Wie füllt man einen Stundenzettel richtig aus: Leitfaden und kostenlose Vorlagen

Auch wenn das Ausfüllen von Stundenzetteln niemanden begeistert, sollte ihre Bedeutung nicht übersehen werden. Durch das Ausfüllen von Stundenzetteln werden die Arbeitnehmer korrekt bezahlt, während die Arbeitgeber sicher sein können, dass sie alle geleisteten Arbeitsstunden für die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz erfassen.

Dennoch werden Stundenzettel oft ignoriert oder falsch ausgefüllt. Aus diesem Grund habe ich einen Leitfaden für Sie erstellt, wie Sie einen Stundenzettel richtig ausfüllen.

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist eine Methode zur Aufzeichnung und Verfolgung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Auf dem Stundenzettel wird festgehalten, wie viele Stunden Sie arbeiten, wann Sie arbeiten und woran Sie arbeiten.

Zeiterfassungsbögen gibt es in verschiedenen Formen: Es kann sich um einfache Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten handeln, um detaillierte Projektzeitprotokolle oder um ausgefeilte Zeiterfassungssoftware, die alles erfasst, von regulären Arbeitszeiten bis hin zu Projektaufgaben.

Einige Zeiterfassungsbögen bestehen lediglich aus einer Tabelle mit einem Datumsbereich und den Arbeitsstunden, während andere detaillierte Aufschlüsselungen von Aufgaben, Projektcodes, Kundenabrechnungsinformationen und sogar Notizen zur geleisteten Arbeit enthalten.

Warum ist das Ausfüllen von Stundenzetteln wichtig?

Ganz gleich, ob Sie Stundenzettel auf Papier oder mit einer Zeiterfassungssoftware ausfüllen, Sie kreuzen nicht nur ein Kästchen für die Personalabteilung an, wenn Sie einen Stundenzettel ausfüllen. Vielmehr sorgen Sie für Ihre eigene finanzielle Sicherheit, während Ihr Arbeitgeber alle Überstunden, alle Arbeitsstunden und Projektdetails erfasst, um sie den Kunden in Rechnung zu stellen und die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Arbeitszeitnachweise sind für jede Art von Arbeitnehmer von zentraler Bedeutung, und hier wird erläutert, warum sie für verschiedene Kategorien wichtig sind:

• Für stundenweise Beschäftigte (Freiberufler, Angestellte in Agenturen und andere, die auf Stundenbasis arbeiten) sind Zeiterfassungsbögen eine Möglichkeit, ihre abrechenbaren Stunden nachzuvollziehen und den Kunden genau in Rechnung zu stellen;
• Bei Angestellten helfen Zeiterfassungsbögen dabei, Projektzeiten, Überstunden und Freizeitausgleiche für die Lohnabrechnung zu erfassen.

In der Regel können Sie verschiedene Arten von Arbeitszeitblättern für unterschiedliche Zeiträume verwenden:

• Tägliche Stundennachweise
• Zweiwöchentliche Zeiterfassungsbögen
• Wöchentliche Stundennachweise
• Monatliche Stundennachweise

Wie man einen Stundenzettel ausfüllt (Schritt für Schritt)

Um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden genau zu berechnen, sollten alle Beteiligten die Sache ernst nehmen und auf die Details achten, unabhängig davon, ob sie Stundenzettel auf Papier oder mit einer Software ausfüllen. Daher sollten die Arbeitnehmer die für die Arbeit aufgewendete Zeit genau ausfüllen, und die Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass das Ausfüllen der Stundenzettel für die Arbeitnehmer reibungslos verläuft.

Bevor Sie Ihre Zeiterfassung in Angriff nehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie für eine genaue Zeiterfassung benötigen. Diese Vorbereitung erspart Ihnen zahllose Kopfschmerzen und vermeidet das Hin und Her von E-Mails mit der Personalabteilung.

Schritt 1 - Name, Nachname oder Mitarbeiter-ID

Es ist ziemlich logisch, warum der Name und der Nachname oder die ID notwendig sind, da dies eindeutige Identifikatoren eines Mitarbeiters im System des Unternehmens sind. Daher kann entweder der Arbeitgeber diese Informationen in der Arbeitszeitblattvorlage ausfüllen oder der Arbeitnehmer, wenn er seine Wochen- oder Stundensätze eingibt. Wird der Name falsch geschrieben, kann ein Mitarbeiter an die falsche Abteilung weitergeleitet werden, was zu Verwirrung in den Personalakten führt und die Zahlungsabwicklung verzögert.

