Suivi du temps pour les consultants : Le guide ultime

Le temps, comme le dit le vieil adage, est notre bien le plus précieux, et les cabinets de conseil ne font pas exception à cette règle. Que vous soyez à la tête d'une entreprise de conseil ou que vous poursuiviez une carrière d'indépendant, l'adage "le temps, c'est de l'argent" n'a pas la même signification.

Le suivi du temps par les consultants est souvent une pratique qui va au-delà du simple pointage ou de la prise de notes pendant les tâches. Le suivi du temps des consultants implique une gestion efficace du temps, l'optimisation des ressources et l'exploitation du temps pour une efficacité maximale.

C'est pourquoi les professionnels de ce secteur sont souvent à la recherche d'un logiciel de suivi du temps pour les consultants, qui peut les aider à suivre les projets, à accélérer le remplissage des feuilles de temps des consultants et à facturer les clients avec précision.

• Lire : Suivi du temps de travail des freelances

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Ainsi, que vous soyez à la recherche du meilleur logiciel de suivi du temps pour les consultants ou que vous souhaitiez comprendre le concept de suivi du temps pour les consultants, nous avons développé dans cet article sa nécessité et les caractéristiques clés qu'un tel outil devrait inclure pour obtenir les meilleurs résultats.

Qu'est-ce que le suivi du temps de travail des consultants ?

Le suivi du temps est le processus d'enregistrement du nombre d'heures travaillées, sur une certaine période, pour une tâche ou un projet client.

L'utilisation du suivi du temps comme outil de travail permet de contrôler et d'enregistrer les heures de travail.

Le suivi du temps peut être effectué manuellement (par exemple, suivi du temps sur Excel à l'aide de modèles de feuilles de temps), semi-manuellement à l'aide d'un calculateur de feuilles de temps ou automatiquement à l'aide d'un logiciel de suivi du temps.

En fin de compte, le processus de suivi du temps servira de médecin du temps pour les progrès et les performances du consultant.

Lire aussi :

• Modèles gratuits de gestion du temps
• Qu'est-ce que le suivi de la gestion de projet ?
• Suivi du temps en entreprise

Pourquoi le suivi du temps est-il nécessaire pour les consultants ?

Le temps d'un consultant peut aller au-delà de la traditionnelle pointeuse d'un employé ou d'une journée de travail standard ; il implique un enregistrement méticuleux de chaque tâche et activité .

En enregistrant avec diligence les heures de travail, la feuille de temps d'un consultant peut assurer la transparence et la responsabilité de ses projets.

L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps de travail des consultants, que ce soit sous forme numérique ou physique, permet une approche détaillée et organisée du suivi des heures facturables.

Cela permet non seulement d'établir des factures équitables et de maintenir les coûts des projets sur la bonne voie, mais aussi d'évaluer l'efficacité du temps consacré au travail avec les clients.

Comme les consultants travaillent généralement à l'heure, ils sont rémunérés sur la base de taux horaires. Il est donc essentiel de tenir un registre précis des heures passées à travailler pour les clients, car ils seront payés pour ces heures enregistrées - les heures facturables.

Tels sont les principaux avantages du suivi du temps pour les consultants :

1. Plus de transparence

En tant que consultant, vous pouvez généralement être amené à fournir des rapports détaillés sur les projets de vos clients, notamment sur le temps total passé sur le projet ou même sur certaines activités.

Pour offrir un rapport complet, vous devez assurer le suivi des heures, saisir intentionnellement les heures sur la feuille de temps de votre consultant et facturer les clients avec précision.

En retour, vous êtes en mesure d'offrir la transparence sur les heures passées par rapport à la facturation, ce qui augmente la fidélisation des clients et améliore les relations entre les consultants et les clients, tout en informant votre tarification pour les projets futurs des clients.

Apprenez à calculer votre taux horaire facturable. 

2. Précision et meilleure communication

En ajoutant un processus de suivi du temps à votre routine, vous serez parfaitement conscient du temps et des efforts que vous consacrez à un projet ou à un client particulier.

Les données collectées contribuent à une meilleure estimation du temps pour les projets futurs et à une facturation précise, ou vous aident même à prendre des décisions éclairées pour des taux de facturation personnalisés si nécessaire.

