10 estrategias de gestión del tiempo de eficacia probada [con ejemplos reales].
Si estás aquí, es que no te conformas con organizar tu tiempo.
El tiempo tiende a escaparse, pero hay que encontrar el delicado equilibrio entre atender todas las peticiones y mantener la cordura.
Para ello, dispones de estrategias de gestión del tiempo. Pero, ¿cómo integrar estas estrategias en la vida cotidiana? Te he preparado una guía con lo siguiente:
Los entresijos de las estrategias de gestión del tiempo
Ejemplos concretos de estrategias de gestión del tiempo aplicadas por nuestro CTO, Growth Manager y Senior Content Marketer.
Una ilustración de cómo se pueden utilizar las estrategias de gestión del tiempo en la vida real mediante ejemplos de Barack Obama, el ex presidente Dwight D. Eisenhower o Steve Jobs.
¿Qué son las estrategias de gestión del tiempo?
Las estrategias de gestión del tiempo son técnicas sistemáticas diseñadas para ayudarle a planificar y controlar cómo emplea su tiempo. Las estrategias de gestión del tiempo son la columna vertebral de la productividad, el éxito de los proyectos y la realización profesional. Si aplicas estrategias eficaces de gestión del tiempo, podrás reducir tus niveles de estrés y mantener el equilibrio entre tu vida laboral y personal.
Las estrategias de gestión del tiempo te dan la capacidad de:
Sé dueño de tu tiempo(la distribución del tiempo será pan comido).
Dar prioridad a las tareas urgentes y no sólo a ellas.
Desafíe sus malos hábitos de gestión del tiempo.
➡️ ¿Aún no está preparado para poner en marcha su propia estrategia de gestión del tiempo? Aprenda por qué es importante establecer objetivos realistas.
¿Por qué son valiosas las habilidades de gestión del tiempo?
Cada año trabajamos aproximadamente 240 días, lo que se traduce en 1.920 horas. He ampliado este tema en el artículo sobre cuántos días laborables hay en un año.
Las exigencias del trabajo son cada vez mayores, y tratamos de manejarlas mientras estamos desparramados y en competencia no declarada con la tecnología. El agotamiento y la depresión van en aumento, por lo que es necesario aplicar cualquier estrategia que no solo nos mantenga a flote, sino que nos ayude a prosperar en nuestra vida profesional y personal.
Una buena gestión del tiempo contribuye a lo siguiente:
Mayor adaptabilidad: Una vez que dominas la gestión del tiempo, sabes cómo responder eficazmente a retos inesperados o a un cambio de prioridades. El conocimiento es realmente poder en situaciones que requieren una gran capacidad de adaptación: imagínate sabiendo exactamente qué técnica de gestión del tiempo aplicar en una situación de crisis sin sentirte abrumado.
Hábitos de trabajo sostenibles: Los maratones molan, pero agotan tu sistema, así que como hay que trabajar de lunes a viernes, estar en un maratón no es sostenible para tu salud física y mental. El fin de semana no te salvará, pero las técnicas sostenibles se aplicarán constantemente durante la semana laboral.
Mayor creatividad: Un marco estructurado de gestión del tiempo libera espacio mental para el pensamiento innovador y la resolución de problemas. Cuando escapas de la rutina laboral, fomentas tus músculos creativos y desbloqueas la innovación y la disrupción.
Alta calidad de las decisiones: Una relación eficaz de gestión del tiempo también te permite pensar tus decisiones y reflexionar y analizar más. Así, la calidad de tus decisiones está mejor informada, en lugar de depender de juicios precipitados.
Lectura adicional: Una recopilación de estadísticas sobre la gestión del tiempo
Estrategias de gestión del tiempo
1. Haz una lista de tareas pendientes (también conocida como lista "knockout")
Empiece el día o la semana haciendo una lista de tareas. Señala tus prioridades, las tareas específicas que tienes que hacer primero.
Haz de esta lista una prioridad y una promesa que debes mantener contigo mismo de que tendrás la autodisciplina necesaria para hacer esas cosas en el plazo que te has fijado. Es un método de planificación rápido y sin riesgos.
