10 Tipps für die Leitung einer Sitzung
Lernen Sie die Kunst der effektiven Leitung von Meetings und erfahren Sie , wie Sie ein Meeting wie ein Profi leiten. In diesem Artikel werden wesentliche Strategien und Techniken zur Maximierung des Engagements, zur Steigerung der Produktivität und zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse vorgestellt.
Egal, ob Sie eine erfahrene Führungskraft oder ein Neuling in dieser Rolle sind, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zur Leitung von Meetings und lüften Sie die Geheimnisse zur Durchführung erfolgreicher und wirkungsvoller Meetings.
"Meine Zeit, die ich in Meetings verbringe, hat sich um etwa 1-2 Meetings pro Woche verringert" - Angela Morisette, SVP Business Operations bei Scratch Financial
10 Schritte zur Leitung einer Sitzung
In Sitzungen sollen Menschen zusammenkommen, um Probleme zu erörtern, sie zu lösen und neue Ideen und Lösungen zu finden.
Sie können es Ihnen auch ermöglichen, tiefere Verbindungen zu Ihren Kollegen aufzubauen und die beruflichen Beziehungen zu verbessern. Dies muss jedoch auf organisierte und systematische Weise geschehen.
Als Organisator eines Meetings müssen Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Meeting für die Teilnehmer nützlich zu gestalten. Sie werden sehen, wie das Engagement auf natürliche Weise entsteht!
Aber wie können Sie sicherstellen, dass die Besprechung ihren Zweck erfüllt und Sie gleichzeitig die besondere Zeit aller Beteiligten wertschätzen? Hier sind unsere 10 Tipps und Tricks, wie Sie eine Besprechung effektiv leiten können.
1. Festlegen der Tagesordnung
"Wenn ich nicht weiß, warum wir in der Sitzung sind, gibt es keinen Grund für eine Sitzung. - Annette Catino, Geschäftsführerin des QualCare Alliance Network.
Keine Sitzung kann produktiv sein, wenn die Teilnehmer nicht wissen, was passiert. Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, beginnen viele Sitzungen ohne klaren Sinn und Zweck.
Die Tagesordnung gibt den Ton für das gesamte Gespräch vor; wenn die Teilnehmer den Überblick verlieren, ist es viel einfacher, wieder in die Diskussion einzusteigen.
Wenn der Organisator des Treffens dafür sorgt, dass vor Beginn des Treffens eine Tagesordnung vorliegt, werden sich alle schnell einreihen.
2. Ermöglichen Sie allen die Teilnahme
Meistens sprechen nur ein oder zwei Personen in der Besprechung die ganze Zeit und dominieren das gesamte Gespräch. Um dies zu verhindern, weisen Sie relevante Rollen, Themen oder Aktualisierungen zu, die jeder Teilnehmer (oder die meisten) mit allen teilen kann.
Wenn die Teilnehmer eine aktivere Rolle übernehmen, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie aufmerksamer sind und sich durch die neue Verantwortung gestärkt fühlen.
Auf diese Weise können Sie auch die teilnehmenden Personen analysieren und sicherstellen, dass Sie nur diejenigen einladen, die wirklich teilnehmen müssen. Die meisten Menschen wollen Dinge besprechen, die ihre Arbeit direkt betreffen. Wenn Sie also derjenige sind, der das Treffen einberuft, nehmen Sie sich die Zeit zu überlegen, ob das Thema die Personen betrifft, die Sie einladen.
Hinweis: Dies ist eine der größten Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne - Meetings aus der Ferne. Wenn an Ihrem Meeting Personen teilnehmen, die per Fernzugriff arbeiten, sollten Sie diese nicht vergessen. Es gibt eine Reihe von Tools, die Ihnen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern und der Leitung von Online-Meetings helfen werden.
3. Beginn und Ende pünktlich
Wie oft haben Sie schon an einer Sitzung teilgenommen und mussten warten, bis die verantwortliche Person auftauchte? Viel zu oft. Das ist das Anstrengendste überhaupt, es raubt einem die ganze Energie, die man für die Teilnahme an der Sitzung aufbringen muss. Das passiert vor allem bei Menschen in Machtpositionen, und es ist eine schreckliche Angewohnheit.
"Tut mir leid, heute war es sehr hektisch, und ich habe kaum noch Zeit, etwas zu tun". Das haben wir alle schon einmal gehört. Liegt es nur daran, dass sie so beschäftigt sind? Oder ist es ein kleiner Nervenkitzel, alle auf sich warten zu lassen, eine Erinnerung daran, dass ihre Zeit irgendwie wertvoller ist als die aller anderen?
Der Punkt ist, dass die Zeit eines jeden kostbar ist. Lassen Sie die Leute nicht auf sich warten. Genauso wichtig wie ein pünktlicher Beginn ist es jedoch, pünktlich zu enden.
Legen Sie bei der Erstellung Ihrer Tagesordnung und der Planung Ihrer Gesprächsthemen fest, wie lange Sie jedes Thema besprechen werden, und teilen Sie Ihre Zeit entsprechend ein. Sie können dazu die Timeboxing-Methode oder die Technik der Zeitblockierung verwenden.
Um Ihnen dabei zu helfen, können Sie Timeularverwenden, eine der besten Apps zur Zeiterfassung, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen!
"Man denkt, dass man weiß, wie viel Zeit man mit Dingen verbringt, aber das ist absolut nicht wahr" - AC Coppens, Gründer von THE CATALYSTS
4. Die Zeit der Menschen respektieren
Wie bereits erwähnt, ist es äußerst wichtig, die Zeit der Mitarbeiter zu respektieren. In dem Buch "High Output Management" argumentiert Andy Grove, dass die Verschwendung von Zeit der Mitarbeiter dem Diebstahl von Geld aus dem Unternehmen gleichkommt.
Sinnlose Besprechungen gehören zu den größten Zeitfressern bei der Arbeit und können Ihrem Unternehmen großen finanziellen Schaden zufügen.
Nach Angaben von Insider finden in Amerika jeden Tag etwa 11 Millionen Besprechungen statt, von denen ein Drittel unproduktiv ist. Das hat seinen Preis: Jedes Jahr gehen schätzungsweise 37 Milliarden Dollar durch unproduktive Meetings verloren. Können Sie das glauben?
Stellen Sie also sicher, dass Sie die Tagesordnung für die Besprechung erstellen, um sich auf den Zweck der Besprechung zu konzentrieren und Abschweifungen zu vermeiden. Betonen Sie auch die Bedeutung der Pünktlichkeit.
5. Einen klaren Kommunikationsstil wählen
Als Leiter des Treffens ist es wichtig, die Ideen und Meinungen klar und knapp zu formulieren. Dadurch werden die anderen ermutigt, das Gleiche zu tun, und alles bleibt einfacher und klarer.
Vermeiden Sie es, sich zu sehr auf Fachbegriffe zu stützen, das langweilt die Leute leicht! Schlagen Sie neue Lösungen für die Probleme vor und konzentrieren Sie sich auf das, was getan werden kann, und nicht auf das, was nicht getan werden kann. Seien Sie optimistisch! Das wird dazu beitragen, ein positives Umfeld zwischen den Teilnehmern zu schaffen und das Treffen insgesamt angenehmer zu gestalten.
6. Seien Sie standhaft, aber auch flexibel
Bei der Erörterung der einzelnen Tagesordnungspunkte während des Treffens werden wahrscheinlich neue Fragen oder Diskussionsthemen auftauchen. Wenn sie für alle Teilnehmer relevant sind und den Zielen der Sitzung entsprechen, ist es eine gute Idee, diese neuen Themen zu erörtern, sofern Sie Zeit haben. Denken Sie daran, dass Sie die Besprechung immer pünktlich beenden können.
Es ist äußerst wichtig, dafür zu sorgen, dass die Diskussion nicht zu weit von der geplanten Tagesordnung abweicht. Vergessen Sie nicht, dass die Zeit eines jeden kostbar ist und respektiert werden muss.
Wenn Sie während des Treffens das Gefühl haben, dass die Zeit zu schnell vergeht und Sie keine Gelegenheit haben, diese Themen zu besprechen, schlagen Sie vor, dass Sie nach dem Treffen mit den betreffenden Personen darüber sprechen.
Als Leiter sollten Sie die Zeit in der Sitzung effektiv einteilen. Beziehen Sie sich auf die Zeitrahmen, die Sie in die Tagesordnung aufgenommen haben, um sicherzustellen, dass jeder Punkt innerhalb der zugewiesenen Zeit behandelt wird. Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, hilft Ihnen eine Zeitmanagement-App bestimmt dabei, besser organisiert und effektiver zu sein.
7. Nehmen Sie sich etwas Zeit für Brainstorming und offene Gespräche
Den Menschen das Gefühl geben, dass sie ein Mitspracherecht haben und dass ihre Meinung zählt. Das trägt nur dazu bei, dass sich die Menschen gut fühlen.
