Zeiterfassung für Consultants: Der ultimative Leitfaden
Zeit ist, wie ein altes Sprichwort sagt, unser kostbarstes Gut, und Beratungsunternehmen sind da keine Ausnahme. Ob Sie nun ein Beratungsunternehmen leiten oder als Freiberufler tätig sind, das Sprichwort "Zeit ist Geld" hat ein anderes Gewicht.
Die Zeiterfassung von Beratern ist oft eine Praxis, die über das bloße Stempeln der Uhr oder das Kritzeln von Notizen während der Arbeit hinausgeht. Die Zeiterfassung von Beratern umfasst ein effektives Zeitmanagement, die Optimierung von Ressourcen und die Nutzung der Zeit für maximale Effizienz.
Aus diesem Grund sind Fachleute in dieser Branche oft auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware für Berater, die ihnen hilft, Projekte zu überwachen, das Ausfüllen ihrer Zeiterfassungsbögen zu beschleunigen und ihren Kunden genaue Rechnungen zu stellen.
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Tausende von Beratern erfassen bereits ihre Zeit mit Timeular. 100% mühelos.
Ganz gleich, ob Sie nach der besten Zeiterfassungssoftware für Berater suchen oder das Konzept der Zeiterfassung für Berater verstehen möchten, in diesem Artikel haben wir die Notwendigkeit und die wichtigsten Funktionen eines solchen Tools erläutert, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist die Zeiterfassung für Berater?
Bei der Zeiterfassung wird die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum für eine Aufgabe oder ein Kundenprojekt geleisteten Arbeitsstunden erfasst.
Die Zeiterfassung als Arbeitsinstrument ermöglicht die Überwachung und Erfassung von Arbeitsstunden.
Die Zeiterfassung kann manuell (z. B. mit Hilfe von Excel-Vorlagen), halbmanuell mit Hilfe eines Zeiterfassungsrechners oder automatisch mit einer Zeiterfassungssoftware erfolgen.
Letztlich dient die Zeiterfassung als Zeitmesser für den Fortschritt und die Leistung des Beraters.
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Warum ist die Zeiterfassung für Berater notwendig?
Die Zeit eines Beraters kann über die traditionelle Stechuhr eines Angestellten oder einen normalen Arbeitstag hinausgehen; sie beinhaltet eine akribische Aufzeichnung jeder Aufgabe und Aktivität.
Durch die sorgfältige Aufzeichnung der Arbeitsstunden kann ein Zeiterfassungsbogen für Transparenz und Verantwortlichkeit in den Projekten sorgen.
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware für Berater, ob in digitaler oder physischer Form, ermöglicht einen detaillierten und organisierten Ansatz zur Erfassung der abrechenbaren Stunden.
Dies hilft nicht nur bei einer fairen Rechnungsstellung und der Einhaltung der Projektkosten, sondern auch bei der Bewertung der Effizienz der für die Kundenarbeit aufgewendeten Zeit.
Wussten Sie, dass eine genaue Zeiterfassung eine gute Möglichkeit ist, die abrechenbaren Stunden zu erhöhen? Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden.
Da Berater in der Regel auf Stundenbasis arbeiten, werden sie auf der Grundlage von Stundensätzen bezahlt. Eine genaue Aufzeichnung der für die Kunden geleisteten Arbeitsstunden ist daher unerlässlich, da sie für diese registrierten Stunden - die abrechenbaren Stunden - bezahlt werden.
Dies sind die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung für Berater:
1. Mehr Transparenz
Als Berater müssen Sie in der Regel detaillierte Berichte über die Projekte Ihrer Kunden vorlegen, in denen auch die für das Projekt insgesamt oder für bestimmte Tätigkeiten aufgewendete Zeit angegeben ist.
Um einen umfassenden Bericht anbieten zu können, müssen Sie die Stunden nachverfolgen, die Zeiteinträge auf dem Stundenzettel Ihres Beraters sorgfältig vornehmen und den Kunden eine genaue Rechnung stellen.