Marcus Lemonis, emprendedor en serie, inversor y presentador de "The Profit", es un buen ejemplo de cómo hacerse este tipo de promesas. Lemonis tiene tarjetas físicas en su armario. Hace una lista de las cinco cosas que quiere hacer ese día y las cumple sin excepción. Lemonis escribe estas tarjetas por la mañana, lo que dispara su motivación y le da un sentido de propósito.
Lo más interesante de la estrategia de Lemonis es que, al final, hace aviones de papel con sus cartas para darse una señal física de que la tarea está marcada.
Utilizar una aplicación de gestión del tiempo automatizada saca a la luz tus hábitos de consumo de tiempo y te ayuda a organizarlo mejor
2. Prioriza las tareas como el ex Presidente Eisenhower
Priorizar como el 34º Presidente de los EE.UU. debería dar buenos resultados. De hecho, la matriz de gestión del tiempo (o matriz de lo urgente y lo importante), como se suele llamar, es una de las estrategias de gestión del tiempo más solicitadas, y con razón.
La Matriz Eisenhower cambia las reglas del juego de la priorización de tareas. Te guía para que elimines toda la presión que atribuyes a las tareas clasificándolas en urgentes e importantes. De este modo, ahorras tiempo y maximizas la productividad, ya que tienes claras las tareas primordiales y te centras en lo que realmente importa.
Puede priorizar las tareas en función de las siguientes categorías:
Hacer primero = Tareas urgentes e importantes
Horario = Tareas importantes, no urgentes
Delegar = Tareas urgentes, no importantes, que puede hacer otra persona
Borrar = Borrar tareas no importantes, no urgentes (las tareas rutinarias pueden formar parte de esta categoría)
Estos consejos eficaces para la gestión del tiempo deberían aclarar tus prioridades e impulsar la productividad. Al abordar primero las tareas de mayor impacto, eliges una técnica sencilla pero eficaz para dominar tu gestión del tiempo.
- Lectura recomendada: ¿Qué es un horario DuPont?
3. Utilizar herramientas de gestión del tiempo
A aplicación de control del tiempo le ayuda a sacar a la luz sus hábitos de consumo de tiempo, a identificar las pérdidas de tiempo y, en definitiva, a gestionar mejor su tiempo basándose en datos. Las herramientas de gestión del tiempo son plataformas centralizadas en las que puedes hacer un seguimiento automático del progreso de tu trabajo para centrarte en las tareas más importantes.
Imagine una herramienta de gestión del tiempo como un informe objetivo o una auditoría del tiempo. Timeular, por ejemplo, hace lo siguiente:
Te envía sugerencias de entradas de tiempo generadas por IA basadas en tus eventos del calendario y entradas anteriores, para que no olvides rellenar tu hoja de horas y tengas una visión realista de tus tareas diarias;
Genera informes fáciles de digerir que muestran las tendencias de productividad de tu , el tiempo dedicado a en proyectos de clientes y diferentes actividades para que puedas identificar patrones de eficiencia;
Realiza un seguimiento de tu trabajo en segundo plano y añade automáticamente en tu contador de tiempo todo el trabajo que has realizado en función del uso de aplicaciones, sitios web y documentos. Puedes estar seguro de que en controlas el 100% de los datos.
Este es un avance de un informe que ofrece información sobre productividad inteligente:
4. Comience el día con sus tareas onerosas
Una técnica eficaz de gestión del tiempo que puedes aplicar en tu agenda diaria es empezar por la tarea más difícil. Se trata del método "Cómete la rana".
Originado por Mark Twain, el método de comerse la rana consiste en empezar el día o la semana con la tarea más difícil o importante. Esta es una de las técnicas favoritas y más productivas de Karolina:
" ¿Mi estrategia favorita para gestionar el tiempo? Empezar el día o la semana con la tarea menos agradable. Esta técnica, llamada "comerse la rana", me asegura completar todas las tareas de mi lista de pendientes, no solo las que me parecen interesantes." Karolina, comercializadora de contenidos sénior @Timeular.
5. Proteja su tiempo bloqueándolo
Otra gran estrategia para gestionar tu tiempo es programar tiempo valioso para tareas específicas que requieran tu atención y trabajo en profundidad.
Un bloque de tiempo es un periodo designado durante el cual se asignan tareas o actividades específicas en las que centrarse. Al asignar bloques de tiempo específicos a cada actividad, tanto si se trata de tareas laborales como de actividades personales, creas un marco estructurado que mejora la concentración. Con esta técnica, también evitas las distracciones y la multitarea para poder concentrarte plenamente en una tarea cada vez.
Nuestra Directora de Crecimiento, Matilde, utiliza el bloqueo del tiempo como principal técnica de gestión del tiempo, ya que hace malabarismos con muchas responsabilidades:
"Mi papel en Timeular me obliga a llevar varios sombreros: a veces soy redactor publicitario, otras especialista en datos o estratega de campañas. Además, quiero ser una gran compañera de equipo para mis colegas. Además, soy madre primeriza, por lo que también tengo que estar presente para mi nueva familia. Las múltiples responsabilidades me obligan a mantenerme organizada y lúcida. Priorizo las tareas más importantes por la mañana y reservo tiempo en mi calendario para ejecutarlas. Así me aseguro de abordar mi lista de tareas pendientes con facilidad".
6. Gestionar la concentración y la energía en lugar del tiempo
A veces, la mejor estrategia de gestión del tiempo no es gestionar el tiempo en absoluto, sino otras cosas como la energía y la concentración.
Es fácil reservar tu tiempo como corresponde y seguir todos los consejos del conferenciante motivacional Tony Robbins o de otros gurús, pero es mucho más difícil predecir las circunstancias en las que tu concentración y tu energía están al máximo. Así que, en lugar de gestionar tu tiempo, gestiona tu concentración y tu energía.
Ser consciente y realista sobre tus circunstancias es mucho más que presionar sin parar hasta que te quedes sin energía. Hazte preguntas como
¿Cuándo soy más creativo o enérgico?
¿Cuándo podría programar un tiempo de descanso para actividades administrativas sin sentido?
¿Cómo puedo alinear mis tareas más exigentes con mis momentos de máxima energía?
¿Existen entornos o condiciones específicas que mejoren mi concentración y productividad?
¿Cómo puedo estructurar los descansos a lo largo del día para mantener mis niveles de energía?
Designa bloques de tiempo en los que tengas más energía y mayor capacidad de concentración para profundizar en tareas y proyectos difíciles o aportar ideas. Contar con un plan de gestión del tiempo te permite concentrarte en tus tareas e ignorar las distracciones.
7. Establecer un límite de tiempo para una tarea específica
Establecer límites de tiempo a diferentes tareas prepara tu mente para un estado mental de productividad y concentración. El método que puedes aplicar aquí es la técnica Pomodoro. Este método consiste en trabajar intensamente durante 25 minutos, seguidos de un descanso de 5 minutos. Puedes abordar tus tareas diarias de esta manera, añadiendo ráfagas de concentración, seguidas de un breve descanso.
Este es mi método favorito, ya que me ayuda a ver los pequeños logros y la finalización de tareas en tareas manejables durante todo un día. También creo que me ayuda a reducir el estrés y la alternancia de tareas (consultar Slack, el teléfono o el correo electrónico), que me impiden concentrarme con regularidad.
Puede disparar tu motivación y evitar el agotamiento mientras ves constantemente que el trabajo se expande en tareas marcadas.
8. Interrupciones del grupo
Dominar la gestión del tiempo puede significar evitar las reuniones a toda costa o agrupar cualquier interrupción entre determinados plazos para poder centrarse en otras tareas que requieran atención. En este sentido, ¿sabías que los empleados pasan el 16% de su tiempo en reuniones inútiles? Un estudio del MIT lo ha demostrado.
Un concepto interesante de la informática llamado "coalescencia de interrupciones" implica que los ordenadores, en el back-end, agrupan las interrupciones en función de las prioridades. En otras palabras, si le das a tu ordenador una orden, evaluará su prioridad y la agrupará en diferentes lotes prioritarios. Si el ordenador dispone de los recursos y los identifica como primordiales para gestionarlos, los gestiona; si no, los añade a una cola.
