Wie bringt man Mitarbeiter dazu, die Zeit zu erfassen?
Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein globales Unternehmen leiten, ein Projekt verwalten oder ein Kleinunternehmer sind.
Eine genaue Zeiterfassung hilft Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden genaue Rechnungen zu stellen. Es wird keine unbezahlten Arbeitsstunden mehr geben.
Trotz ihrer Bedeutung haben viele Unternehmen immer noch Probleme damit, ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung zu bewegen. Wenn Sie als Geschäftsinhaber, Projektmanager oder Teamleiter keine Antwort auf die Frage "Wie bringe ich meine Mitarbeiter dazu, die Zeit zu erfassen?" finden, dann sind Sie bei uns genau richtig.
In diesem Blog besprechen wir 7 Schritte, die Ihnen helfen werden, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Zeit zu erfassen!
7 Schritte, um Mitarbeiter zur Zeiterfassung zu bewegen
1. Erläutern Sie die Vorteile
Der erste Schritt, um Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Zeit zu erfassen, besteht darin, ihnen zu erklären , was Zeiterfassung ist und welche Vorteile sie bietet
Die Zeiterfassung hilft Unternehmen, Geld zu sparen, die Produktivität zu steigern und die Genauigkeit der Stundenabrechnung zu verbessern.
Erläutern Sie zunächst, wie die Zeiterfassung dem Unternehmen als Ganzes zugute kommen wird. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Team versteht, wie es speziell von ihr profitieren wird.
2. Zeiterfassung leicht gemacht
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit erfassen, müssen Sie es ihnen leicht machen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, wie z. B. die Verwendung einer Online-Zeiterfassungsvorlage oder die Investition in eine Zeiterfassungssoftware wie Timeular.
Mit einer Zeiterfassungssoftware müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, um Ihre Protokolle zu ändern; Sie müssen nur den Würfel umdrehen. Ja, Timeular hat einen Zeiterfassungs-Würfel, der alles einfacher macht. Das Beste daran ist, dass die App auf Windows, Mac, Linux, iOS und Android funktioniert.
Achten Sie darauf, dass das von Ihnen verwendete System benutzerfreundlich und leicht zu verstehen ist. Andernfalls wird die Zeiterfassung zu einem Engpass und zu Kopfschmerzen.
Mühelose Zeiterfassung für Ihr gesamtes Team. Mit Timeular haben Ihre Mitarbeiter endlich Spaß an der Zeiterfassung!
"Wir alle nutzen Timeular sehr gerne. Es ist wirklich einfach zu bedienen und unkompliziert, vor allem, wenn man noch nie eine Zeiterfassung gemacht hat. Es macht uns wirklich Spaß, und es ist sehr hilfreich." - Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood
3. Erklären Sie den Mitarbeitern, was für sie drin ist
Viele Arbeitnehmer zögern, ihre Zeit zu erfassen, weil sie das Gefühl haben, dass das Unternehmen sie auf diese Weise überwachen kann. Sie sind oft besorgt über Mikromanagement.
Erklären Sie den Mitarbeitern, wie die Zeiterfassung für sie von Nutzen sein kann. Lassen Sie sie zum Beispiel wissen, dass sie sehen können, wie viel Zeit sie für jede Aufgabe und jedes Projekt aufwenden.
Diese Informationen können ihnen helfen, ihre Zeit effizienter zu gestalten. Zum Beispiel kann diese Technik Ihren Mitarbeitern, insbesondere Fernarbeitern, helfen, ein ausgeglicheneres Leben zu führen
Gleichzeitig kann diese Art der Datenanalyse dazu beitragen, die Notwendigkeit zu rechtfertigen, ein Team um neue Mitarbeiter zu erweitern oder ein Tool zur Automatisierung einer Aufgabe zu kaufen.
4. Mit gutem Beispiel vorangehen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter mit der Zeiterfassung beginnen, gehen Sie mit gutem Beispiel voran und beginnen Sie zuerst mit der Zeiterfassung Ihrer eigenen Zeit.
Dies zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie die Bedeutung der Zeiterfassung ernst nehmen, und hilft ihnen zu verstehen, wie sie funktioniert.
Sobald Sie mit der Zeiterfassung begonnen haben, halten Sie eine Teamsitzung ab, um das System allen zu erklären. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und eventuelle Bedenken anzusprechen.
Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten mit dem System einverstanden sind, bevor Sie fortfahren. Sobald alle verstanden haben, wie die Zeiterfassung funktioniert, ist es wichtig, einige Richtlinien und Erwartungen festzulegen:
- Wie oft sollen die Mitarbeiter ihre Zeit erfassen?
- Was sind die Hauptziele: Steigerung der Produktivität? Engpässe aufspüren? Genaue Abrechnung?
5. Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter
Ein kleiner Anreiz kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass die Mitarbeiter ihre Zeit erfassen.
Sie könnten zum Beispiel einen Bonus für Mitarbeiter anbieten, die einen Monat lang jeden Tag ihre Zeit erfassen. Das zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich für das System engagieren, und ermutigt sie, es häufiger zu nutzen.
Sie könnten auch Preise für den Mitarbeiter mit der genauesten Zeiterfassung ausloben.
Diese Anreize machen Ihren Mitarbeitern deutlich, wie wichtig die Zeiterfassung ist, und motivieren sie, das System regelmäßig zu nutzen.
Wenn wir von Prämien oder Preisen sprechen, muss es sich nicht unbedingt um Geld handeln. Wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie mehrere Alternativen finden, z. B. Teamanerkennung, Spotify- oder Netflix-Abonnements, reduzierte Freitagsarbeitszeiten, Fitnessstudio-Abonnements usw.
6. Feiern Sie die Leistungen des Teams
Wenn Ihr Team beginnt, seine Zeit zu erfassen, werden Sie erstaunliche Ergebnisse sehen.
Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Ihr Team produktiver ist, als Sie dachten. Oder Sie stellen fest, dass bestimmte Projekte länger dauern als erwartet.
Sie könnten eine Teamsitzung abhalten, um die Ergebnisse der Zeiterfassung zu besprechen, damit Ihre Mitarbeiter erkennen, wie wichtig die Zeiterfassung ist.
Es ist wichtig, diese Erfolge im Team zu feiern. Das zeigt, dass Sie sich für das System engagieren, und ermutigt sie, es häufiger zu nutzen.
7. Bitte Feedback
Bevor Sie ein Zeiterfassungssystem einführen, hören Sie sich ihre Gedanken, Ideen und Bedenken an.
Dieses Feedback sollte auch nach der Einführung eines Zeiterfassungssystems fortgesetzt werden. Finden Sie heraus, wie Ihre Mitarbeiter über die Zeiterfassung denken und was sie an dem System mögen und was nicht.
Nutzen Sie dieses Feedback, um den Prozess zu verbessern und ihn für alle angenehmer zu gestalten. Seien Sie bei den Zeiterfassungsmethoden flexibel, denn es gibt keine Einheitslösung, wenn es um die Zeiterfassung geht.
Was für ein Unternehmen funktioniert, muss nicht unbedingt auch für ein anderes gelten. Und was für ein Team funktioniert, funktioniert vielleicht nicht für ein anderes Team innerhalb desselben Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, flexibel zu sein.
Warum sträuben sich die Mitarbeiter gegen die Zeiterfassung?
Es gibt einige Gründe, warum sich Mitarbeiter gegen die Zeiterfassung sträuben könnten:
- Sie haben das Gefühl, dass sie mikromanagt werden.
- Sie verstehen nicht, wie sie von der Zeiterfassung profitieren können.
- Sie denken, es sei Zeitverschwendung.
- Stundenerfassung ist mühsam
Wenn Sie sich also fragen, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen können, die Zeit zu erfassen, müssen Sie diese Bedenken direkt ansprechen.
Erklären Sie ihnen, wie wichtig die Zeiterfassung ist und welchen Nutzen sie für sie und auch für das Unternehmen hat. Und stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete System benutzerfreundlich ist.
Schlussfolgerung
Wenn Sie wissen wollen, wie Sie Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung bringen, befolgen Sie diese sieben Schritte.
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, stellen Sie Richtlinien auf, bitten Sie um Feedback und machen Sie es zu einer lohnenden Erfahrung. Das wird Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Zeit zu erfassen.
Letzten Endes werden alle von der Einführung der Zeiterfassung profitieren, denn Sie und Ihre Mitarbeiter werden produktiver sein und den Überblick behalten.
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