Gérer les employés qui se plaignent de la charge de travail
Si vous êtes manager ou si vous occupez un poste de direction au sein d'une équipe, les collègues ou les employés qui se plaignent de la charge de travail ne sont pas un scénario nouveau pour vous.
Lorsqu'on a affaire à des personnes dans ce contexte, en particulier lorsqu'elles ont un comportement toxique ou destructeur, il y a plusieurs façons de gérer la situation.
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En tant que responsable d'une équipe qui se plaint de sa charge de travail, vous ne devez pas ignorer ces signes.
Les effets que les plaignants chroniques ont sur la culture d'entreprise et l'humeur générale peuvent être très néfastes, et il est extrêmement important de s'efforcer de résoudre les problèmes le plus tôt possible.
Comment gérer les employés qui se plaignent de la charge de travail
L'objectif principal du bon manager que vous voulez être est de veiller à ce que chaque employé dispose des outils et des ressources dont il a besoin pour accomplir son travail de manière efficace et efficiente, tout en favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu'une bonne relation entre collègues.
Lorsque des employés se plaignent de la charge de travail ou n'apprécient pas leur environnement de travail et n'hésitent pas à exprimer leur mécontentement, l'entreprise et vous-même pouvez prendre certaines mesures pour résoudre le problème.
1. Écouter les employés mécontents et enregistrer leurs plaintes
La règle d'or est d'aborder ces questions dès qu'elles commencent à se manifester. Vous montrez ainsi à votre équipe que vous êtes conscient de la situation et que vous prenez au sérieux les inquiétudes ou les allégations dont elle vous fait part.
C'est à cette époque, plus que jamais, que la culture d'entreprise doit être entretenue, mais aussi réévaluée.
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Certaines personnes deviennent des râleurs chroniques parce qu'elles pensent qu'elles ne sont pas entendues ou prises en considération. Il est possible que le commentaire négatif soit répété jusqu'à ce que quelqu'un écoute et valide ce qu'elles disent.
En général, c'est exactement ce que les plaignants recherchent. Écouter les employés qui se plaignent, c'est aussi faire preuve d'empathie pour ce qu'ils ont à gérer.
Un simple "Je comprends ce que vous ressentez" peut faire des merveilles pour la santé de l'environnement de travail et motiver vos employés à redevenir plus productifs.
Si cela ne fonctionne pas, analysez la charge de travail des employés et voyez s'ils ne sont pas surchargés de travail.
2. Être accessible et accueillir favorablement les commentaires du ou des employés
Vous voulez éviter les conversations feutrées et cachées près de la cafetière, et en vous rendant accessible à votre équipe, vous leur dites que les commentaires ouverts sont les bienvenus et qu'ils n'ont pas à s'inquiéter des représailles.
Il est important de lutter contre l'état d'esprit d'un environnement de travail toxique que, malheureusement, beaucoup d'entreprises entretiennent encore aujourd'hui.
Beaucoup de gens ont peur de parler de leurs problèmes "à voix haute" ou par les voies appropriées. Elles choisissent donc de répandre leur négativité autour d'elles. Parfois, ces sentiments sont valables, mais dans d'autres cas, le discours peut être aussi mauvais que la grippe et contaminer tout le monde.
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Là encore, il est essentiel de faire preuve d'empathie et de compréhension pour ouvrir une discussion constructive. Lorsque vous parlez à la partie plaignante, soyez précis sur ses comportements négatifs et sur la manière dont ils affectent le moral des employés et la productivité de l'équipe.
Aidez ce membre de l'équipe à comprendre comment sa carrière bénéficierait s'il travaillait sur son attitude et suggérez-lui des moyens de corriger son comportement.
Quels sont les points à améliorer pour cette personne ? Se sent-elle dépassée par la lourde charge de travail ou par un hypothétique surcroît de travail ? L'employé comprend-il que ces tâches supplémentaires sont peut-être temporaires et résultent de situations peu fréquentes ?
La façon dont ils répondront à ces questions sera révélatrice. Les travailleurs toxiques ne devraient pas être autorisés à gâcher la journée ou l'expérience professionnelle des autres.
Article connexe : Comment améliorer la productivité des employés
3. Maintenir une ligne de communication ouverte avec l'employé plaignant
Cette ligne de communication doit exister dans un parfait équilibre entre ne pas ignorer cette personne et ne pas l'apaiser complètement, car cela créerait un mauvais précédent.
Une fois que les commentaires négatifs commencent à avoir leurs inévitables conséquences négatives, ne les ignorez pas et ne réservez pas ces conversations à l'évaluation annuelle des performances des employés.
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Ces conversations sont également l'occasion de faire comprendre à l'employé qu'il nuit à l'ambiance générale et à la culture du lieu de travail et que son comportement négatif doit être "contrôlé" pendant que l'on s'efforce de résoudre le problème.
Toutefois, n'oubliez pas que certaines personnes communiquent tout simplement de manière négative et toxique. Il est important de comprendre que cela ne signifie pas nécessairement que l'employé est malheureux ou que vous devez changer quelque chose dans les valeurs de l'entreprise pour l'apaiser. Malheureusement, ce tempérament peut être le symptôme d'un problème plus grave.
Un autre point important, qui peut parfois être négligé, est d'informer votre personnel de la procédure et des canaux appropriés, au cas où il aurait une plainte à formuler.
