Xero Zeiterfassung Integration

Xero ist eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen. Sie bietet eine Reihe von Funktionen für die Verwaltung von Finanzaufgaben, aber wenn es um die Zeiterfassung geht, sind die nativen Funktionen für einige Benutzer möglicherweise nicht ausreichend.

Glücklicherweise gibt es eine leistungsstarke Xero-Zeiterfassungsintegration, die Ihnen hilft, die Zeit innerhalb von weniger als einer Minute pro Tag genau zu erfassen und automatisch an Xero zu senden, um die Abrechnung und Rechnungsstellung zu optimieren.

In diesem Artikel werden wir die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung in Xero erörtern und dieZeiterfassungs-App Timeular als nahtlose Lösung für diese Hindernisse vorstellen.

Suchen Sie nach einer schnellen und einfachen Zeiterfassungslösung, die sich in Xero integrieren lässt?

Timeular mit Xero nahtlos zusammen und bietet eine effektivere Lösung für die Zeiterfassung als Xeros native Funktionen

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Warum sollten Zeiterfassungsdaten in Xero integriert werden?

Durch die Integration einer Buchhaltungssoftware wie Xero mit einer intuitiven Zeiterfassungs-App kann Ihr Team die für verschiedene Projekte und Aufgaben aufgewendeten Stunden mühelos erfassen und so sicherstellen, dass jede Minute genau erfasst und abgerechnet wird.

Diese nahtlose Verbindung vereinfacht nicht nur die Rechnungsstellung und Lohnabrechnung, sondern bietet auch detaillierte Einblicke in Arbeitskosten und die Rentabilität von Projekten, was die Entscheidungsfindung für Manager verbessert.

Lassen Sie uns einen tieferen Einblick in die Vorteile der Zeiterfassung in Xero gewinnen: 

• Genaue Rechnungsstellung: Die Zeiterfassung hilft Unternehmen, ihren Kunden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für ein Projekt oder eine Aufgabe in Rechnung zu stellen, so dass den Kunden die erbrachten Leistungen fair in Rechnung gestellt werden, was zu transparenteren und vertrauenswürdigeren Transaktionen führt. Eine genaue Rechnungsstellung ist auch ein effizienter Weg, um den Umsatz mit bestehenden Kunden zu steigern.
• Verfolgung der Projektkosten: Für Unternehmen, die an Projekten arbeiten, ermöglicht die Zeiterfassung ein besseres Verständnis der tatsächlichen Kosten, die mit jedem Projekt verbunden sind, was den Unternehmen bei der Verwaltung der Projektkosten hilft und die Kostenabschätzung für zukünftige Projekte verbessert.
• Produktivität der Mitarbeiter: Die Zeiterfassung ist ein hervorragendes Mittel zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, denn sie bietet wertvolle Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter und ermöglicht eine Analyse der Produktivität und die Ermittlung von Engpässen. Mit diesen Informationen können Manager fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung treffen und Verbesserungen der Arbeitsabläufe umsetzen, um die Gesamtproduktivität zu steigern.
• Genauigkeit der Gehaltsabrechnung: Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlen, ist eine genaue Zeiterfassung entscheidend für die Berechnung der Lohnstunden und die anschließende Verarbeitung der Daten. Sie trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter für ihre Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden, wodurch Fehler und mögliche Streitigkeiten vermieden werden.
• Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Anforderungen: In einigen Branchen oder Verträgen sind aus rechtlichen Gründen genaue Zeitaufzeichnungen erforderlich. Die Zeiterfassung kann Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen und bei Bedarf einen klaren Prüfpfad zu erstellen.
• Geschäftsanalyse und Berichterstattung: Zeiterfassungsdaten können für die Geschäftsanalyse und Berichterstattung wertvoll sein, so dass Unternehmen die Rentabilität verschiedener Projekte, Kunden oder Dienstleistungen bewerten und auf dieser Grundlage strategische Entscheidungen treffen können.
• Effiziente Abrechnungsprozesse: Durch die Automatisierung der Zeiterfassung und ihre Integration in die Fakturierungsprozesse kann die Fakturierung effizienter gestaltet werden. Es reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und beschleunigt den Rechnungsstellungszyklus.

