Die 12 besten Tipps zur Zeiterfassung im Jahr 2024
Laut einer Studie von Asana werden 60 % der Zeit eines Teams für Dinge aufgewendet, die nicht funktionieren. Sie möchten nicht, dass die Zeiterfassung auch in diese Kategorie fällt.
Unabhängig davon, ob die Zeiterfassung eine Notwendigkeit oder eine Option ist, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie sie klug und effizient einsetzen.
Bevor Sie also abschweifen, möchte ich Sie in diesem Artikel aufklären: 12 Tipps, wie Sie Ihre Zeit erfassen und optimal nutzen können, und wie eine Zeiterfassungslösung Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.
Mit Timeular können Sie die Zeit automatisch, mühelos und sicher erfassen. Mit KI an Ihrer Seite.
Zeiterfassungstools geben Ihnen Zugang zu wichtigen Informationen, um Ihre Leistung und die Produktivität Ihres Teams zu verstehen. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die Umsetzung in Ihre tägliche Routine schwierig sein kann.
Die Zeiterfassung ist eine zusätzliche Aufgabe, die die meisten Arbeitnehmer nicht übernehmen möchten, aber es gibt viele Möglichkeiten, sie zu erleichtern.
Aber wie? Fangen wir damit an.
Die 12 besten Tipps zur Zeiterfassung
1. Verstehen Sie, warum es wichtig ist, die Zeit für Ihr Team zu erfassen
Erstens: Tun Sie es nicht, nur weil Sie vage glauben, dass es funktionieren oder hilfreich sein könnte.
Bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen, sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, warum Sie sie brauchen. Hier sind einige Fragen, die Sie verwenden können, um Ihren Bedarf an Zeiterfassung zu verstehen:
- Wo verbringen wir die meiste Zeit?
- Sind meine Teammitglieder überarbeitet?
- Welche Projekte und Aufgaben sind die rentabelsten?
- Welche Kunden sind die weniger profitablen?
- Stellen wir unsere Rechnungen korrekt aus oder verpassen wir lukrative Möglichkeiten?
- Was sind die größten Zeitfresser in meinem Team?
- An welchem Punkt des Tages setzt die Müdigkeit ein, und meine Produktivität sinkt?
- Woher weiß ich, worauf ich mich konzentrieren muss, um mein Unternehmen zu vergrößern?
2. Ihr Team einbinden
Dies ist ein wichtiger Schritt. Wenn Ihr Team die Vorteile des Zeitmanagements nicht versteht, wird es dies nur als zusätzliche Arbeit ansehen.
Bevor Sie also ein kompliziertes Zeiterfassungssystem einführen, sollten Sie die Mitarbeiter an Bord holen und in die Zeiterfassung investieren.
Hier sind vier einfache Taktiken, mit denen Sie sie überzeugen können:
- Zeigen Sie eine Fallstudie oder aktuelle Informationen: Suchen Sie ein Unternehmen oder einen Freund, der bereits ein Zeiterfassungstool einsetzt, und bitten Sie ihn, die wichtigsten Erkenntnisse mitzuteilen, die er nach dem Einsatz einer Zeiterfassungs-App gewonnen hat.
- Wenn Sie keine Beispiele zur Hand haben, werfen Sie einen Blick auf Timeularmit Erfolgsgeschichten von Benutzern, die sich bei der Zeiterfassung bewährt haben.
- Teilen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen: Am einfachsten ist es, wenn Sie beweisen, dass Sie den Prozess selbst kennen und bewährte Verfahren zur Zeiterfassung weitergeben. Erfassen Sie Ihre Zeit eine oder zwei Wochen lang, bevor Sie die Ergebnisse mit Ihrem Team teilen.
- Erläutern Sie die Vorteile: Nennen Sie Ihrem Team mindestens drei wichtige Punkte, wie die Zeiterfassung sowohl ihre Arbeit als auch die Ergebnisse des Unternehmens verbessern würde.
Nachstehend finden Sie einige Beispiele für Vorteile.
- Optimierte Lohnabrechnung: Wenn Teams eine Zeiterfassungssoftware verwenden, können sie die Daten nahtlos von der App in ihre Gehaltsabrechnungslösung übertragen und so Schritte und menschliche Fehler minimieren.
- Genauere Projektschätzungen: Wenn Manager wissen, wie viel Zeit ihre Teams für die Erledigung von Aufgaben benötigen, können sie die Dauer eines Projekts genau vorhersagen und die Ausweitung des Projektumfangs reduzieren.