Im Gegenzug sind Sie in der Lage, Transparenz hinsichtlich der aufgewendeten Stunden im Vergleich zur Rechnungsstellung zu bieten, was die Kundenbindung erhöht und die Beziehungen zwischen Berater und Kunde verbessert , während Sie gleichzeitig Ihre Preisgestaltung für zukünftige Kundenprojekte festlegen können.
Erfahren Sie , wie Sie Ihren abrechenbaren Stundensatz berechnen können.
2. Genauigkeit und bessere Kommunikation
Wenn Sie eine Zeiterfassung in Ihre Routine einbauen, wissen Sie zu 100 %, wie viel Zeit und Mühe Sie für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden aufwenden.
Die gesammelten Daten tragen zu einer besseren Zeiteinschätzung für künftige Projekte und zu einer präzisen Rechnungsstellung bei oder helfen Ihnen sogar dabei, fundierte Entscheidungen für individuelle Abrechnungssätze zu treffen, wenn dies erforderlich ist.
Um mit der Erfassung von Zeiterfassungsdaten zu beginnen, können Sie eine Zeiterfassungssoftware einsetzen, die menschliche Fehler ausschließt und automatisch alle abrechenbaren Stunden in Ihrem Namen erfasst.
Wenn Sie Hilfe bei der Rechnungsstellung benötigen, könnte dieser Leitfaden für Sie interessant sein Leitfaden zur Kundenabrechnung.
Tausende von Beratungsunternehmen erfassen ihre Zeit mit Timeular!
Wir vergessen leicht wichtige Details, die später bei der Präsentation der Ergebnisse oder der Rechnungsstellung an den Kunden eine entscheidende Rolle spielen können.
Genaue Zeiterfassungen bieten echte Einblicke in die verschiedenen Aufgaben von Beratungsunternehmen und ermöglichen eine effizientere Ressourcenplanung.
Wenn Daten aus einem früheren Projekt zeigen, dass die Erstellung eines Kommunikationsplans beispielsweise drei Tage dauert, kann der Berater dies bei der Erstellung des Projektmanagementplans für einen neuen Kunden berücksichtigen.
Kurz gesagt: Bessere Zeiteinschätzungen erhöhen die Kundenzufriedenheit, da Sie die Erwartungen erfüllen, und Sie können sowohl intern als auch extern besser kommunizieren, da Sie sich auf Daten stützen können.
All dies wird sich auch positiv auf die Kundenbindungsraten auswirken.
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3. Höhere Rentabilität
Die Verfolgung der Arbeitsstunden ist ebenfalls wichtig und erforderlich, um die Rentabilität von Projekten zu ermitteln und zu steigern.
Da ein Beratungsunternehmen in der Regel nach Stunden abrechnet, muss der gesamte Zeitaufwand als fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden verbucht werden, da es nicht die übliche Zeitspanne von 9 bis 5 gibt.
Die erfassten Stunden sind wertvolle Zeit, die Geld wert ist. Wenn die abrechenbaren Stunden nicht erfasst werdenwerden die Fachleute und Unternehmen Arbeit umsonst und verlieren Gewinn.
Jede Aktivität, die Sie in Ihrem Projektmanagement-Tool vermerken, von der Recherchezeit über die Besprechungen mit den Kunden bis hin zur Ausführung der Aufgaben, ist also abrechenbar. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als den Beginn eines neuen Projekts, um mit der sorgfältigen Verfolgung jeder Aufgabe zu beginnen.
Denken Sie daran, dass es bei diesem Prozess nicht um die Überwachung der Mitarbeiter oder die Kontrolle der Arbeitszeiten geht, sondern um die Optimierung der Produktivität und letztlich der Rentabilität.
Neben Rentabilität und Produktivität werden Sie lernen, einen genaueren Zeitplan für sich selbst zu erstellen und Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern.
