Folge 9 - John Trabelsi

John Trabelsi ist Principal Visual Designer in der Innovation & Advanced Technology Group von Intuit: einem Fintech-Unternehmen mit Sitz im Silicon Valley, Kalifornien. Zuvor arbeitete er als Creative Director bei Evernote und als Director of Brand and Design bei Treasure Data. Jetzt ist er Investor und Markenberater für das Startup, das für den Kaffee verantwortlich ist, der in den Facebook- und Google-Zentralen serviert wird - Progeny Coffee. In dieser Folge von Productivity Masterminds hören wir mehr von ihm.

Highlights

• Denken Sie langfristig und kurzfristig. Denken Sie bewusst daran, wie Sie zum nächsten Ziel kommen, aber auch daran, wo Sie sich gerade befinden. Verbringen Sie Zeit in der Gegenwart, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, aber planen Sie auch Zeit für die Zukunft ein.
• Trennen Sie Ihre kreative Zeit von Ihrer Besprechungszeit. Schützen Sie die Zeit, in der Sie tatsächlich produktiv sind, und legen Sie separate Zeiten für Dinge wie Meetings fest, um Ihren Arbeitsablauf zu schützen.
• Denken Sie im Voraus. Planen Sie Ihren Tag. Schreiben Sie am Freitag Ihre Aufgaben für die nächste Woche auf. So können Sie gleich zu Beginn des Tages mit der Ausführung beginnen und eine Dynamik aufbauen.
• Nehmen Sie sich jeden Tag eine VIP-Aufgabe vor. Wählen Sie jeden Tag eine wichtige Aufgabe, die Sie auf jeden Fall erledigen müssen. Wenn Sie also fünf VIP-Aufgaben pro Woche erledigen, wird Ihr Unternehmen vorankommen.

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Notizen anzeigen

Juan: Du hast in deiner Karriere einige wirklich großartige Dinge getan, John, von der Arbeit mit Evernote über die Arbeit mit Intuit bis hin zu deinem eigenen Startup. Du weißt also etwas über Zeit, was die meisten von uns nicht wissen, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und sie zu nutzen. Kannst du uns ein wenig darüber erzählen, wie du über Zeit denkst und wie du deine Möglichkeiten priorisierst?

John Trabelsi: [01:43] Ja. Also, wenn ich im Moment habe, vor allem, weil ich einen Vollzeitjob bei Intuit und dem Kaffeeunternehmen Progeny habe, das sich sehr, sehr schnell entwickelt. Ähm, ich habe eine App namens Fantastical, um meine Kalender zu verwalten. Ich habe eine Überlagerung meiner beiden Unternehmen in meiner Agenda und es ist ziemlich, ziemlich cool und es ist eine tolle App und ich empfehle jedem, sie zu benutzen. Sie kostet 50 Dollar, aber das ist es auf jeden Fall wert, denn in der Apple-App hat man ein Aufgabensystem und kann Aufgaben und Meetings im selben Kalender zusammenfassen, was für mich sehr nützlich ist.

Und so teile ich meine Tage in Tun und Reden, Brainstorming.

Und so habe ich montags und freitags keine Besprechungen, egal was passiert. Und selbst wenn es jemand Wichtiges ist, werde ich an diesen Tagen keine Meetings haben. Und so verbringe ich diese Tage damit, etwas zu tun, und normalerweise verbringen wir in der Mitte der Woche die meiste Zeit damit, zu reden, [02:45] wie mittwochs mache ich manchmal nicht mal meinen Computer auf, ich rede einfach mit Leuten. Ich sehe also, dass manche Leute das Gegenteil machen, sie machen Meetings am Montag, ganz am Ende der Woche, aber das ist die Woche, in der man am effizientesten produziert oder am wenigsten effizient über Dinge redet, weil man am Montagmorgen frisch ist und diese Energie nutzen will, um zu produzieren. Und am Freitag sind Sie am wenigsten frisch. Wenn Sie diese Tage also mit Dingen verbringen, die Sie nicht tun wollen, nämlich mit Reden, Antworten und Ideenkämpfen, werden Sie nichts zustande bringen. Tun Sie also die Dinge, auf die Sie sich am Ende der Woche am meisten freuen. Eines der wichtigsten Dinge, die ich meiner Frau und meinem Mitbegründer sage, ist also, dass

Jeden Tag müssen Sie eine Aufgabe haben, die eine VIP-Aufgabe ist.

