącym z gromadzenia danych śledzenia czasu w Xero: 

• Dokładne fakturowanie: Śledzenie czasu pracy pomaga firmom dokładnie rozliczać klientów za rzeczywiste godziny przepracowane nad projektem lub zadaniem, dzięki czemu klienci są uczciwie obciążani za świadczone usługi, co prowadzi do bardziej przejrzystych i wiarygodnych transakcji. Dokładne fakturowanie jest również skutecznym sposobem na zwiększenie przychodów od istniejących klientów.
• Śledzenie kosztów projektu: Dla firm pracujących nad projektami, śledzenie czasu pozwala na lepsze zrozumienie rzeczywistych kosztów związanych z każdym projektem, pomagając firmom w zarządzaniu kosztami projektu i poprawiając szacowanie kosztów dla przyszłych projektów.
• Wydajność pracowników: Śledzenie czasu pracy to świetny sposób na zwiększenie produktywności pracowników, ponieważ zapewnia cenny wgląd w ich nawyki pracy, umożliwiając analizę produktywności i identyfikację wąskich gardeł. Uzbrojeni w te informacje menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów i wdrażać workflow ulepszenia w celu zwiększenia ogólnej produktywności.
• Dokładność listy płac: W przypadku firm, które płacą pracownikom na podstawie stawek godzinowych, dokładne śledzenie czasu pracy ma kluczowe znaczenie dla obliczania godzin płacowych, a następnie przetwarzania danych. Pomaga to zapewnić, że pracownicy otrzymują prawidłowe wynagrodzenie za swoje godziny pracy, ograniczając błędy i potencjalne spory.
• Zgodność z przepisami i wymogami prawnymi: Niektóre branże lub umowy mogą wymagać dokładnej ewidencji czasu pracy ze względu na zgodność z przepisami lub celami prawnymi, a śledzenie czasu pracy może pomóc firmom spełnić te wymagania i zapewnić wyraźną ścieżkę audytu w razie potrzeby.
• Analiza biznesowa i raportowanie: Dane dotyczące śledzenia czasu mogą być cenne dla analizy biznesowej i raportowania, dzięki czemu firmy mogą oceniać rentowność różnych projektów, klientów lub usług i podejmować strategiczne decyzje w oparciu o te spostrzeżenia.
• Wydajne procesy rozliczeniowe: Automatyzacja śledzenia czasu pracy i zintegrowanie go z procesami fakturowania może zwiększyć wydajność rozliczeń. Ogranicza to ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje liczbę błędów i przyspiesza cykl fakturowania.

Czy Xero oferuje funkcje śledzenia czasu pracy?

Tak, Xero posiada natywne funkcje śledzenia czasu pracy dostępne w Xero Projects, płatnym dodatku do Xero Accounting. Możesz śledzić czas przepracowany nad projektami i zadaniami, dodawać wpisy czasu do faktur i zarządzać kartami czasu pracy pracowników.

Jednak pomimo posiadania natywnej funkcji śledzenia czasu, ważne jest, aby pamiętać, że ma ona pewne wady, szczególnie dla mniejszych firm, które omówimy w kolejnych sekcjach. 

Jak śledzić czas bezpośrednio w Xero

Aby śledzić czas bezpośrednio w Xero, należy wykonać szereg czynności.

Pierwszym z nich jest zalogowanie się na konto i znalezienie zakładki projektów.

Następnie znajdź projekt, który chcesz śledzić, kliknij przycisk "Quick Time Entry" znajdujący się na stronie szczegółów projektu i wypełnij formularz ze szczegółami projektu. Po wypełnieniu formularza możesz kliknąć przycisk "Zapisz", aby zarejestrować wpis czasu.
Dodatkowo, Xero umożliwia importowanie wpisów czasu pracy z zewnętrznych źródeł, takich jak arkusze kalkulacyjne lub system rejestracji czasu pracy, taki jak Timeular, poprzez wyeksportowanie wpisów do pliku CSV, a następnie zaimportowanie ich do Xero.

