Avsnitt 3 - Elizabeth Saunders

Elizabeth Grace Saunders är grundare och VD för Real Life E®, ett företag som arbetar med tidscoaching och föreläsningar och som samarbetar med individer på resan från skuldkänslor, överväldigande och frustration till att åstadkomma mer med lugn och självförtroende. Hennes första bok publicerades av McGraw Hill, hennes andra av Harvard Business Review och hennes tredje bok av FaithWords. Elizabeth har dykt upp i Inc Magazine, TIME, Forbes, The Chicago Tribune och på NBC, ABC och CBS. Hon är en expert på tidshantering och produktivitet. Låt oss höra mer från henne i det här avsnittet av Productivity Masterminds.

Höjdpunkter

Elizabeth fokuserar sin tidshantering och produktivitetscoaching på tre nyckelelement för tidshantering: (1) klargöra handlingsbaserade prioriteringar, (2) ställa realistiska förväntningar och (3) stärka enkla rutiner.

1. Förtydliga handlingsbaserade prioriteringar: Se till att du vet vilka dina prioriteringar är och skapa en prioriteringsordning. Sedan måste du översätta de abstrakta prioriteringarna till konkreta åtgärder som du kan föra in i din kalender.
2. Ställ realistiska förväntningar: Lär dig hur lång tid vissa aktiviteter tar och var realistisk. Om du ständigt överskattar hur mycket du kan få gjort varje dag kanske du känner att du har misslyckats, trots att det enda du har gjort "fel" är att du har haft fel förväntningar.
3. Förstärkning av enkla vanor: Varje vana (både bra och dålig) har förmågan att öka sin effekt över tid. Till exempel kan daglig planering eller veckoplanering eller till och med att bestämma när du tränar eller hur du fattar beslut om vad du ska äta bidra till att minska den tid du måste lägga på saker eftersom det redan är förutbestämt.

Giveaway

För att delta i vår tävling och vinna en gratis Tracker, prenumerera på vår podcast på iTunes och gå sedan över till timeular.com/giveaway för att delta i tävlingen.

Visa anteckningar

Juan: Elizabeth, tack så mycket för att du kom till showen.

Elizabeth: Tack så mycket för att jag fick vara med i programmet.

Juan: Elizabeth, kan du berätta lite om en typ av paradigm eller strukturer som du använder med dina coachingklienter som kan vara användbara för vår publik?

Elizabeth: Ja. Jag har skrivit tre böcker och min första bok heter "The Three Secrets to Effective Time Investment" och jag bröt verkligen i den boken ner vad jag anser vara de tre nyckelelementen som jag tycker är väldigt viktiga och så jag ska bara beskriva dem kort här.

Den första handlar om att klargöra handlingsbaserade prioriteringar. Den andra handlar om att ställa realistiska förväntningar och den tredje om att stärka enkla rutiner.

Om du följer dessa tre områden kommer du verkligen att kunna investera din tid på ett effektivt sätt och investera den i det som faktiskt betyder något för dig. Inte bara få massor av saker gjorda.

Juan: Det är perfekt. Så gå oss lite igenom hur det fungerar. Du är, du är avsiktlig med vad du spenderar din tid på, du sätter upp rutiner för det, stärker rutinerna och vad var den andra?

Elizabeth: Att sätta realistiska förväntningar.

Juan: Realistiska förväntningar. Kan du gå igenom hur du gör det?

Elizabeth: Absolut. Så den första är att klargöra handlingsbaserade prioriteringar och så ska jag prata igenom exakt vad det betyder. För mig är det uppenbarligen sunt förnuft, men för alla andra har de förmodligen inte hört talas om det. Så det är en tvåstegsprocess. Ett, du vill vara tydlig med vad dina prioriteringar är, för särskilt i den kultur vi lever i med så mycket teknik, om du inte är tydlig med vad du vill åstadkomma, är andra människor mer än glada att spendera din tid åt dig. Så du vill se till att du vet, som, det här är min prioritet att få gjort på jobbet idag eller det här är min livsprioritet och att du har satt upp en prioritetsordning.

Det som sedan gör dem handlingsbaserade, och det är här många människor gör misstag, är att du måste översätta de abstrakta prioriteringarna till konkreta åtgärder som du kan föra in i din kalender.

