Hantera anställda som klagar på arbetsbelastningen
Om du är chef eller har någon ledande position i ett team, är kollegor eller anställda som klagar på arbetsbelastningen inte ett nytt scenario för dig.
När man har att göra med människor i detta sammanhang, särskilt när de visar giftigt eller destruktivt beteende, finns det några olika sätt att hantera situationen.
Lätta på ditt teams arbetsbörda
Spåra tid som tilldelats varje kund, projekt och aktivitet för att underlätta arbetsbelastningen för ditt team
Som en person i en ledande position som hanterar teammedlemmar som klagar på sin arbetsbelastning, bör du inte ignorera tecknen.
De effekter som kroniska klagande har på företagskulturen och det allmänna humöret kan vara ganska skadliga, och det är otroligt viktigt att arbeta med att reda ut saker så snart som möjligt.
Hur man hanterar anställda som klagar på arbetsbelastningen
Ditt främsta mål som en bra chef som du vill vara är att säkerställa att varje enskild anställd har de verktyg och resurser de behöver för att få jobbet gjort effektivt och effektivt samtidigt som du främjar en hälsosam balans mellan arbete och privatliv och en god relation mellan kollegor.
När du har att göra med anställda som klagar på arbetsbelastningen eller anställda som inte gillar sin arbetsmiljö och inte är blyga för att uttrycka sin motvilja, finns det några saker du och företaget kan göra för att hantera problemet.
1. Lyssna på de missnöjda medarbetarna och registrera klagomålen
Att ta itu med dessa problem så fort de börjar märkas är den gyllene regeln. Genom att göra detta visar du ditt team att du är medveten om situationen och tar de bekymmer eller anklagelser de delar på allvar.
Det är under dessa tider, mer än någonsin, som företagskulturen behöver vårdas, men också omvärderas.
Gratis e-bok: Hur hanterar du ditt teams tid bäst?
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Vissa människor förvandlas till kroniska klagande eftersom de tror att de inte hörs eller tas i beaktande. Det finns möjlighet att den negativa kommentaren upprepas tills någon lyssnar och bekräftar vad de säger.
Vanligtvis är det precis vad de klagande letar efter. Att lyssna på de klagande anställda inkluderar också att visa empati för det de hanterar.
Ett enkelt ”jag förstår vad du känner” kan göra underverk för arbetsmiljöns hälsa och är ett sätt att motivera dina anställda att bli mer produktiva igen.
Om det inte fungerar, analysera de anställdas arbetsbelastning och se om de är överbelastade .
2. Var lättillgänglig och välkomna input från de anställda
Du vill undvika dessa tysta och dolda konversationer från kaffebryggaren, och genom att göra dig tillgänglig för ditt team säger du till dem att öppen feedback välkomnas och att de inte behöver oroa sig för vedergällning.
Det är viktigt att bekämpa det giftiga arbetsmiljötillståndet som tyvärr många företag fortfarande tillgodoser idag.
Många människor är rädda för att diskutera sina frågor "högt" eller genom de rätta kanalerna. Så de väljer att sprida sin negativitet. Ibland är dessa känslor giltiga, men i andra fall kan samtalet vara lika illa som influensa och smitta alla andra.
Lätta på ditt teams arbetsbörda
Spåra tid som tilldelats varje kund, projekt och aktivitet för att underlätta arbetsbelastningen för ditt team
Återigen, att visa empati och förståelse är avgörande för att öppna en konstruktiv diskussion. När du pratar med den klagande parten, var specifik om deras negativa beteenden och hur de påverkar arbetsplatsens moral och teamets produktivitet.
Hjälp den här teammedlemmen att förstå hur deras karriär skulle gynnas om de arbetade med sin attityd och föreslå sätt på vilka de skulle kunna korrigera sitt beteende.
Vilka områden behöver förbättras för den här personen? Känner de sig överväldigade av den tunga arbetsbördan eller hypotetiska merarbete som har kommit upp? Förstår medarbetaren att dessa extra uppgifter kanske är tillfälliga och beror på icke frekventa situationer?
Sättet de kommer att svara på dessa frågor kommer att vara avslöjande. Giftiga arbetare ska inte tillåtas förstöra alla andras dag eller arbetslivserfarenhet.
Relaterad artikel: Sätt att förbättra anställdas produktivitet
3. Håll en öppen kommunikationslinje med den klagande medarbetaren
Denna kommunikationslinje måste existera i en perfekt balans mellan att inte ignorera denna person men inte heller blidka dem helt, eftersom detta skapar ett dåligt prejudikat.
När väl de negativa kommentarerna börjar få sina oundvikliga negativa konsekvenser, ignorera dem inte och lämna inte samtalen bara för de årliga medarbetargranskningarna.
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Dessa samtal är också ett tillfälle att låta medarbetaren veta att de skadar den övergripande stämningen och kulturen på arbetsplatsen och att deras negativa beteende bör "kontrolleras" medan problemet bearbetas.
Tänk dock på att vissa människor helt enkelt kommunicerar på ett negativt och giftigt sätt. Det är viktigt att inse att detta inte nödvändigtvis betyder att medarbetaren är olycklig eller att du måste ändra något i företagets värderingar för att blidka honom eller henne. Tyvärr kan detta temperament vara ett symptom på ett större problem för dem.