Une discussion honnête sur ce sujet aidera vos employés à se sentir valorisés et entendus. Là encore, l'empathie est essentielle. Lorsque de nouvelles politiques ou procédures concernant votre personnel doivent être mises en place, demandez-leur également leur avis.
4. Tenter de trouver une solution
Dans de nombreux cas, les employés qui se plaignent de la charge de travail peuvent avoir une inquiétude légitime à ce sujet et être en mesure de présenter une solution réalisable.
Une fois de plus, nous revenons à l'importance d'un canal de communication ouvert. Il se peut que l'employé qui se plaint assume la charge de travail d'un collègue qui est parti et que, même s'il s'agit d'une situation temporaire, cela représente une charge trop importante pour sa routine quotidienne ou hebdomadaire.
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La myriade de raisons qui peuvent expliquer les plaintes relatives à la charge de travail peut également être la source de solutions au problème. Posez des questions telles que : "Comment résoudriez-vous ce problème ?", "Comment pensez-vous que les choses pourraient être améliorées ?" ou "Que feriez-vous différemment ?". En réalité, si la personne est sérieuse dans sa plainte, elle peut avoir de bonnes idées et des solutions.
Le suivi du temps devient pratique pour découvrir si et comment les employés subissent une charge de travail déséquilibrée. Le suivi du temps consacré à chaque client, projet et activité permet d'identifier les goulets d'étranglement et toutes les tâches susceptibles de faire perdre du temps.
Dans le cadre d'un dialogue ouvert visant à trouver des solutions, vous pouvez, en tant que manager, offrir une perspective différente sur la situation.
Dans certains cas, le problème peut être plus important que ce que vous pouvez gérer. Par exemple, une politique d'entreprise.
Si le problème de l'employé est lié à quelque chose de ce genre, vous pouvez l'aider à envisager la situation d'un point de vue différent. S'il maintient ce point de vue, vous pouvez transmettre ses inquiétudes aux canaux appropriés, et il est probable que l'ambiance sur le lieu de travail s'améliorera après cette conversation.
5. Comprendre quand trop c'est trop, et qu'il est temps d'escalader le problème
En tant que chef d'équipe, vous devez admettre qu'il est peut-être temps de soumettre le problème au département des ressources humaines lorsque le dialogue ne suffit pas ou que vous ne parvenez pas à trouver une solution.
Dans ce cas, vous devez consigner le moment où vous avez parlé à l'employé, ce qui a déclenché la conversation, ce qu'il a dit, ce que vous avez dit et les tentatives qui ont été faites pour trouver une solution.
Le département ou l'équipe des ressources humaines sera en mesure d'aller un peu plus loin en essayant de découvrir le cœur du grief et de travailler ensuite avec le manager pour trouver une solution, si cela est possible. L'essentiel est de savoir comment aborder chaque situation de manière appropriée.
Conclusion
La gestion des employés qui se plaignent de la charge de travail exige une performance nuancée de la part du chef d'équipe et/ou du manager et des ressources humaines. Ces étapes ou conseils devraient servir de base à l'élaboration d'un système de travail permettant d'éviter que ce type de situation ne se produise sur le lieu de travail.
L'idéal est d'avoir un lieu de travail équitable, basé sur l'égalité, le travail d'équipe et la performance. L'objectif devrait toujours être une considération et une compréhension profondes des employés et de leurs capacités afin que les plaintes et leur toxicité éventuelle ne s'enracinent pas dans le bureau. Qu'il soit physique ou virtuel.
En tant que manager, ne restez pas en retrait face à ce type d'événements et ne rejetez pas ce que dit ou ressent l'employé qui se plaint. Une attitude condescendante à l'égard du problème ne fera qu'affaiblir le moral et augmenter le taux de rotation du personnel.
Cependant, le fait est qu'un grand nombre de ces situations peuvent être évitées pendant la phase de recrutement, ou au moins pendant les deux premières semaines de l'intégration d'un nouvel employé.
Faites bon usage du manuel de l'employé et du manuel de l'entreprise. Chaque employé devrait en recevoir un au moment de son embauche et cela devrait également faire partie de la formation continue. Il s'agit non seulement d'un guide fondamental pour le nouveau travailleur, mais aussi d'un moyen de pression pour l'entreprise.
Si l'employé doit être réprimandé, averti ou licencié en raison d'un comportement perturbateur, le manuel indique clairement ce qui est autorisé, ce qui est interdit et ce qui est recommandé. Les politiques et les valeurs de l'entreprise doivent être clairement énoncées dans ces documents. Veillez à ce que des politiques claires soient établies en matière de comportement, de performances et de discipline sur le lieu de travail.
Une autre stratégie intéressante peut être mise en place au cours du processus d'entretien. En plus des questions traditionnelles, certaines questions axées sur le comportement peuvent vous aider à en savoir plus sur la personnalité d'un candidat.
Pourquoi ne pas inclure des questions sur la gestion des problèmes ou des désaccords avec les collègues, sur la résolution des problèmes ou sur la manière dont ils réagiraient en cas de crise ? Les réponses à ces questions peuvent vous aider à déterminer si un candidat est bien adapté au poste.
Les problèmes de gestion des personnes peuvent être résolus grâce à de bonnes compétences en la matière.
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