Bietet Xero Funktionen für die Zeiterfassung?

Ja, Xero verfügt über native Zeiterfassungsfunktionen in Xero Projects, einem kostenpflichtigen Add-on zu Xero Buchhaltung. Sie können die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen, Zeiteinträge zu Rechnungen hinzufügen und Zeiterfassungsbögen von Mitarbeitern verwalten.

Trotz der nativen Zeiterfassungsfunktion gibt es jedoch einige Nachteile, insbesondere für kleinere Unternehmen, auf die wir in den folgenden Abschnitten eingehen werden. 

Wie man die Zeit direkt in Xero erfasst

Um die Zeit direkt in Xero zu erfassen, müssen Sie eine Reihe von Schritten befolgen.

Als Erstes müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden und die Registerkarte Projekte aufrufen.

Suchen Sie dann das Projekt, das Sie erfassen möchten, klicken Sie auf der Detailseite des Projekts auf die Schaltfläche "Quick Time Entry" und füllen Sie ein Formular mit den Projektdetails aus. Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, um den Zeiteintrag zu erfassen.
Darüber hinaus ermöglicht Xero den Import von Zeiteinträgen aus externen Quellen, wie z. B. Tabellenkalkulationen oder einem Zeiterfassungssystem wie Timeular, indem die Einträge als CSV-Datei exportiert und dann in Xero importiert werden.

Die Grenzen der nativen Zeiterfassung in Xero

Basierend auf dem Feedback von Nutzern von Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra sind dies die Einschränkungen der nativen Zeiterfassungsfunktionen in Xero:

• Begrenzte Berichterstattung: Die nativen Zeiterfassungsberichte von Xero bieten grundlegende Informationen über die pro Projekt und Aufgabe aufgewendete Zeit, aber es fehlen ihnen fortgeschrittene analytische Fähigkeiten. Unternehmen, die tiefgreifende Einblicke in die Zeitnutzung und Produktivität benötigen, finden die Berichte von Xero möglicherweise unzureichend.
• Nicht sehr benutzerfreundlich: Einige Nutzer haben angemerkt, dass die Berichte nicht sehr benutzerfreundlich sind und nicht viele detaillierte Einblicke in die Zeitnutzung bieten. Außerdem haben sie den Wunsch nach detaillierteren Kategorisierungsoptionen für Projekte und Aufgaben geäußert.
• Preisgestaltung: Die Preisgestaltung kann als eine Einschränkung der nativen Zeiterfassungsfunktion von Xero betrachtet werden, da sie nur als Zusatz zum Xero Projects-Abonnementdienst verfügbar ist, so dass Unternehmen eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung der Zeiterfassungsfunktion entrichten müssen. 
• Integrationsprobleme: Die native Zeiterfassung von Xero lässt sich nicht nahtlos in andere Produktivitätswerkzeuge wie Projektmanagement-Software oder Kalender-Apps integrieren.
• Unfähigkeit, nicht fakturierbare Zeit zu erfassen: Die native Zeiterfassung von Xero unterscheidet nicht zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Zeit, was es schwierig macht, die Rentabilität von Projekten genau zu verfolgen und zu analysieren oder Bereiche zu identifizieren, in denen die Zeit ineffizient verbracht wird.
• Einschränkungen im mobilen Bereich: Die nativen Zeiterfassungsfunktionen von Xero sind in erster Linie für die Desktop-Nutzung konzipiert, und die mobile App bietet nur begrenzte Zeiterfassungsfunktionen. Dies kann es für Mitarbeiter schwierig machen, die Zeit konsistent zu erfassen, wenn sie auf mehreren Geräten oder Plattformen arbeiten.

