Objectifs de gestion du temps pour maximiser votre productivité

Vous avez probablement des objectifs dans tous les domaines de votre vie. Vous vous demandez donc si le temps est aussi un domaine dans lequel vous devriez avoir des objectifs ?

Étant donné que le temps détermine la réalisation de tous les autres objectifs, il vaut la peine d'investir de l'énergie et des efforts dans sa gestion.

Plongez dans cet article pour apprendre comment fixer vos objectifs de gestion du temps et chaque étape qui contribue à les atteindre.

Quels sont les objectifs en matière de gestion du temps ?

Les objectifs degestion du temps sont des objectifs stratégiques qui visent à optimiser l'utilisation de votre temps. Même si le temps est un bien immatériel, la fixation d'objectifs contribue à rentabiliser votre investissement en temps. Le meilleur résultat de la fixation d'objectifs de gestion du temps est qu'elle vous permet d'être attentif à votre temps tout en atteignant la productivité.

De plus, ces objectifs vous incitent à aligner votre investissement en temps sur vos valeurs profondes, vos aspirations et votre vision à long terme.

Pourquoi avez-vous besoin d'objectifs de gestion du temps ?

En plus de vous permettre d'aligner votre emploi du temps sur vos objectifs à court et à long terme et sur votre vision globale, des objectifs de gestion du temps appropriés vous donnent les moyens de faire ce qui suit :

• Établissez des priorités de manière ciblée : Concentrez votre temps et votre énergie sur des tâches à fort impact qui permettent de réaliser des progrès significatifs, d'accomplir un travail qui compte et de remplir votre tasse.
• Réduire au minimum les activités à faible valeur ajoutée : La réussite, que ce soit dans la vie professionnelle ou personnelle, est rarement liée à la concentration sur des activités de faible valeur. Il s'agit de tâches hautement prioritaires qui doivent être gérées en conséquence.
• Équilibrer toutes les activités de manière dynamique : Répartissez votre temps de manière flexible entre tous les domaines de votre vie, y compris le travail, la famille, la santé, l'apprentissage et les loisirs, et adaptez-vous aux changements de circonstances. De cette manière, vous pouvez atteindre l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée tant recherché et éviter l'épuisement professionnel.
• Exécuter en pleine conscience : S'engager pleinement dans le moment présent, en se concentrant sur chaque activité. Lorsque vous maîtrisez votre emploi du temps, l'angoisse du temps disparaît et vous permet de travailler en profondeur sans distraction sur des tâches cognitives exigeantes.
• Réfléchissez et optimisez votre emploi du temps : Une fois les objectifs de gestion du temps fixés, vous pouvez vous arrêter périodiquement pour faire le point sur votre emploi du temps, vous féliciter des progrès accomplis et réorienter vos priorités. Cela est possible grâce à l'existence d'un objectif intelligent par rapport auquel vous pouvez mesurer vos compétences et vos comportements en matière de gestion du temps. Dans le cas contraire, sans objectifs de gestion du temps, vous ne savez pas comment vous passez votre temps, quelles sont vos pertes de temps et comment les optimiser.

En fin de compte, les objectifs de gestion du temps vous permettent de vivre et de travailler de manière plus intentionnelle, de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour vous et de réussir sur le plan personnel et professionnel.

🎯 Sur le même sujet, vous pouvez également consulter notre guide complet sur la rédaction d'objectifs professionnels. Il regorge de conseils sur la façon de fixer vos objectifs de carrière pour shy ces questions d'objectifs de travail de notre équipe, et pas seulement.

Comment fixer des objectifs de gestion du temps

1. Commencez par réfléchir à votre rapport au temps

Vous devez d'abord réfléchir et admettre la vérité sur la façon dont vous utilisez votre temps. Si vous disposez d'un audit du temps rempli de "drapeaux rouges", vous savez qu'il est grand temps de vous fixer des objectifs en matière de gestion du temps.

Posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que je perds souvent le contrôle de mon temps et que je suis frustré ?
• Est-ce que je manque toujours les délais ?
• Suis-je souvent anxieux à l'idée de ne pas terminer ma liste de choses à faire ?
• Est-ce que j'en fais trop et que je m'éparpille ?
• Est-ce que je comprends comment je consacre mon temps aux tâches quotidiennes ?
• Ai-je des stratégies efficaces de gestion du temps auxquelles je peux recourir lorsque je perds le contrôle de mon temps ?