Så jag ska ge några exempel. Många som lyssnar på den här podcasten är entreprenörer eller människor som kanske har en entreprenörsanda. Och för att kunna göra det måste du tänka på saker som affärsutveckling eller strategi, men det är väldigt abstrakt jämfört med att få din inkorg till noll eller du vet, att genomföra det här projektet. Och vad man måste göra är att översätta det till en handling. Jag tillbringade till exempel en timme i veckan på onsdagar med att brainstorma idéer eller läsa artiklar inom mitt område, eller så pratar jag med folk om vad jag har kommit på. Och genom att översätta den prioriteringen till en åtgärd i din kalender kommer du faktiskt mycket längre, mycket snabbare.

Juan: Så en fråga som jag skulle vilja ställa på dessa inspelningar är faktiskt att ta reda på vad din struktur är för att ta reda på vad som går i din kalender och vad som inte gör det. Har du en process för att förstå om något till och med ska gå i din kalender eller inte när du skapar dessa uppgifter?

Elizabeth: Ja, det är en bra fråga. En bra sak att förstå om mig är att jag gör tidshanteringscoaching med människor runt om i världen, alla olika jobb, alla olika situationer. Och så vill jag bara inleda detta med att säga att det beror på, så jag är inte någon som säger att alla måste göra det på det här sättet, men här är några allmänna principer som jag har funnit är till stor hjälp för många av mina kunder. Um, så nummer ett, om det är ett möte du åtagit dig, vänligen få det i din kalender. Du skulle bli förvånad över hur många människor som försöker hålla allt i huvudet, även kalendermöten. Så ju mer du kan få in i din kalender med påminnelser, desto bättre. För det andra finns det ett par andra kategorier av aktiviteter som jag tycker är till stor hjälp för de flesta människor att ha som en platshållare.

Om det finns vissa återkommande rutiner som vi har pratat om, som stärker enkla rutiner som du verkligen vill se i ditt liv, rekommenderar jag starkt att du skriver in dem i din kalender.

Så till exempel är jag en stor förespråkare för veckoplanering och daglig planering. Ha en återkommande händelse, du vet, fredag eftermiddag kl. 15.00, för att göra din veckoplanering eller ha en liten tickler till och med i 15 minuter för att göra din dagliga planering för att lämna jobbet. Eller i början av dagen. Så för mina kunder, särskilt när de lär sig sina rutiner, vill jag se dem som återkommande händelser i deras kalender eftersom A, det hjälper dem att komma ihåg att göra dem i B, det påminner dem, åh, det kommer att ta tid att få dem gjorda. Och sedan en annan kategori i detta går tillsammans med en del av att ställa realistiska förväntningar är om du har ett större projekt, så jag pratar kanske något mer än en timme, så som en timme eller mer, rekommenderar jag att du försöker hitta ett utrymme i din kalender för att få det gjort. Betyder det att det nödvändigtvis kommer att bli gjort på exakt den dagen, på exakt den timmen? Kanske, kanske inte, men tanken är att om du har det här större projektet, du tittar på din kalender, finns det inget ledigt utrymme som om du är i back to back-möten eller om du har alla dessa saker på gång. Det kommer inte att bli gjort, du vet, eller det kommer inte att bli gjort förrän sent på kvällen. Och så rekommenderar jag för de större projekten, du hittar tid, du försöker få ett block i din kalender eftersom det annars bara är för lätt att inte ha tid och sedan slå dig själv upp för att du inte får det gjort. Eller för det andra glömma att det är väldigt viktigt och bara återgå till att svara på e-post eller göra andra mindre uppgifter och sedan får ingen av din dag och vara som, åh nej, jag arbetade aldrig på det förslaget och bli riktigt stressad.

Juan: Det här händer ofta med toppresterande personer och personer som får perfektionsförlamning av något, så de vet att det är väldigt viktigt och eftersom det är så viktigt vill de samla ihop det och sedan göra det när de har fem, sex, sju timmar på sig att skriva förslaget eller webbplatsen eller vad det nu är. Och så slutar det med att det inte blir gjort alls eftersom den tiden aldrig har schemalagts i förväg. Så, du kommer aldrig. Du kommer aldrig magiskt att ha de sex eller sju timmarna att arbeta med det stora projektet. Och lustigt nog blir några av de största sakerna faktiskt inte gjorda eftersom vi bara väntar på att vi magiskt ska ... exakt på den perfekta tiden för att få det gjort.

