Single Tasking: Wie man mit weniger Arbeit mehr erreicht

Multitasking wird oft als die ultimative Fähigkeit am modernen Arbeitsplatz verherrlicht, und leider hängt unser wahrgenommener Wert am Arbeitsplatz von unserer Fähigkeit zum Multitasking und unserer unglaublichen Schnelligkeit ab.

Aber was nützt Multitasking, wenn die Qualität unserer Arbeit fragwürdig ist? Multitasking ist mit hohen Kosten verbunden, und diese sind nicht unerheblich. Deshalb muss man auf Single-Tasking zurückgreifen.

In diesem Artikel erfahren Sie , was Single-Tasking ist, was es bedeutet, warum es funktioniert und wie Sie es in Ihr Leben integrieren können.

Was ist Single-Tasking?

Single-Tasking bedeutet, wie der Name schon sagt, dass man sich jeweils auf eine Aufgabe konzentriert. Das heißt, entweder so lange, bis diese "eine Aufgabe" erledigt ist, oder bis Sie einen Punkt erreichen, an dem Sie eine Pause brauchen oder die Aufgabe für den Tag abbrechen müssen.

So oder so: Im Gegensatz zum Multitasking, bei dem Sie Ihre Aufmerksamkeit zwischen Slack-Nachrichten, E-Mails und der Präsentation, die Sie für Ihren Kunden vorbereitet haben, aufteilen, bedeutet Single-Tasking, dass Sie sich auf nicht mehr als eine Aufgabe konzentrieren.

Die Bedingungen für das Erreichen eines Zustandes der Konzentration auf eine Aufgabe können für jeden von uns unterschiedlich sein. Es kann bedeuten, dass Sie Ihre Telefon- und Laptop-Benachrichtigungen ausschalten und in Ihrem Slack- oder Teams-Status etwas eintragen wie: "Fokussiertes Arbeiten" und Ihr Team wissen zu lassen, dass Sie 4 Stunden am Tag nicht verfügbar sind, da Sie sich in konzentrierter Arbeit üben.

Beim Single-Tasking erschöpft man sich jedoch in einer einzigen Aufgabe, ohne gleichzeitig zwischen den Aufgaben zu wechseln.

Was sind die Vorteile von Single-Tasking?

• Zunächst einmal arbeitet Ihr Gehirn effizienter und effektiver, wenn Sie Single-Tasking praktizieren.

Die Forschung zeigt, dass Single-Tasking den präfrontalen Kortex aktiviert, also den Bereich des menschlichen Gehirns, der für übergeordnete Funktionen wie Entscheidungsfindung und Problemlösung zuständig ist. Wenn dieser Teil des Gehirns sich ungestört konzentrieren kann, arbeitet er effizienter und effektiver. Es ist also paradoxerweise so, dass Sie mit weniger Arbeit in einem bestimmten Moment auf Dauer mehr erreichen.

• Sie können sich besser konzentrieren und erreichen so die begehrte Produktivität und Flow-Zustand.

Da Sie Ihre gesamten geistigen Ressourcen auf eine Aufgabe konzentrieren, erhöht sich Ihre kognitive Kapazität. Dadurch entwickeln Sie die Fähigkeit, sich intensiver mit Herausforderungen auseinanderzusetzen und intelligentere Lösungen zu finden, für die Sie sonst nicht die Zeit und die Konzentration gehabt hätten. Letztendlich werden Sie qualitativ hochwertigere Arbeit leisten.

• Sie werden weniger Stress erleben.

Laut Zippia haben nur 20 % der Menschen das Gefühl, ihr tägliches Arbeitspensum unter Kontrolle zu haben , und weitere 39 % der Arbeitnehmer fühlen sich durch die Arbeitsüberlastung gestresst, so dass Single-Tasking ihnen zu einem Gefühl der Kontrolle und des Erfolgs verhelfen kann. Stress ist oft das Ergebnis von Multitasking und dem Gefühl, dass wir an einem Tag nur Brände löschen können, als ob wir nie genug Zeit hätten, alles zu erledigen.

• Sie werden eine bessere kognitive Gesundheit haben .

Untersuchungen der American Psychological Association zeigen, dass ständiger Aufgabenwechsel (bekannt als Kontextwechsel) die geistige Ermüdung erhöht und langfristig zu kognitivem Abbau führen kann. Außerdem hat dieselbe Studie bewiesen, dass Multitasking die Produktivität um 40 % senkt. Im Gegensatz dazu kann sich das Gehirn beim Single-Tasking entwickeln, sich voll engagieren und Informationen tiefer verarbeiten.