Das folgende Bild ist ein Beispiel für eine Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel, in dem erfasst wird, wie jeder einzelne Mitarbeiter seine Zeit bei der Arbeit verbringt. Sie können sehen, dass der Name das Element für die erstmalige Erfassung ist. Die Vorlage kann aus unserem Repository für kostenlose Stundenzettelvorlagen heruntergeladen werden.

Schritt 2 - Datumsbereich

Die genaue Erfassung des Datumsbereichs im Abschnitt Stunden auf dem Stundenzettel ist nicht nur eine weitere langweilige Aufgabe. Die genaue Zeiterfassung in diesem Abschnitt trägt gleichermaßen zu genauen Aufzeichnungen und zur Lohnabrechnung für den Lohnzeitraum, zu genauen Abrechnungszyklen, zur Urlaubsüberwachung und zur Berechnung von Überstunden bei.

Die Erfassung der Arbeitsstunden sollte in täglichen Stundenzetteln erfolgen, damit alle Daten korrekt sind, kann aber auch in wöchentlichen Stundenzetteln erfolgen.

Schritt 3 - Stundennachweis

Wie in der obigen Stundenzettel-Vorlage ist es wichtig, die Spalten "Startzeit" und "Endzeit" in jeden Stundenzettel einzufügen, egal ob es sich um einen Papier-Stundenzettel oder eine Stundenzettel-Software handelt. Dann sollte der Stundenzettel für jeden Tag von Montag bis Freitag eine Automatisierung zur Berechnung der Arbeitsstunden enthalten.

Das Feld kann "Geleistete Gesamtstunden" lauten, und die Berechnung kann automatisch erfolgen. Beachten Sie, dass die automatische Berechnung bei manuellen Stundenzetteln schwieriger ist. Eine Zeiterfassungs-App berechnet und erstellt jedoch automatisch Berichte. Unten sehen Sie ein Beispiel für einen Bericht in Timeular, einer automatischen Zeiterfassungssoftware:

Schritt 4 - Projektdaten

Die Verfolgung von Projektdetails und die rechtzeitige Einreichung von Stundenzetteln sind von zentraler Bedeutung. Wenn Sie die Projektkosten nachverfolgen, behalten Sie den Überblick über die Budgets und können die Ressourcen je nach Bedarf neu zuweisen. Außerdem erhalten Sie genaue Aufzeichnungen für die Rechnungsstellung an die Kunden. Das Hinzufügen von erledigten Aufgaben zu den Zeiterfassungseinträgen ermöglicht außerdem eine klare Darstellung der Leistung und Produktivität der Mitarbeiter.

Ein minimales Format einer Vorlage für einen Projektzeitplan sollte Abschnitte für Projektdetails, Datum, Anfangs- und Endzeiten, abrechenbare Stunden und den Eigentümer einer bestimmten abgeschlossenen Aufgabe enthalten.

Hier finden Sie eine herunterladbare Vorlage für einen Projektzeitplan, die Sie auch in der unten stehenden Abbildung sehen können:

Schritt 5 - PTO und andere Arten von Urlaub

Die Erfassung der verschiedenen Arten von Urlaub in Ihrer Zeiterfassung ist nicht nur eine Aufgabe, um freie Tage zu markieren oder überwacht zu werden. Sie ist wichtig für genaue Aufzeichnungen, die Sicherheit der Mitarbeiter und eine korrekte Bezahlung.

Achten Sie beim Ausfüllen der Urlaubsliste darauf, dass Sie die richtigen Codes für jede Art von Urlaub verwenden: PTO (Paid Time Off), Krankheitsurlaub oder andere genehmigte Abwesenheiten. Auf dem Zeiterfassungsbogen sollten diese arbeitsfreien Stunden deutlich ausgewiesen werden, da sie sich anders auf die Gehaltsabrechnung auswirken als reguläre Arbeitsstunden.

Achten Sie darauf, dass Sie einen Stundenzettel mit all diesen Feldern ausfüllen:

• Überstunden
• PTO-Stunden/Tage
• Krankheitsstunden/-tage

Die unterschiedliche Bezeichnung dieser Felder ist wichtig, da für jede Urlaubsart innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Vergütungssätze und damit auch unterschiedliche Monatsgehälter gelten können.

Schritt 6 - Genehmigung

Der typische Genehmigungsablauf in Unternehmen sieht folgendermaßen aus:

1. Der Mitarbeiter füllt den Stundenzettel mit allen geleisteten Arbeitsstunden, beantragten und genommenen Urlaubstagen oder anderen Arten von Urlaub aus.
2. Der Vorgesetzte prüft die Richtigkeit der Angaben und gibt sie entweder frei oder schickt sie zur Änderung zurück.
3. Nach der Genehmigung wird der Stundenzettel an die Lohnbuchhaltung zur Bearbeitung weitergeleitet.