- Besseres Teammanagement: Sie können sicherstellen, dass Ihr Team an Aufgaben arbeitet, die seinen Fähigkeiten entsprechen, und dass es sich nicht überlastet.
Fragen Sie nach ihrer Meinung: Erkundigen Sie sich, ob Ihr Team Bedenken bezüglich der Zeiterfassung hat, und finden Sie gemeinsam die beste Lösung.
3. Finden Sie einen einfachen und benutzerfreundlichen Zeiterfasser
Obwohl Sie vielleicht zuerst an Vorlagen für die Zeiterfassung denken, gibt es eine Alternative, die keine ständigen Erinnerungen an die Zeiterfassung erfordert.
Wählen Sie ein automatisiertes Zeiterfassungstool, das Ihnen dies ermöglicht:
- Beurteilen Sie, ob das System über ein intuitives Dashboard, einfache Zugänglichkeit, genaue Überwachung und Automatisierungsfunktionen verfügt.
- Sehen Sie sich alle Funktionen der Zeiterfassungssoftware an und wie Sie sie nutzen können;
- Prüfen Sie die Kompatibilität und Integration mit verschiedenen Geräten und Software und natürlich den Preis;
Sie könnten mehrere Tools ausprobieren, aber ich möchte Ihnen kurz das Tool meiner Wahl vorstellen: Timeular - ein automatisches und müheloses Tool zur Zeiterfassung, das von über 100.000 zufriedenen Benutzern genutzt wird.
Timeular ist eine der besten Zeitmanagement-Apps, die den Nutzern flexible Möglichkeiten zur effektiven Erfassung und Verwaltung ihrer Zeit bietet.
Mit Timeular können Sie und Ihr Team:
- Beschleunigen Sie die Zeiterfassung durch automatische Zeiterfassung mit einfachen Tastaturkürzeln oder einem Zeiterfassungswürfel;
- erhalten Sie automatische Zeiteintragsvorschläge, die auf Ihren Kalenderereignissen basieren und von KI generiert werden;
- die Zeiterfassung mit nur wenigen Klicks automatisieren;
- Projektbudgets mit Budgetmeldungen unter Kontrolle halten;
- Überstunden erfassen und Timeular für die Urlaubsüberwachung nutzen, um eine ausgeglichene Arbeitsbelastung und genaue Berichte zu erhalten;
- Verfolgen Sie nicht fakturierbare und fakturierbare Zeit mit einem Klick;
- Timeular mit über 3000 anderen Tools Ihrer Wahl integrieren;
- die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, da alle Ihre Daten lokal gespeichert werden, wobei die Einhaltung der GDPR zu 100 % gewährleistet ist.
Diese Software ist außerdem sehr flexibel und passt sich Ihren Arbeitsbedingungen an: Ob Sie im Büro arbeiten oder ob Sie und Ihr Team aus der Ferne arbeiten, Timeular unterstützt Sie mit allen Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
4. Einfach halten
Dies ist einer der besten Tipps für die Zeiterfassung, aber auch einer der am meisten unterschätzten: keep.it.simple.
Bei der Erstellung eines strukturierten Rahmens für die Zeiterfassung kann man sich leicht von all den Möglichkeiten und zukünftigen Berichtsoptionen hinreißen lassen. Anstatt Dutzende von verschiedenen Tätigkeitskategorien und Unteraufgaben zu erstellen, sollten Sie versuchen, es so einfach wie möglich zu halten.
Erfassen Sie zu Beginn maximal drei Aktivitäten mit Ihrem Team. Sobald das Team die Zeiterfassung vollständig übernommen hat, können Sie weitere Aktivitäten hinzufügen.
Um Ihrer Zeiterfassungsstruktur einen Hauch von Raffinesse zu verleihen, erstellen Sie Tags, die die Mitarbeiter bei der Erfassung ihrer Zeit hinzufügen können. Ein Tag ist ein gemeinsames Etikett, das Teammitglieder verwenden können, um ihre Zeiteinträge zu kategorisieren. Ein Tag könnte zum Beispiel #reaktive oder #proaktive Arbeit sein.
Tags sollten als Zusatz zu den Zeiterfassungsdaten dienen, damit man sich leichter merken kann, für welche Aufgaben genau die Zeit aufgewendet wurde.
TIPP: Wenn Sie gelegentlich Arbeitszeiten erfassen, probieren Sie den kostenlosen Zeitkartenrechner aus.
5. Schaffung eines Systems zur Fehlerbehebung
Es ist völlig normal, dass man am Anfang etwas durcheinander bringt, wenn man noch am Lernen ist.
Stellen Sie sich vor, Sie haben die Aufgabe erledigt, ein Projekt mit einem Kunden zu planen. Soll das unter der Kategorie "Besprechung", "Planung" oder "Arbeit für Kunden" protokolliert werden ?
Um diese Art von Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie klare Regeln dafür aufstellen, welche Aktivität unter welches Projekt fällt, und dafür sorgen, dass das ganze Team darüber informiert ist. Es kann für Ihr Team sehr hilfreich sein, wenn Sie ein Q&A-Dokument oder einen Slack-Thread erstellen, in dem jeder Fragen zur Erfassung seiner Zeit stellen kann.
Sie können auch eine gemeinsame Datei mit Beispielen für die Erfassung verschiedener Aufgaben und Aktivitäten erstellen. Fügen Sie Erklärungen hinzu, warum jede Aufgabe unter eine bestimmte Kategorie fällt. Überprüfen Sie außerdem regelmäßig, ob alle Mitarbeiter ihre Zeit korrekt verbucht haben.
6. Regeln aufstellen
Um ein völliges Chaos zu vermeiden, legen Sie Benutzerrechte fest, die verhindern, dass alle Benutzer Ihr Zeiterfassungssystem bearbeiten können. Sie wollen nicht, dass jede einzelne Person wahllos Aufgabenkategorien erstellt. Sie oder eine von Ihnen zu diesem Zweck benannte Person sollten die einzigen sein, die Kategorien erstellen können, damit alles kohärent ist.
Sie müssen auch dafür sorgen, dass jeder mindestens 10 Minuten pro Tag Zeit hat, um seine Zeit zu erfassen. Andernfalls werden Sie am Ende des Monats faule Kollegen den ganzen Monat leer, und das führt zu einem Chaos in Ihrer Zeiterfassung. Wenn Sie merken, dass jemand Schwierigkeiten hat, bieten Sie ihm Hilfe an, denn es ist schwierig, sich eine neue Gewohnheit anzueignen.
Fragen Sie Ihre Teammitglieder regelmäßig, ob sie das neue System verstehen und ob sie zusätzliche Anleitung benötigen.
Hinweis: Ich schlage nicht vor, die Mitarbeiter zu überwachen, sondern vielmehr Probleme bei der Zeiterfassung in Ihrem Team zu erkennen und regelmäßig bewährte Verfahren zur Zeiterfassung auszutauschen.
Timeularbietet beispielsweise Beratungsgespräche an, wenn neue Teams mit der Zeiterfassung beginnen, und hilft ihnen bei der Aufstellung von Regeln und bewährten Verfahren zur Zeiterfassung.
7. Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen
Excel war eine ganze Zeit lang das allmächtige Werkzeug, das Unternehmen dabei half, effizienter zu werden, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und die Produktivität zu steigern.
Aber das ist vorbei. Das manuelle Ausfüllen von Zeiteinträgen in Excel-Zeiterfassungsbögen ist zeitraubend und führt häufig zu menschlichen Fehlern.
Heutzutage gibt es so viele bessere Möglichkeiten der Zeiterfassung, wie z. B. ein cloudbasiertes Zeiterfassungstool, das neben der systematischen Zeiterfassung für Ihr Team auch Ihre Berichte zusammenstellt.
Welche Vorteile hat die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware anstelle von Excel? Hier sind sie:
- Es ist viel einfacher: Sie müssen nicht Dutzende von E-Mails verschicken, um die Zeiterfassungsbögen aller Mitarbeiter zu sammeln. Alle Daten sind nur einen Klick entfernt in Ihrem Zeiterfassungstool.
- Es gibt weniger Fehler: Sie merken sofort, wenn etwas nicht stimmt, wenn Sie den Überblick in einem automatisierten Tool behalten. Sei es, dass die Zeitangaben oder die erwartete Dauer eines Projekts verdächtig niedrig sind oder dass einige Mitarbeiter ihre Leistung um ein Vielfaches übertreffen.
- Keine doppelte Dateneingabe mehr: Anstatt die Zeit Ihres Teams in Tabellenkalkulationen zu erfassen und dann in einem Arbeitsbericht zusammenzustellen, können Sie automatisch erstellte Berichte in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool erhalten.
- Nutzen Sie Ihren Zeiterfasser jederzeit und überall: Während Excel-Tabellen auf unseren PCs leben, macht ein Cloud-basiertes Tool Ihre Zeiterfassungsbögen überall und jederzeit zugänglich.
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8. Zeitblockierung verwenden
Zeitblockierung bedeutet, einen bestimmten Zeitraum des Arbeitstages für eine bestimmte Aufgabe zu reservieren. Es ist, als würde man seine tägliche Aufgabenliste in Zeitabschnitte unterteilen. Man könnte diese Zeitfenster auch als Zeitfenster für die Bearbeitung von Aufgaben oder Projekten bezeichnen. Das bedeutet, dass man Ablenkungen ausschließt und die Zeit nutzt, um so viel Arbeit wie möglich zu erledigen.
Die Zeiteinteilung hängt jedoch weitgehend von Ihrer Branche ab und davon, ob Sie unabhängig arbeiten oder mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten.
Daher kann es schwierig sein, einige Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze zeitlich zu begrenzen, weil sie so dynamisch sind. Denken Sie daran, dass diese Planungsmethode Ihren Arbeitstag verbessern und nicht noch stressiger machen soll.
Vergewissern Sie sich, dass die Art der Projekte in Ihrem Team oder Unternehmen für diese Technik geeignet ist, und wenn ja, wenden Sie sie an.
Sogar Elon Musks 5-Minuten-Regel basiert auf dem Prinzip der Zeitsperre; ich sage es nur.
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9. Setzen Sie Prioritäten in Ihren Aufgabenlisten
Ob persönliche Zeiterfassung oder Zeiterfassung für die Arbeit, eines der grundlegenden Werkzeuge für Zeitmanagement ist die allmächtige To-Do-Liste.
Es ist einfach und doch leistungsstark und fasst alles, was Sie tun müssen, an einem Ort zusammen - von den kleinsten bis zu den größten Aufgaben.
Sobald Sie die Liste haben, können Sie Prioritäten setzen und die wichtigen Punkte zuerst angehen. Die Prioritätenliste stellt sicher, dass Sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren und nicht der Versuchung erliegen, sich mit weniger wichtigen Dingen zu beschäftigen, weil sie leichter zu erledigen sind.
Außerdem können Sie mit einer Aufgabenliste die erledigten Aufgaben abhaken. Am Ende des Tages fühlen Sie sich nicht mehr überwältigt, weil die Termine immer näher rücken, sondern weil das Abhaken von Aufgaben auf Ihrer Liste Ihnen ein Gefühl der Erfüllung gibt.
Wir haben auch über die besten Priorisierungsmethoden und die besten Tools zur Priorisierung der Arbeitslast, die Sie bei der Kategorisierung Ihrer Arbeitslast unterstützen.
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10. Große Aufgaben in kleinere Aufgaben aufteilen
Bei der Arbeit an einem umfangreichen und mühsamen Projekt kann es leicht passieren, dass man sich von der Größe der Aufgaben, die man zu erledigen hat, überwältigt fühlt. Dieses Gefühl kann Sie daran hindern, Fortschritte zu machen, Ihre Moral schädigen und Ihr Arbeitspensum fast unmöglich erscheinen lassen.
Aber so wie Sie eine große Mahlzeit in kleinen Happen essen, können Sie jede Aufgabe bewältigen, egal wie lang und kompliziert sie ist, wenn Sie sie in überschaubare Teile zerlegen können. Dann brauchen Sie sich nur noch um die einzelnen Teile zu kümmern.
Mit einem System zur Arbeitsbewertung, das die Aufgaben auf stündlicher und täglicher Basis aufschlüsselt, können Sie daher einen größeren Aufgabenbereich oder langfristige Ziele viel leichter erreichen.
11. Aufgaben automatisieren
In jedem neueren Leitfaden mit bewährten Verfahren für die Zeiterfassung werden Sie auf die Automatisierung stoßen.
Die manuelle Datenerfassung ist ziemlich eintönig und repetitiv, und fairerweise muss man sagen, dass sie keinen Mehrwert mehr bietet.
Daher gibt es einige Dinge, die unbedingt automatisiert werden sollten und mit denen Sie viel Zeit sparen können.
Nur aus reiner Neugier: Wussten Sie, dass ohne eine Aufgabenautomatisierungs-Appein durchschnittlicher Mitarbeiter etwa 3 Stunden pro Tag damit verbringt, dieselbe langweilige Aufgabe zu wiederholen anstatt sich auf kreativere Projekte zu konzentrieren? Dies hat in vielen Unternehmen zu einer geringeren Arbeitsproduktivität, Effektivität und Motivation geführt.
Berichte zeigen, dass Unternehmen, die Arbeitsautomatisierung eingeführt haben fast 60 % ihrer Mitarbeiter sechs oder mehr Stunden pro Woche einsparen, wenn einige sich wiederholende Aspekte ihrer Arbeit automatisiert wurden. Dies ist möglich, weil die Arbeitsplatzautomatisierung etwa 45 % der sich wiederholenden Aufgaben übernehmen kann.
Die Automatisierung von Aufgaben ist ein hervorragendes Mittel zur Steigerung der Effizienz. Erfahren Sie mehr über Tipps zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz
Die Automatisierung von Aufgaben ist ein hervorragender Effizienzsteigerer. Hier finden Sie weitere Tipps zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz.
12. Daten nutzen, um Entscheidungen zu treffen
Die Fähigkeit, mit Hilfe von Zeiterfassungssoftware wichtige Entscheidungen zu treffen, wird faktenbasiert und liefert gute Anregungen für ein intelligenteres Management im Allgemeinen. Insgesamt führt dies zu einer Verbesserung innerhalb des Unternehmens, da der Endnutzer seinen Arbeitsstil versteht und weiß, was verbessert werden muss.
Mit Hilfe der Zeiterfassung kann ein Manager die Qualifikations- und Fähigkeitsprobleme innerhalb des Teams erkennen und herausfinden, welche Änderungen vorgenommen werden müssen, damit die Dinge reibungslos funktionieren. Die Zeiterfassung hilft auch dabei, die Dynamik eines Teams zu verstehen und die Leistung über mehrere Dimensionen zu segmentieren.
Die Leistungen werden immer von vielen Faktoren abhängen, z. B. von den Fähigkeiten, der Ausbildung, den Führungskräften oder dem Standort eines Mitarbeiters. Die von der Zeiterfassungssoftware generierten umfangreichen Daten liefern jedoch Erkenntnisse, die für eine hohe Auslastung und maximale Effizienz des Betriebs erforderlich sind.
Wussten Sie, dass die Zeiterfassung Ihnen hilft, bessere Zeiteinschätzungen?
Wussten Sie, dass die Zeiterfassung Ihnen hilft, Ihre Zeit besser einzuschätzen?
Schlussfolgerung
Wie bereits erwähnt, kann die Zeiterfassung sehr effektiv sein und Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität und Ihre Gesamtergebnisse zu verbessern.
Aber sie sollte richtig gemacht werden, auf der Grundlage von relevanten Best Practices zur Zeiterfassung. Wir hoffen, dass Sie die besten Tipps zur Zeiterfassung kennengelernt und das Beste daraus gemacht haben.
Es gibt keine einheitliche Methode zur Zeiterfassung, Sie müssen also nicht jede einzelne der genannten Regeln befolgen. Konzentrieren Sie sich darauf, das Zeiterfassungssystem, die Regeln und Praktiken zu finden, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen sowie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter passen.
Es reicht nicht aus, einfach nur eine Software für die Zeiterfassung auszuwählen. Wenn Sie sich für ein System entschieden haben, sollten Sie sich von Fachleuten beraten lassen, wie Sie die Zeiterfassung am besten einrichten und welche Regeln für Sie am besten geeignet sind.
Mit Timeular können Sie die Zeit automatisch, mühelos und sicher erfassen. Mit KI an Ihrer Seite.
FAQs
Ja, die Zeiterfassung verbessert Ihre Produktivität und Gesamtleistung. Sie hilft, Ihre Produktivität zu messen, sowohl für die persönliche Zeiterfassung als auch für die Arbeit. Einmal gemessen, hilft sie Ihnen und Ihrem Team, ein Gefühl von Verantwortlichkeit und Dringlichkeit während des Arbeitsprozesses zu entwickeln. Die durch die Zeiterfassung gesammelten Daten zeigen Ihnen, was optimiert werden muss, um produktiver zu werden.
Ja, die Zeiterfassung für Mitarbeiter ist im Gegensatz zur Zeiterfassung völlig legal. Timeular Die Zeiterfassung mit der Funktion "Zeiterfassung" wurde beispielsweise mit dem Ziel entwickelt, die Überwachung zu verhindern und die GDPR-Vorschriften zu 100 % einzuhalten. Es speichert Daten nur auf Ihrem lokalen Computer, und Manager haben mit einer Verzögerung von 24 Stunden Zugriff auf die Zeiteinträge eines Mitarbeiters. Wir alle wissen, dass Mitarbeiter nur dann an der Zeiterfassung interessiert sind, wenn sie sich nicht in Echtzeit überwacht fühlen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Zeit effizient zu erfassen, z. B. mit einem Papierplaner, einem Online-Planer, einer Zeiterfassungs-App oder einer einfachen Tabelle. Das Wichtigste ist letztendlich, dass Sie ein Zeiterfassungssystem einführen, das zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Ich kann mir nicht helfen, aber ich schlage vor, dass es auch automatisiert sein sollte!
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