Timeular: Die beste Integration der Zeiterfassung in Xero

Trotz der oben genannten Einschränkungen gibt es eine alternative Möglichkeit der Zeiterfassung in Xero: Integrieren Sie einfach Ihr Xero-Konto mit Timeular. 

Timeular ist eine einfache, aber robuste Zeiterfassungs-App, die Ihrem Team hilft, die Zeit bei der Arbeit auf mühelose Weise zu erfassen.

Durch seine intelligenten Zeiterfassungsmethoden und die benutzerfreundliche Oberfläche in Kombination mit einem physischen Zeiterfassungsgerät hilft Timeular , die Genauigkeit der Zeiterfassung zu verbessern und selbst die widerwilligsten Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Zeit zu erfassen.

Neben den Arbeitsstunden können Sie auch Überstunden und Freizeit erfassen, um alle Zeiterfassungsdaten in schlanken, umfassenden Berichten zusammenzufassen.

Einer der Hauptvorteile von Timeularist die Integration mit 3.000 Tools und Anwendungen, wie z. B. Xero.

Schluss mit der Jagd nach Stundenzetteln

Timeular bietet umfassendere und - was das Wichtigste ist - mühelosere Funktionen zur Zeiterfassung als das native Tool von Xero. Da die Zeiterfassung in Timeular weniger als eine Minute pro Tag in Anspruch nimmt und so einfach ist, ist es ein Leichtes, Ihr Team zu motivieren, die Zeit regelmäßig zu erfassen und sich nicht mehr mit manuellen Stundenzetteln abzumühen.

Was macht die Zeiterfassung in Timeular so einfach?

Es ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung auf die von Ihnen bevorzugte Weise: Manuell oder automatisch, in einer Desktop-, Web- oder mobilen App, über Tastenkombinationen, einen physischen Zeiterfasser oder mit einem einzigen Klick.

Keine fehlenden Zeiterfassungsbögen mehr

"Es war immer eine Herausforderung, das Team dazu zu bringen, eine vernünftige und genaue Dokumentation zu erstellen. Timeular hat diese Herausforderung beseitigt, und die einfache Nutzung und Allgegenwärtigkeit der Software auf allen Geräten bedeutet, dass das Team in Echtzeit nachverfolgen kann, anstatt Schätzungen anzustellen.

Richard Wingfield, Gründer bei Envision Design

Dank der automatischen Zeiterfassung können Sie Ihre Stundenzettel auf der Grundlage der App-Nutzung, der besuchten Websites und der geplanten Kalenderereignisse automatisch ausfüllen.

So können Ihre Mitarbeiter auch dann, wenn sie die Zeiterfassung vergessen haben, jederzeit überprüfen, mit welchen Apps, Dokumenten und Websites sie zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet haben, und entscheiden, was automatisch als Zeiteintrag erfasst und an einen Vorgesetzten oder Kunden gemeldet wird.

Einfache Navigation

TimeularDie Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach auf dem Handy und dem Desktop zu bedienen. Die App wurde entwickelt, um die Aufgabenverwaltung zu erleichtern, leicht lesbare Berichte zu erstellen und Ihnen zu helfen, Ihre Produktivität durch genaue Zeiterfassung zu verbessern. 

Physisches Zeiterfassungsgerät

"Das größte Problem ist wirklich, dass man vergisst, eine Zeiterfassung zu beginnen oder zu beenden. Mit einem physischen Gerät ist das einfach intuitiv."

Freiberuflicher Webdesigner

Sie brauchen die App nicht zu öffnen, um die Zeiterfassung für eine bestimmte Aufgabe zu starten oder zu beenden. Drehen Sie einfach Ihren personalisierten physischen Zeitmanagement-Würfel um, der auf Ihrem Schreibtisch liegt und die Zeiterfassung zur Gewohnheit werden lässt.