Praktiken für nahtloses Single-Tasking

Das Ändern Ihrer Verhaltensweisen und Gewohnheiten erfordert Übung. Wahrscheinlich sind Sie es in unserer schnelllebigen Welt gewohnt, zwischen verschiedenen Kontexten hin und her zu wechseln, sodass es Zeit braucht, Ihr Gehirn darauf einzustellen, sich nur auf eine Sache zu konzentrieren.

Sie können jedoch einfache, aber strukturierte Schritte befolgen, um es langsam zu schaffen, diese vielen Registerkarten in Ihrem Kopf zu schließen und sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, statt auf mehrere Aufgaben gleichzeitig.

1. Schaffen Sie das richtige Arbeitsumfeld 

Wenn Sie mit Single-Tasking erfolgreich sein wollen, müssen Sie ein Umfeld schaffen, das gründliches Arbeiten und die Konzentration auf einzelne Aufgaben bei mehreren Projekten fördert.

Dies geht über das bloße Aufräumen des physischen Arbeitsbereichs hinaus. Es geht darum, eine technische Einrichtung, einen physischen Raum und eine Kommunikationsstrategie zu schaffen, die auf konzentriertes Arbeiten ausgerichtet ist.

Beginnen wir mit Ihrer technischen Umgebung, da Multitasking die größte Störung durch unsere Geräte verursacht. Hier ist, was Sie tun sollten, um Single-Tasking zu fördern:

• Verwenden Sie Produktivitäts-Apps wie Timeular um zu verfolgen, wohin Ihre Aufmerksamkeit geht, und zu lernen, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen können.
• Schalten Sie unwichtige Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon, in E-Mails und Apps aus. Zu diesem Zweck verwenden Sie am besten Website-Blocker. Wenn Sie dazu neigen, eine E-Mail oder eine bestimmte Website zu öffnen, wird diese sofort blockiert. Eine großartige App, die ich für diesen Zweck verwendet habe, ist die Opal-App.
• Fügen Sie auf Plattformen wie Slack oder Teams den Status "konzentrierte Arbeit" hinzu, um Ihr Team darüber zu informieren, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar sind.
• Verwenden Sie den Vollbildmodus für Ihre aktive Anwendung oder Website, und lassen Sie nur eine Registerkarte geöffnet, wenn Sie nicht unbedingt mehr Registerkarten benötigen. Ziehen Sie Erweiterungen für die Tab-Verwaltung in Betracht, die ungenutzte Tabs ausblenden, damit Sie nicht abgelenkt werden.

Wenn es um Ihren physischen Arbeitsplatz geht, versuchen Sie Folgendes:

• Reinigen Sie Ihren Raum, um ihn sauber, komfortabel und frei von Unterbrechungen zu halten. Wenn es Ihnen wie mir geht, müssen Sie Ihre Arbeitssitzungen mit einer gründlichen Reinigung Ihres Büros und Ihres Zimmers beginnen. Ich bin kein Spezialist für Psychologie, aber bei mir funktioniert es.
• Investieren Sie in eine ergonomische Büroeinrichtung. Eine funktionale Arbeitsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sich nicht ablenken zu lassen, ist genauso wichtig wie die Benachrichtigungen, die auf Ihrem Bildschirm erscheinen. Es ist auch gut, wenn Sie beruhigende Elemente wie natürliches Licht oder Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung einbauen, damit Sie sich konzentrieren können.

2. Setzen Sie klare Ziele und setzen Sie Prioritäten

Studien besagen, dass wir, wenn wir nicht realistisch planen und vorhersagen, wie viel Zeit wir für eine bestimmte Arbeit (zwei oder mehr Aufgaben) benötigen, leicht in den Planungsirrtum. Das bedeutet, dass unser gesamter Aufgabenverwaltungsprozess von einem Labyrinth aus Optimismus überzogen ist und wir optimistisch glauben, dass wir an einem Tag viel mehr erledigen können, als wir objektiv können.

Das Mittel, um den natürlichen Drang unseres Gehirns zur Positivität zu besiegen, ist die Festlegung von Arbeitszielen und die Festlegung von Prioritäten.

Die Festlegung von Arbeitszielen besteht mehr oder weniger darin, sie aufzuschreiben, und das ist gar nicht so schwierig. Der schwierigere Teil ist die Festlegung von Prioritäten für jedes dieser Ziele. Wenn Sie sich jedoch mit der Festlegung von Zielen schwer tun, ist eine gute Faustregel die 5/25-Regel von Warren Buffett: Bestimmen Sie 25 Ziele, fügen Sie sie zu Ihrer Aufgabenliste hinzu, wählen Sie die fünf wichtigsten aus und lassen Sie die anderen ganz weg. Dieser scharfe Fokus sorgt dafür, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht verwässern.

Brauchen Sie weitere Ideen, wie Sie sich Ziele setzen können? Sehen Sie sich dieses Glossar mit Artikeln an, die Sie zum Thema Zielsetzung nützlich finden könnten:

• Ein Leitfaden für kurz- und langfristige Ziele
• Ein Leitfaden zur Festlegung von Arbeitszielen
• Ein Leitfaden zur Festlegung von Zeitmanagementzielen

Um auf das Setzen von Prioritäten zurückzukommen: Diese beiden Strategien helfen Ihnen, die Aufgaben auf Ihrer Liste zu erkennen und zu priorisieren , die am wichtigsten sind.

1. Erledigen Sie die schwierigste Aufgabe zuerst: Beginnen Sie Ihren Tag mit der schwierigsten Aufgabe auf Ihrer Liste, sei es die komplexeste oder die wichtigste Aufgabe auf Ihrer Liste. Diese Methode ist bekannt als die Friss den Frosch Strategie bekannt, deren Philosophie darauf beruht, dass Sie morgens als Erstes eine Aufgabe erledigen, vor der Sie sich sonst den ganzen Tag lang fürchten würden. Hinzu kommt, dass diese Art von Aufgaben uns im Laufe des Tages stresst und unsere Leistungsfähigkeit beeinträchtigt.

2. Gruppieren Sie Ihre Aufgaben in Prioritätskategorien: Erstellen Sie eine einfache Matrix, indem Sie ähnliche Aufgaben in 4 Quadranten zusammenfassen. Indem Sie ähnliche Aufgaben in dieselbe Kategorie einordnen, wissen Sie, welche Aufgaben Sie zuerst angehen müssen. Die Kategorien, die Sie benötigen, sind:

• Do First = Dringende und wichtige Aufgaben
• Zeitplan = wichtige, nicht dringende Aufgaben
• Delegieren = Dringende, unwichtige Aufgaben, die von jemand anderem erledigt werden können
• Löschen = Unwichtige, nicht dringende Aufgaben löschen (Routineaufgaben können zu dieser Kategorie gehören)

Wussten Sie, dass diese Strategie als Die 4 Ds des Zeitmanagements und vom ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower, entwickelt wurde?

Brauchen Sie noch Hilfe bei der Priorisierung von Aufgaben? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:

• Ein kurzer und praktischer Leitfaden zur wie man Aufgaben priorisiert in 7 Schritten
• Verstehen Sie warum es wichtig ist, sich realistische Ziele zu setzen

Deshalb ist es am besten, wenn Sie Ihre anspruchsvollen Aufgaben nach Prioritäten ordnen und sich Ziele mit objektiven Strategien setzen. Auf diese Weise entgehen Sie dem Optimismus und können Single-Tasking mit so wenig Ablenkungen wie möglich meistern.

3. Zeit für Einzelaufgaben einplanen und schützen

Zu glauben, dass Sie Ihre störenden Verhaltensweisen, wie das Überprüfen jeder Telefonbenachrichtigung und das sofortige Beantworten von E-Mails, sofort ändern können, ist Wunschdenken. Deshalb müssen Sie einzelne Aufgaben bewusst in Ihren Kalender eintragen und sie wiederholt üben.

Eine einfache Möglichkeit, Single-Tasking in Ihren Zeitplan einzubauen, besteht darin, Single-Tasking in Ihren Kalender einzutragen. Planen Sie die Zeiten ein, in denen Sie sich am liebsten auf Single-Tasking konzentrieren. Das kann ein 2-Stunden-Intervall jeden Morgen sein oder wenn Sie am Tag Ihre höchste Produktivität oder Energie haben. Sie können einfach Teile Ihres Kalenders blockieren, wenn Sie keine Anrufe oder Kundentermine haben.

Diese bewährten Techniken können bei der Planung und Verwaltung einer Einzeltasking-Sitzung helfen:

A. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen, in einem Flow-Zustand zu bleiben und sich in Intervallen von 25 Minuten auf eine einzige Tätigkeit zu konzentrieren und dann eine fünfminütige Pause einzulegen. Erfahrene können diese Sitzungen sogar noch länger halten. Sie ist eine der am häufigsten genutzten Strategien, da der Zeitdruck einem bewusst macht, dass man eine Aufgabe zu Ende bringen muss.