Pour commencer à collecter des données de suivi du temps, vous pouvez utiliser un logiciel de suivi du temps, car il élimine toute erreur humaine et peut enregistrer automatiquement toutes vos heures facturables en votre nom.

Si vous avez besoin d'aide pour la facturation, vous pourriez être intéressé par ce guide sur la facturation des clients.

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Nous pouvons facilement oublier des détails importants qui, par la suite, peuvent jouer un rôle crucial lors de la présentation des résultats ou de la facturation au client.

Des relevés de temps précis fournissent des informations réelles sur les différentes tâches des entreprises de conseil et permettent une planification plus efficace des ressources.

Si les données d'un projet précédent montrent que, par exemple, la création d'un plan de communication prend trois jours, le consultant peut en tenir compte lorsqu'il élabore le plan de gestion du projet pour un nouveau client.

En bref, de meilleures estimations de temps augmentent la satisfaction des clients puisque vous répondez à leurs attentes, et vous serez en mesure de mieux communiquer, tant en interne qu'en externe, puisque vous vous appuyez sur des données.

Tous ces éléments auront également un impact positif sur les taux de fidélisation de la clientèle.

Lire aussi : Les moyens d'obtenir des clients pour des services de conseil.

3. Une meilleure rentabilité

Le suivi des heures de travail est également essentiel et nécessaire à l'identification et à l'augmentation de la rentabilité des projets.

Étant donné qu'une entreprise de conseil facture généralement à l'heure, toutes les heures saisies doivent être comptabilisées en tant qu'heures facturables et non facturables puisqu'il n'y a pas de 9 heures à 5 heures comme c'est le cas habituellement.

Les heures suivies sont un temps précieux qui vaut de l'argent. Si les heures facturables ne sont pas suiviesles professionnels et les entreprises professionnels et les entreprises travailleront gratuitement et perdront des bénéfices.

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Ainsi, chaque activité notée sur votre outil de gestion de projet, depuis le temps de recherche et les réunions avec les clients jusqu'à l'exécution des tâches, est facturable. Il n'y a pas de meilleur moment que le début d'un nouveau projet pour commencer à suivre chaque tâche avec diligence.

N'oubliez pas que ce processus ne consiste pas à surveiller les employés ou à contrôler leurs horaires, mais plutôt à optimiser la productivité et, en fin de compte, la rentabilité.

Outre la rentabilité et la productivité, vous apprendrez à vous créer un emploi du temps plus précis et à améliorer vos compétences en matière de gestion des tâches.

Outils recommandés :

• Modèles gratuits d'heures facturables
• Calculateur de taux de marque
• Calculateur d'heures supplémentaires
• Calculateur de cartes de pointage
• Calculateur de marge

4. Augmentation de l'efficacité

Le suivi du temps fournit des données sur la façon dont le temps est passé avec précision et ne laisse pas de place à l'erreur. Grâce à ces données, vous êtes en mesure de vérifier l'état d'avancement du projet, d'attribuer les tâches différemment en fonction des performances ou des capacités de l'employé, et donc d'optimiser la gestion de votre projet.

Ainsi, les délais serrés deviennent plus faciles à gérer et les heures supplémentaires diminuent, ce qui ne peut qu'accroître l'efficacité.

Outre l'utilisation d'outils de gestion de projet, l'accès à un logiciel de suivi du temps pour les consultants ajoute déjà un avantage concurrentiel aux équipes de consultants.

Le logiciel de suivi du temps de travail des consultants automatise une grande partie du travail, ce qui signifie que votre temps de consultant peut se concentrer sur ce qui compte le plus - être productif et rentabiliser le projet.

Suivez votre temps sur Timeular pour identifier les tâches qui vous font perdre du temps.

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Certains outils sont encore plus utiles que d'autres car ils permettent aux consultants d'exporter des rapports à tout moment. Les rapports de temps automatisés sont essentiels pour que les consultants puissent fournir et informer les clients des progrès réalisés, tout en évitant de perdre du temps à remplir la feuille de temps du consultant à la fin de la semaine.

Vous constaterez ainsi une amélioration de l'efficacité des employés et des chefs de projet, ainsi que des free-lances et de l'entreprise.

