Hvem opfandt tidsstyring?

Frederick Winslow Taylor anses normalt for at være den, der opfandt begrebet tidsstyring. I 1911 offentliggjorde Taylor sin teori om tidsstyring i sin bog The Principles of Scientific Management.

Tidsstyring vs. prioriteringsstyring

Der er forskel på tidsstyring og prioriteringsstyring. Mens tidsstyring handler om at planlægge og styre dine daglige aktiviteter, fokuserer prioriteringsstyring på at identificere, hvad der er vigtigt for dig at gøre hver dag, og at arbejde på de opgaver først, før alt andet.

Er tidsstyring et mål?

Ja, tidsstyring betragtes som en målorienteret tilgang til at organisere og styre tiden for at opnå ønskede mål, såsom øget effektivitet og produktivitet. Du kan også gøre det til dit eget personlige mål at mestre tidsstyring.

Er tidsstyring en svaghed?

Nej, tværtimod. Tidsstyring er en styrke, fordi den positive indvirkning, det kan have på dit arbejds- og privatliv, er enorm. Det vil hjælpe dig med at blive mere produktiv og effektiv, hvilket kun kan ses som en styrke.

Leder du efter det mest ubesværede og præcise tidsstyringsværktøj?

Hvad er tidsstyring? Den ultimative guide

Forfatter: Madalina Roman

13. september 2023

Føler du nogensinde, at der ikke er nok timer i døgnet til at klare alt det, der skal gøres på arbejdet? Den gode nyhed er, at tidsstyring er noget, der kan læres! Som alle andre færdigheder kan du lære at styre din tid godt, så du ikke føler, at en endeløs to-do-liste opsluger dig.

I denne artikel dykker vi ned i tidsstyring i forbindelse med arbejde. Du vil finde svar på spørgsmål som "Hvad er tidsstyring?" og "Hvorfor er det vigtigt for en virksomheds succes?".

Denne artikel giver værdifulde tips til tidsstyring, strategier og brugervenlige værktøjer, der kan hjælpe dig med at blive god til at styre din tid. Lad os komme i gang!

Gratis e-bog: Den komplette guide til tidsstyring

Få en gratis kopi af e-bogen og lær, hvordan du udnytter kraften i tidsstyring

Definition: Hvad er tidsstyring?

Tidsstyring er kunsten at arrangere og planlægge opgaver, så man effektivt kan nå sine mål. Det handler om at vide, hvad man skal gøre og hvornår, at maksimere sin tid, sine ressourcer og sine strategier og at undgå tidsspilde.

I bund og grund hjælper det dig med at bevare fokus, minimere distraktioner, udføre opgaver og maksimere produktiviteten i dit arbejde og privatliv.

Leder du efter det mest ubesværede og præcise tidsstyringsværktøj?

En kort ordliste over tidsstyring

Et tidsbudget er en plan for fornuftig fordeling og styring af din tid, ligesom et økonomisk budget for penge. Det hjælper dig med at optimere produktiviteten og nå dine daglige mål.

Tidsestimering er at finde ud af, hvor lang tid et projekt eller en opgave vil tage. Det er vigtigt for projektledelse, da det hjælper med at planlægge og tildele ressourcer effektivt.
Time monkey-effekten er en subjektiv følelse af, at tiden går hurtigere eller langsommere, afhængigt af om vi kan lide eller ikke lide opgaven.
Tidsrøvere kan enten være personer, der styrer andre mod uproduktive handlinger uden positive resultater, eller aktiviteter i sig selv, der optager en betydelig mængde tid uden at producere noget værdifuldt.
Timesheet reminders er manuelle eller automatiske påmindelser, der minder dig om rettidig indsendelse af dine timesedler.

Hvorfor er tidsstyring vigtigt?

Tidsstyring er afgørende i en professionel sammenhæng på grund af de mange fordele, det har for teamets effektivitet, balancen mellem arbejdsliv og privatliv og indtjeningen. Ved at prioritere opgaver, bevare fokus og maksimere effektiviteten kan fagfolk optimere deres arbejdsprocesser, hvilket resulterer i forbedret produktivitet, teamglæde og øget indtjening.