Empfohlene Werkzeuge:
- Kostenlose Vorlagen für abrechenbare Stunden
- Aufschlag-Rechner
- Überstunden-Rechner
- Zeitkarten-Rechner
- Margen-Rechner
4. Gesteigerte Effizienz
Die Zeiterfassung liefert genaue Daten darüber, wie die Zeit verbracht wurde, und lässt keinen Raum für Fehler. Mit diesen Daten sind Sie in der Lage, den Projektfortschritt zu überprüfen, Aufgaben je nach Leistung oder Kapazität der Mitarbeiter anders zuzuweisen und so Ihr Projektmanagement zu optimieren .
Dadurch werden die knappen Fristen überschaubarer, und die Überstunden nehmen ab, was nur zu einer höheren Effizienz führen kann.
Neben der Verwendung von Projektmanagement-Tools ist der Zugang zu Zeiterfassungssoftware für Berater bereits ein Wettbewerbsvorteil für Beraterteams.
Die Zeiterfassungssoftware für Berater automatisiert einen großen Teil der Arbeit, was bedeutet, dass sich Ihre Berater auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist - Produktivität und Rentabilität des Projekts.
Verbringen Sie weniger Zeit mit unnötigen Aufgaben und arbeiten Sie an dem, was am wichtigsten ist
Einige Tools sind sogar noch hilfreicher als andere, weil sie es den Beratern ermöglichen, die Berichte jederzeit zu exportieren. Automatisierte Zeitberichte sind für Berater unerlässlich, um Kunden über den Fortschritt zu informieren, ohne dass sie am Ende der Woche einen Stundenzettel ausfüllen müssen.
Das Ergebnis ist eine Steigerung der Effizienz von Mitarbeitern und Projektmanagern sowie von Freiberuflern und dem Unternehmen.
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5. Verbesserter Fokus
Die Zeiterfassung verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, da sie ihnen hilft, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Multitasking und kognitive Überlastung zu vermeiden.
Eine Studie hat ergeben, kann Multitasking die Produktivität um bis zu 45 %, und Multitasking und/oder Kontextwechsel ohne Zeiterfassung verringert die Produktivität um fast die Hälfte. Bei Mitarbeitern, die Multitasking betreiben, ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel geringer, dass sie sich konzentrieren und Kundenprojekte nicht rechtzeitig abschicken.
Die Zeiterfassung übt daher einen gesunden Druck aus und hilft den Fachleuten, sich so lange auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis sie diese abgeschlossen haben.
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6. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Nach den Daten, die von Zippiageben 67,2 % der Arbeitnehmer an, dass irgendein Aspekt ihrer Arbeit, ihrer Kollegen oder der Unternehmenskultur der Hauptgrund für eine schlechte Work-Life-Balance.
Die Zeiterfassung kann diese Statistik verbessern, da sie die Grundlage für die rechtzeitige Fertigstellung der Arbeit bildet. Wie oben beschrieben, lässt sich die Effizienz durch den Einsatz einer Zeiterfassungs-App erheblich steigern.
Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden werden klarer; Berichte werden schneller erstellt. Durch die Unterstützung bei der Automatisierung am Arbeitsplatz werden Fristen rechtzeitig eingehalten, und die Arbeitnehmer vermeiden Zeitverschwendung, die sie mit ihrem Privatleben verbringen könnten.
Erwähnung: Die besten Zeiterfassungstools bieten die Möglichkeit, Daten lokal auf dem Computer des Benutzers zu speichern, und wir empfehlen, sie nicht mit einem Überwachungsinstrument für Mitarbeiter gleichzusetzen.
7. Sichtbarkeit über jedes Detail
Wenn Sie in Ihrem Szenario ein Team von Beratern für mehrere Projekte leiten, müssen Sie sich wahrscheinlich um eine Reihe von Dingen kümmern, wie z. B. Projektkosten, Projektbudgets, wöchentliche Zeiterfassungsbögen und vielleicht manchmal auch Rechnungen erstellen.
Gleichzeitig hat jedes Teammitglied individuelle Entwicklungsbedürfnisse, Arbeitszeiten und Eigenheiten.
Das klingt nach viel, und das ist auch verständlich. Deshalb ist ein Zeiterfassungstool wieder einmal wertvoll.