Egal, was Sie tun müssen, selbst wenn es spät oder sehr früh ist, Sie müssen es tun. Wenn Sie also fünf Aufgaben pro Woche erledigen, die VIP sind, wird Ihr Unternehmen vorankommen, egal was passiert.

Juan: [03:49] Wow, das ist, das ist ein erstaunlicher Input. Oh mein Gott, es gibt so viel für uns zu tun, wie, wie von der. Es hört sich so an, als ob du im Grunde genommen, ich habe von diesem Konzept schon mal gehört, es gibt den Zeitplan des Managers und dann den Zeitplan des Künstlers und des Schöpfers, richtig? Wenn du, also für viele Leute, weißt du, dass du Meetings hast, auch wenn sie nur 20 oder 30 Minuten lang sind, wenn du sie mitten am Tag hast, wird dich das total aus deinem kreativen Fluss reißen, so dass du nicht in der Lage bist, deine beste Arbeit abzuliefern, auch wenn du nur ein Meeting am Tag hast.

Die meisten von uns haben drei 30-minütige Besprechungen über den Tag verteilt, und wenn man das von Montag bis Freitag macht, dann ist man nie länger als zwei oder drei Stunden im Flow.

Sie haben also die Tage, an denen Sie nur Meetings abhalten und diese Mikrounterbrechungen haben, von den Tagen getrennt, an denen Sie über längere Zeiträume hinweg einfach nur kreativ sind, und das gibt Ihnen die Möglichkeit, volle Arbeitstage zu haben, an denen es nichts als Fluss und nichts als Kreation gibt und Sie die Dinge tun, die Sie am besten können, [04:45] richtig? Siehst du das auch so?

John Trabelsi: [04:48] Ganz genau. Was also passiert, ist, dass normalerweise dienstags und donnerstags eine Art Mischung aus Meetings und Aufgaben stattfindet, aber man hat nicht immer Aufgaben, die den ganzen Tag dauern. Manchmal hat man kleine Aufgaben, und an diesem Tag verbringe ich normalerweise die Zeit mit kleineren Aufgaben, oder? Die schnelle Änderung von Karten oder die Erledigung von E-Mails, die nur ein wenig Aufmerksamkeit erfordern, damit verbringe ich normalerweise meine Zeit. Aber montags und freitags verbringe ich die meiste Zeit mit kreativem, tiefgreifendem Lernen, weil ich ständig am Lernen bin. So lerne ich zum Beispiel gerade 3D, was mir völlig fremd ist, weil ich eine sehr komplexe Software betreibe, und obwohl ich ein Startup und einen Vollzeitjob habe, finde ich einen Weg, 3D in beide Bereiche zu integrieren, was sehr interessant ist. Das ist sehr interessant. Ja, und es fügt eine Menge Werte hinzu, und deshalb sind diese Tage dafür da, und ich denke, das hilft mir, in diesen Bereichen voranzukommen.

Montags und freitags sind die besten Tage für Produktivität und Kreativität.

Juan: [05:54] Richtig. Und sie bauen den Schwung auf, damit man überhaupt weiß, womit man die anderen Tage füllen kann, und es sind nicht nur Meetings, um sich zu treffen, es sind Meetings, weil es wie ein Follow-up von Dingen ist, die man erstellt oder denen man folgt, was man am Freitag erstellen wird. Das ist eine wirklich gute Infrastruktur. Erzählen Sie uns ein wenig über die eine VIP-Aufgabe, die Sie jeden einzelnen Arbeitstag erledigen. Wie legen Sie fest, was das ist?

John Trabelsi: [06:17] Wie ich schon sagte, ich habe eine fantastische Liste von Aufgaben, und im Moment ist sie im Grunde leer, weil ich alles erledigt habe, was ich zu tun hatte, also muss ich lesen, weil wir fertig sind. Wir schließen gerade ein Projekt ab, also muss ich mehr, mehr Dinge hinzufügen, aber ich habe einen riesigen Rückstand.

Aber was ich im Grunde mache, ist, dass ich normalerweise am Ende des Tages am Freitag die nächste Woche vorbereite, so dass ich nicht darüber nachdenken muss.

Und ich glaube, einer der Fehler, den die Leute normalerweise machen, ist, dass sie morgens ankommen und sich dann für den Tag fertig machen. Das ist also die Zeit, in der Sie gerade Ihre erste Tasse Kaffee getrunken haben, wenn Sie wie ich ein Kaffee-Junkie sind, das ist die Zeit, in der Sie gerade aufgewacht sind, in der Sie gerade geruht haben, das ist die Zeit, in der Sie produzieren sollten, nicht darüber nachdenken, was zu tun ist. Und so mache ich abends jeden Tag einen kurzen Checkup für den nächsten Tag und wähle meine VIP-Aufgabe, aber am Freitagabend lege ich die Woche fest. Und das hat mir wirklich geholfen, voranzukommen und nicht darüber nachzudenken, was ich tun sollte. Und so kommt es manchmal vor, dass der Fluss unterbrochen wird und man sich dem nicht entziehen kann. Es gibt nichts, was man tun kann, vor allem, wenn man für ein Vollzeitunternehmen arbeitet oder sein eigenes Startup hat, das wird passieren. Aber was sehr wichtig ist, ist, dass du diese Liste von Aufgaben hast, und wenn etwas eine der VIP-Aufgaben übernimmt, ist es okay, mach das. Finde einfach etwas, womit du sie ersetzen kannst, aber eine VIP-Aufgabe pro Tag, das würde ich empfehlen, denn dann wirst du überfordert und denkst: "Oh mein Gott, ich habe so viele Aufgaben zu erledigen. Und ich habe mir gesagt, dass ich nie darüber nachdenke. Ich weiß, dass ich heute diese Aufgabe habe. Ich musste ein Deck fertigstellen, das ist erledigt, und dann könnte ich mich wirklich auf die andere Aufgabe konzentrieren, wenn ich Zeit hätte. Und das habe ich dann auch gemacht.

Juan: [07:55] Haben Sie einen Rahmen, um zu verstehen, ob eine Aufgabe wichtig genug ist, um zu einer VIP-Aufgabe zu werden oder nicht?

John Trabelsi: [08:01] Es gibt also diese Rahmen für den Wert. Ich denke, für mich ist es ein Gleichgewicht zwischen langfristig und kurzfristig, denn langfristig weiß man nicht, wie viel Wert man haben wird, bis sie es tun. Das stimmt. Vor allem in der Welt der Startups, wenn ich Zeit in die Entwicklung investiere, wie zum Beispiel dieses Wochenende, und ich werde ein wenig über ein Projekt sprechen, es tut mir so leid, aber wir hatten dieses Wochenende eine virtuelle Tour durch den Bauernhof, und wir hatten einen Stand auf der Mountain View. Mein Freitag sollte eigentlich mit etwas anderem verbracht werden, aber ich habe alles geändert, weil wir diese Idee hatten, und wir haben uns mit einer Firma zusammengetan und diese VR-Tour über den Bauernhof mit dem Akkudose gemacht. Und so gingen wir Budget Crews gehen und ich habe herausgefunden, wie man es auf, weil es ein neues System für mich war, und so verbrachte ich meinen ganzen Tag damit. Aber es war ein schlechtes Recht. Also hat sich meine VIP-Aufgabe vom Freitag mit dieser neuen VIP-Aufgabe komplett geändert, weil wir die Idee am Donnerstag hatten, und so war es nicht schlecht, aber es geht um Kurz- und Langfristigkeit.

Sie müssen dies ausbalancieren, denn wenn Sie sich nur auf das Kurzfristige konzentrieren, bauen Sie keine Muskeln für Ihr Unternehmen auf.

Richtig? Und so ist die kurzfristige wird wie das Eingehen von Risiken, tun sehr wichtig, Ihre App zu beheben, wenn Sie Anwendung Bugs haben und tun langfristige manchmal lange Wetten entlang der Idee oder eine langfristige Art des Denkens müssen Sie dort zu platzieren.

Juan: [09:37] Haben Sie einen Impuls oder einen Vorschlag, wie diese Aufteilung aussehen könnte? Ist es 50/50? 80/20.