Bei der Einreichung der Stundenzettel zur Genehmigung sollte jeder Eintrag genau und vollständig sein, da Korrekturen nach der Genehmigung zeitaufwendig sein können und oft die Zahlungsabwicklung verzögern. Die meisten Unternehmen verlangen, dass die Zeiterfassungsbögen vom Vorgesetzten genehmigt werden, der die Richtigkeit der Arbeitsstunden, der Projektzuweisungen und der hinzugefügten Überstunden prüft.

Wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden, sendet das System in der Regel automatische Benachrichtigungen an Manager oder Teamleiter, aber bei Zeiterfassungsbögen auf Papier müssen Sie manuell nachfassen, um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen.

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Arten von Stundenzetteln

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Arten von Stundenzetteln, je nach Zeitrahmen. In den nächsten Zeilen werde ich Ihnen jedoch die Arten von Stundenzetteln in Bezug auf das zum Ausfüllen verwendete Medium erläutern.

Zeiterfassungsbögen auf Papier

Zeiterfassungsbögen in Papierform sind manuelle Zeiterfassungsinstrumente, die in der heutigen Zeit der Fernarbeit und hybriden Arbeitsformen eher veraltet sind und versteckte Kosten mit sich bringen. Bei der Entscheidung, welche Art von Zeiterfassungsbogen Sie wählen sollten, sollten Sie Folgendes über Zeiterfassungsbögen auf Papier wissen:

• Zeiterfassungsbögen in Papierform sind herkömmliche, physische Formulare, die zur manuellen Erfassung von Arbeitsstunden, Projektzeit und Anwesenheit verwendet werden.
• Diese Stundenzettel haben grundlegende Zeiterfassungsfunktionen mit einem einfachen Format für die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, Pausen und Gesamtarbeitszeit und werden oft nicht ausgefüllt.
• Alle Berechnungen müssen von Hand vorgenommen werden, und die Daten müssen manuell in alle Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme übertragen werden, ein Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist.
• Im Baugewerbe werden häufig Zeiterfassungsbögen in Papierform verwendet.
• Einige ihrer Nachteile sind: Sie sind schwer zu analysieren, es gibt Probleme mit der Speicherung und keine Sicherungskopien, und sie sind zeitaufwendig.

Software zur Zeiterfassung

Wenn Sie mit den Einschränkungen von Stundenzetteln in Papierform oder den endlosen manuellen Berechnungen von Excel- und Google Sheets-Vorlagen zu kämpfen haben, ist es an der Zeit, ein Upgrade auf eine Zeiterfassungs-App in Betracht zu ziehen. Diese Online-Zeiterfassungs-Apps wurden entwickelt, um den gesamten Zeiterfassungsprozess zu automatisieren, Einblicke in Echtzeit zu bieten und menschliche Fehler zu minimieren.

Nehmen wir als Beispiel Timeular als Beispiel für die Dinge, die Sie bei Ihrem Entscheidungsprozess berücksichtigen sollten:

• Diese Zeiterfassungssoftware verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Aufgaben kategorisieren, Stunden erfassen und automatisch Zeiterfassungsberichte erstellen können.
• Es erfasst automatisch Zeitaufgaben , Websites und Tools, die mit einem Klick in Zeiteinträge umgewandelt werden können.
• Es überwacht die abrechenbaren Stunden, sobald es so eingestellt ist, dass sie verfolgt werden, und dann können Sie den Kunden genaue Rechnungen stellen.
• Sowohl Arbeitnehmer als auch Manager oder Arbeitgeber können alle Arten von Daten mit einem Klick in Echtzeit einsehen.
• Berechnet automatisch alle Arten von Urlaub und Überstunden und fügt sie dem endgültigen Bericht für die Gehaltsabrechnung hinzu.

Stundenzettel-Vorlagen

Zeiterfassungsvorlagen in Tools wie Google Sheets und Excel sind eine gute Ausgangsbasis, aber auch sie haben ihre Grenzen. Diese Vorlagen sind weit verbreitet, anpassbar und kostengünstig, was sie zu einer beliebten Wahl für kleinere Teams macht, die gerade erst mit der Zeiterfassung beginnen.

Zeiterfassungsvorlagen enthalten in der Regel Felder für Datum, Anfangs- und Endzeit, Pausen und Gesamtarbeitszeit. Sie können so formatiert werden, dass sie spezifischen Anforderungen gerecht werden, z. B. der Erfassung von abrechenbaren Stunden oder der Überwachung von Projektzeiten. Sie weisen jedoch erhebliche Einschränkungen auf, wie das manuelle Hinzufügen von Daten und Formeln für Berechnungen, und sind fehleranfällig.