• Notre guide sur l'amélioration de l'efficacité des entreprises pourrait vous intéresser.

5. Amélioration de la focalisation

Le suivi du temps améliore les niveaux de productivité des employés, car il les aide à se concentrer sur une tâche à la fois, en évitant le multitâche et la surcharge cognitive.

Selon une étude, le multitâche peut réduire la productivité jusqu'à 45 %, et le multitâche et/ou le changement de contexte sans suivi du temps diminue la productivité de près de la moitié. Les employés qui font du multitâche sont beaucoup moins susceptibles d'être concentrés et de ne pas envoyer les projets des clients à temps.

Le suivi du temps ajoute donc une pression saine et aide les professionnels à s'investir dans une tâche à la fois jusqu'à ce qu'ils la terminent.

Lire aussi : Découvrez les meilleurs conseils pour améliorer votre concentration.

6. Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Selon les données recueillies par Zippia67,2 % des travailleurs déclarent qu'un aspect de leur travail, de leurs collègues ou de la culture de l'entreprise est le principal responsable d'un mauvais l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Le suivi du temps peut améliorer cette statistique, car il peut servir de base pour terminer le travail à temps. Comme nous l'avons vu plus haut, l'efficacité est grandement améliorée par l'utilisation d'une application de suivi du temps.

Les heures facturables et non facturables deviennent plus claires ; les rapports sont émis plus rapidement. En contribuant à l'automatisation au travail, les délais sont respectés à temps et les travailleurs évitent de perdre du temps qu 'ils pourraient consacrer à leur vie personnelle.

Mention : Les meilleurs outils de suivi du temps offrent la possibilité de stocker les données sur l'ordinateur de l'utilisateur, en local, et nous suggérons de ne pas les assimiler à un outil de contrôle ou de surveillance des employés.

7. Visibilité sur chaque détail

Si votre scénario implique la gestion d'une équipe de consultants sur plusieurs projets, vous devrez probablement gérer toute une série de choses telles que les coûts et les budgets des projets, le suivi des feuilles de temps hebdomadaires et, parfois, la production de factures.

En même temps, chaque membre de l'équipe a des besoins de développement, des horaires de travail et des particularités qui lui sont propres.

Cela semble beaucoup, et c'est compréhensible. C'est pourquoi un outil de suivi du temps est une fois de plus précieux.

Il accélérera le suivi du temps des employés en vous fournissant des modèles de feuilles de temps déjà inclus dans l'application de feuilles de temps, et de cette façon, vous n'aurez pas besoin d'être le médecin du temps de l'équipe, mais le logiciel jouera ce rôle à votre place.

En même temps, les rapports individuels générés par les applications de suivi du temps permettront de clarifier plus rapidement les points forts et les domaines d'amélioration de chaque consultant.

Essentiellement, en suivant le temps passé avec votre équipe, vous disposerez de toutes les données nécessaires pour aborder les obstacles de manière proactive et influencer la réussite d'un projet et de votre équipe.

Comment suivre son temps en tant que consultant ? 

Si vous êtes un consultant et que vous n'avez jamais fait de suivi du temps ou que vous souhaitez améliorer votre processus actuel, c'est le meilleur moment pour vous plonger dans ce guide !

Tout d'abord, vous devez savoir que vous pouvez suivre votre temps à l'aide d'une feuille de temps, d'un calendrier, d'un courrier électronique ou d'un outil de suivi du temps.

Comme nous l'avons mentionné, une application de suivi du temps est la plus précise et la plus facile à utiliser parce qu'elle est automatique et qu'elle permet de ne pas perdre de temps à chercher des modèles de feuilles de temps sur Google !

Cette activité ne se limite pas à choisir le meilleur moment pour travailler et à appuyer sur un tracker. Elle inclut la planification. Veillez donc à ce que les tâches à suivre soient clairement définies. Prenons un exemple.

Exemple

Si vous dites à un client que vous travaillerez 6 heures sur un projet, ces heures doivent être comptabilisées en détail. 

Par exemple, sur ces 6 heures, vous prévoyez d'en passer 2 à faire des recherches sur les besoins du projet et à faire des recherches de référence sur la concurrence.

