Integración de Xero Time Tracking
Xero es una plataforma de software de contabilidad en la nube diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una amplia gama de funciones para gestionar las tareas financieras, pero cuando se trata del seguimiento del tiempo, sus funciones nativas pueden no ser suficientes para algunos usuarios.
Afortunadamente, existe una potente integración de seguimiento del tiempo de Xero que le ayuda a realizar un seguimiento preciso del tiempo en menos de 1 minuto al día y enviarlo automáticamente a Xero para agilizar la facturación.
En este artículo, hablaremos de los retos asociados con el seguimiento del tiempo en Xero y presentaremos laaplicación de seguimiento del tiempo Timeular como una solución perfecta para estos obstáculos.
¿Busca una solución de control del tiempo rápida y sencilla que se integre con Xero?
Timeular con Xero de forma transparente, proporcionando una solución de seguimiento del tiempo más eficaz que las funciones nativas de Xero.
¿Por qué integrar los datos de seguimiento del tiempo con Xero?
La integración de un software de contabilidad como Xero con una aplicación intuitiva de registro de horas permite a tu equipo registrar sin esfuerzo las horas que dedican a distintos proyectos y tareas, garantizando que cada minuto se contabilice y facture con precisión.
Esta conexión sin fisuras no sólo simplifica el proceso de facturación y nóminas, sino que también proporciona información detallada sobre costes laborales y la rentabilidad de los proyectos, mejorando la toma de decisiones de los gestores.
Profundicemos en las ventajas de recopilar datos de seguimiento del tiempo en Xero:
- Facturación precisa: El control del tiempo ayuda a las empresas a facturar a los clientes con exactitud las horas reales trabajadas en un proyecto o tarea, de modo que a los clientes se les cobra lo justo por los servicios prestados, lo que da lugar a transacciones más transparentes y fiables. La facturación precisa es también una forma eficaz de aumentar los ingresos procedentes de los clientes existentes.
- Seguimiento de costes de proyectos: Para las empresas que trabajan en proyectos, el seguimiento del tiempo permite comprender mejor los costes reales asociados a cada proyecto, lo que ayuda a las empresas en la gestión de los costes de los proyectos y mejora la estimación de costes para futuros proyectos.
- Productividad de los empleados: El seguimiento del tiempo es una excelente forma de aumentar la productividad de los empleados, ya que ofrece información valiosa sobre sus hábitos de trabajo, lo que permite analizar la productividad e identificar los cuellos de botella. Con esta información, los directivos pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y aplicar mejoras en el flujo de trabajo para aumentar la productividad general.
- Precisión en las nóminas: Para las empresas que pagan a los empleados en función del trabajo por horas, un seguimiento preciso del tiempo es crucial para calcular las horas de nómina y luego procesar los datos. Ayuda a garantizar que los empleados cobran correctamente por sus horas, reduciendo errores y posibles disputas.
- Cumplimiento y requisitos legales: Algunas industrias o contratos pueden requerir registros de tiempo precisos para el cumplimiento o fines legales, y el seguimiento del tiempo puede ayudar a las empresas a cumplir con estos requisitos y proporcionar una pista de auditoría clara si es necesario.
- Análisis e informes empresariales: Los datos de seguimiento temporal pueden ser valiosos para el análisis empresarial y la elaboración de informes, de modo que las empresas puedan evaluar la rentabilidad de diferentes proyectos, clientes o servicios y tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos.
- Procesos de facturación eficientes: Automatizar el seguimiento del tiempo e integrarlo con los procesos de facturación puede hacer que la facturación sea más eficiente. Reduce la introducción manual de datos, minimiza los errores y acelera el ciclo de facturación.
¿Ofrece Xero funciones de control del tiempo?
Sí, Xero tiene funciones nativas de control del tiempo disponibles en Xero Projects, un complemento de pago de Xero Accounting. Puede realizar un seguimiento del tiempo trabajado en proyectos y tareas, añadir entradas de tiempo a las facturas y gestionar las hojas de horas de los empleados.
Sin embargo, a pesar de contar con una función nativa de control del tiempo, es importante señalar que presenta algunos inconvenientes, especialmente para las empresas más pequeñas, que abordaremos en los siguientes apartados.