Mit dem Tracker können Sie über 1.000 verschiedene Aktivitäten verfolgen.

Es ist kein Instrument zur Überwachung von Mitarbeitern

Timeular geht es nicht darum, zu kontrollieren, wann Ihr Team ein- und ausgeht. Es ist dazu da, jedem zu helfen, herauszufinden, was seine Zeit wert ist und was nicht.

Und damit die Privatsphäre gewahrt bleibt, gibt es eine 24-Stunden-Sperre, bevor Manager die Zeiteinträge sehen können, so dass Sie keinen Stress haben, wenn Ihnen jemand im Nacken sitzt.

Dies ist ein zusätzliches Element, das dazu beiträgt, dass Ihre Mitarbeiter die Zeit regelmäßig erfassen.

Die Verfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ist automatisiert

Durch die Kennzeichnung von Aufgaben als fakturierbar oder nicht fakturierbar können Sie die für jedes Projekt und jeden Kunden aufgewendete Zeit mühelos verfolgen. Indem Sie jeder Tätigkeit oder jedem Teammitglied einen Stundensatz zuweisen, werden die Kosten automatisch zusammengerechnet.

Diese Methode hält nicht nur die Projektkosten unter Kontrolle, sondern garantiert auch eine genaue Abrechnung mit dem Kunden und bietet Einblicke in die Effizienz Ihres Teams.

• Erfahren Sie mehr darüber, wie Timeular als Software zur Erfassung abrechenbarer Stunden funktioniert.

Verfolgung von Überstunden

Als Software zur Erfassung von Überstunden ermöglicht Timeular die Aufzeichnung von Mehrarbeit, einschließlich Überstunden und Fehlstunden, basierend auf konfigurierten Arbeitsplänen und beantragtem Urlaub.

Diese Funktion gewährleistet eine genaue Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und erleichtert Ihnen die Berechnung der Überstundenvergütung.

Urlaubsverwaltung

Timeular funktioniert auch als Software zur Urlaubs- und PTO-Verfolgung und hilft Ihnen, verschiedene Arten von Urlaub zu verwalten, um Projekte und Arbeitsbelastungen effektiv zu planen.

Timer-Funktionen

Wenn Sie für jeden Punkt auf Ihrer To-Do-Liste bestimmte Zeitblöcke festlegen möchten, verwenden Sie Timeular als einfache Timer-App. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine präzise Kontrolle über Ihre Zeiteinteilung und können Ihre Aufgaben den ganzen Tag über konzentriert und effektiv erledigen.

Nahtlose Integration

Einer der Hauptvorteile von Timeularist die Integration mit einer Vielzahl beliebter Tools und Apps, so dass Sie die Zeiteinträge problemlos in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen können, um Rechnungen zu erstellen und abzurechnen.

• Google Kalender Zeitmanagement
• Integration der Zeiterfassung in Trello
• Integration der Zeiterfassung in Slack

Automatisierte und detaillierte Berichterstattung

Timeular bietet detaillierte und genaue Berichte und Analysen, die Xeros natives Zeiterfassungstool nicht bieten kann.

Sie automatisiert die Erfassung der abrechenbaren Stunden und erstellt transparente Zeitberichte für Ihre Kunden. Die App bietet eine genaue Aufschlüsselung Ihrer Aktivitäten, um sicherzustellen, dass jede kleine Aufgabe verfolgt und zu Ihrer Rechnung hinzugefügt wird. Sie können Ihre Berichte in PDF, XLSX oder CSV exportieren.

"Wir sind viel besser in der Lage, unsere Zeit genau zu erfassen, was die Abrechnung mit den Kunden verbessert.

- Michele C., Gründerin von Clementine Healthcare Marketing

Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit

Timeular ist auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Einzelpersonen und Teams in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen zugeschnitten und damit für Freiberufler, kleine Start-ups und große Unternehmen gleichermaßen geeignet.

Die vielfältigen Funktionen der Plattform als Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung für Mitarbeiter, Zeiterfassung für die Produktivität und Zeiterfassung für Mitarbeiter zeigen, dass sie ein breites Spektrum von Anforderungen abdecken kann.

Wie man die Zeit in Xero mit Timeular 

Es ist sehr einfach, Xero mit Timeular zu integrieren, Sie müssen nur die folgenden Schritte befolgen.

Erstelle ein kostenloses Timeular-Konto

Testen Sie Timeular, das eine reibungslose Zeiterfassung bietet und sich nahtlos in Xero integrieren lässt.

Timeular kostenlos testen

1. Erstellen Sie ein kostenloses Timeular Konto und melden Sie sich bei Zapier an (Sie müssen kein Abonnement bezahlen, da Sie es für bis zu 100 Integrationen kostenlos nutzen können). )
2. Verbinden Sie Timeular mit Zapier: Dazu benötigen Sie einen API-Schlüssel und eine geheime API. Sie finden diese unter Timeular > Einstellungen > Mein Konto > API > Erstellen eines neuen API-Schlüssels.
3. Erstellen Sie einen Zap, um Ihre Zeit in Xero mit Timeular zu erfassen.
4. Richten Sie einen neuen Zap ein. Der Auslöser könnte ein neues Element auf der Tafel erstellen und die Aktion muss so eingestellt werden, dass die Zeiterfassung auf Timeular beginnt.

Sobald die Integration abgeschlossen ist, können Sie mit der Zeiterfassung für Aufgaben in Xero beginnen.

• Weitere Informationen zur Integration von Timeular mit Zapier findest du in unserem Support-Artikel.

Im unten stehenden Video findest du eine Anleitung dazu:

Schlussfolgerungen

Xero bietet zwar native Zeiterfassungsfunktionen, aber die Funktionalität ist etwas eingeschränkt und erfüllt möglicherweise nicht ganz die Bedürfnisse von Unternehmen, die nach fortschrittlicheren Zeitmanagementlösungen suchen. Hier kommt Timeular ins Spiel, die beste Xero-Zeiterfassungsintegration, die eine umfassendere und benutzerfreundlichere Zeiterfassung ermöglicht.

Im Wesentlichen ergänzt Timeular die Buchhaltungsfähigkeiten von Xero mit einer robusten Zeiterfassungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcenzuteilung zu optimieren, die Produktivität zu steigern und einen besseren Überblick über ihre finanzielle Leistung zu erhalten. 

TimeularDie Zeiterfassung in Echtzeit ermöglicht es Unternehmen, die Effektivität ihres Teams zu messen und potenzielle Engpässe zu erkennen, während die automatische Projektverfolgung sicherstellt, dass alle abrechenbaren Stunden genau erfasst werden.

Darüber hinaus bieten die detaillierten Berichte von Timeularwertvolle Einblicke in die Teamleistung und die Rentabilität von Projekten und ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum fördern.

Durch die Überbrückung der Lücke zwischen Xero und Timeular können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und einen ganzheitlichen Überblick über ihre finanzielle Situation erhalten.

FAQs

Verfolgt Xero den Kilometerstand? 

Ja, Xero bietet eine Funktion zur Verfolgung der Kilometerstände als Teil des Add-ons Expenses an, mit der Sie Ihre Kilometerstände mit einem Start-Stopp-Timer oder durch direkte Eingabe der Kilometerangaben verfolgen können. Sie können auch Spesenabrechnungen für Ihre Kilometer erstellen und Ihre Kilometerdaten in einem CSV-Format importieren oder exportieren. 

Gibt es in Xero Zeiterfassungsbögen? 

Ja, Xero bietet eine Zeiterfassungsfunktion als Teil des Add-ons Projects an, die es Ihnen ermöglicht, die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, Notizen zu Ihren Zeiteinträgen hinzuzufügen und Zeiterfassungsberichte zu erstellen.