Elizabeth: Exakt, exakt. Och det hjälper dig också att vara realistisk om du ser, jag älskar att spendera sex timmar, men när jag tittar på min kalender finns det bara tre, så jag behöver bara göra det bästa jag kan på tre timmar, få det att hända och det är tillräckligt bra.

Juan: Och det leder oss in på den andra pelaren för hur du ser på tidshantering, vilket är att ställa realistiska förväntningar. Kan du gå igenom den lite grann?

Elizabeth: Absolut. Så när det gäller det tycker jag att många människor verkligen kämpar med skuld och verkligen kämpar med överväldigande eftersom de inte har någon realism kring hur mycket som kan passa på en dag. Och så, vad det handlar om är att ställa in dig själv för framgång. Så om du är en toppresterande, vill du sträcka dig. Jag säger inte att du ska vara lat eller inte försöka hårt eller något av det, men du vill inte ställa in dig på att känna dig som ett misslyckande hela tiden för att du sa till dig själv att du skulle få, du vet, 40 timmars arbete gjort på åtta timmar och de var som, varför kan du inte få allt gjort? Jag är så stressad. Så med dessa realistiska förväntningar, vad jag uppmuntrar dig att göra är att antingen blockera i din kalender eller om du föredrar att inte göra det, när du gör din dagliga att göra-lista, försök att göra en liten beräknad tid bredvid varje objekt och sedan bara se hur det lägger till och om du upptäcker att du har åtta eller tio timmars arbete, men du har också fyra timmars möten.

Du kanske behöver minska dina förväntningar på vad du kan åstadkomma under en dag så att du faktiskt kan känna dig nöjd med vad du får gjort och/eller delegera eller omförhandla förväntningarna på det.

Juan: Och Elizabeth, du tycker förmodligen att det är väldigt viktigt att till och med definiera hur framgång ser ut innan du går in i schemaläggningen och ansiktet på saker. Rätt? Så innan du ens försöker sätta den förväntade tiden är det faktiskt att ta reda på vad det är som du vill få gjort. Det är inte att svara på e-postmeddelanden i två timmar eller tre timmar eftersom de justerade allt för längden på tiden. Det är faktiskt för hur många e-postmeddelanden du vill slå ut eller konversation startade eller utsikter som du följer upp med och sedan lägger du den förväntade tiden för hur lång tid du tror att det kommer att ta för att komma tillbaka till 40 personer, 50 personer, vad som helst. Okej? Annars är du ständigt, som du sa, du kommer ständigt att känna dig besviken och skyldig eftersom du inte kommer till den här orealistiska saken att du aldrig faktiskt definierade hur framgång för det projektet skulle se ut. Eller hur? Och det lägger bara till så mycket stress för dessa toppartister och yrkesverksamma som vill. De pressar sig själva till gränsen, men om du inte definierar framgång och du inte kan vara en bra förvaltare av din egen tid.

Elizabeth: Precis, exakt.

Juan: Jag går nu vidare till den tredje pelaren som hjälper dig att hantera din tid. Vi har förtydligat handlingsbaserade prioriteringar. Vi har satt upp realistiska förväntningar och sedan går vi slutligen igenom rutinerna.

Elizabeth: Ja, så att stärka enkla rutiner handlar i grunden om hur man gör ditt liv enklare och det är roligt eftersom de flesta av mina kunder är spontana människor, så deras naturliga önskan är att gå med flödet, som om de inte vill ha rutiner, du vet, de vill bara se vad som händer. De vill vara reaktiva och de tenderar att vara supersmarta och supertalangfulla så att de faktiskt kan komma undan med detta under lång tid, men vad alla upptäcker när du når en viss nivå i din karriär, ditt företag, ditt liv, att du så småningom kommer till den punkt där du inte kan agera så och inte bli stressad. Och så är tanken med att stärka enkla rutiner att det finns små saker vi kan göra, oavsett om det är daglig planering eller veckoplanering eller till och med att bestämma när du tränar eller hur du fattar beslut om vad du ska äta.

Det kan verkligen minska antalet beslut som du måste fatta under en dag och minska den tid du behöver lägga på saker eftersom de redan är förutbestämda.