Wenn Sie mit Stundenzettelvorlagen beginnen möchten, haben wir eine Fülle kostenloser Vorlagen in G-Sheets-, Excel- und PDF-Versionen erstellt, die Sie in unserem Repository für Stundenzettelvorlagen herunterladen können.

Profi-Tipps für die korrekte Erstellung von Stundenzetteln

Wenn Sie für das Ausfüllen von Stundenzetteln zuständig sind und sich davor fürchten, können diese Tipps Ihnen diesen Prozess erleichtern:

1. Machen Sie es täglich: Füllen Sie Zeiterfassungsbögen täglich aus, wenn sie manuell erstellt werden; andernfalls könnten Sie die zusätzlichen Arbeitsstunden vergessen, denn je später Sie sie ausfüllen, desto mehr menschliche Fehler treten auf.
2. Verschieben Sie es nicht auf Freitagnachmittag: Alles, was Sie am Freitagnachmittag tun wollen, ist, die Arbeitsstunden zu beenden, wichtige Aufgaben zu erledigen und das Wochenende zu genießen. Ihr wöchentlicher Stundenzettel wird Sie wahrscheinlich nerven, und Sie werden bereits die Gesamtzahl der in dieser Woche geleisteten Stunden vergessen haben. Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Tages fünf Minuten Zeit, um Ihre Stunden zu erfassen.
3. Im Zweifelsfall fragen: Manchmal ist das Ausfüllen von Stundenzetteln und Projektkosten nicht so einfach zu verstehen, weshalb Sie das Ausfüllen hinauszögern. Aber im Ernst: Es ist besser, Ihren Vorgesetzten jetzt zu fragen, als später Fehler zu korrigieren.
4. Bewahren Sie einige Aufzeichnungen auf, die Ihnen helfen: Speichern Sie E-Mails oder Nachrichten über Zeitplanänderungen, eine Notiz über einen Zeitraum, der in Ihrem Projektmanagement-Tool geändert wurde, und anderes. Diese Aufzeichnungen könnten sich als nützlich erweisen, wenn Sie Ihre monatlichen Zeiterfassungsbögen ausfüllen.
5. Setzen Sie Erinnerungen: Tragen Sie eine tägliche Erinnerung in Ihren Kalender ein, damit Sie in der Hektik all Ihrer Aufgaben nichts vergessen.
6. Graben manuelle Zeiterfassungsbögen: Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln schadet der Produktivitätvergeudet Ressourcen und führt häufig zu ungenauen Aufzeichnungen.

Wenn Sie eine Führungskraft sind, ein Team leiten oder ein Team beaufsichtigen, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen die Verwaltung von Stundenzetteln erleichtern:

• Halten Sie es einfach: Ihr Team muss wissen, warum Zeiterfassungsbögen wichtig sind und wie sie ausgefüllt werden müssen. Verzichten Sie auf den Firmenjargon und erklären Sie einfach, was zu tun ist und warum es allen nützt.
• Machen Sie es einfach: Niemand möchte sich mit komplizierten Systemen herumschlagen. Wenn Ihr derzeitiger Prozess zu viele Klicks oder verwirrende Schritte beinhaltet, ist es Zeit für ein Upgrade. Investieren Sie in ein benutzerfreundliches System zur Erfassung von Arbeitsstunden, das diesen Prozess rationalisiert.
• Führen Sie die Gespräche: Nichts zerstört die Motivation schneller als eine Führungskraft, die sich nicht an ihre eigenen Regeln hält. Füllen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen pünktlich aus, denn ich kann Ihnen versichern, dass Ihr Team diese Dinge bemerkt.
• Geben Sie freundliche Anstöße: Manchmal vergisst man es einfach. Richten Sie praktische Zeiterinnerungen ein oder versenden Sie Zeiterinnerungen, um sicherzustellen, dass Ihre Zeiterfassungsbögen pünktlich verschickt werden. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Erinnerung:

• Geben Sie Anerkennung, wo sie fällig ist: Beachten Sie, wer es immer wieder richtig macht, und lassen Sie ihn wissen, dass Sie es zu schätzen wissen. Anerkennung ist ein langer Weg.

Haben Sie schon einmal automatische Zeiterfassungssysteme ausprobiert?

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Schlussfolgerung

Das korrekte Ausfüllen eines Stundenzettels ist vielleicht nicht der aufregendste Teil der Arbeit, aber es ist unbestreitbar wichtig.

Aber die Sache ist die: Egal, ob Sie mit Papierformularen arbeiten, eine Tabellenkalkulationsvorlage verwenden oder intelligente Zeiterfassungs-Apps nutzen, wichtig ist, dass Sie konsequent sind und die Zahlen stimmen.