Forbedret fokus og teamproduktivitet. Det forbedrer den samlede produktivitet og tidseffektivitet ved at gøre det muligt for enkeltpersoner at afsætte dedikeret tid til daglige opgaver uden de skadelige virkninger af multitasking (konstant skift mellem opgaver og kontekster resulterer i spildtid). Det giver mulighed for bedre koncentration, reducerer fejl og afslutter hurtigt presserende og vigtige opgaver. Desuden hjælper det medarbejderne med at sige nej på arbejdet.
Sund balance mellem arbejde og privatliv. Med tidsstyringsstrategier på plads kan fagfolk styre tiden mere effektivt, tage en pause og reducere stressniveauet. Det fører til bedre trivsel, mere personlig tid og større jobtilfredshed.
Vækst i omsætningen. Det hjælper med at optimere ressourceallokeringen og sikrer, at alle teammedlemmer bruger deres tid effektivt. Det fører til enorme omkostningsbesparelser! Med de rigtige værktøjer kan du desuden identificere ikke-væsentlige opgaver, der bruger masser af værdifuld tid, som kan flyttes til vigtigere opgaver.

Læs også her:

For medarbejdere

Vi står alle over for den samme udfordring: begrænset tid og en uendelig liste af opgaver. At mestre tidsstyring er nødvendigt, hvis du vil have succes i din karriere eller holde dig oven vande i travle perioder. Det er en blød færdighed, som kan gøre en stor forskel. Når du styrer din tid effektivt, arbejder du smartere, ikke hårdere, og det kan føre til karrierevækst og personlig tilfredsstillelse.

Læs artiklen: Hvorfor tidsstyring er en soft skill

For projektledere

Hvis du er projektleder, er tidsstyring dit hemmelige våben. Ved at kombinere det med en solid tjekliste for projektledelse kan du overholde deadlines og fordele ressourcerne effektivt. Mindre stress og mere succes med projekterne kan føre til forfremmelser og bonusser. Det er en win-win situation.

Læs også: Sådan underviser du i tidsstyring

I dit personlige liv

Effektiv tidsstyring er ikke kun til kontoret. Det betyder, at du får mere tid til de ting, du elsker uden for arbejdet, hvad enten det er at tilbringe kvalitetstid med familien eller dyrke dine yndlingshobbyer. Tid er dyrebar, og god tidsstyring hjælper dig med at prioritere det, der virkelig betyder noget.

Et par statistikker om tidsstyring

Her er et par eksempler på interessante statistikker:

Kun 20% af befolkningen føler, at de har styr på deres arbejdsbyrde i det daglige.
Den gennemsnitlige medarbejder i en virksomhed bruger 51 % af sin arbejdsdag på opgaver med lav eller ingen værdi.
I 2018 tog det i gennemsnit 27 minutter for en medarbejder at pendle til arbejde (en vej).

Hvis du vil vide mere om statistik, kan du læse artiklen om statistik om tidsstyring.

Færdigheder i tidsstyring: Hvor kan man lære det?

Hvis du kæmper med dårlig tidsstyring, er der ingen grund til at miste håbet. Du kan hurtigt indhente den nyeste viden og sætte dig selv på sporet af succes. Du skal blot downloade vores gratis e-bog eller udforske de yderligere ressourcer, der er anført nedenfor.

Gratis e-bog: Den komplette guide til tidsstyring

Få en gratis kopi af e-bogen og lær, hvordan du udnytter kraften i tidsstyring

Sådan kommer du i gang med at styre tiden på den rigtige måde

Nedenfor har vi samlet tre effektive metoder til at begrænse dine tidsstyringsevner. Gå til en separat artikel for at lære , hvordan du forbedrer dine tidsstyringsevner.

