Håndtering af medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden
Hvis du er leder eller har en lederstilling i et team, er kolleger eller medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden, ikke et nyt scenarie for dig.
Når man har med mennesker at gøre i denne sammenhæng, især når de udviser giftig eller destruktiv adfærd, er der et par forskellige måder at håndtere situationen på.
Lette dit teams arbejdsbyrde
Spor den tid, der er afsat til hver klient, projekt og aktivitet for at lette arbejdsbyrden for dit team
Som leder, der har med teammedlemmer at gøre, som klager over deres arbejdsbyrde, bør du ikke ignorere tegnene.
De effekter, som kroniske brokkehoveder har på virksomhedskulturen og den generelle stemning, kan være ret skadelige, og det er utroligt vigtigt at arbejde på at finde ud af tingene så hurtigt som muligt.
Sådan håndterer du medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden
Dit hovedmål som en god leder er at sikre, at hver enkelt medarbejder har de værktøjer og ressourcer, der skal til for at få arbejdet gjort effektivt, samtidig med at du fremmer en sund balance mellem arbejde og privatliv og et godt forhold mellem kolleger.
Når man har at gøre med medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden, eller medarbejdere, der ikke bryder sig om deres arbejdsmiljø, og som ikke er blege for at give udtryk for deres modvilje, er der et par ting, du og virksomheden kan gøre for at håndtere problemet.
1. Lyt til de utilfredse medarbejdere og registrer klagerne
Den gyldne regel er at tage fat på disse problemer, så snart de begynder at blive mærkbare. På den måde viser du dit team, at du er opmærksom på situationen og tager de bekymringer eller beskyldninger, de deler, alvorligt.
Det er i disse tider, mere end nogensinde, at virksomhedskulturen skal plejes, men også revurderes.
Gratis e-bog: Hvordan styrer du bedst dit teams tid?
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Nogle mennesker bliver til kroniske klagere, fordi de tror, at de ikke bliver hørt eller taget i betragtning. Der er mulighed for, at den negative kommentar bliver gentaget, indtil nogen lytter og bekræfter, hvad de siger.
Som regel er det præcis det, klagerne leder efter. At lytte til de klagende medarbejdere indebærer også at udvise empati for det, de har at slås med.
Et simpelt "jeg forstår, hvad du føler" kan gøre underværker for arbejdsmiljøet og er en måde at motivere dine medarbejdere til at blive mere produktive igen.
Hvis det ikke virker, skal du analysere medarbejdernes arbejdsbyrde og se, om de er overbelastede.
2. Vær imødekommende og tag imod input fra medarbejderne
Du vil gerne undgå de tavse og skjulte samtaler ved kaffemaskinen, og ved at gøre dig tilgængelig for dit team fortæller du dem, at åben feedback er velkommen, og at de ikke behøver at bekymre sig om repressalier.
Det er vigtigt at bekæmpe det giftige arbejdsmiljø, som mange virksomheder desværre stadig er præget af.
Mange mennesker er bange for at diskutere deres problemer "højt" eller gennem de rette kanaler. Så de vælger at sprede deres negativitet. Nogle gange er disse følelser velbegrundede, men i andre tilfælde kan snakken være lige så slem som influenza og smitte alle andre.
Lette dit teams arbejdsbyrde
Spor den tid, der er afsat til hver klient, projekt og aktivitet for at lette arbejdsbyrden for dit team
Igen er det afgørende at vise empati og forståelse for at få gang i en konstruktiv diskussion. Når du taler med den klagende part, skal du være specifik omkring deres negative adfærd, og hvordan den påvirker arbejdsmoralen og teamets produktivitet.
Hjælp dette teammedlem med at forstå, hvordan det vil gavne deres karriere, hvis de arbejder med deres holdning, og foreslå måder, hvorpå de kan rette op på deres adfærd.
Hvad er de områder, der skal forbedres for denne person? Føler vedkommende sig overvældet af den store arbejdsbyrde eller det hypotetiske ekstraarbejde, der er dukket op? Forstår medarbejderen, at disse ekstra opgaver måske er midlertidige og skyldes ikke-frekvente situationer?
Den måde, de besvarer disse spørgsmål på, vil være afslørende. Giftige medarbejdere bør ikke have lov til at ødelægge alle andres dag eller arbejdsoplevelse.
Relateret artikel: Måder at forbedre medarbejdernes produktivitet på
3. Hold en åben kommunikationslinje med den klagende medarbejder
Denne kommunikationslinje skal eksistere i en perfekt balance mellem ikke at ignorere denne person, men heller ikke at berolige dem fuldstændigt, da det skaber en dårlig præcedens.
Når de negative kommentarer begynder at få deres uundgåelige negative konsekvenser, skal du ikke ignorere dem og ikke kun lade samtalerne foregå i forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale.
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Disse samtaler er også en mulighed for at fortælle medarbejderen, at han eller hun skader den generelle stemning og kultur på arbejdspladsen, og at hans eller hendes negative adfærd bør "kontrolleres", mens problemet løses.
Men husk på, at nogle mennesker simpelthen kommunikerer på en negativ og giftig måde. Det er vigtigt at forstå, at det ikke nødvendigvis betyder, at medarbejderen er ulykkelig, eller at du skal ændre noget i virksomhedens værdier for at tilfredsstille ham eller hende. Desværre kan dette temperament være et symptom på et større problem for dem.
Et andet vigtigt punkt, som nogle gange kan blive overset, er at fortælle dine medarbejdere, hvad den korrekte procedure er, og hvilke kanaler de skal bruge, hvis de vil klage.
En ærlig diskussion om dette spørgsmål vil hjælpe dine medarbejdere til at føle sig værdsat og hørt. Igen er empati nøglen. Når der skal indføres nye politikker eller procedurer, som påvirker dine medarbejdere, skal du også bede om deres feedback.
4. Forsøg at finde en løsning
Der er mange tilfælde, hvor medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden, kan have en legitim bekymring over deres arbejdsbyrde og måske også kan præsentere en gennemførlig løsning.
Endnu en gang vender vi tilbage til vigtigheden af en åben kommunikationskanal. Måske håndterer den klagende medarbejder arbejdsbyrden fra en kollega, der er rejst, og selv om det er en midlertidig situation, kan det være for meget for deres daglige eller ugentlige rutine.
Lette dit teams arbejdsbyrde
Spor den tid, der er afsat til hver klient, projekt og aktivitet for at lette arbejdsbyrden for dit team
De utallige årsager, der kan forklare klager over arbejdsbyrden, kan også være kilden til løsninger på problemet. Stil spørgsmål som f.eks: "Hvordan ville du løse det?", "Hvordan tror du, at tingene kunne være bedre?" eller "Hvad ville du gøre anderledes?". Sandheden er, at hvis personen mener det alvorligt med sin klage, kan han eller hun have nogle gode ideer og løsninger.
Tidsregistrering er praktisk for at finde ud af, om og hvordan medarbejderne oplever en ubalanceret arbejdsbyrde. Vi kan opklare flaskehalse og potentielle tidsspildeopgaver ved at spore den tid, der er afsat til hver enkelt kunde, projekt og aktivitet.
I et forsøg på at finde løsninger i en åben dialog kan du som leder måske også tilbyde et andet perspektiv på situationen.
Der er tilfælde, hvor problemet kan være større, end du kan håndtere. For eksempel en virksomhedspolitik.
Hvis medarbejderens problem er relateret til noget af den slags, kan du hjælpe dem med at se situationen fra en anden synsvinkel. Hvis de fastholder den holdning, kan du sende deres bekymringer videre til de rette kanaler, og sandsynligvis vil stemningen på arbejdspladsen blive bedre efter den samtale.
5. Forstå, hvornår nok er nok, og det er tid til at eskalere problemet
Fra din position som teamleder må du se i øjnene, at det måske er tid til at eskalere problemet til personaleafdelingen, når dialogen ikke er nok, eller I ikke kan finde en løsning.
Når det sker, bør du have en oversigt over, hvornår du talte med medarbejderen, hvad der udløste samtalen, hvad de sagde, hvad du sagde, og hvilke forsøg der blev gjort på at finde en løsning.
HR-afdelingen eller -teamet vil kunne gå lidt videre i et forsøg på at finde frem til kernen i klagen og derefter samarbejde med lederen om at finde en løsning, hvis det overhovedet er muligt. Nøglen er at vide, hvordan man håndterer hver enkelt situation på den rigtige måde.
Konklusion
Håndtering af medarbejdere, der klager over arbejdsbyrden, kræver en nuanceret indsats af teamlederen og/eller lederen og HR-afdelingen. Disse trin eller tips bør danne grundlag for at udvikle et arbejdssystem, der hjælper med at forhindre, at denne type situationer opstår på arbejdspladsen.
At have en fair arbejdsplads baseret på lighed, teamwork og præstation er altid det ideelle scenarie. Målet bør altid være en dyb overvejelse og forståelse af medarbejderne og deres evner, så klager og deres mulige giftighed ikke slår rod på kontoret. Enten fysisk eller virtuelt.
Som leder må du ikke trække dig tilbage fra den slags begivenheder og ikke afvise, hvad den klagende medarbejder siger eller føler. En nedladende holdning til problemet vil kun sænke moralen og øge medarbejderudskiftningen.
Men faktum er, at mange af disse situationer kan begrænses i rekrutteringsfasen eller i det mindste i løbet af de første par uger af onboardingen af en ny medarbejder.
Gør god brug af medarbejderhåndbogen og virksomhedsmanualen. Alle medarbejdere bør få en, når de ansættes, og den bør også være en del af den løbende uddannelse. Det er ikke kun en grundlæggende vejledning for den nye medarbejder, men det giver også virksomheden en vis indflydelse.
Hvis medarbejderen skal irettesættes, advares eller opsiges på grund af forstyrrende adfærd, indeholder håndbogen tydeligt, hvad der er tilladt, ikke tilladt og anbefalet. Virksomhedens politikker og værdier skal fremgå tydeligt af disse dokumenter. Sørg for, at der er klare politikker for adfærd, præstationer og disciplin på arbejdspladsen.
En anden interessant strategi kan lægges i løbet af interviewprocessen. Ud over de traditionelle spørgsmål kan nogle adfærdsfokuserede spørgsmål hjælpe dig med at lære mere om en kandidats personlighed.
Hvorfor ikke inkludere spørgsmål om håndtering af problemer eller uoverensstemmelser med kolleger, om løsning af problemer eller om, hvordan de ville reagere i en krisesituation? Svarene på disse spørgsmål kan hjælpe dig med at finde ud af, om en kandidat er velegnet til jobbet.
Problemer med personaleledelse kan løses med gode personaleledelsesfærdigheder.
Du er måske interesseret i: