Cómo tratar con empleados que se quejan de la carga de trabajo
Si usted es gerente o está en cualquier posición de liderazgo en un equipo, los colegas o empleados que se quejan de la carga de trabajo no son una situación nueva para usted.
Al tratar con personas en este contexto, especialmente cuando muestran un comportamiento tóxico o destructivo, hay algunas formas diferentes de manejar la situación.
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Como persona en una posición de liderazgo que trata con miembros del equipo que se quejan de su carga de trabajo, no debe ignorar las señales.
Los efectos que los quejosos crónicos tienen sobre la cultura empresarial y el estado de ánimo general pueden ser bastante dañinos, y es increíblemente importante trabajar para resolver las cosas lo antes posible.
Cómo tratar con empleados que se quejan de la carga de trabajo
Su principal objetivo como buen gerente que desea ser es garantizar que cada empleado tenga las herramientas y los recursos que necesita para realizar su trabajo de manera eficaz y eficiente, al tiempo que promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y una buena relación entre colegas.
Cuando se trata de empleados que se quejan de la carga de trabajo o empleados a quienes no les gusta su entorno de trabajo y no son tímidos a la hora de expresar su desagrado, hay algunas cosas que usted y la empresa pueden hacer para manejar el problema.
1. Escuche a los empleados insatisfechos y registre las quejas.
La regla de oro es abordar estos problemas tan pronto como empiezan a hacerse notar. De esta manera, le demuestra a su equipo que está al tanto de la situación y que se toma en serio las preocupaciones o acusaciones que comparten.
Es en estos tiempos, más que nunca, que la cultura de la empresa necesita ser nutrida, pero también reevaluada.
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Algunas personas se vuelven quejosas crónicas porque creen que no se las escucha ni se las toma en cuenta. Existe la posibilidad de que el comentario negativo se repita hasta que alguien escuche y valide lo que dicen.
Por lo general, es exactamente lo que buscan los quejosos. Escuchar a los empleados quejosos también incluye demostrar empatía por lo que están afrontando.
Un simple “Entiendo lo que estás sintiendo” puede hacer maravillas en la salud del ambiente de trabajo y es una forma de motivar a tus empleados a volver a ser más productivos .
Si no funciona, analice la carga de trabajo de los empleados y vea si están sobrecargados de trabajo .
2. Sea accesible y acepte con agrado las aportaciones de los empleados.
Quiere evitar esas conversaciones silenciosas y ocultas junto a la cafetera, y al mostrarse accesible con su equipo, les está diciendo que los comentarios abiertos son bienvenidos y que no necesitan preocuparse por represalias.
Es importante combatir el estado mental de ambiente laboral tóxico que, lamentablemente, aún hoy en día padecen muchas empresas.
Muchas personas tienen miedo de hablar de sus problemas “en voz alta” o a través de los canales adecuados, por lo que optan por difundir su negatividad. A veces, estos sentimientos son válidos, pero en otros casos, la conversación puede ser tan mala como la gripe y contagiar a todos los demás.
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Nuevamente, mostrar empatía y comprensión es fundamental para iniciar una discusión constructiva. Cuando hable con la parte quejosa, sea específico acerca de sus conductas negativas y cómo afectan la moral en el lugar de trabajo y la productividad del equipo.
Ayude a este miembro del equipo a comprender cómo su carrera se beneficiaría si trabajara en su actitud y sugiera formas en las que podría corregir su comportamiento.
¿Cuáles son las áreas que esta persona necesita mejorar ? ¿Se siente abrumada por la gran carga de trabajo o el trabajo adicional hipotético que ha surgido? ¿El empleado comprende que quizás estas tareas adicionales sean temporales y resulten de situaciones no frecuentes?
La forma en que respondan a estas preguntas será reveladora. No se debe permitir que los trabajadores tóxicos arruinen el día o la experiencia laboral de los demás.
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3. Mantenga una línea de comunicación abierta con el empleado quejoso.
Esta línea de comunicación tiene que existir en un equilibrio perfecto de no ignorar a esta persona pero tampoco apaciguarla por completo, ya que eso sienta un mal precedente.
Una vez que los comentarios negativos comiencen a tener sus inevitables consecuencias negativas, no los ignore y no deje las conversaciones sólo para las evaluaciones anuales del desempeño de los empleados.
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Estas conversaciones también son una oportunidad para hacerle saber al empleado que está dañando el estado de ánimo y la cultura general del lugar de trabajo y que su comportamiento negativo debe ser “controlado” mientras se resuelve el problema.
Sin embargo, tenga en cuenta que algunas personas simplemente se comunican de forma negativa y tóxica. Es importante darse cuenta de que esto no significa necesariamente que el empleado esté descontento o que tenga que cambiar algo en los valores de la empresa para apaciguarlo. Desafortunadamente, este temperamento puede ser un síntoma de un problema mayor para ellos.