Si votre liste comporte 3 ou 4 réponses "oui", vous savez que vous devez vous mettre au travail, car vous gérez mal votre temps. Si votre liste ne comporte pas de drapeau rouge, vous pouvez toujours améliorer vos compétences en matière de gestion du temps.

🎯 Sur le même sujet, consultez notre guide des compétences en gestion du temps pour en savoir plus sur la fixation d'objectifs raisonnables, la gestion de l'énergie, etc.

2. Commencer à identifier les domaines à améliorer

Identifiez les domaines exacts dans lesquels votre gestion du temps doit être améliorée.

Il peut s'agir de hiérarchiser les tâches ou de consacrer du temps à la concentration lorsque vous avez du mal à vous concentrer. Il peut aussi s'agir de déléguer des tâches ou de refuser du travail, car vous êtes toujours débordé.

3. Définissez vos objectifs en matière de gestion du temps

Le plus souvent, nous avons du mal à définir des objectifs limités dans le temps pour n'importe quel domaine de notre vie, et encore moins des objectifs directement liés à la gestion du temps. C'est pourquoi vous devez élaborer des objectifs intelligents (objectifs de gestion du temps intelligents, c'est-à-dire des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents). Voici quelques objectifs construits sur la base des critères du cadre SMART :

• "Je donnerai la priorité à mes trois tâches les plus importantes au quotidien et je les accomplirai avant de m'occuper du reste.
• "Je vais modifier ma façon de consulter mes courriels pour ne le faire que trois fois par jour.
• "Je consacrerai du temps à la famille tous les soirs de 18 à 20 heures et je supprimerai toutes les autres tâches.

4. Élaborer un plan d'action

Décomposez vos objectifs en étapes concrètes et en habitudes que vous pouvez mettre en œuvre. Il est également utile de se fixer des échéances pour se responsabiliser. Par exemple :

• "Je commencerai chaque matin par dresser la liste de mes trois tâches les plus importantes.
• "J'utiliserai un minuteur Pomodoro pour travailler par blocs de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes entre chaque bloc.
• Je vais régler mon téléphone sur "Ne pas déranger" pendant les moments passés en famille.

5. Réviser et ajuster régulièrement

Évaluez vos progrès chaque semaine ou chaque mois en fonction de l'évolution de votre relation au temps. Un audit du temps réalisé à l'aide d'un logiciel de suivi du temps est le moyen le plus simple de vérifier si vos compétences en matière de gestion du temps se sont améliorées, car il permet de faire apparaître toutes les questions liées au temps dans un rapport comme celui-ci :

D'autres moyens plus simples consistent à vérifier et à comprendre si vous avez trouvé un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée et si vous maîtrisez mieux votre temps grâce à différentes techniques de gestion du temps. Célébrez vos succès, tirez les leçons de vos échecs et modifiez vos objectifs.

Objectifs de gestion du temps [exemples]

Maintenant que vous disposez d'un cadre pour définir vos objectifs de gestion du temps, voici cinq exemples d'objectifs accompagnés de stratégies de mise en œuvre spécifiques :

1. Identifier les activités qui vous font perdre du temps

La gestion du temps est plus qu'une simple compétence. Elle commence par la compréhension du temps que vous consacrez aux tâches et de celui que vous perdez dans les travaux à faible impact, afin que vous puissiez commencer à progresser régulièrement vers ce qui compte le plus.

• Ce que vous devez faire : Utilisez un logiciel de suivi du temps (Timeular) pour suivre toutes les activités liées au travail pendant les 30 prochains jours. Votre objectif est d'enregistrer au moins 95 % des tâches et d'analyser les rapports hebdomadaires pour identifier les pertes de temps.
• Objectif : mieux connaître votre emploi du temps, planifier les tâches de manière plus réaliste en fonction de vos comportements chronophages et éliminer les inefficacités.

