Episode 3 - Elizabeth Saunders

Elizabeth Grace Saunders est la fondatrice et la directrice générale de Real Life E®, une société de coaching et de conférences qui accompagne les individus dans leur cheminement, de la culpabilité, du dépassement et de la frustration à l'accomplissement d'un plus grand nombre de choses avec paix et confiance. Son premier livre a été publié par McGraw Hill, son deuxième par Harvard Business Review et son troisième par FaithWords. Elizabeth est apparue dans Inc Magazine, TIME, Forbes, The Chicago Tribune et sur NBC, ABC et CBS. Elle est experte en gestion du temps et en productivité. Écoutons-la dans cet épisode des Productivity Masterminds.

Points forts

Elizabeth concentre son coaching en gestion du temps et en productivité sur trois éléments clés de la gestion du temps : (1) clarifier les priorités basées sur l'action, (2) fixer des attentes réalistes et (3) renforcer les routines simples.

1. Clarifier les priorités fondées sur l'action : Assurez-vous de connaître vos priorités et de les classer par ordre d'importance. Ensuite, vous devez traduire ces priorités abstraites en actions tangibles que vous pouvez inscrire sur votre calendrier.
2. Fixer des attentes réalistes : Apprenez combien de temps prennent certaines activités et soyez réaliste. Si vous surestimez constamment ce que vous pouvez faire chaque jour, vous risquez d'avoir l'impression d'avoir échoué, alors que la seule chose que vous avez faite "de travers" est d'avoir fixé des attentes erronées.
3. Renforcer les habitudes simples: Toute habitude (bonne ou mauvaise) a le pouvoir d'avoir un impact cumulatif au fil du temps. Par exemple, la planification quotidienne ou hebdomadaire, ou même le fait de décider quand vous faites de l'exercice ou comment vous décidez de ce que vous allez manger, peut contribuer à réduire le temps que vous devez consacrer à certaines choses parce qu'elles sont déjà prédéterminées.

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Notes de l'émission

Juan: Elizabeth, merci beaucoup d'être venue dans l'émission.

Elizabeth: Merci beaucoup de m'avoir invitée à participer à l'émission.

Juan: Elizabeth, pouvez-vous nous parler d'une sorte de paradigme ou de structure que vous utilisez avec vos clients et qui pourrait être utile à notre public ?

Elizabeth: Oui. J'ai écrit trois livres, dont le premier s'intitule "The Three Secrets to Effective Time Investment" (Les trois secrets d'un investissement en temps efficace). Dans ce livre, j'ai défini ce que je considère comme les trois éléments clés les plus importants.

La première consiste à clarifier les priorités basées sur l'action. La deuxième consiste à fixer des attentes réalistes et la troisième à renforcer les routines simples.

Si vous suivez ces trois axes, vous serez vraiment en mesure d'investir efficacement votre temps dans ce qui compte vraiment pour vous. Vous ne vous contenterez pas de faire beaucoup de choses.

Juan: C'est parfait. Expliquez-nous un peu comment cela fonctionne. Vous êtes conscient de ce à quoi vous consacrez votre temps, vous mettez en place des routines, vous renforcez les routines et quel est le deuxième point ?

Elizabeth: Fixer des attentes réalistes.

Juan: Des attentes réalistes. Pouvez-vous nous expliquer comment vous procédez ?

Elizabeth: Absolument. La première chose à faire est de clarifier les priorités basées sur l'action et je vais vous expliquer ce que cela signifie exactement. Pour moi, c'est du bon sens, mais pour les autres, ils n'en ont probablement jamais entendu parler. Il s'agit donc d'un processus en deux étapes. Premièrement, vous devez définir clairement vos priorités, car dans la culture dans laquelle nous vivons, où la technologie est omniprésente, si vous ne savez pas clairement ce que vous voulez accomplir, d'autres personnes seront plus qu'heureuses de passer votre temps à votre place. Vous devez donc vous assurer que vous savez, par exemple, quelle est ma priorité au travail aujourd'hui ou quelle est ma priorité dans la vie, et que vous avez établi un ordre de priorités.

Ensuite, ce qui les rend pragmatiques, et c'est là que beaucoup de gens se trompent, c'est qu'il faut traduire ces priorités abstraites en actions tangibles que l'on peut inscrire dans son calendrier.

