Wie geht man mit Terminkonflikten um?

Autorin: Karolina Matyska

Terminkonflikte sind häufiger, als man denkt. Auch wenn jeder bestrebt ist, alle Verpflichtungen in einem Team, einem Unternehmen oder einer Einzelperson perfekt zu planen, sind Konflikte gelegentlich unvermeidlich. 

Es gibt Möglichkeiten, Terminprobleme zu Ihren Gunsten umzukehren und die verschiedenen Gründe dafür schnell zu bewerten.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie Terminkonflikte ein für alle Mal lösen können.

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Was sind Terminkonflikte?

Terminkonflikte entstehen, wenn Sie zwei oder mehr Aufgaben und/oder Ereignisse gleichzeitig bewältigen müssen. Wahrscheinlich beanspruchen sie beide Zeit und Aufmerksamkeit. Unter diese Definition fallen auch zwei Doppelschichten, Aufgaben oder Agenden, die derselben Person zugeordnet sind.

Leider ist es nicht möglich, an zwei Orten gleichzeitig zu sein oder an zwei verschiedenen Aufgaben zu arbeiten, so dass Terminkonflikte ein gewisses Management erfordern. Wir müssen betonen, dass Multitasking nicht gut für die Produktivität ist. Dieses Management kann darin bestehen, den Zeitplan zu ändern oder eine Art von Hilfe anzufordern, sei es in Form von Personal oder Material.

Häufige Arten von Terminkonflikten

  • Doppelbuchungen: Dies kann vorkommen, wenn zwei Aufgaben/Veranstaltungen/Sitzungen im selben Zeitfenster gebucht werden; 
  • Überschneidende Ereignisse: Das Ende eines Ereignisses überschneidet sich mit dem Beginn eines anderen Ereignisses;
  • Nicht verfügbare Teammitglieder: Dies kann beispielsweise passieren, wenn ein Teammitglied zu einer Veranstaltung eingeladen ist und sich auf einer Dienstreise befindet, privat unterwegs ist oder vielleicht von zu Hause aus arbeitet. Wenn die Kommunikation versagt;
  • Nicht verfügbarer Terminkalender: Dies ist der Fall, wenn eine zeitkritische Aufgabe oder ein zeitkritisches Ereignis auf ein Zeitfenster gelegt wird, das bereits für andere Aufgaben vorgesehen ist. Dies kann dazu führen, dass jemand entscheiden muss, welche Aufgabe wichtiger ist, oder dass eine Aufgabe unvollständig bleibt;
  • Probleme in letzter Minute: Ihr Kalender muss aufgrund eines unerwarteten Ereignisses (Krankheit, Stau, familiäre Notfälle usw.) umgestellt werden.

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Umgang mit Terminkonflikten in 6 Schritten

Vorbereitung und Antizipation sind die Schlüsselwörter, an die man sich bei der Bewältigung von Zeitplanungsproblemen erinnern sollte. Der beste Weg, um Probleme mit dem Arbeitsplan zu bewältigen, ist ein System oder ein Verfahren, um sie zu lösen, sobald sie auftreten. 

Notieren Sie sich einige Schritte/Tipps, die Sie in diesem System umsetzen können:

  1. Keine Panik: Das ist genau der Grund, warum Sie diesen Reaktionsprozess entwickelt haben. Atmen Sie ein paar Mal tief durch, um sich zu beruhigen, und wenn Sie ein Team leiten, denken Sie daran, dass Ihr Team auf Sie schaut und auf Führung wartet. In einem ruhigeren Geisteszustand werden Sie klarer denken und kommunizieren und alle verfügbaren Optionen bewerten;
  2. Vergewissern Sie sich, dass Sie über alle Informationen verfügen: Ihre Agenda und Ihren Kalender oder einen zentralisierten Zeitplan für Ihre Mitarbeiter, den Sie überprüfen und bearbeiten können. Je nach Ihren Bedürfnissen oder denen Ihrer Teams sollten Sie eine Planungssoftware, eine Agenda oder einen Kalender in Betracht ziehen. Die Nutzung dieser Tools und die visuelle Darstellung der Zeitpläne wird Ihnen helfen, Terminkonflikte zu rechtfertigen und in Zukunft zu vermeiden;
  3. Schlagen Sie verschiedene Zeitfenster vor: Manchmal ist Flexibilität alles, was nötig ist, um Terminprobleme zu lösen. Versuchen Sie, den Termin für das Ereignis, den Anruf oder die Besprechung zu verlegen. Versuchen Sie, verschiedene Zeitfenster anzubieten, damit der Teilnehmer das für ihn günstigste wählen kann. Und vergessen Sie nicht, sich für die Verwirrung zu entschuldigen, wobei Sie bedenken sollten, dass dies nicht oft vorkommen kann;
  4. Verschieben Sie nicht dringende Aufgaben: Es könnte eine gute Lösung sein, einige weniger dringende Verpflichtungen in Ihrer Agenda oder Ihrem Zeitplan umzuorganisieren, um einen Aufgabenkonflikt zu lösen. Wenn der Terminkonflikt Kunden oder Personen außerhalb des Unternehmens betrifft, sind diese vielleicht bereit, mit den verschobenen Terminen zu arbeiten. Informieren Sie sie auf jeden Fall vorher;
  5. Denken Sie an Ausweichmöglichkeiten: Backups sind entscheidend, um die schädlichen Auswirkungen von Terminkonflikten zu bekämpfen. Wenn Sie ein Team leiten, sollten Sie eine Liste von Personen führen, die jede Aufgabe oder Dienstleistung in der erforderlichen Qualität übernehmen könnten. Auf diese Weise haben Sie im Falle eines Terminkonflikts mehrere Möglichkeiten, diese Lücke schnell zu schließen;
  6. Lernen Sie aus Ihren Fehlern, um künftige Frustrationen zu vermeiden: Mit jedem Konflikt, der auftritt, wird eine neue Lektion gelernt. Wenn diese Art von Problemen häufig auftritt, ist es an der Zeit, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu überprüfen. Wenn Sie Pläne immer wieder verschieben, insbesondere mit Kunden oder Partnern, leidet Ihr Team/Unternehmen darunter. Das ist ein Zeichen von Unprofessionalität. Sorgen Sie dafür, dass die besten Lösungen eingebaut werden und dass Backup-Pläne und -Prozesse für jeden einsehbar sind.