Cómo controlar el tiempo directamente en Xero
Para realizar un seguimiento del tiempo directamente en Xero, debe seguir una serie de pasos.
La primera es acceder a la cuenta y buscar la pestaña de proyectos.
A continuación, localice el proyecto del que desea hacer un seguimiento, haga clic en el botón "Entrada rápida de tiempo" situado en la página de detalles del proyecto y rellene un formulario con los detalles del proyecto. Una vez rellenado el formulario, puedes hacer clic en el botón "Guardar" para registrar la entrada de tiempo.
Además, Xero permite importar entradas de tiempo de fuentes externas, como hojas de cálculo o un sistema de entrada de tiempo como Timeular, exportando las entradas como un archivo CSV y luego importándolas a Xero.
Las limitaciones del seguimiento del tiempo nativo de Xero
Según los comentarios de los usuarios de plataformas de revisión como G2 y Capterra, estas son las limitaciones de las funciones nativas de seguimiento del tiempo en Xero:
- Informes limitados: Los informes nativos de seguimiento del tiempo de Xero proporcionan información básica sobre el tiempo empleado por proyecto y tarea, pero carecen de capacidades analíticas más avanzadas. Las empresas que necesitan una visión en profundidad de la utilización del tiempo y la productividad pueden considerar inadecuados los informes de Xero.
- No es muy fácil de usar: Algunos usuarios han comentado que los informes no son muy fáciles de usar y no ofrecen mucha información detallada sobre el uso del tiempo. Además, han expresado su deseo de disponer de opciones de categorización más granulares para proyectos y tareas.
- Precios: El precio puede considerarse una limitación de la función nativa de seguimiento del tiempo de Xero, ya que solo está disponible como complemento del servicio de suscripción Xero Projects, por lo que las empresas tendrán que pagar una cuota adicional para utilizar la función de seguimiento del tiempo.
- Problemas de integración: El control de tiempo nativo de Xero no se integra a la perfección con otras herramientas de productividad, como el software de gestión de proyectos o las aplicaciones de calendario.
- Imposibilidad de realizar un seguimiento del tiempo no facturable: El seguimiento nativo del tiempo de Xero no diferencia entre tiempo facturable y no facturable, lo que dificulta el seguimiento y el análisis precisos de la rentabilidad de los proyectos o la identificación de las áreas en las que el tiempo se gasta de forma ineficiente.
- Limitaciones en móvil: Las funciones nativas de seguimiento del tiempo de Xero están diseñadas principalmente para su uso en ordenadores de sobremesa, y su aplicación móvil ofrece una funcionalidad de seguimiento del tiempo limitada. Esto puede dificultar que los empleados realicen un seguimiento coherente del tiempo si trabajan en varios dispositivos o plataformas.
Timeular: La mejor integración de seguimiento del tiempo de Xero
A pesar de las limitaciones mencionadas anteriormente, existe una forma alternativa de realizar el seguimiento del tiempo en Xero: simplemente integra tu cuenta de Xero con Timeular.
Timeular es una aplicación de reloj de fichar sencilla pero robusta que ayuda a su equipo a controlar el tiempo en el trabajo de la forma más sencilla.
Gracias a sus métodos inteligentes de control del tiempo y a su interfaz fácil de usar, combinados con un dispositivo físico de control del tiempo, Timeular ayuda a mejorar la precisión de los partes de horas y a conseguir que incluso los empleados más reacios controlen su tiempo.
Además de las horas de trabajo, puede realizar un seguimiento de las horas extraordinarias y el tiempo libre para combinar todos los datos de seguimiento del tiempo en informes elegantes y completos.
Una de las principales ventajas de Timeulares que se integra con 3.000 herramientas y aplicaciones, como Xero.
Se acabaron las hojas de control horario
Timeular ofrece funciones de control del tiempo más completas y, lo que es más importante, más sencillas que la herramienta nativa de Xero. Como registrar el tiempo en Timeular lleva menos de un minuto al día y es tan sencillo, es fácil motivar a tu equipo para que registre el tiempo con regularidad y deje de perseguir las hojas de horas manuales para siempre.
¿Qué hace que el seguimiento del tiempo en Timeular sea tan sencillo?