Ograniczenia natywnego śledzenia czasu w Xero

W oparciu o opinie użytkowników z platform recenzenckich, takich jak G2 i Capterra, są to ograniczenia natywnych funkcji śledzenia czasu w Xero:

• Ograniczone raportowanie: Natywne raporty Xero dotyczące śledzenia czasu pracy dostarczają podstawowych informacji na temat czasu spędzonego na projekcie i zadaniu, ale brakuje im bardziej zaawansowanych możliwości analitycznych. Firmy, które potrzebują dogłębnego wglądu w wykorzystanie czasu i produktywność, mogą uznać raporty Xero za nieodpowiednie.
• Niezbyt przyjazny dla użytkownika: Niektórzy użytkownicy zauważyli, że raporty nie są zbyt przyjazne dla użytkownika i nie zapewniają szczegółowego wglądu w wykorzystanie czasu. Ponadto wyrazili oni chęć uzyskania bardziej szczegółowych opcji kategoryzacji projektów i zadań.
• Ceny: Cena może być uważana za ograniczenie natywnej funkcji śledzenia czasu Xero, ponieważ jest ona dostępna tylko jako dodatek do usługi subskrypcji Xero Projects, więc firmy będą musiały uiścić dodatkową opłatę, aby korzystać z funkcji śledzenia czasu. 
• Problemy z integracją: Natywne śledzenie czasu w Xero nie integruje się płynnie z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, takimi jak oprogramowanie do zarządzania projektami lub aplikacje kalendarza.
• Brak możliwości śledzenia czasu niepodlegającego rozliczeniu: Natywne śledzenie czasu w Xero nie rozróżnia czasu podlegającego i niepodlegającego rozliczeniu, co utrudnia dokładne śledzenie i analizowanie rentowności projektu lub identyfikowanie obszarów, w których czas jest spędzany nieefektywnie.
• Ograniczenia w wersji mobilnej: Natywne możliwości śledzenia czasu w Xero są przeznaczone głównie do użytku na komputerach stacjonarnych, a aplikacja mobilna oferuje ograniczone funkcje śledzenia czasu. Może to utrudniać pracownikom spójne śledzenie czasu, jeśli pracują na wielu urządzeniach lub platformach.

Timeular: Najlepsza integracja śledzenia czasu z Xero

Pomimo wspomnianych powyżej ograniczeń, istnieje alternatywny sposób śledzenia czasu w Xero: wystarczy zintegrować swoje konto Xero z Timeular. 

Timeular to prosta, ale solidna aplikacja zegara czasu pracy, która pomaga zespołowi śledzić czas pracy w najbardziej łatwy sposób.

Dzięki inteligentnym metodom śledzenia czasu i przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi w połączeniu z fizycznym urządzeniem do śledzenia czasu, Timeular pomaga zwiększyć dokładność ewidencji czasu pracy i skłonić nawet najbardziej niechętnych pracowników do śledzenia swojego czasu.

Oprócz godzin pracy można śledzić nadgodziny i czas wolny, aby połączyć wszystkie dane śledzenia czasu w eleganckie, kompleksowe raporty.

Jedną z głównych zalet Timeularjest integracja z 3000 narzędzi i aplikacji, takich jak Xero.

Koniec z gonitwą za ewidencją czasu pracy

Timeular oferuje bardziej wszechstronne i - co najważniejsze - łatwiejsze funkcje śledzenia czasu niż natywne narzędzie Xero. Ponieważ śledzenie czasu w Timeular zajmuje mniej niż minutę dziennie i jest tak proste, łatwo jest zmotywować swój zespół do regularnego śledzenia czasu i na dobre zaprzestać ręcznej ewidencji czasu pracy.

Co sprawia, że śledzenie czasu w Timeular jest tak proste?

Umożliwia śledzenie czasu w preferowany sposób: Ręcznie lub automatycznie, w aplikacji desktopowej, internetowej lub mobilnej, za pomocą skrótów klawiaturowych, fizycznego trackera czasu lub pojedynczego kliknięcia.

Koniec z brakującymi kartami czasu pracy

"Zawsze było wyzwaniem, aby zespół dostarczał przyzwoitą, dokładną dokumentację. Timeular wyeliminował to wyzwanie, a łatwość użycia i wszechobecność na różnych urządzeniach oznacza, że zespół śledzi w czasie rzeczywistym, a nie zgaduje".

Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design

Dzięki zautomatyzowanemu śledzeniu czasu pracy można automatycznie wypełniać karty czasu pracy w oparciu o korzystanie z aplikacji, odwiedzane strony internetowe i zaplanowane wydarzenia w kalendarzu.