TIPP: Beugen Sie Terminkonflikten vor, indem Sie die Techniken aus den besten Büchern für Ihr Zeitmanagement anwenden.

Tipps zur Vermeidung von Terminkonflikten

Vorbeugung ist der beste Weg, um solche Termin- oder Kalenderkonflikte zu vermeiden.

Lassen Sie uns einige Prozesse und Schritte untersuchen, die eingerichtet werden können, um häufige Terminkonflikte zu vermeiden.

1. Einführung von Instrumenten und Techniken für das Zeitmanagement

Wenn Sie Ihre Aufgaben pünktlich und methodisch erledigen, können Sie Terminkonflikte vermeiden.

Achten Sie bei der Organisation Ihrer Zeit darauf, dass Sie Ihren Kalender für Besprechungen und Termine auf die gleiche Weise blockieren wie für Aufgaben und Konzentrationszeit. Auf diese Weise wissen Sie bereits, wann Ihre volle Verfügbarkeit erforderlich ist.

Mit einem Zeiterfassungssystem können Sie Ihren Arbeitstag besser organisieren, alles pünktlich erledigen und keinen Termin verpassen. 

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2. Planungssoftware verwenden

Das kann bedeuten, dass Sie eine Terminplanungs-App (z. B. einen Planer oder eine Agenda) verwenden, sei sie nun digital oder analog. Wenn Sie nur Ihren Terminkalender verwalten, reicht es in der Regel aus, das Tool zu finden, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Wenn Sie jedoch ein Team leiten, ist eine spezielle Software unerlässlich. 

Diese Art von Software automatisiert Buchungen und Verfügbarkeiten und lässt alle wissen, wer verfügbar ist und wer nicht. Sie eignet sich auch hervorragend für die Verwaltung von Schichtarbeit und Besprechungsanfragen. Wenn das gesamte Team Zugang zu diesem Programm hat, kann es bei Bedarf Zeitfenster untereinander neu verteilen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, diese Tools zu nutzen.

Wenn Sie oder Ihr Team keine Tools verwenden möchten, empfehlen wir eine kostenlose Vorlage für einen Arbeitsplan.

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3. Förderung einer effektiven Kommunikation

Fördern Sie weiterhin die proaktive Kommunikation, das Geben und Empfangen von Feedback und die Transparenz in Ihrem Team, um Probleme in letzter Minute oder andere Terminkonflikte zu vermeiden.

Eine klare Kommunikation trägt dazu bei, häufige Fehler wie Doppelbelegungen und andere zu vermeiden. Die Bereitstellung von Kommunikationskanälen, um Zeitpläne untereinander zu besprechen, ist ebenfalls ein großer Vorteil.

Lesen Sie unseren Beitrag über die Verbesserung der Kommunikation im Team.

4. Seien Sie gründlich in Ihrer Planung

In Unternehmen mit stundenweise beschäftigten Mitarbeitern sind Terminkonflikte unvermeidlich. Bewährte Planungspraktiken und ein schnelles Konfliktmanagement führen zu weniger Problemen, aber es ist auch von grundlegender Bedeutung, dass die Planung von Anfang an organisiert und gründlich durchgeführt wird.

Einrichtung eines organisierten Zeitplanungsprozesses und eines Systems für Teammitglieder, um zugewiesene Arbeiten zu bestätigen und Planänderungen zu kommunizieren.

Schlussfolgerung

Menschen machen Fehler, und Terminkonflikte gehören dazu. Wichtig ist, dass Sie nicht versuchen, sich zu entschuldigen oder jemandem die Schuld für den Fehler zu geben. Dies wird die Situation nicht bereinigen oder lösen und könnte Ihren zukünftigen Geschäftsbeziehungen schaden.

In einer solchen Situation sollten Sie mit allen Beteiligten kommunizieren und stets höflich und respektvoll die Umstände erklären, die zu dem Terminkonflikt geführt haben. Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten, aber übertreiben Sie es nicht mit den Erklärungen. Das kann nach hinten losgehen und zeigt Unprofessionalität. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen, dann wird sich alles klären.

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