En annan viktig punkt, som ibland kan förbises, är att låta din personal veta vad det korrekta förfarandet är och de rätta kanalerna, om de har ett klagomål att framföra.
En ärlig diskussion om detta kommer att hjälpa dina anställda att känna sig värdefulla och hörda. Återigen, empati är nyckeln. När nya policyer eller rutiner som påverkar din personal måste införas, be om deras feedback också.
4. Försök att hitta en lösning
Det finns många fall när de anställda som klagar på arbetsbelastningen kan ha en legitim oro över sin arbetsbelastning och kanske också kan presentera en genomförbar lösning.
Återigen återkommer vi till vikten av en öppen kommunikationskanal. Kanske hanterar den klagande medarbetaren arbetsbördan för en kollega som lämnat, och även om det är en tillfällig situation kan det vara för mycket för deras dagliga eller veckovisa rutin.
Lätta på ditt teams arbetsbörda
Spåra tid som tilldelats varje kund, projekt och aktivitet för att underlätta arbetsbelastningen för ditt team
De myriad av orsaker som kan förklara klagomålen om arbetsbelastning kan också vara källan till lösningar på problemet. Ställ frågor som: "Hur skulle du lösa det här?", "Hur tror du att saker och ting skulle kunna bli bättre?" eller "Vad skulle du göra annorlunda?". Sanningen är att om personen menar allvar med sitt klagomål kan de ha några bra idéer och lösningar.
Tidsregistrering blir praktiskt för att upptäcka om och hur anställda upplever en obalanserad arbetsbelastning. Vi kan reda ut flaskhalsar och eventuella tidsödande uppgifter genom att spåra tid dedikerad till varje kund, projekt och aktivitet.
I ett öppet dialogförsök att hitta lösningar kan du som chef också kunna erbjuda ett annat perspektiv på situationen.
Det finns tillfällen där problemet kan vara större än vad du kan hantera. Till exempel en företagspolicy.
Om medarbetarens problem är relaterat till något sådant kan du hjälpa honom att ta reda på situationen ur en annan synvinkel. Om de bibehåller den hållningen kan du vidarebefordra deras bekymmer till lämpliga kanaler, och förmodligen kommer stämningen på arbetsplatsen att förbättras efter det samtalet.
5. Förstå när nog är nog, och det är dags att eskalera problemet
Från din teamledarposition måste du inse att det kan vara dags att eskalera frågan till personalavdelningen när dialogen inte räcker till, eller om du inte kan hitta en lösning.
När detta händer bör du ha ett register över när du pratade med medarbetaren, vad som utlöste det samtalet, vad de sa, vad du sa och de försök som gjordes för att hitta en lösning.
Personalavdelningen eller teamet kommer att kunna ta saker lite längre i ett försök att ta reda på kärnan i klagomålet och sedan arbeta tillsammans med chefen för att hitta lösningen om detta överhuvudtaget är möjligt. Nyckeln är att veta hur man korrekt hanterar varje situation på rätt sätt.
Slutsats
Att hantera medarbetare som klagar på arbetsbelastningen kräver en nyanserad prestation av teamledaren eller/och chef och personal. Dessa steg eller tips bör vara en grund för att utveckla ett fungerande system som hjälper till att förhindra att den här typen av situationer inträffar på arbetsplatsen.
Att ha en rättvis arbetsplats, baserad på jämlikhet, lagarbete och prestation är alltid det idealiska scenariot. Målet bör alltid vara en djupgående hänsyn och förståelse för de anställda och deras förmågor så att klagomål och deras eventuella giftighet inte slår rot på kontoret. Antingen fysisk eller virtuell.
Som chef, gå inte tillbaka till den här typen av händelser och avfärda inte vad den klagande medarbetaren säger eller känner. En nedlåtande attityd till problemet kommer bara att sänka moralen och öka personalomsättningen.
Faktum är dock att många av dessa situationer kan minskas under rekryteringsfasen, eller åtminstone under de första veckorna av introduktionen av en ny medarbetare.
Använd personalhandboken och företagsmanualen väl. Varje anställd ska få en när den anställs, och detta bör också vara en del av den löpande utbildningen. Det är inte bara en grundläggande guide för den nya arbetaren, utan det ger också företaget en viss inflytande.
Om medarbetaren måste tillrättavisas, varnas eller sägas upp på grund av störande beteende, innehåller handboken tydligt vad som är tillåtet, inte tillåtet och rekommenderat. Företagets policy och värderingar måste tydligt anges i dessa dokument. Se till att tydliga policyer för arbetsplatsbeteende, prestation och disciplin fastställs.
En annan intressant strategi kan sättas under intervjuprocessen. Utöver de traditionella frågorna kan vissa beteendefokuserade frågor hjälpa dig att lära dig mer om en kandidats personlighet.
Varför inte inkludera frågor om att hantera problem eller meningsskiljaktigheter med medarbetare, om att lösa problem eller om hur de skulle reagera i ett krisögonblick? Svaren på dessa frågor kan hjälpa dig att inse om en kandidat är väl lämpad för jobbet.
Människoledningsfrågor kan lösas med goda kunskaper om personalledning.
Du kanske är intresserad av: