Was ist die Kanban-Tafel? [Einfache Anleitung]
Als Projektleiter ist es unerlässlich, die Aufgaben rund um Ihr Projekt genau zu kennen und sie mit dem Team zu teilen, damit alle mitmachen können.
Wie Sie bereits festgestellt haben, gibt es viele Methoden und Techniken, die Ihnen helfen, die Entwicklung Ihres Projekts zu verbessern. Jede Methode weist unterschiedliche Merkmale auf, die für manche Manager gut und für andere weniger gut sind.
Die Wahrheit ist, dass nicht alles für Sie funktionieren muss. Manchmal können die einfachsten Methoden Wunder für Ihr Projekt bewirken. In Wirklichkeit sollten Sie also immer die Lösung wählen, mit der Sie in jeder Kategorie Erfolg haben.
Hole dir ein kostenloses Exemplar des E-Books und erfahre die besten Produktivitätstipps für Teams und ihre Führungskräfte
Eine der Lösungen ist die Kanban-Tafel, ein perfektes Werkzeug, das Ihnen und Ihrem Team die Arbeitsabläufe erleichtert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Konzept, die Art und den Ursprung des Kanbans, die Regeln für seine Verwendung, seine Vorteile und die zu vermeidenden Fehler.
Finden Sie heraus, ob diese Methode Ihre Projektabläufe verändern kann.
Was ist eine Kanban-Tafel?
Eine Kanban-Tafel ist ein - physisches oder digitales - Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, die Arbeit zu visualisieren und den Arbeitsfortschritt zu begrenzen.
Das Ziel ist es, Ihnen einen klaren Überblick über die verschiedenen Aufgaben zu verschaffen, damit Sie noch produktiver werden und effektive und erfolgreiche Projekte durchführen können.
Anhand der Kanban-Tafel können Sie potenzielle Probleme sofort erkennen und diese verhindern bzw. aus der Gleichung entfernen.
Die agile Technik verwendet Karten und Spalten, die sehr intuitiv und für jedermann leicht zu bedienen sind.
Warum nennt man es Kanban-Tafel?
Kanban hat seinen Ursprung in der japanischen Sprache, die in zwei Wörter unterteilt ist: "Kan" und "Ban". Während "Kan" "Zeichen" bedeutet, bedeutet "Ban" "Tafel", was bedeutet, dass man, wenn man sie zusammensetzt, das Wort "Tafel" erhält.
In praktischer Hinsicht und im Zusammenhang mit Ihrem eigenen Projekt ermöglicht die Kanban-Tafel Ihnen und Ihrem Team eine neue Perspektive auf die anstehende Arbeit.
Insgesamt haben Sie alle Ihre Aufgaben übersichtlich dargestellt und können sie überwachen und gemeinsam nutzen.
Was sind die 6 Regeln des Kanban-Boards?
1. Überwachen Sie Ihren Arbeitsablauf
Für jedes erfolgreiche Projekt ist es unabdingbar, dass Sie in der Lage sind, Ihre Arbeitsabläufe und die Ihres Teams zu visualisieren und zu überwachen.
Auch wenn Sie an einem Offline- oder Online-Board arbeiten, müssen Sie dies tun, um sicherzustellen, dass alles für alle klar ist.
2. Achten Sie auf die Kontrolle Ihrer "Work in Progress".
Das ist wichtig, damit Sie die Dinge während der Zeit, in der Sie zusammen mit Ihrem Team an Ihrem Projekt arbeiten, unter Kontrolle behalten. Nehmen Sie keine neue Arbeit an, wenn Sie bereits an etwas arbeiten, dasselbe gilt für Ihr Team.
Sie müssen unbedingt Prioritäten setzen für das, was bereits in der Pipeline ist. Wenn Sie die anstehenden Aufgaben erledigt haben, überlegen Sie, was Sie als Nächstes tun wollen.
3. Beherrschen Sie die Verwaltung Ihres Arbeitsablaufs
Nach einer gewissen Zeit der Überwachung Ihres Arbeitsablaufs und der Kontrolle der anstehenden Aufgaben werden Sie Ihren Arbeitsablauf problemlos verwalten können.
Sie haben das Bedürfnis und die Macht zu sehen, welche Kanban-Karten Sie in verschiedene Kanban-Spalten verschieben können, um zu visualisieren, was erledigt ist und was Ihrer Aufmerksamkeit bedarf.
4. Halten Sie sich an jeden festgelegten Prozess
Zusammen mit den Projekten, an denen Sie arbeiten werden, werden Sie sich gezwungen fühlen, an einigen Grundregeln und Prozessen festzuhalten, an die Sie gewöhnt sind, weil sie funktionieren. Legen Sie diese Regeln fest und sorgen Sie dafür, dass sie eingehalten werden.
Legen Sie sie Ihrem Team dar und stellen Sie sicher, dass es keine Fragen von ihrer Seite gibt, damit die Dinge reibungslos ablaufen können.
5. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in ständiger Kommunikation mit Ihrem Team stehen, da Sie auf diese Weise in der Lage sind, Ihr Feedback zu allen anstehenden Aufgaben auf Ihrer Kanban-Tafel zu bearbeiten.
Gleichzeitig erhalten Sie Feedback zu Verbesserungen und Anmerkungen zu den Aufgaben und sogar zum Brett selbst. Das Ziel ist es, in Synergie zu arbeiten und das beste Produkt zu liefern.
Lesen Sie unseren Leitfaden und erhalten Sie Tipps zur Verbesserung der Teamkommunikation.
6. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen und entwickeln Sie sich von innen heraus
Diese Technik schafft ein Gefühl der Verbesserung von allen Seiten, von Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Projekt.
Da die Entwicklung ein Prozess ist, müssen Sie sich alle ständig weiterentwickeln, d. h. Sie müssen sich auf dem Laufenden halten, Entscheidungen treffen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Fortschritte Ihres Gremiums bewerten und anhand der Analyse Ihre nächsten Schritte festlegen.
Wie man eine Kanban-Tafel verwendet
Sie haben die Schlüsselelemente, die Sie für eine perfekte Kanban-Tafel benötigen, wie in dieser Vorlage unten gezeigt. So gehen Sie vor, um sie richtig zu verwenden:
| Anfragen an | Aufgaben (max. 5 Aufgaben) | Abgeschlossen |
| Karte 1 | Karte 2 | Karte 4 |
| Karte 3 |
Kanban-Karten: Die Karte wird innerhalb der Spalte angezeigt und enthält alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe verfügbar sind. Sie können die für die Aufgabe angegebene Person zuweisen und markieren und den Fortschritt kommentieren.
Kanban-Spalten: Es gibt verschiedene Spalten für verschiedene Ereignisse, Anfragen an das Team, zu erledigende Aufgaben und schließlich erledigte Aufgaben. Die Karten können von einer Spalte in eine andere verschoben werden, da sie jede Regel der Spalte einhalten müssen.
Grenzen für laufende Arbeiten: Dieses Element gibt die Anzahl der zulässigen Aufgaben in einer bestimmten Spalte an. Zum Beispiel können Sie maximal 5 Aufgaben in der Aufgabenliste sehen. Dies ist eine Motivations- und Priorisierungstechnik, damit Sie den anstehenden Aufgaben Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit widmen können.
Kanban-Swimlanes: Diese Swimlanes können z.B. die Karten für verschiedene Teams trennen.
Zeitpunkt des Engagements: Wenn Sie bereit sind, sich auf die anstehende Aufgabe vorzubereiten.
Übergabepunkt: Wenn die Aufgaben abgeschlossen und bereit zur Übergabe sind.
9 Vorteile der Kanban-Tafel
- Die Teams können das Konzept der anstehenden Aufgaben erfassen und sich viel besser konzentrieren;
- Sie können die Produktivität der einzelnen Aufgaben verfolgen und analysieren;
- Sie können potenzielle Probleme leicht erkennen, um bessere Lösungen zu finden;
- Hilft Ihnen, effektiv von einem Teammitglied an ein anderes zu delegieren;
- Sie können jede Abteilung auf einer Kanban-Tafel zentralisieren;
- Verbesserung der Bereitstellung von Produkten und/oder Dienstleistungen;
- Eine klare Übersicht über alle anstehenden Aufgaben;
- Verbessert die Flexibilität;
- Optimierung von Zeit, Produktivität und Effizienz.
Zu vermeidende Fehler bei der Verwendung der Kanban-Tafel
- Versäumen Sie es nicht, bei jedem Projekt eine umfassende Einweisung zu geben
Ihr Team muss das gesamte Ausmaß eines jeden Projekts verstehen, anstatt an einer Aufgabe zu arbeiten, ohne den Kontext zu verstehen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Prioritäten setzen
Jedes Projekt bzw. jede Aufgabe muss entsprechend seiner/ihrer Bedeutung priorisiert werden, und Sie und Ihr Team müssen dies respektieren und den Aufgaben, die es brauchen, ungeteilte Aufmerksamkeit schenken.
- Sie müssen flexibel sein
Machen Sie sich keine Illusionen. Sie müssen flexibel auf mögliche Änderungen und Entscheidungen reagieren, die Sie im Laufe Ihres Projekts treffen müssen. Nur so können Sie und Ihr Team sich weiterentwickeln.
- Versuchen Sie nicht, Ihr Team zu mikromanagen.
Es kann misstrauisch machen, wenn Sie versuchen, jeden in Ihrem Team zu überwachen, nur um auf dem Laufenden zu bleiben. Obwohl das Ziel darin besteht, sicherzustellen, dass die Dinge reibungslos laufen, sollten Sie nicht ständig nach neuen Updates fragen.