Wie man die Pomodoro-Technik anwendet

1. Arbeiten Sie an einer Aufgabe: Wählen Sie eine bestimmte Aufgabe, an der Sie während einer Pomodoro-Sitzung arbeiten möchten. Sie kann einfach sein oder eine größere kognitive Anstrengung erfordern.
2. Einstellen eines Pomodoro-Timer: Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein (die Dauer einer Pomodoro-Sitzung).
3. Konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe: Konzentrieren Sie sich für die Dauer der Sitzung ausschließlich auf die gewählte Tätigkeit. Wenn nötig, schalten Sie Benachrichtigungen aus oder lassen Sie Ihr Team oder Ihre Familie wissen, dass Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren und produktiv sein müssen.
4. Machen Sie eine kurze Pause: Sobald Ihr erstes Pomodoro abgeschlossen ist, machen Sie eine 5-minütige Pause. Sinnvolle Pausen wie diese sollten genutzt werden, um spazieren zu gehen, sich zu dehnen oder etwas zu tun, das nichts mit der Arbeit zu tun hat.
5. Wiederholen Sie den Zyklus: Beginnen Sie ein weiteres Pomorodo. Nach vier Pomorodos empfiehlt es sich, eine längere Pause von 15-30 Minuten einzulegen, bevor man sich wieder an die Arbeit macht.

Das könnte auch für Sie nützlich sein: Praktische Tipps für ein effektives Zeitmanagement

B. Zeitliche Blockierung

Mit Zeitblockierungkönnen Sie auch bestimmte Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben oder Aktivitäten reservieren.

Wie man die Zeitsperrung einführt

1. Weisen Sie Zeitblöcke für vorrangige Aufgaben zu: Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie in der Eisenhower-Matrix als "zuerst erledigen" identifiziert haben, und weisen Sie jeder Aufgabe Zeitblöcke auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit zu.
2. Verwenden Sie einen Kalender oder Planer: Verwenden Sie einen digitalen Kalender oder Zeitmanagement-Tool wie Timeular , um Ihren Zeitplan zu visualisieren und Zeitblöcke entsprechend zuzuordnen. Dies wird Ihnen helfen, Klarheit zu schaffen und organisiert zu sein.
3. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan: Behandeln Sie diese Zeit in Ihrem Kalender wie jeden anderen dringenden und wichtigen Termin. Legen Sie fest, dass Sie diese Zeitspanne nicht verschieben können, und setzen Sie klare Grenzen, um Ablenkungen zu vermeiden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie unsere Wachstumsmanagerin Matilde die Zeitblockierung für einzelne Aufgaben nutzt:

"Meine Rolle bei Timeular erfordert, dass ich mehrere Hüte trage: Manchmal bin ich Texterin, manchmal Datenspezialistin oder Kampagnenstrategin. Außerdem möchte ich für meine Kollegen ein guter Teamkollege sein. Zudem bin ich zum ersten Mal Mutter geworden, so dass ich auch für meine neue kleine Familie da sein muss. Diese vielfältigen Aufgaben verlangen von mir, dass ich organisiert und übersichtlich bleibe. Ich setze morgens Prioritäten für die wichtigsten Aufgaben und blockiere Zeit in meinem Kalender, um sie zu erledigen. Auf diese Weise stelle ich sicher, dass ich meine Aufgabenliste mit Leichtigkeit abarbeite.

4. Machen Sie Single-Tasking zur Gewohnheit

Wenn Sie es geschafft haben, ein paar Tage lang Single-Tasking zu praktizieren, und Sie die Vorteile der konzentrierten Aufmerksamkeit genießen, müssen Sie dies zur Gewohnheit werden lassen. Der entscheidende Vorschlag ist, dass Sie langsam mit ein paar Pomodoro-Sitzungen pro Tag beginnen und dann Ihre Aufmerksamkeitsspanne weiter trainieren.

Forschung der Fakultät Haas Berkeley belegen, dass Rituale das Verhalten maßgeblich prägen und Handlungen auslösen. Dies geschieht durch kognitive Assoziation. Wenn Sie also vor Ihren Single-Tasking-Sitzungen Rituale einführen, wird Ihr Geist in den Single-Tasking-Modus versetzt.

Sie müssen keine raketenwissenschaftlichen Techniken anwenden. Es reicht schon, wenn Sie morgens oder nachmittags eine Tasse Kaffee trinken, um sich auf die Sitzung vorzubereiten, einfach dieselbe Strecke zu Fuß gehen, bevor Sie mit dem Single-Tasking beginnen, oder die Nachrichten lesen usw.

Beginnen Sie mit Single-Tasking für Ihr allgemeines Wohlbefinden

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zurück und schützen Sie Ihre geistige Gesundheit mit Single-Tasking.

Das können Sie ganz einfach erreichen, indem Sie das richtige Umfeld schaffen, klare Prioritäten setzen und konsequente Gewohnheiten entwickeln. Denken Sie daran, dass in unserem modernen Leben die Umstellung von Multitasking auf Single-Tasking Übung erfordert, da unser Gehirn aufgrund der vielen Reize, denen wir ausgesetzt sind, dopaminsüchtig ist.