Se nota que nuestro director de tecnología también tiene un enfoque similar, ¿verdad?
"Como Director Técnico y Jefe de Producto, es fundamental gestionar un amplio abanico de tareas. Para mantener la productividad, estructuro mi día con una rutina coherente: Dedico las mañanas al trabajo profundo y centrado en proyectos de alta prioridad y reservo las tardes para la comunicación y para abordar los asuntos urgentes a medida que surgen." Manuel Zoderer.
Eso es exactamente lo que tú también puedes hacer. Cuando te llegue una interrupción, si no requiere atención inmediata, posponla y agrúpala con otras tareas más pequeñas de las que te ocuparás más tarde. Puede que este vídeo explique este concepto mejor que yo:
9. Reducir la fatiga en la toma de decisiones.
Durante el día, tu capacidad de decisión, así como la calidad de tus decisiones, se deterioran. Por eso debes reducir el número de decisiones que tomas al día. De este modo, estás recortando algo de tiempo de tareas improductivas y ganas más espacio mental a lo largo del día.
Un gran ejemplo es el ex Presidente Barack Obama, que empezaba el día limitando sus decisiones de atuendo y vistiendo sólo trajes grises o azules. Otro ejemplo es que Obama no tomaba ninguna decisión sobre la comida que ingería. De este modo, Obama mantenía la mente despejada y tomaba decisiones reducidas.
Hay una plétora de otros ejemplos similares, como Mark Zuckerberg o Nick Taranto.
10. Decir no y delegar más
Decir no a las nuevas tareas que ponen en peligro tu productividad es una de las mejores estrategias de gestión del tiempo y los proyectos que puedes aplicar. Te ayuda a mantener una buena calidad de los resultados y a no desviarte de los detalles del proyecto y los entregables que tienes por delante.
Como mejor práctica, intenta no decir que no directamente para proteger tu tiempo, pero sigue unos pasos antes de declinar una nueva solicitud.
1. Evaluar la solicitud
2. Exponga claramente su posición (declive)
3. Explique por qué
4. Presentar una contrapropuesta
5. Prepararse para el rechazo
6. Practicar el no
Si a menudo te cuesta decir que no, aquí tienes una forma de explicar las razones de tu negativa:
Uno de los mejores ejemplos de grandes profesionales que dicen no es el fundador y consejero delegado de Apple, Steve Jobs. Jobs solía decir: "Innovar es decir no a 1.000 cosas", y no sólo innovar, sino tener una buena relación con el tiempo y el bienestar. Una de sus decisiones más importantes fue salvar a Apple de la quiebra en 1997. ¿Cómo? Reduciendo el número de productos de 300 a 10. Es una forma clara de decir no a otros 290 productos.
11. Celebrar los logros
Celebrar los logros puede tener un impacto en la forma de gestionar el tiempo mayor de lo que imaginas. Es algo vital para un profesional y, sin embargo, a menudo se pasa por alto. Te sube la moral y te ayuda a mantenerte motivado en tus próximos proyectos.
Dedicar algo de tiempo a reconocer y celebrar los hitos, ya sean grandes o pequeños, le proporciona una recompensa psicológica por su duro trabajo y su progreso. A su vez, esta celebración no sólo reforzará los comportamientos positivos, sino que le ayudará a mantener el impulso hacia sus próximos objetivos laborales.
Tómese la celebración como una breve pausa en medio de la presión por cumplir para recargar las pilas y reflexionar sobre sus logros. Incorpora la celebración a tu rutina e invita a algún miembro de tu equipo a participar también, o simplemente celébrala tú solo.
Utilizar una aplicación de gestión del tiempo automatizada saca a la luz tus hábitos de consumo de tiempo y te ayuda a organizarlo mejor
Conclusión
En resumen, dominar la gestión del tiempo implica algo más que priorizar tareas: se trata de optimizar la energía y la concentración, celebrar los logros y utilizar las herramientas adecuadas para acelerar tu progreso.
Tanto si opta por técnicas de gestión del tiempo como la Técnica Pomodoro o el bloqueo del tiempo, éstas tendrán un gran impacto en su bienestar, su productividad e incluso su vida social.