Das Gute an Sitzungen ist, dass sie Menschen zusammenbringen und es ihnen ermöglichen, Verbindungen herzustellen. Das Brainstorming ist ein wesentlicher Bestandteil davon.
Planen Sie in Ihrer Tagesordnung Zeit für eine offene Diskussion ein und geben Sie der Gruppe die Zeit und den Freiraum, um individuelle Sichtweisen auszutauschen und Gedanken auszutauschen.
Achten Sie darauf, dass die Leute sich an Gesprächen beteiligen und über verschiedene Themen diskutieren. Das gibt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden. Wenn jeder seinen Beitrag leistet, bleiben die Menschen beteiligt.
8. Besprechungsnotizen austauschen
In ihrem Buch "Resilient Management", einem guten Buch über Produktivität, sagt Management-Coach und Trainerin Lara Hogan, dass das Versenden einer Rekapitulations-E-Mail nach jeder Sitzung eine gute Möglichkeit ist, um Entscheidungen zu bekräftigen und die getroffenen Entscheidungen zu verdeutlichen.
"Ich liebe die Praxis, Entscheidungen oder Aktionen nach einer Sitzung mit einer E-Mail zu wiederholen", sagt sie. "Diese Kommunikationsmethode nutzt die ganze Kraft der E-Mail für einen guten Zweck: Sie hilft dabei, die Dinge richtig zu stellen, Informationen an viele Leute auf einmal zu verbreiten und eine interne Konversation zu eröffnen, während sie über die Themen reflektiert, die für Sie in wöchentlichen 1:1-Gesprächen, Backchannels, Teamsitzungen usw. aufgetaucht sind".
Diese Art von E-Mails kann eine gute Erinnerung an die Dinge sein, die besprochen wurden, und an die nächsten Schritte, auf die sich das Team geeinigt hat. Auf diese Weise kann jeder über diese Informationen verfügen und damit arbeiten.
9. Feedback des Teams anfordern
Wann hat Sie das letzte Mal jemand um Ihr Feedback zu einem bestimmten Thema bei der Arbeit gebeten? Jeder Arbeitnehmer würde es begrüßen, wenn seine Vorgesetzten ihn um einen Beitrag bitten würden. Es bedeutet, dass sie sich kümmern. Dass sie ihre Meinung zu schätzen wissen. Wenn Sie also in der Lage sind, es zu tun, tun Sie es einfach!
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was Sie ihrer Meinung nach verbessern könnten. Fragen wie:
- Hätte dieses Treffen kürzer sein sollen? Länger?
- Wie hätten wir dieses Treffen effektiver gestalten können? Irgendwelche Ideen?
- Was war Ihrer Meinung nach das Beste an diesem Treffen?
So einfach und doch so wirksam und wichtig. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter einige großartige Ideen, die Ihnen helfen können, die Leitung einer Besprechung zu verbessern.
Gleichzeitig kann die Berücksichtigung ihrer Präferenzen zu einer höheren Produktivität und Motivation auf ihrer Seite führen. Warum?
Stellen Sie sich vor, Sie haben Mitarbeiter, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren, weil sie keine Zeit haben, das zu tun, was geplant ist, weil sie viel Zeit in Sitzungen verbringen.
Einige Ihrer Mitarbeiter haben vielleicht Ideen, wie sie die Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, reduzieren können. Das wird ihre Produktivität steigern, weil sie mehr Zeit haben, das zu tun, was geplant ist.
10. Die Sitzung effektiv beenden
Nun, wenn die Tagesordnungspunkte abgehandelt und alle Fragen beantwortet sind, ist es wichtig, die Sitzung zu einem logischen Abschluss zu bringen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie für den Fall, dass ein Problem nicht innerhalb des für die Sitzung vorgesehenen Zeitrahmens gelöst werden konnte, schriftlich festhalten, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, und legen Sie einen Zeitrahmen fest. Auf diese Weise wird nichts vergessen, und jeder übernimmt eine gewisse Verantwortung.
Wenn Sie eine Besprechung vorbereiten, könnte Sie die Frage interessieren , wie man eine Besprechung beendet. Dort erfahren Sie alles, was Sie brauchen, um sich abzuheben.
Schlussfolgerung
Es ist nicht leicht zu lernen, wie man ein Meeting leitet. Es erfordert Organisation, Vorbereitung und Konzentration.
Vergessen Sie nicht, dass Sie die Zeit aller Beteiligten wertschätzen und sich gut vorbereiten müssen. Seien Sie klar, präzise und prägnant. Am Anfang kann es eine Herausforderung sein, aber mit der Zeit und unseren Tipps können Sie ein erfahrener Meeting-Leiter werden.
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