Gwarantuje to, że nawet jeśli pracownicy zapomną śledzić czas, zawsze mogą sprawdzić, z którymi aplikacjami, dokumentami i stronami internetowymi pracowali w określonym czasie i zdecydować, co zamienia się w automatyczny wpis czasu i jest zgłaszane menedżerowi lub klientowi.

Łatwa nawigacja

Timeularjest intuicyjny i łatwy w użyciu na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych. Aplikacja została stworzona w celu ułatwienia zarządzania zadaniami, zapewnienia łatwych do odczytania raportów i pomocy w zwiększeniu produktywności poprzez dokładne śledzenie czasu. 

Fizyczne urządzenie do śledzenia czasu

"Największym problemem jest zapominanie o rozpoczęciu lub zakończeniu śledzenia czasu. Z fizycznym urządzeniem jest to po prostu intuicyjne".

Niezależny projektant stron internetowych

Nie trzeba otwierać aplikacji, aby rozpocząć lub zakończyć śledzenie czasu określonego zadania. Wystarczy obrócić spersonalizowaną fizyczną kostkę do zarządzania czasem, która znajduje się na biurku, wspierając nawyk śledzenia czasu.

Tracker umożliwia śledzenie ponad 1000 różnych aktywności.

Nie jest to narzędzie do monitorowania pracowników

Timeular nie ma na celu śledzenia, kiedy zespół wchodzi i wychodzi. Jego zadaniem jest pomoc wszystkim w ustaleniu, co jest warte ich czasu, a co nie.

Ponadto, aby zachować prywatność, istnieje 24-godzinna blokada, zanim menedżerowie będą mogli zobaczyć czyjeś wpisy czasu, więc nie ma stresu, że ktoś dyszy ci na szyję.

Służy to jako dodatkowy element, który pomaga skłonić pracowników do regularnego śledzenia czasu.

Śledzenie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu jest zautomatyzowane.

Oznaczanie zadań jako podlegających lub niepodlegających rozlicz eniu pozwala z łatwością śledzić czas spędzony nad każdym projektem i klientem. Przypisując stawki godzinowe do każdego działania lub członka zespołu, koszty są automatycznie podliczane.

Metoda ta nie tylko pozwala kontrolować koszty projektu, ale także gwarantuje precyzyjne rozliczenia z klientami i zapewnia wgląd w wydajność zespołu.

• Dowiedz się więcej o tym, jak Timeular działa jako oprogramowanie do śledzenia rozliczanych godzin.

Śledzenie dodatkowych godzin

Jako oprogramowanie do śledzenia nadgodzin, Timeular umożliwia rejestrowanie dodatkowych przepracowanych godzin, w tym zarówno nadgodzin, jak i godzin deficytowych, w oparciu o skonfigurowane harmonogramy pracy i żądane urlopy.

Funkcja ta zapewnia dokładne rozliczanie przepracowanego czasu i znacznie ułatwia życie podczas obliczania wynagrodzenia za nadgodziny.

Zarządzanie urlopami

Timeular działa również jako oprogramowanie do śledzenia urlopów i WOM, pomagając zarządzać różnymi rodzajami urlopów w celu efektywnego planowania projektów i obciążenia pracą.

Funkcje timera

Jeśli chcesz zdefiniować konkretne bloki czasowe dla każdej pozycji na liście rzeczy do zrobienia, skorzystaj z Timeular jako prostej aplikacji do odmierzania czasu. Wykorzystując tę funkcję, zyskujesz precyzyjną kontrolę nad alokacją czasu, zapewniając skoncentrowane i efektywne zarządzanie zadaniami w ciągu dnia.

Płynna integracja

Jedną z głównych zalet Timeularjest to, że integruje się z wieloma popularnymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając łatwe przesyłanie wpisów czasu do oprogramowania księgowego w celu fakturowania i rozliczania.

• Zarządzanie czasem w Kalendarzu Google
• Integracja ze śledzeniem czasu w Trello
• Integracja śledzenia czasu Slack

Zautomatyzowane i szczegółowe raportowanie

Timeular zapewnia szczegółowe i dokładne raporty oraz analizy, których brakuje w natywnym narzędziu Xero do śledzenia czasu pracy.

Automatyzuje śledzenie rozliczanych godzin i tworzenie przejrzystych raportów czasu pracy dla klientów. Aplikacja zapewnia precyzyjny podział działań, aby zapewnić, że każde małe zadanie jest śledzone i dodawane do faktury. Raporty można eksportować do formatu PDF, XLSX lub CSV.