Du är som, okej, jag vet redan måndag morgon det här är vad jag gör, eller jag vet redan att det här är när jag tränar eller jag vet redan som det här är när jag svarar på e-post och så istället för att behöva tänka, åh, vad vill jag göra nästa? Eller som, åh, när ska jag träna eller hur ska jag veta vad jag ska göra för dagen? Man bara vet. Och det är verkligen, jag tror verkligen att stärka enkla rutiner är en av de största kapacitetsbyggande övningarna som människor kan göra.

Juan: Vad gör du, Elizabeth? När en klient kommer till dig och de säger, ja, min geniuszon är lite av det här organiserade kaoset. Det är bara att ha den kreativa tiden som på mitt ansikte jag bara får göra och mindre struktur. Vad gör du där, säger du då bara schemalagd den kreativa tiden?

Elizabeth: Ja, absolut. Nej, det är helt okej. Saken med planering och saken med rutiner är att det gör att du kan ha mer av den friheten och den kreativa tiden eftersom du inte bara ständigt är stressad och du inte gillar att knappt göra tidsfrister. Du är mer fri att ha den kreativa tiden.

Det är inte så att allt måste vara strukturerat, men du behöver bara ta reda på vad som är de viktigaste elementen som du behöver ha i ditt liv dag för dag, vecka för vecka för att inte bli stressad över saker som inte borde vara stressande.

Som att du inte borde vara stressad för att du varje kväll inte har någon mat att äta eftersom du aldrig räknat ut det antingen att gå till mataffären eller som att få matleverans.

Juan: Det är fantastiskt. Så låt oss göra lite inslagning och visa anteckningar för alla som lyssnar just nu. Det här är några av de bästa principerna som hjälper Elizabeth att arbeta med toppartister över hela världen för att maximera sin tid. De tre pelarna är att klargöra handlingsbaserade prioriteringar, ställa realistiska förväntningar och stärka enkla rutiner. För att klargöra handlingsbaserade principer översätter hon allt och alla mål till åtgärder, och sedan lägger hon dessa konkreta åtgärder i kalendern. För att ta reda på vad som ska stå i kalendern arbetar hon med att prioritera möten och dagliga och veckovis återkommande vanor. Nummer två, när det gäller att ställa realistiska förväntningar, ser Elizabeth till att kunderna inte har skuldkänslor och stress på grund av orealistiska förväntningar genom att definiera hur framgång ser ut för varje projekt och sedan omvända hur lång tid var och en av dessa uppgifter kommer att ta och schemalägga dem i förväg så att kunderna inte blir överraskade. Och den tredje pelaren är att stärka enkla rutiner, så allt behöver inte struktureras, men du bör inte bli stressad av saker som överraskar dig. Så det här är bara att vara avsiktlig med saker som måste göras dagligen eller veckovis för att se till att kunder och toppresterare kan maximera sin kreativa tid, men den kreativa tiden är schemalagd i förväg och det är inte bara att korsa fingrarna och vänta på att det perfekta ögonblicket ska hända.

Elizabeth: Ja, precis.

Juan: Elizabeth, något jag missar? Sammanfattar det ganska mycket de tre pelarna som du använder?

Elizabeth: Ja, jag tycker att det är en bra, bra sammanfattning och vad jag skulle säga är också att inte komma in i allt eller inget tänkande, så att inte vara som jag måste ha den perfekta dagen eller den perfekta planen eller den perfekta rutinen eller göra min rutin varje dag eller så är jag ett misslyckande och inget av det fungerar. Som att bara låta dig själv ha dessa stödja dig, låt strukturen fungera för dig och det är okej om du kommer ur spår en dag eller om du blir distraherad, bara komma tillbaka på rätt spår så snabbt som möjligt och det kan verkligen hjälpa dig att bli mycket mer framgångsrik och mycket mindre stressad.

Juan: Där har du det. Produktivitet masterminds. Ge dig själv lite nåd när du gör fel. Det är okej så länge du fortsätter att förankra dig till produktivitet och maximera din tid. Elizabeth, när du fortsätter att växa. Var är det bästa stället för oss att hålla kontakten med din karriär och vad du arbetar med?

Elizabeth: Tja, den bästa platsen skulle vara min webbplats, som är reallifee.com.

Juan: Perfekt. Tack så mycket för att du kom på showen och delade detta med oss.

Elizabeth: Nöjet är på min sida. Tack för att jag fick komma.