Otro punto importante, que a veces puede pasarse por alto, es informar a su personal cuál es el procedimiento adecuado y los canales adecuados, en caso de que tengan una queja que presentar.
Una conversación honesta sobre este tema ayudará a que sus empleados se sientan valorados y escuchados. Una vez más, la empatía es clave. Cuando sea necesario implementar nuevas políticas o procedimientos que afecten a su personal, pídales también su opinión.
4. Intentar encontrar una solución
Hay muchos casos en los que los empleados que se quejan de la carga de trabajo pueden tener una preocupación legítima sobre su carga de trabajo y también pueden presentar una solución factible.
Una vez más, volvemos a la importancia de un canal de comunicación abierto. Puede ser que el empleado que se queja esté atendiendo la carga de trabajo de un compañero que se fue, y aunque se trate de una situación temporal, puede ser demasiado para su rutina diaria o semanal.
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La multitud de razones que pueden explicar las quejas por la carga de trabajo también pueden ser la fuente de soluciones al problema. Haga preguntas como: “¿Cómo resolvería esto?”, “¿Cómo cree que las cosas podrían mejorar?” o “¿Qué haría de manera diferente?”. La verdad es que si la persona se toma en serio su queja, es posible que tenga algunas buenas ideas y soluciones.
El seguimiento del tiempo resulta útil para descubrir si los empleados experimentan una carga de trabajo desequilibrada y de qué manera. Podemos desentrañar cuellos de botella y tareas que puedan hacer perder el tiempo al realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada cliente, proyecto y actividad.
En un intento de diálogo abierto para encontrar soluciones, usted, como gerente, también podría ofrecer una perspectiva diferente sobre la situación.
Hay casos en los que el problema puede ser más grave de lo que puedes manejar. Por ejemplo, una política de la empresa.
Si el problema del empleado está relacionado con algo similar, puedes ayudarle a analizar la situación desde un punto de vista diferente. Si mantiene esa postura, puedes hacer llegar sus preocupaciones a los canales adecuados y, probablemente, el ambiente laboral mejore después de esa conversación.
5. Comprenda cuándo ya es suficiente y es momento de escalar el problema
Desde su posición de liderazgo de equipo, debe afrontar que puede ser el momento de escalar el problema al departamento de recursos humanos cuando el diálogo no es suficiente o no se puede encontrar una solución.
Cuando esto sucede, debe tener un registro de cuándo habló con el empleado, qué desencadenó esa conversación, qué dijo, qué dijo usted y los intentos que se hicieron para encontrar una solución.
El departamento o equipo de recursos humanos podrá ir un poco más allá para intentar averiguar el origen de la queja y luego trabajar con el gerente para encontrar la solución, si es que es posible. La clave es saber cómo abordar cada situación de la manera correcta.
Conclusión
Tratar con empleados que se quejan de la carga de trabajo exige una actuación matizada del líder del equipo o/y del gerente y del departamento de recursos humanos. Estos pasos o consejos deben ser la base para desarrollar un sistema de trabajo que ayude a evitar que este tipo de situaciones se produzcan en el lugar de trabajo.
Tener un lugar de trabajo justo, basado en la igualdad, el trabajo en equipo y el rendimiento es siempre el escenario ideal. El objetivo debe ser siempre una profunda consideración y comprensión de los empleados y sus capacidades para que las quejas y su posible toxicidad no se arraiguen en la oficina, ya sea física o virtual.
Como gerente, no se quede atrás en este tipo de situaciones y no desestime lo que el empleado quejoso dice o siente. Una actitud condescendiente hacia el problema solo reducirá la moral y aumentará la rotación de personal.
Sin embargo, lo cierto es que muchas de estas situaciones se pueden evitar durante la fase de reclutamiento, o al menos durante las primeras semanas de incorporación de un nuevo empleado.
Utilice el manual del empleado y el manual de la empresa de forma adecuada. Todos los empleados deberían recibir uno al ser contratados y este también debería formar parte de su formación continua. No solo es una guía fundamental para el nuevo trabajador, sino que también le da a la empresa cierta ventaja.
Si el empleado debe ser reprendido, advertido o despedido debido a un comportamiento disruptivo, el manual indica claramente lo que está permitido, lo que no está permitido y lo que se recomienda. Las políticas y los valores de la empresa deben estar claramente establecidos en estos documentos. Asegúrese de que se establezcan políticas claras sobre el comportamiento, el desempeño y la disciplina en el lugar de trabajo.
Otra estrategia interesante que se puede plantear durante el proceso de entrevista es la de añadir a las preguntas tradicionales algunas centradas en el comportamiento que pueden ayudar a conocer mejor la personalidad del candidato.
¿Por qué no incluir preguntas sobre cómo manejar problemas o desacuerdos con compañeros de trabajo, cómo resolver problemas o cómo responderían en un momento de crisis? Las respuestas a estas preguntas pueden ayudarle a determinar si un candidato es adecuado para el puesto.
Los problemas de gestión de personas se pueden resolver con buenas habilidades de gestión de personas.
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