Was sind die Aufgaben und Zuständigkeiten von Projektmanagern?

Haben Sie sich jemals gefragt, was Projektmanager eigentlich tun? Das ist eine häufige Frage! Projektleiter sind das Rückgrat eines jeden Projekts. Sie koordinieren Aufgaben, legen Zeitpläne fest, kümmern sich um die Budgetierung des Projekts und vieles mehr. Sie sind wirklich unersetzlich!

Ganz gleich, ob Sie über eine Karriere im Projektmanagement nachdenken oder einfach nur neugierig sind, was hinter den Kulissen vor sich geht, dieser Artikel wird die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Projektmanagern beleuchten. Sie werden sehen, warum sie ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projektteams sind. Tauchen wir gleich ein!

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Was ist ein Projektleiter?

Ein Projektmanager ist der Wächter, den jedes Projekt braucht und der sich von Anfang bis Ende darum kümmert. Laut dem Project Management Institute sind "Projektmanager organisierte, zielorientierte Fachleute, die Leidenschaft, Kreativität und Zusammenarbeit einsetzen, um Projekte zu gestalten, die zum Erfolg führen sollen."

Mit anderen Worten: Ein Projektmanager leitet ein ganzes Team während des gesamten Projektlebenszyklus und ist bestrebt, die Projektziele im Rahmen des genehmigten Budgets zu erreichen und den rechtzeitigen Abschluss sicherzustellen.

Darüber hinaus muss ein erfahrener Projektmanager die Projektrisiken managen, die wichtigsten Interessengruppen identifizieren und managen und eine effektive Kommunikation mit allen beteiligten Parteien sicherstellen.

Empfohlene Lektüre: Ziele des Projektmanagements

Was sind die Aufgaben von Projektmanagern?

• Im Zusammenhang mit einem Unternehmen: Ein Projektmanager fungiert als strategische Führungskraft, die die Projektziele mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringt. Er stellt sicher, dass die Projekte zum Wachstum, zur Effizienz und zur Rentabilität des Unternehmens beitragen, indem er Budgets (einschließlich eines Zeitbudgets), Zeitpläne und Ressourcen effektiv verwaltet. Ihre Rolle ist entscheidend für die Erhaltung des Wettbewerbsvorteils und der operativen Exzellenz des Unternehmens.

• Im Zusammenhang mit einem Projekt: Die Projektmanager sind die treibende Kraft, die dafür sorgt, dass alles von Anfang bis Ende reibungslos abläuft. Sie entwickeln einen detaillierten Projektplan, managen die Risiken und passen sich an den Umfang an, um die Fristen und Ziele einzuhalten. Ihre Aufsicht garantiert, dass das Projekt im Zeitplan und im Rahmen des Umfangs bleibt und die erwarteten Ergebnisse liefert.

• Im Zusammenhang mit einem Team: Innerhalb eines Teams fungiert ein Projektmanager als Motivator und Koordinator. Er weist Aufgaben zu, überwacht den Fortschritt und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Durch die Lösung von Konflikten und die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation sorgen sie dafür, dass das Team konzentriert und produktiv bleibt und das Projekt zum erfolgreichen Abschluss bringt.

Was sind die Aufgaben eines Projektleiters?

Lassen Sie uns einige der wichtigsten Aufgaben von Projektmanagern erkunden, auf die sie hinarbeiten:

Planung

Ein Projektmanager muss einen Projektplan entwickeln, der den Projektumfang auf der Grundlage der Ziele, der Ressourcenzuweisung und der Festlegung von Meilensteinen, Zielen und Zeitplänen umreißt. In enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam erstellt er einen detaillierten Arbeitsplan und ermittelt potenzielle Risiken und Probleme, die sich auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts auswirken könnten.

Diese Rolle erfordert ein ständiges Abwägen zwischen den Projektergebnissen, den Erwartungen des Kunden und den Bedürfnissen der internen Beteiligten. Wenn die Planungsphase nicht sorgfältig durchdacht ist, kann das Team auf viele Hindernisse stoßen, was die Bedeutung der Fähigkeiten eines Projektmanagers schon vor Projektbeginn unterstreicht. Deshalb haben die Fähigkeiten eines Projektmanagers schon vor Projektbeginn einen bemerkenswerten Einfluss.

• TIPP: Lernen Sie einige Beispiele von Projektmeilensteinen kennen.

Organisieren

Nach der Planungsphase ist ein Projektmanager dafür verantwortlich, alles für das Projekt zu organisieren, einschließlich der Humanressourcen, der Projektmanagement-Software und anderer Ressourcen. Ein erfahrener Projektmanager prüft die Verfügbarkeit von Ressourcen und beginnt mit der Zusammenstellung des Projektteams auf der Grundlage der Projektziele.

Er plant die Arbeit und berücksichtigt dabei die für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten und das Fachwissen der Teammitglieder. Sobald das Team gebildet ist, stellt der Projektleiter sicher, dass jeder seine Aufgaben und Rollen versteht.

TIPP: Finden Sie die beste Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihr Projekt besser organisieren können.

Überwachung

Die Überwachung des Projektfortschritts ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Ein Projektmanager muss den Projektfortschritt kontinuierlich überwachen und verfolgen, einschließlich des Risikomanagements, der Behandlung von Problemen und der Lösung von Konflikten.

Es ist ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und pünktlich, im Rahmen des genehmigten Budgets und in der erwarteten Qualität geliefert wird.

• Verwenden Sie für die grundlegende Aufgabenüberwachung die kostenlose Excel-Vorlage für die Aufgabenverfolgung
• Lernen , wie man das Budget eines Projekts verwaltet

Führen und motivieren

Ein erfolgreicher Projektmanager fördert die Motivation innerhalb des Projektteams, unabhängig von den Herausforderungen, die sich auf dem Weg dorthin stellen.

Sie fungieren als Führungspersönlichkeiten, die auf die Schaffung eines positiven Teamumfelds hinarbeiten und dafür sorgen, dass das Team zusammenhält und effektiv zusammenarbeitet.

Durch den Aufbau eines guten Teamumfelds steigern sie die Motivation, tragen zur Erreichung der Projektziele bei und sorgen für eine rechtzeitige Fertigstellung.

Kommunikation

Ein Projektmanager braucht einen effektiven Kommunikationsplan, um die wichtigsten Interessengruppen und Teammitglieder über den Projektfortschritt zu informieren. Er muss Projektänderungen und -aktualisierungen klar und deutlich kommunizieren und über ausgezeichnete Fähigkeiten zum aktiven Zuhören verfügen.

Ob es nun darum geht, Kundenanfragen zu beantworten, mit Lieferanten zu verhandeln oder die Anforderungen des Managements zu verstehen - gute Kommunikation hilft dabei, unvorhergesehene Ereignisse vorauszusehen und zu vermeiden.

Insgesamt muss ein guter Projektmanager über ein ausgeprägtes Verständnis der Projektmanagementprinzipien und -techniken sowie über ausgezeichnete Führungs-, Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten verfügen.

Lesen Sie auch: Wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern, um Ihre Produktivität und Effektivität zu steigern.

Zeitmanagement 

Effizientes Zeitmanagement umfasst die Festlegung erreichbarer Fristen, die Priorisierung von Aufgaben und eine angemessene Zeiteinschätzung.

Der wichtigste Teil des Zeitmanagements ist die Zeiterfassung, die in der Regel mit Hilfe einer einfachen Zeiterfassungs-App erfolgt.

Eine genaue Zeiterfassung ist von entscheidender Bedeutung, da sie einen Nachweis über die abrechenbaren Stunden liefert, hilft, die Budgets zu kontrollieren, und die Zeitabschätzung für zukünftige Referenzen unterstützt.

Empfohlene Lektüre:

• Der Time-Monkey-Effekt: Wie er zu ungenauen Schätzungen und Projektfehlern führt
• Zeitmanagement-Fähigkeiten
• Zeiterfassung für Mitarbeiter

Verwaltung der Aufgaben

Der Projektleiter ist auch für das Aufgabenmanagement verantwortlich. Bei der Leitung von Projekten planen und organisieren sie akribisch jede Aufgabe innerhalb eines Projekts, weisen den Teammitgliedern die Verantwortung zu, legen Fristen fest und stellen sicher, dass die Ressourcen angemessen zugewiesen werden.

Sie verfolgen den Fortschritt, überwachen den Status der Aufgabenerfüllung und passen die Pläne bei Bedarf an, um das Projekt im Zeitplan zu halten. Dazu gehört die regelmäßige Kommunikation mit den Teammitgliedern, um Anleitungen zu geben, Probleme zu lösen und die Dynamik zur Erreichung der Projektmeilensteine aufrechtzuerhalten.

Risikomanagement

Das Risikomanagement ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung, da es dazu beiträgt, unerwartete Probleme und Budgetprobleme während des gesamten Projektlebenszyklus zu vermeiden. Die Projektmanager ermitteln potenzielle Risiken wie Ressourcenmangel oder Verzögerungen bei der Genehmigung durch den Kunden und gehen sie an.

Sie bewerten Projektrisiken, erstellen Pläne zu ihrer Bewältigung und überwachen sie während des gesamten Projektlebenszyklus. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und Projekte auf Kurs zu halten.

• Empfohlene Lektüre: Wie man einen Risikomanagementplan für ein Projekt erstellt

Budgetierung

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters ist die Kontrolle über die Budgets. Dies erfordert eine genaue anfängliche Budgetprognose, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden.

Sie überwachen die Ausgaben genau, verfolgen den Cashflow und ermitteln Möglichkeiten zur Kostensenkung. Zur Budgetierung gehört auch die Aufstellung eines Budgets und die Umschichtung von Mitteln nach Bedarf.

Der Verlust der Kontrolle über das Budget kann sich negativ auf die Kundenbeziehungen auswirken, dazu führen, dass komplexe Projekte aus dem ursprünglichen Zeitplan herausfallen und die Moral des Teams sinkt.

Dokumentieren und Berichten

Eine ordnungsgemäße Dokumentation sollte bereits zu Beginn des Projekts erfolgen. Die Projektleiter müssen wirksame Methoden zur Überwachung des Projektfortschritts und zur Leistungsbewertung einführen. Dazu gehören das Sammeln von Daten, das Erstellen von Projektstatusberichten und das Führen anderer notwendiger Unterlagen.

Alle Maßnahmen sollten genehmigt, dokumentiert und für spätere Zwecke archiviert werden. Dieser Ansatz bietet wertvolle Einblicke in die Projektleistung, identifiziert verbesserungswürdige Bereiche und unterstützt den Gesamterfolg des Projekts.

Lesen Sie auch: Wie man die Rentabilität von Projekten misst

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Wie wird man Projektleiter?

Denken Sie darüber nach, Projektmanager zu werden? Es ist ein Berufsweg, der große Vorteile bietet, darunter wettbewerbsfähige Gehälter und Beschäftigungsmöglichkeiten in verschiedenen Branchen. Sicherlich kann es manchmal herausfordernd und stressig sein, aber Projektmanager sind immer gefragt. Um in diesem Bereich Fuß zu fassen, benötigen Sie eine Mischung aus Ausbildung, Schulung und praktischer Erfahrung.

Viele erfolgreiche Projektmanager haben einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder Ingenieurwesen. Noch besser ist es, wenn Sie eine Projektmanagement-Zertifizierung erwerben, die Ihre Chancen und Verdienstmöglichkeiten deutlich verbessert. Mit diesen Zeugnissen sind Sie in der Lage, die komplexen Aufgaben des Projektmanagements souverän zu bewältigen. Denken Sie daran, dass die Tätigkeit eines Projektmanagers auch besondere Fähigkeiten erfordert, die Führungs-, Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten umfassen.

• Empfohlene Lektüre: Die besten Projektmanagement-Kurse

Was sind die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten?

Um ein guter Projektmanager zu werden, bedarf es einer Reihe von Fähigkeiten, die es ihm ermöglichen, Projekte von Anfang bis Ende effektiv zu managen.

Diese Projektmanagement-Fähigkeiten lassen sich grob in Hard Skills und Soft Skills einteilen, wobei letztere auch Persönlichkeitsmerkmale umfassen, die nicht immer in Projektmanagement-Zertifizierungen vermittelt werden. Sie werden jedoch in fast jeder Stellenbeschreibung für Projektmanager verlangt:

• Hard Skills wie Projektplanung, Risikomanagement, Budgetierung und Zeitmanagement sind für ein effektives Projektmanagement unerlässlich.
• Soft Skills wie Kommunikation, Führung, Problemlösung und emotionale Intelligenz sind für den Aufbau erfolgreicher Projektteams und das Management von Interessengruppen gleichermaßen wichtig. 

Tägliche Aufgaben des Projektleiters

Der Tag eines Projektleiters ist weitgehend mit Besprechungen und Koordinierung ausgefüllt. Er beginnt mit der eigenständigen Überprüfung von Zeitplänen und Prioritäten, bevor er sich morgens mit dem Team trifft, um Projektaufgaben und Meilensteine zu aktualisieren.

Den ganzen Tag über kommunizieren sie mit den Beteiligten, überwachen den Projektfortschritt und passen die Pläne bei Bedarf an. Besprechungen sind von zentraler Bedeutung. Sie beinhalten Diskussionen über den Projektstatus, die Bewältigung von Herausforderungen und das Treffen gemeinsamer Entscheidungen mit Interessengruppen, Teammitgliedern und Kunden.

Neben den Besprechungen nehmen sich die Projektmanager Zeit für die strategische Planung, das Budgetmanagement, die Risikobewertung und die Einhaltung von Qualitätsstandards, was ihre führende Rolle bei der Förderung des Erfolgs unterstreicht.

Schlussfolgerung

Auch wenn die Rolle des Projektmanagers unterschiedlich ist, gibt es doch Gemeinsamkeiten und wesentliche Fähigkeiten, die für eine effektive Arbeit erforderlich sind. In der Stellenbeschreibung eines jeden Projektmanagers wird die Notwendigkeit einer Mischung aus technischem Fachwissen und Soft Skills betont. Projektmanagement-Profis müssen Methoden beherrschen und sich durch Führungsqualitäten, Problemlösungskompetenz und Kommunikationsfähigkeit auszeichnen.

Angesichts ihrer zentralen Rolle für den Projekterfolg müssen Projektmanager über die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Denkweisen verfügen, um beständig außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.

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