Suivre toutes les activités liées au travail avec les bons outils

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Les étapes :

1. Créez des catégories et des étiquettes dans Timeular qui correspondent aux priorités de travail (par exemple, les appels, la rédaction, les courriels).
2. S'engager à utiliser l'application de manière régulière pendant les heures de travail. L'avantage de l'application Timeular est qu'elle suit automatiquement votre travail sans aucune action manuelle une fois que vous l'avez configurée.
3. Planifiez une réunion de 15 minutes tous les vendredis pour suivre les progrès réalisés, analyser le rapport hebdomadaire et ajuster les priorités pour la semaine suivante.
4. Fixez des objectifs de gestion du temps sur la base de vos observations (par exemple, réduire le temps de réunion de 10 % d'ici la fin du mois).

Conseil : l'image montre un rapport de temps dans Timeular, qui présente des données telles que l'utilisation productive et improductive des applications, les moments où vous êtes le plus productif, et d'autres.

2. Hiérarchiser les tâches de manière efficace

Il est difficile d'accomplir des tâches si l'on ne fait qu'éteindre des incendies en une journée. Il faut donc apprendre à hiérarchiser les tâches, et je ne parle pas seulement des tâches urgentes, mais aussi de toutes les activités qui vous ont fait avancer sur de nombreux projets.

• Ce que vous devez faire : Utilisez chaque jour une stratégie de hiérarchisation appelée matrice de gestion du temps (également appelée matrice d'Eisenhower). Vous saurez ainsi quelles tâches sont prioritaires et doivent être accomplies en premier.
• Objectif : En établissant des priorités de manière efficace, vous vous assurez que votre travail le plus important est effectué à temps, vous gérez le stress lié aux échéances imminentes et vous progressez dans votre travail.

Les étapes :

• Créez une liste de tâches quotidiennes : Dressez la liste de toutes vos tâches au début de votre journée.
• Répartissez vos tâches dans des quadrants :
  1. Urgent et important (à faire tout de suite).
  2. Important mais pas urgent (Plan).
  3. Urgent mais pas important (Délégué).
  4. Ni urgent ni important (Éliminer).
• Prévoyez du temps pour vous concentrer : Consacrez vos heures les plus productives aux tâches des quadrants 1 et 2.
• Faites le point régulièrement : À la fin de chaque journée ou de chaque semaine, réévaluez votre matrice pour voir si cette technique de gestion du temps vous convient ou si vous devez l'adapter, voire essayer une autre stratégie.

🎯 Dans le même ordre d'idées, vous pouvez vous familiariser avec des stratégies de gestion du temps telles que l'établissement de listes d'exclusion, le regroupement des interruptions et l'utilisation d'outils de gestion du temps.

3. Réduire la procrastination

La procrastination nuit à la productivité, mais nous en sommes tous coupables, peut-être plus que nous ne voudrions le reconnaître. Le problème, c'est que la procrastination vous empêche d'atteindre vos objectifs et vous cause un stress inutile.

S'il y a une activité pour laquelle vous procrastinez le plus, c'est probablement la tâche la plus difficile ou la moins attrayante de votre liste.

• Ce que vous devez faire : Utilisez la technique " Mangez la grenouille" chaque matin de votre semaine de travail. La "grenouille", dans ce cas, est la tâche difficile mentionnée ci-dessus. Vous devez commencer et terminer cette tâche dès le matin afin de ne pas la traîner indéfiniment avec vous.
• Objectif : s'attaquer à des tâches de grande valeur lorsque votre énergie est à son maximum, réduire l'encombrement mental et créer un sentiment d'accomplissement dès le début de la journée. Et, bien sûr, réduire la procrastination.

Les étapes :

1. Identifiez votre grenouille : Chaque soir, identifiez la tâche la plus cruciale que vous devez accomplir le lendemain, et vous la redoutez.
2. Donnez-lui la priorité : Faites de votre grenouille la première chose à laquelle vous vous attaquez le matin, avant toute distraction ou toute autre tâche de moindre importance.
3. Décomposez : Si la tâche vous semble insurmontable, décomposez-la en étapes plus petites et réalisables afin de faciliter le démarrage et de rester concentré sur la tâche.
4. Engagez-vous à vous concentrer : Réglez un minuteur pour travailler de manière ciblée (par exemple, 60 à 90 minutes) et veillez à ce que votre tâche reçoive toute votre attention.
5. Récompensez-vous : Une fois que votre grenouille est "mangée", récompensez-vous en faisant une pause ou en vous offrant une petite friandise pour renforcer cette nouvelle habitude.