Mit der Kanban-Tafel können Sie das Feedback und die Aktualisierungen Ihres Teams sehen.
Anstatt Ihr Team zu mikromanagen, sollten Sie herausfinden, wie Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter messen können.
- Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit zu vielen Sitzungen
Die Kanban-Tafel zielt darauf ab, unnötige Besprechungen zu vermeiden, die Sie in der Vergangenheit vielleicht für notwendig hielten. Durch die Optimierung Ihrer Zeit und die Zentralisierung von Abteilungen sind Sie in der Lage, Fragen zu stellen und Lösungen über die Tafel selbst zu geben und unnötige Besprechungen zu vermeiden.
TIPP: In unserem Artikel erfahren Sie , wie Sie mit Hilfe der Zeiterfassung Ihre Zeit optimieren können.
- Scheuen Sie sich nicht, Ihren Prozess zu überprüfen
Im Laufe eines jeden Projekts ist es wichtig zu analysieren, ob der Prozess noch funktioniert und ob er aktualisiert werden muss.
Überprüfen Sie Ihren Prozess und ändern Sie ihn, wenn es nötig ist. Es ist immer ein gutes Zeichen, wenn Sie alles auswerten, um Ihr Projekt weiterzuentwickeln.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Hilfe von einem Projektmanagement-Tool erhalten
Als Projektmanagement-Tool ist es immer ein fantastischer Beitrag zur Entwicklung und zum Erfolg Ihres Projekts.
Sie können diese Funktionen nutzen, um die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern und Ihre Zeit zu optimieren.
Arten von Kanban-Tafeln
Es gibt zwei Arten von Kanban-Tafeln: physische und digitale Tafeln. Sie sind beide hilfreich und effektiv.
Suchen Sie einen Produktivitätsschub auf dem iPad?
Hier finden Sie eine Liste der besten Apps zur Steigerung der Produktivität auf dem iPad.
Physische Kanban-Tafel
Die physische Kanban-Tafel ist ein eher traditioneller Weg, diese Methode anzuwenden.
Alles, was Sie brauchen, sind ein paar Post-its und ein Whiteboard, und schon haben Sie grünes Licht zum Weitermachen.
Die Post-its stehen für die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projekts, und das Whiteboard kann als Layout für die verschiedenen Spalten dienen.
Dann transportieren Sie jedes Post-it von einer Spalte zur nächsten, wobei Sie die Regeln für die Umsetzung der Kanban-Tafel beachten.
Digitale Kanban-Tafel
Die digitale Kanban-Tafel ist eine weiterentwickelte und technologische Methode, um diese Tafel zu konstruieren.
Ganz anders als die physische Tafel, ist diese nicht eingeschränkt, da sie viele Funktionen zur Optimierung Ihrer Arbeitsqualität bietet. Eine Softwarelösung wie Trello ermöglicht es Ihnen, die vielen Aufgaben durch Karten in verschiedenen Spalten anzuzeigen.
Sie können Ihr Team zur Visualisierung einladen, um Feedback und Aktualisierungen zu jeder Aufgabe zu geben.
Schlussfolgerung
Letztendlich können wir feststellen, dass die Kanban-Tafel einen massiven Beitrag zu einer besseren Entwicklung für Sie und Ihr Team darstellt.
Sie können die Art wählen, die Ihnen am meisten zusagt, wenn Sie sich an die Regeln dieser Technik halten. Sie können von jedem Aspekt dieser innovativen Methode erheblich profitieren und jedes Produkt und/oder jede Dienstleistung auf die einflussreichste Weise anbieten.
FAQ
Kanban und Scrum ergänzen sich gegenseitig bei der Entwicklung von Projekten. Aber während Scrum die Struktur gibt, die Sie für das Projekt brauchen, ist Kanban Ihre Lösung, um alle verfügbaren Aufgaben zu überwachen.
Ja, das ist es. Trello ist eine Plattform, die von zahlreichen Teams in verschiedenen Unternehmen genutzt wird. Dieses Tool lässt sich vollständig an Ihre Bedürfnisse anpassen und kann leicht mit Ihrem Team geteilt werden.
In Jira steht Ihnen eine interaktive Kanban-Projektvorlage zur Verfügung, mit der Sie den Arbeitsablauf des Teams anpassen können. Sie können auch WIP-Limits festlegen und Funktionen entdecken, die Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen.
Es ist möglich, eine Kanban-Tafel zu Microsoft Teams hinzuzufügen. Sie müssen nur eine Registerkarte zu Ihrem Microsoft hinzufügen, VSTS wählen und die folgenden Felder ausfüllen: Team Projekt, Team und Backlog Level Felder.
Mit Microsoft Planner können Sie Ihre eigenen Kanban-Tafeln mithilfe der angebotenen Funktionen dieses Tools erstellen. Es gibt Checklisten, Etiketten und viele weitere Elemente, die Ihnen bei Ihrem Projekt sehr helfen können.