Sie beschleunigt die Zeiterfassung für die Mitarbeiter, indem sie Ihnen bereits in der Zeiterfassungs-App enthaltene Vorlagen für Stundenzettel zur Verfügung stellt. Auf diese Weise müssen Sie nicht der Zeitdoktor des Teams sein, sondern die Software übernimmt diese Rolle an Ihrer Stelle.
Gleichzeitig verdeutlichen die individuellen Berichte, die mit den Zeiterfassungs-Apps erstellt werden, schneller die Stärken oder Verbesserungsbereiche jedes Beraters.
Durch die Zeiterfassung mit Ihrem Team erhalten Sie alle Daten, um proaktiv gegen Hindernisse vorzugehen und den Erfolg eines Projekts und Ihres Teams zu beeinflussen.
Wie erfasst man als Berater die Zeit?
Wenn Sie ein Berater sind und noch nie eine Zeiterfassung durchgeführt haben oder bereit sind, Ihren derzeitigen Prozess zu verbessern, ist dies der beste Zeitpunkt, um in diesen Leitfaden einzutauchen!
Zunächst müssen Sie wissen, dass Sie Ihre Zeit mit Hilfe eines Stundenzettels, eines Kalenders, einer E-Mail oder eines Zeiterfassungsprogramms erfassen können.
Wie bereits erwähnt, ist eine Zeiterfassungs-App am genauesten und am einfachsten zu benutzen, da sie automatisch arbeitet und die Zeit, die man mit dem Googeln von Zeiterfassungsvorlagen verbringt, überflüssig macht!
Dabei geht es nicht nur darum, die beste Zeit für die Arbeit zu wählen und auf einem Tracker auf Play zu drücken. Sie umfasst auch die Planung. Stellen Sie also sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Aufgaben Sie verfolgen müssen. Sehen wir uns ein Beispiel an.
Beispiel
Wenn Sie einem Kunden sagen, dass Sie 6 Stunden an einem Projekt arbeiten werden, müssen diese Stunden detailliert ausgewiesen werden.
Von diesen 6 Stunden sollten Sie beispielsweise 2 Stunden für eine Recherche über die Anforderungen des Projekts und eine Benchmark-Recherche über die Konkurrenz aufwenden.
Danach benötigen Sie weitere 2 Stunden, um Ihre Ergebnisse zu sammeln und zu analysieren. Danach haben Sie 2 Stunden Zeit, um eine Präsentation und einen Bericht zu verfassen.
Wann werden Sie bei diesen drei separaten Zeitblöcken die Zeit erfassen, die Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben? Wie viel Zeit haben Sie für jede Aufgabe aufgewendet? Die Zeiterfassung durch den Berater ist für die Transparenz und die Optimierung der Ressourcen (falls erforderlich) unerlässlich.
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Zeiterfassungssoftware für Berater
In Anbetracht der Gründe, aus denen die Zeiterfassung von Beratern notwendig und sogar ein Standard für Beratungsdienstleistungen ist, hat das dabei eingesetzte Instrument einen großen Einfluss.
Und es gibt viele Optionen für die Zeiterfassung:
von einer E-Mail oder einem Stundenzettel, die viel manuelle Arbeit erfordern, zu einer automatisierten Plattform, die zusätzliche Vorteile wie Berichterstattung, Rechnungsstellung und Pausenplanung bietet.
Die Wahl hängt von Ihren Bedürfnissen und Vorlieben ab, sie muss jedoch einige wichtige Funktionen enthalten. Wir listen hier alle Funktionen auf, die die beste Zeiterfassungssoftware für Sie haben sollte.