Je vais donc donner quelques exemples. Beaucoup de personnes qui écoutent ce podcast sont des entrepreneurs ou des personnes qui ont l'esprit d'entreprise. Pour ce faire, il faut penser à des choses comme le développement d'une entreprise ou une stratégie, mais c'est très abstrait par rapport au fait de réduire sa boîte de réception à zéro ou d'accomplir ce projet. Ce qu'il faut donc faire, c'est traduire cela en action. Par exemple, je consacre une heure par semaine, le mercredi, à la recherche d'idées, à la lecture d'articles dans mon domaine ou à la discussion avec d'autres personnes sur ce que j'ai inventé. Ainsi, en traduisant cette priorité en action et en l'inscrivant dans votre calendrier, vous allez beaucoup plus loin, beaucoup plus vite.

Juan: Une question que j'aimerais poser sur ces enregistrements est de savoir quelle est votre structure pour déterminer ce qui doit figurer sur votre calendrier et ce qui ne doit pas y figurer. Avez-vous un processus pour comprendre si quelque chose doit ou non figurer dans votre calendrier lorsque vous créez ces tâches ?

Elizabeth: Oui, c'est une excellente question. Ce qu'il faut savoir à mon sujet, c'est que je fais du coaching en gestion du temps avec des gens du monde entier, dans des emplois et des situations très différents. Je ne suis donc pas là pour dire que tout le monde doit faire comme ça, mais voici quelques principes généraux qui se sont révélés très utiles pour beaucoup de mes clients. Premièrement, s'il s'agit d'une réunion à laquelle vous vous êtes engagé, inscrivez-la sur votre calendrier. Vous seriez étonné de voir combien de personnes essaient de tout garder dans leur tête, même les rendez-vous du calendrier. Donc, plus vous pouvez inscrire de rappels sur votre calendrier, mieux c'est. Deuxièmement, il y a deux autres catégories d'activités que je trouve très utiles pour la plupart des gens.

S'il y a des routines récurrentes, comme celles dont nous avons parlé, qui renforcent les routines simples que vous voulez vraiment voir dans votre vie, je vous recommande vivement de les inscrire sur votre calendrier.

Par exemple, je suis un fervent défenseur de la planification hebdomadaire et de la planification quotidienne. Prévoyez un événement récurrent, par exemple le vendredi après-midi à 15 heures, pour faire votre planification hebdomadaire, ou prévoyez un petit rappel, ne serait-ce que pendant 15 minutes, pour faire votre planification quotidienne en quittant le travail. Ou au début de la journée. Pour mes clients, en particulier lorsqu'ils apprennent leur routine, je veux que ces événements soient récurrents dans leur calendrier parce que A, cela les aide à se rappeler de les faire B, cela leur rappelle qu'il faudra du temps pour les faire. Et puis une autre catégorie qui va de pair avec la définition d'attentes réalistes, c'est que si vous avez un projet plus important, je parle de quelque chose qui dure plus d'une heure, une heure ou plus, je vous recommande d'essayer de trouver un espace dans votre calendrier pour le faire. Cela signifie-t-il que vous le ferez nécessairement le jour même, à l'heure exacte ? Peut-être, peut-être pas, mais l'idée est que si vous avez ce projet plus important, vous regardez votre calendrier, il n'y a pas d'espace libre parce que vous êtes dans des réunions successives ou que vous avez toutes ces choses en cours. Vous n'arriverez pas à le faire, ou alors tard dans la nuit. Je vous recommande donc, pour ces projets plus importants, de trouver du temps, d'essayer de le bloquer dans votre calendrier parce que sinon, il est trop facile de ne pas avoir le temps et de s'en vouloir parce qu'on n'arrive pas à le faire. Ou encore d'oublier que c'est vraiment important et de se contenter de répondre à des courriels ou de faire d'autres tâches plus petites, ce qui vous fait perdre du temps et vous amène à vous dire : " Oh non, je n'ai jamais travaillé sur cette proposition " et à être vraiment stressé.

Juan: Cela arrive souvent aux personnes les plus performantes et à celles qui sont paralysées par la perfection. Elles savent que c'est très important et, parce que c'est très important, elles veulent tout regrouper et le faire quand elles ont cinq, six ou sept heures pour rédiger la proposition, le site web ou autre chose. En fin de compte, rien n'est fait parce que ce temps n'a jamais été planifié à l'avance. Donc, vous ne le ferez jamais. Vous n'aurez jamais, comme par magie, les six ou sept heures nécessaires pour travailler sur ce grand projet. Et c'est assez drôle, certaines des plus grandes choses finissent par ne pas être faites parce que nous attendons juste que nous ayons, comme par magie, le moment parfait pour le faire.