Ensuite, vous aurez besoin de deux heures supplémentaires pour rassembler et analyser vos résultats. Ensuite, vous disposerez de deux heures pour préparer une présentation et un rapport.

Pour ces trois blocs de temps distincts, quand allez-vous comptabiliser le temps passé sur chacun d'entre eux? Combien de temps avez-vous consacré à chaque tâche? Le suivi du temps par le consultant est essentiel pour la transparence et l'optimisation des ressources (si nécessaire).

Logiciel de suivi du temps pour les consultants

Compte tenu des raisons pour lesquelles le suivi du temps de travail des consultants est nécessaire et, osons le dire, constitue même une norme pour les services de conseil, l'outil utilisé à cette fin a un impact important.

Il existe de nombreuses options pour le suivi du temps :

d'un courriel ou d'une feuille de temps qui nécessite beaucoup de travail manuel à une plateforme automatisée qui apporte des avantages supplémentaires tels que l'établissement de rapports, la facturation et la programmation des pauses.

Le choix dépend de vos besoins et de vos préférences, mais il doit comporter certaines caractéristiques essentielles. Nous dressons ici la liste de toutes les fonctionnalités qui devraient faire partie du meilleur logiciel de suivi des temps pour vous.

La priorité doit être donnée à un outil qui

• Il est polyvalent : il permet de suivre le temps passé par les clients, les projets et les tâches ;
• Offre des feuilles de temps personnalisables pour les consultants, qui peuvent être éditées de manière transparente et efficace ;
• Offre des rapports visuels automatisés sur les projets qui permettent aux consultants d'informer les clients et les parties prenantes de l'état d'avancement des travaux ;
• Offre des registres de temps flexibles, avec le choix de suivre à la fois automatiquement et manuellement ;
• Offre une sécurité et une confidentialité à vos données - dans ce cas, les données peuvent être stockées localement uniquement ;
• Offre la possibilité de suivre les heures facturables et non facturables, ce qui vous aide à facturer les clients avec précision ;
• Permet une intégration transparente avec le système financier utilisé par le consultant, ou d'autres applications (calendriers, e-mails, Asana, Gitlab, Slack, etc.) ;
• dispose de tableaux de bord qui peuvent être personnalisés en fonction devos besoins, avec des fonctionnalités telles que le suivi budgétaire pour contrôler les coûts des projets, les heures de travail ou le suivi des congés ;
• Il dispose d'une interface utilisateur conviviale qui permet de ne pas perdre de temps.

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Quel logiciel de suivi du temps utiliser en tant que consultant ? 

Timeular

Timeular est une application polyvalente d 'enregistrement du temps qui offre aux consultants des moyens flexibles de suivre et de gérer leur temps, tout en leur permettant de consacrer plus de temps à l'amélioration de leurs services de conseil. Qu'il s'agisse de suivre le temps physiquement, manuellement ou automatiquement, Timeular permet de garder le contrôle des projets et d'améliorer la productivité. Il aide les consultants à saisir les heures facturables et non facturables, tout en assurant un suivi précis des budgets.

Timeular offre des rapports transparents, partageables et automatisés, ce qui facilite la tâche des consultants et leur permet de garder la maîtrise de la situation.

Les heures supplémentaires, les congés et le suivi des heures de travail sont d'autres fonctions qui peuvent s'avérer utiles pour les consultants sur le site Timeular .

Conclusion

Le temps, c'est de l'argent", c'est pourquoi le suivi du temps est un mal nécessaire, qui présente d'innombrables avantages, comme le mentionne cet article.

Pour accélérer le processus de suivi, vous devriez envisager d'utiliser un outil de suivi du temps automatisé qui va au-delà des caractéristiques limitées et des fonctionnalités de base d'un modèle. Vous avez besoin d'un outil doté d'une interface conviviale, qui génère des rapports automatisés pour vos clients et qui vous permet d'effectuer un suivi rapide, selon votre méthode préférée.

Ces fonctionnalités vous permettront de vous concentrer sur l'essentiel tout en améliorant les relations avec vos clients, en réalisant de meilleures estimations et en augmentant votre productivité et votre rentabilité.

Lire aussi : Politique de chronométrage

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