4. Mettre en œuvre le blocage du temps

Si vous avez du mal à gérer les distractions et à rester concentré sur une seule tâche à la fois, les techniques de blocage du temps vous aideront à utiliser votre temps de manière efficace.

• Ce que vous devez faire : Utilisez une technique de blocage du temps pour diviser votre journée en périodes dédiées à des activités spécifiques. Pour cet exemple, j'utiliserai la célèbre technique Pomodoro.
• Objectif : le blocage du temps permet généralement d'éliminer les distractions, de réduire la fatigue décisionnelle et d'atteindre enfin les résultats souhaités.

Les étapes :

1. Choisissez une tâche : Choisissez une tâche spécifique sur laquelle vous concentrer pendant votre session Pomodoro (il peut s'agir de n'importe quel type de tâche, des tâches difficiles aux tâches routinières).
2. Réglez un minuteur : mettez en marche un minuteur de 25 minutes et engagez-vous à travailler sur la tâche sans interruption.
3. Faites une petite pause : Une fois que la minuterie s'est éteinte, prenez 5 minutes pour vous ressourcer. Prenez un café ou un thé ou étirez-vous un peu.
4. Répétez le cycle : Après quatre Pomodoros, récompensez-vous par une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
5. Suivez vos sessions : Utilisez un carnet ou un minuteur Pomodoro numérique gratuit pour suivre les Pomodoros terminés et mesurer votre productivité au fil du temps.

5. Réduire de 50 % les changements de tâches

Le fait de passer constamment d'une tâche à l'autre nuit à votre productivité et épuise votre énergie mentale. Pourtant, nous sommes nombreux à passer d'une tâche à l'autre des dizaines de fois par jour. Pourtant, nous sommes nombreux à passer d'une tâche à l'autre des dizaines de fois par jour. Chaque changement oblige le cerveau à se recentrer et consomme beaucoup plus d'énergie mentale que si l'on restait concentré sur une seule tâche.

• Ce que vous devez faire : Mettez en place un "système de mise en lots" dans lequel vous regroupez toutes les tâches similaires et les réalisez dans des périodes de temps dédiées. Pendant les dix prochains jours, suivez vos changements de tâches à l'aide d'un outil de suivi de la productivité afin de disposer d'une base de référence et de suivre vos progrès.
• Objectif : En réduisant les changements de contexte, vous diminuez la fatigue mentale et, comme le suggèrent les recherches, vous pouvez devenir 40 % plus productif.

Les étapes :

1. Créez des catégories de tâches : Regroupez toutes les tâches similaires (par exemple, les courriels, les appels téléphoniques, le travail créatif, les tâches administratives).
2. Planifiez des sessions par lots : Fixez des plages horaires spécifiques dans votre calendrier pour chaque catégorie de tâches (par exemple, lecture des courriels de 9 h à 9 h 20 et de 16 h à 16 h 30).
3. Appliquer la règle "terminer avant de passer à autre chose" : Terminez entièrement un lot avant de passer à un autre, sauf en cas d'urgence réelle.
4. Configurez votre environnement : Fermez les onglets inutiles, désactivez les notifications et utilisez des bloqueurs de sites web pendant les sessions de travail par lots. Sinon, il y a de fortes chances que votre attention soit détournée.
5. Suivez vos progrès : Enregistrez quotidiennement vos changements de tâches et calculez votre moyenne hebdomadaire pour vous assurer que vous avez atteint votre objectif de 50 %.

Choisissez vos objectifs et foncez

Vous disposez désormais d'un cadre structuré pour commencer à améliorer votre relation avec le temps. Que vous soyez à la recherche d'une meilleure santé mentale, que vous souhaitiez rester organisé, atteindre facilement vos objectifs et avoir un équilibre harmonieux entre votre vie professionnelle et votre vie privée, le temps est la monnaie qui vous permet d'atteindre tous ces objectifs.

Choisissez donc vos objectifs de gestion du temps et laissez le temps travailler pour vous et vos objectifs.