Elizabeth: Exactement. Et cela vous aide aussi à être réaliste si vous voyez, j'aimerais passer six heures, mais quand je regarde mon calendrier, il n'y en a que trois, donc je dois juste faire du mieux que je peux en trois heures, faire en sorte que cela se produise et c'est suffisant.

Juan: Et cela nous amène au deuxième pilier de votre vision de la gestion du temps, qui est la définition d'attentes réalistes. Pouvez-vous nous en parler un peu ?

Elizabeth: Absolument. À ce propos, je constate que beaucoup de gens se sentent coupables et se sentent dépassés parce qu'ils n'ont pas conscience de ce qu'il est possible de faire par jour. Il s'agit donc de se donner les moyens de réussir. Si vous êtes très performant, vous avez intérêt à vous étirer. Je ne dis pas qu'il faut être paresseux ou ne pas faire d'efforts, mais il ne faut pas que vous vous sentiez constamment en situation d'échec parce que vous vous êtes dit que vous feriez 40 heures de travail en huit heures et qu'on vous a demandé pourquoi vous n'y arriviez pas. Je suis tellement stressé. Je vous encourage donc à fixer des attentes réalistes, à bloquer dans votre calendrier ou, si vous préférez ne pas le faire, lorsque vous faites votre liste quotidienne de choses à faire, à essayer d'estimer le temps nécessaire à côté de chaque élément, puis à voir comment cela s'additionne et si vous constatez que vous avez huit ou dix heures de travail, mais aussi quatre heures de réunions.

Vous devrez peut-être revoir à la baisse vos attentes quant à ce que vous pouvez accomplir au cours d'une journée afin de vous sentir satisfait de ce que vous avez fait et/ou déléguer ou renégocier vos attentes à ce sujet.

Juan: Et Elizabeth, vous trouvez probablement qu'il est très important de définir ce qu'est le succès avant de se lancer dans la planification et la mise en œuvre des activités. C'est vrai ? Donc, avant même d'essayer d'établir le temps prévu, il s'agit en fait de déterminer ce que vous voulez faire. Il ne s'agit pas de répondre à des courriels pendant deux ou trois heures parce qu'ils ont tout ajusté en fonction de la durée. Il s'agit en fait de déterminer le nombre de courriels que vous voulez envoyer, le nombre de conversations que vous voulez entamer ou le nombre de prospects que vous voulez relancer, puis de fixer le temps prévu en fonction du temps que vous pensez nécessaire pour répondre à 40 personnes, 50 personnes, peu importe. C'est ça ? Sinon, comme vous l'avez dit, vous serez constamment déçu et vous vous sentirez coupable parce que vous n'atteindrez pas ce but irréaliste que vous n'avez jamais défini comme étant la réussite de ce projet. C'est vrai ? Et cela ajoute beaucoup de stress à ces professionnels très performants qui veulent se surpasser. Ils repoussent leurs limites, mais si vous ne définissez pas le succès et que vous n'êtes pas en mesure de bien gérer votre temps, vous risquez d'être déçu et de vous sentir coupable.

Elizabeth: Exactement.

Juan: Je passe au troisième pilier qui vous aide à gérer votre temps. Nous avons clarifié les priorités basées sur l'action. Nous avons défini des attentes réalistes et enfin, nous nous sommes penchés sur les routines.

Elizabeth: C'est drôle parce que la plupart de mes clients sont des gens spontanés, donc leur désir naturel est de suivre le courant, ils ne veulent pas de routines, vous savez, ils veulent juste voir ce qui se passe. Ils veulent être réactifs et ils ont tendance à être super intelligents et super talentueux, ce qui leur permet de s'en sortir pendant longtemps, mais ce que tout le monde constate lorsque vous atteignez un certain niveau dans votre carrière, votre entreprise, votre vie, c'est que vous finissez par ne plus pouvoir agir comme ça et ne pas être stressé. L'idée de renforcer les routines simples est qu'il y a de petites choses que nous pouvons faire, qu'il s'agisse d'une planification quotidienne ou hebdomadaire, ou même de décider quand vous faites de l'exercice ou comment vous décidez de ce que vous allez manger.

Cela peut vraiment réduire le nombre de décisions que vous devez prendre dans une journée et le temps que vous devez consacrer à certaines choses parce qu'elles sont déjà prédéterminées.

Je sais déjà que le lundi matin, c'est ce que je fais, que c'est le moment où je fais de l'exercice ou que c'est le moment où je réponds aux courriels, et donc, au lieu de me demander ce que je veux faire ensuite, je me demande quand je vais faire de l'exercice ou comment je vais savoir ce que je vais faire dans la journée. Ou encore, quand vais-je faire de l'exercice ou comment vais-je savoir ce que je vais faire dans la journée ? Vous savez, c'est tout. Et je pense vraiment que le renforcement des routines simples est l'un des plus grands exercices de renforcement des capacités que l'on puisse faire.