Vorrang sollte ein Instrument haben, das:
- Es ist vielseitig: Es kann die Zeit über Kunden, Projekte und Aufgaben hinweg erfassen;
- Bietet anpassbare Stundenzettel für Berater, die nahtlos und effizient bearbeitet werden können;
- Bietet automatisierte visuelle Projektberichte, die es den Beratern ermöglichen, Kunden und Beteiligte über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten;
- Bietet flexible Zeitprotokolle, die sowohl automatisch als auch manuell erfasst werden können;
- Bietet Sicherheit und Schutz für Ihre Daten - in diesem Fall können die Daten nur lokal gespeichert werden;
- Bietet die Möglichkeit, sowohl fakturierbare als auch nicht fakturierbare Stunden zu erfassen, was Ihnen hilft, Ihren Kunden genaue Rechnungen zu stellen;
- Ermöglicht eine nahtlose Integration mit dem vom Berater verwendeten Finanzsystem oder anderen Apps (Kalender, E-Mails, Asana, Gitlab, Slack usw.);
- Verfügt über Dashboards, die anIhre Bedürfnisse angepasst werden können, mit Funktionen wie Budgetverfolgung zur Kontrolle von Projektkosten, Arbeitsstunden oder Urlaubsverfolgung;
- Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass keine Zeit mit dem Prozess verloren geht.
Welche Zeiterfassungssoftware sollte man als Berater verwenden?
Timeular
Timeular ist eine vielseitige Zeiterfassungs-App, die Beratern flexible Möglichkeiten der Zeiterfassung und -verwaltung bietet, während sie mehr Zeit für die Ausweitung ihrer Beratungsdienste gewinnen. Ob physische, manuelle oder automatische Zeiterfassung, Timeular macht es einfach, den Überblick über Projekte zu behalten und die Produktivität zu steigern. Es hilft den Beratern, sowohl fakturierbare als auch nicht fakturierbare Stunden zu erfassen und dabei die Budgets genau im Auge zu behalten.
Timeular bietet transparente, gemeinsam nutzbare und automatisierte Berichte, die es den Beratern leichter machen, den Überblick zu behalten.
Weitere Funktionen, die für Berater auf Timeular von Bedeutung sein können, sind die Erfassung von Überstunden, Urlaub und Arbeitszeiten.
Schlussfolgerung
Da "Zeit ist Geld" für einen Berater anders gewichtet wird, erweist sich die Zeiterfassung als notwendiges Übel mit unzähligen Vorteilen, wie in diesem Artikel erwähnt.
Um den Zeiterfassungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie ein automatisiertes Zeiterfassungstool verwenden, das über die begrenzten Funktionen einer Vorlage und die Grundfunktionen hinausgeht. Sie brauchen ein Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, das automatische Berichte für Ihre Kunden erstellt und Ihnen eine schnelle Zeiterfassung auf die von Ihnen bevorzugte Weise ermöglicht.
Mit diesen Funktionen haben Sie mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während Sie gleichzeitig Ihre Kundenbeziehungen und Schätzungen verbessern und letztlich Ihre Produktivität und Rentabilität steigern.
Lesen Sie auch: Politik zur Zeiterfassung
FAQ
Die wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungssoftware für Berater sind die Möglichkeit, die Zeit effizienter und effektiver zu verwalten, den Missbrauch oder die Überbeanspruchung von Ressourcen zu verhindern und Einnahmeverluste zu minimieren.
Berater können die Zeit mit Hilfe einer automatischen Zeiterfassungssoftware, eines angepassten Kalenders, einer E-Mail, einer manuellen Eintragung in eine Excel-Tabelle - Consultant Timesheet - oder anderen Dokumenten erfassen.
Unabhängig von der verwendeten Lösung wird ein Kunde, der einen transparenten Nachweis über die geleistete Arbeit erhält, eher geneigt sein, seine Kreditkarte zu verwenden.
Ja, die Zeiterfassung ist effektiv. Sie ist die beste Methode für Beratungsunternehmen und andere Branchen, um ihre Ressourcen effizienter einzusetzen und Zeitfresser zu vermeiden, die zu Umsatzeinbußen führen können.
Berater können den Overtime Tracker zur Erfassung von Überstunden und den kostenlosen Overtime Calculator zur Berechnung von einmaligen Überstundenereignissen und Überstundenvergütungen verwenden.