Te permite controlar el tiempo de la forma que prefieras: Manual o automáticamente, en una aplicación de escritorio, web o móvil, mediante atajos de teclado, un contador de tiempo físico o un solo clic.
Se acabaron las hojas de horas perdidas
"Siempre ha sido un reto conseguir que el equipo proporcione documentación decente y precisa. Timeular ha eliminado este reto y su facilidad de uso y ubicuidad en todos los dispositivos significa que el equipo realiza el seguimiento en tiempo real en lugar de hacer conjeturas".
Richard Wingfield, Geek Jefe de Envision Design
Gracias al seguimiento automatizado del tiempo, puedes rellenar tus hojas de horas automáticamente en función del uso de la aplicación, los sitios web visitados y los eventos programados en el calendario.
Esto garantiza que incluso cuando sus empleados se olviden de registrar el tiempo, siempre puedan comprobar con qué aplicaciones, documentos y sitios web trabajaron en un momento determinado y decidir qué se convierte en una entrada de tiempo automática y se comunica a un gestor o a un cliente.
Navegación sencilla
Timeulares intuitiva y fácil de usar tanto en el móvil como en el ordenador. La aplicación está pensada para facilitar la gestión de tareas, proporcionar informes fáciles de leer y ayudarte a mejorar tu productividad mediante un seguimiento preciso del tiempo.
Dispositivo físico de control del tiempo
"El mayor problema es olvidarse de empezar o terminar un registro de tiempo. Con un dispositivo físico es simplemente intuitivo".
Diseñador web autónomo
No es necesario abrir la aplicación para iniciar o detener el seguimiento del tiempo de una tarea concreta. Solo tienes que girar tu cubo físico personalizado de gestión del tiempo, que se coloca en tu escritorio y fomenta el hábito de controlar el tiempo.
Con el Rastreador, puedes hacer un seguimiento de más de 1.000 actividades diferentes.
No es una herramienta de control de los empleados
Timeular no consiste en controlar cuándo entra y sale tu equipo. Está ahí para ayudar a todo el mundo a saber lo que merece la pena y lo que no.
Además, para mantener la privacidad, hay un periodo de espera de 24 horas antes de que los administradores puedan ver las entradas de tiempo de alguien, por lo que no tienes que preocuparte de que alguien te eche el aliento.
Esto sirve como elemento adicional que ayuda a conseguir que sus empleados realicen un seguimiento regular del tiempo.
Seguimiento automatizado de las horas facturables y no facturables
Etiquetar las tareas como facturables o no facturables le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada proyecto y cliente con facilidad. Asignando tarifas horarias a cada actividad o miembro del equipo, los costes se contabilizan automáticamente.
Este método no sólo mantiene bajo control los costes del proyecto, sino que también garantiza una facturación precisa al cliente y ofrece información sobre la eficiencia de su equipo.
- Obtenga más información sobre cómo funciona Timeular como software de seguimiento de horas facturables.
Seguimiento de las horas extraordinarias
Como software de seguimiento de las horas extraordinarias, Timeular permite registrar las horas extraordinarias trabajadas, incluidas tanto las horas extraordinarias como las horas deficitarias, en función de los horarios de trabajo configurados y los permisos solicitados.
Esta función garantiza una contabilización precisa del tiempo trabajado y le facilita mucho la vida a la hora de calcular el pago de las horas extraordinarias.
Gestión de bajas
Timeular también funciona como un software de seguimiento de permisos y PTO, ayudándole a gestionar varios tipos de permisos para planificar proyectos y cargas de trabajo de forma eficaz.
Funciones del temporizador
Si desea definir bloques de tiempo específicos para cada elemento de su lista de tareas pendientes, utilice Timeular como una sencilla aplicación de temporizador. Aprovechando esta función, obtendrás un control preciso sobre tu asignación de tiempo, garantizando una gestión centrada y eficaz de las tareas a lo largo del día.
Integración perfecta
Una de las principales ventajas de Timeulares que se integra con una variedad de herramientas y aplicaciones populares, lo que le permite transferir fácilmente las entradas de tiempo a su software de contabilidad para fines de facturación y facturación.