Juan: Que fais-tu, Elizabeth ? Quand un client vient te voir et te dit, eh bien, ma zone de génie, c'est un peu ce chaos organisé. C'est juste avoir le temps créatif que j'ai en face de moi et moins de structure. Qu'est-ce que vous faites alors ? Vous dites qu'il suffit de programmer ce temps créatif ?

Elizabeth: Oui, absolument. Non, c'est tout à fait normal. Ce qu'il y a de bien avec la planification et les routines, c'est que cela vous permet d'avoir plus de liberté et de temps créatif parce que vous n'êtes pas constamment stressé et que vous n'êtes pas en train de respecter les délais de justesse. Vous êtes plus libre d'avoir ce temps créatif.

Ce n'est pas que tout doive être structuré, mais vous devez simplement déterminer quels sont les éléments clés dont vous avez besoin dans votre vie au jour le jour, semaine après semaine, pour ne pas être stressé par des choses qui ne devraient pas l'être.

Tu ne devrais pas être stressé parce que tu n'as rien à manger tous les soirs parce que tu n'as pas trouvé le moyen d'aller à l'épicerie ou de te faire livrer des courses.

Juan: C'est formidable. Nous allons donc faire une petite synthèse et prendre des notes pour tous ceux qui nous écoutent en ce moment. Voici quelques-uns des grands principes qui aident Elizabeth à travailler avec les personnes les plus performantes du monde entier pour maximiser leur temps. Les trois piliers sont la clarification des priorités basées sur l'action, la définition d'attentes réalistes et le renforcement de routines simples. Pour clarifier les principes basés sur l'action, elle traduit tout et chaque objectif en actions, puis elle inscrit ces actions tangibles sur le calendrier. Pour savoir ce qu'il faut mettre sur le calendrier, elle travaille sur la hiérarchisation des réunions et des habitudes quotidiennes et hebdomadaires récurrentes. Deuxièmement, en ce qui concerne la définition d'attentes réalistes, Elizabeth s'assure que les clients ne se sentent pas coupables et stressés par des attentes irréalistes en définissant ce qu'est la réussite pour chaque projet, puis en calculant à rebours la durée de chacune des tâches et en les programmant à l'avance afin que les clients ne soient pas pris au dépourvu. Le troisième pilier consiste à renforcer les routines simples. Il n'est pas nécessaire de tout structurer, mais vous ne devriez pas être stressé par des choses qui vous prennent au dépourvu. Il s'agit donc d'être attentif à ce qui doit être fait chaque jour ou chaque semaine pour s'assurer que les clients et les personnes les plus performantes sont en mesure de maximiser leur temps de création, mais que ce temps de création est planifié à l'avance et qu'il ne s'agit pas simplement de croiser les doigts et d'attendre que le moment parfait se produise.

Elizabeth: Oui, exactement.

Juan: Elizabeth, y a-t-il quelque chose qui m'échappe ? Est-ce que cela résume bien les trois piliers que vous utilisez ?

Elizabeth: Oui, je pense que c'est un excellent résumé et ce que je dirais, c'est qu'il ne faut pas penser tout ou rien, donc ne pas se dire qu'il faut que j'aie la journée parfaite, le plan parfait, la routine parfaite ou que je fasse ma routine tous les jours, sinon je suis un raté et rien de tout cela ne fonctionne. Il suffit de se laisser soutenir par ces éléments, de faire en sorte que la structure fonctionne pour vous et ce n'est pas grave si vous vous égarez un jour ou si vous êtes distrait, il suffit de vous remettre sur les rails aussi vite que possible et cela peut vraiment vous aider à avoir beaucoup plus de succès et à être beaucoup moins stressé.

Juan: Voilà. Les maîtres de la productivité. Accordez-vous un peu de grâce lorsque vous vous trompez. Ce n'est pas grave tant que vous continuez à vous ancrer dans la productivité et à maximiser votre temps. Elizabeth, vous continuez à vous développer. Quel est le meilleur endroit où nous pouvons rester en contact avec votre carrière et ce sur quoi vous travaillez ?

Elizabeth: Eh bien, le meilleur endroit serait mon site web, qui est reallifee.com.

Juan: Parfait. Merci beaucoup d'être venu dans l'émission et d'avoir partagé cela avec nous.

Elizabeth: C'est un plaisir. Je vous remercie de m'avoir invitée.