"Znacznie lepiej radzimy sobie z dokładnym śledzeniem naszego czasu, co usprawnia rozliczenia z klientami".

- Michele C., założycielka Clementine Healthcare Marketing

Zdolność adaptacji i wszechstronność

Timeular zaspokaja zróżnicowane potrzeby osób i zespołów z różnych branż i wielkości firm, dzięki czemu jest równie cenna dla freelancerów, małych startupów i dużych korporacji.

Wieloaspektowa funkcjonalność platformy jako narzędzia do śledzenia listy płac, aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników, narzędzia do śledzenia czasu produktywności i narzędzia do śledzenia godzin pracy pracowników pokazuje jej zdolność do spełniania szerokiego zakresu wymagań.

Jak śledzić czas w Xero za pomocą Timeular 

Integracja Xero zTimeular jest bardzo prosta, wystarczy wykonać poniższe kroki.

Utwórz bezpłatne konto Timeular

Wypróbuj Timeular, który zapewnia bezproblemowe śledzenie czasu i płynnie integruje się z Xero

Wypróbuj Timeular za darmo

1. Utwórz bezpłatne konto Timeular i zaloguj się do Zapier (nie musisz płacić za subskrypcję, ponieważ możesz korzystać z niego za darmo do 100 integracji). )
2. Połącz Timeular z Zapier: aby to zrobić, będziesz potrzebować klucza API i tajnego API. Można je znaleźć na stronie Timeular > Ustawienia > Moje konto > API > Utwórz nowy klucz API.
3. Utwórz Zap, aby śledzić swój czas w Xero za pomocą Timeular.
4. Skonfiguruj nowy Zap. Wyzwalacz może utworzyć nowy element na tablicy, a akcja będzie musiała zostać ustawiona, aby rozpocząć śledzenie czasu na stronie Timeular.

Po zakończeniu integracji można rozpocząć śledzenie czasu zadań w Xero.

• Więcej informacji na temat integracji Timeular z Zapier można znaleźć w naszym artykule pomocy technicznej.

Sprawdź poniższy film, aby uzyskać instrukcje wideo z przewodnikiem:

Wnioski

Chociaż Xero oferuje natywne możliwości śledzenia czasu, jego funkcjonalność jest nieco ograniczona i może nie w pełni zaspokajać potrzeby firm poszukujących bardziej zaawansowanych rozwiązań do zarządzania czasem. W tym miejscu Timeular wkracza do akcji, jako najlepsza integracja śledzenia czasu Xero zapewniająca bardziej kompleksowe i przyjazne dla użytkownika doświadczenie w zakresie śledzenia czasu.

Zasadniczo, Timeular uzupełnia możliwości księgowe Xero o solidne rozwiązanie do śledzenia czasu, umożliwiając firmom optymalizację alokacji zasobów, zwiększenie produktywności i lepsze zrozumienie ich wyników finansowych. 

TimeularMożliwości śledzenia czasu w czasie rzeczywistym pozwalają firmom mierzyć efektywność zespołu i identyfikować potencjalne wąskie gardła, a zautomatyzowane śledzenie projektów zapewnia dokładne rejestrowanie wszystkich rozliczanych godzin.

Ponadto szczegółowe raporty Timeularzapewniają cenny wgląd w wydajność zespołu i rentowność projektu, umożliwiając firmom podejmowanie świadomych decyzji, które napędzają wzrost.

Wypełniając lukę między Xero i Timeular, firmy mogą usprawnić swoje operacje i uzyskać całościowy obraz swojej kondycji finansowej.

FAQ

Czy Xero śledzi przebieg? 

Tak, Xero oferuje funkcję śledzenia przebiegu w ramach dodatku Expenses, która umożliwia śledzenie przebiegu za pomocą licznika czasu start-stop lub poprzez bezpośrednie wprowadzanie szczegółów przebiegu. Możesz także tworzyć wnioski o zwrot kosztów za przejechane kilometry oraz importować lub eksportować dane dotyczące przebiegu w formacie CSV. 

Czy Xero ma karty czasu pracy? 

Tak, Xero oferuje funkcję śledzenia czasu w ramach dodatku Projekty, która pozwala śledzić czas spędzony na projektach i zadaniach, dodawać notatki do wpisów czasu i generować raporty z ewidencji czasu pracy.