- Gestión del tiempo con Google Calendar
- Integración del seguimiento del tiempo en Trello
- Integración del seguimiento del tiempo en Slack
Informes automatizados y detallados
Timeular proporciona informes y análisis detallados y precisos de los que carece la herramienta nativa de seguimiento del tiempo de Xero.
Automatiza el seguimiento de las horas facturables y la creación de informes de tiempo transparentes para sus clientes. La aplicación ofrece un desglose preciso de sus actividades para garantizar que cada pequeña tarea se registra y se añade a su factura. Puedes exportar tus informes a PDF, XLSX o CSV.
"Hacemos un seguimiento mucho más preciso de nuestro tiempo, lo que mejora la facturación a los clientes".
- Michele C., Fundadora de Clementine Healthcare Marketing
Adaptabilidad y polivalencia
Timeular satisface las diversas necesidades de personas y equipos de distintos sectores y tamaños de empresa, por lo que es igualmente valioso para autónomos, pequeñas empresas emergentes y grandes corporaciones.
La polifacética funcionalidad de la plataforma como gestor de nóminas, aplicación de hoja de horas de los empleados, gestor de tiempo de productividad y gestor de horas de los empleados demuestra su capacidad para satisfacer una amplia gama de requisitos.
Cómo controlar el tiempo en Xero con Timeular
Es muy fácil integrar Xero conTimeular, sólo tienes que seguir estos pasos.
Cree una cuenta gratuita en Timeular
Pruebe Timeular, que proporciona un seguimiento del tiempo sin fricciones y se integra perfectamente con Xero.
- Cree una cuenta gratuita en Timeular e inicie sesión en Zapier (no es necesario pagar una suscripción, ya que puede utilizarlo de forma gratuita para un máximo de 100 integraciones. )
- Conecta Timeular con Zapier: para ello necesitarás una clave API y una API secreta. Puedes encontrarlas en Timeular > Configuración > Mi cuenta > API > Crear una nueva clave API.
- Cree un Zap para realizar un seguimiento de su tiempo en Xero con Timeular.
- Configure un nuevo Zap. El activador podría crear un nuevo elemento en el tablero y la acción deberá configurarse para iniciar el seguimiento del tiempo en Timeular.
Una vez completada la integración, puedes empezar a controlar el tiempo de las tareas en Xero.
- Vaya a nuestro artículo de soporte para obtener más información sobre la integración de Timeular con Zapier.
En el siguiente vídeo encontrará instrucciones guiadas:
Conclusiones
Aunque Xero ofrece funciones nativas de control del tiempo, su funcionalidad es algo limitada y puede no satisfacer plenamente las necesidades de las empresas que buscan soluciones de gestión del tiempo más avanzadas. Aquí es donde Timeular entra en juego, como la mejor integración de seguimiento del tiempo de Xero que proporciona una experiencia de seguimiento del tiempo más completa y fácil de usar.
En esencia, Timeular complementa la destreza contable de Xero con una sólida solución de seguimiento del tiempo, lo que permite a las empresas optimizar su asignación de recursos, mejorar la productividad y obtener una comprensión más clara de su rendimiento financiero.
Timeularpermiten a las empresas medir la eficacia del equipo e identificar posibles cuellos de botella, mientras que su seguimiento automatizado de proyectos garantiza que todas las horas facturables se registren con precisión.
Además, los informes detallados de Timeularofrecen información valiosa sobre el rendimiento de los equipos y la rentabilidad de los proyectos, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas que impulsan el crecimiento.
Al tender un puente entre Xero y Timeular, las empresas pueden agilizar sus operaciones y lograr una visión holística de su salud financiera.
Preguntas frecuentes
¿Xero hace un seguimiento del kilometraje?
Sí, Xero ofrece una función de seguimiento del kilometraje como parte de su complemento de Gastos que le permite realizar un seguimiento del kilometraje con un temporizador de arranque y parada o introduciendo directamente los detalles del kilometraje. También puede crear reclamaciones de gastos para su kilometraje e importar o exportar sus datos de kilometraje en formato CSV.
¿Tiene Xero hojas de horas?
Sí, Xero ofrece una función de seguimiento del tiempo como parte de su complemento de Proyectos que le permitirá realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas, añadir notas a sus entradas de tiempo y generar informes de hojas de horas.