John Trabelsi: [09:45] Das Problem ist, dass eine langfristige Aufgabe manchmal länger dauert, so dass sie in mehrere Teile aufgeteilt wird. Aber ich würde sagen, dass es ein 50/50 Verhältnis sein kann, denn am Ende des Tages ist der Tag sehr wichtig. Ich würde sagen, es ist eher ein 70/30, 70 kurzfristig, 30 langfristig. Aber wenn Sie etwas sehr Wichtiges haben, etwas, das den Weg Ihres Unternehmens wirklich verändern könnte, dann sollten Sie vielleicht ein wenig umkehren und sich zuerst auf das Langfristige konzentrieren. Das habe ich schon sehr oft erlebt, ich habe für so viele Start-ups gearbeitet, vielleicht 12 in den letzten 10 Jahren, das ist verrückt. Aber ich stelle fest, dass einige Start-ups sich auf die Einstellung von Vertriebsmitarbeitern konzentrieren, aber nicht auf ihre Marke, und wenn sie wachsen, stellen sie mehr Vertriebsmitarbeiter ein, und das kostet sie mehr Geld.

Und ich sage ihnen immer wieder: "Wenn Sie in Ihre Marke investieren, was eine langfristige Sache ist, werden Sie einen Muskel aufbauen, der die Notwendigkeit, mehr Vertriebsmitarbeiter einzustellen, übertreffen wird, richtig?

Und damit in die Zukunft. Wenn Sie sich zu 100 Prozent auf die Gegenwart konzentrieren, werden Sie sich immer auf die Gegenwart konzentrieren müssen, damit Ihr Unternehmen vorankommt. Verbringen Sie also auch etwas Zeit in der Zukunft, was immer das für Sie bedeutet.

Juan: [11:17] Wow. Da habt ihr es. John hat uns gerade ein Rahmenwerk für langfristiges und kurzfristiges Denken vorgestellt, das darauf abzielt, dich zum nächsten Ort zu bringen und gleichzeitig praktisch zu sein, wo du dich gerade befindest, besonders wenn du ein Unternehmen leitest, musst du in Bezug auf die Kurzfristigkeit praktisch denken, aber selbst da haben wir ein Rahmenwerk für die Trennung unserer kreativen Zeit von unserer Besprechungszeit, um sicherzustellen, dass wir die Zeit, in der wir tatsächlich im Fluss sind, bewachen und schützen und im Voraus denken, so dass wir im Alltag nicht von dem, was wir zu tun haben, überrascht werden. Wir sind in der Lage, gleich zu Beginn des Tages mit der Ausführung zu beginnen und eine Eigendynamik aufzubauen. John, vielen Dank, dass Sie all dies mit uns geteilt haben.

John Trabelsi: Gern geschehen.

Juan: Für diejenigen unter uns, die sich das angehört haben, wollen wir über deine Karriere und alles, was du machst, auf dem Laufenden bleiben. Wo können die Leute das am besten tun?

John Trabelsi:[12:01] LinkedIn ist also ein großartiger Ort. John Trabelsi, Sie können mich einfach hinzufügen, ich akzeptiere so ziemlich jeden, weil man nie weiß, wer eine gute Person sein wird, mit der man in Kontakt bleiben kann und wer manchmal ein Freund wird, wie ich sicherlich eine Beziehung zu Ihnen und mit Ihnen aufbauen werde. Ich denke, wir können Freunde werden, und LinkedIn ist ein großartiger Ort. Wenn Sie uns folgen und einen großartigen kolumbianischen Kaffee kaufen wollen, gehen Sie auf unsere Website, progenycoffee.com. Und das war's, ich denke, das ist der beste Platz für mich heute. Sie können mir gerne eine Nachricht schicken, wenn Sie Fragen haben oder wenn ich Ihnen bei irgendetwas helfen kann, ich helfe immer gerne. Ich weiß, wie schwer es ist, heute in einer Startup-Welt zu sein.

Juan: [12:42] Das ist erstaunlich. John Trabelsi von Progeny und Intuit, vielen Dank, dass Sie in die Sendung gekommen sind.

John Trabelsi: Vielen Dank, dass Sie mich hier willkommen heißen.