1. Vælg den mest ubesværede og præcise tidsregistreringsløsning

Tidsregistrering står måske ikke øverst på listen over de mest spændende arbejdsaktiviteter, men de store fordele gør det det hele værd. Nøglen? At registrere tid med det samme. Det er afgørende for at lære, hvor lang tid tingene tager i virkeligheden. Ellers vil dataene ikke være korrekte, hvis du ender med at registrere det, du gjorde om mandagen, om fredagen.

Hvis du stadig bruger manuelle timeseddel-skabeloner, bør du måske genoverveje det.

For at registrere tid præcist har du brug for en nem, ubesværet og underholdende tidsregistreringsapp.

Det er derfor, Timeular kombinerer de enkleste tidsregistreringsmetoder i én: Du skal enten bare trykke på en genvej på din computer, vender vores 8-sidede tidsregistreringsterning eller aktiverer automatisk sporing.

Leder du efter det mest ubesværede og præcise tidsstyringsværktøj?

2. Spor den tid, der er afsat til hver aktivitet og hvert projekt

Succesfuld tidsstyring handler om tidsregistrering. At spore din tid hjælper dig med at forstå, hvor din tid går hen. Det vil hjælpe dig med at besvare spørgsmål som:

Har du tid nok til at påtage dig flere opgaver?
Er der nogle presserende opgaver, der tager mere tid end først forventet?
Er der nogen i teamet, der har brug for hjælp til denne ene opgave, der bliver ved med at blive skubbet til næste uge gentagne gange?
Er der nogle deadlines, der nærmer sig, og som kræver ændrede prioriteter?
Har en bestemt opgave brug for din øjeblikkelige opmærksomhed?

For at styre tiden effektivt skal du have selvdisciplin til at holde styr på tiden hver dag og regelmæssigt gennemgå dine tidslogs.

Husk at holde styr på tiden sammen med dit team. Alle, der er involveret i projektet, bør registrere deres tid og gøre det i realtid. Hvis det er en løbende proces, vil du allerede efter et par dages registrering opleve de første AHA-øjeblikke. Efter et par uger vil du have en meget bedre idé om, hvad din tid går med.

3. Kør en tidsrevision hver uge

Tidsrevision er en hurtig gennemgang af, hvor lang tid dine opgaver tager. Kør tidsrevisioner mindst en gang om ugen for at bekæmpe Time Monkey Effect (en falsk følelse af, at sjove opgaver håndteres hurtigt, mens kedelige opgaver trækker ud i det uendelige) og for bedre at kunne estimere fremtidige projekter.

Uden tidsrevisioner lader du fakturerbare timer og skalerbarhed ligge på bordet.

Regelmæssig kontrol af, hvad der kan forbedres, automatiseres eller elimineres i dine processer, hjælper dig med at spare tid, forbedre effektiviteten og øge omsætningen.

4. Fremme fokus og uafbrudt arbejde

Ifølge forskning har den menneskelige hjerne brug for 23 minutter til at fokusere helt på en opgave. Fremme dybt arbejde for at spare tid og penge på konstant at skifte mellem aktiviteter. Det vil hjælpe dine medarbejdere med at komme ind i den produktive "flow"-tilstand (en fuldstændig fordybelse i en opgave), som resulterer i hurtigere problemløsning, højere produktivitet, tilfredsstillelse og positive følelser over for deres arbejde.

Hvad kan man gøre for at opmuntre til dybt arbejde?

Hold din mødevolumen lav,
Introducer politikken for asynkront arbejde,
Og fremme single-tasking (det modsatte af multitasking).

Brug Timeular til at spore tid brugt på aktiviteter med lav værdi, møder og andre forstyrrende opgaver. Handl derefter i overensstemmelse hermed - skær ned på mødetiden og indfør timeboxing og blokering.

Teknikker til tidsstyring

Tidsstyringsteknikker er opgaveafhængige, og det kræver øvelse og gentagelse at finde frem til de bedst egnede. Det er en færdighed, der skal finpudses over tid. Læs mere i den dedikerede artikel om de bedste teknikker til tidsstyring.

Her er et par metoder, du kan overveje:

Matrix for tidsstyring: Eisenhowers tidsstyringsmatrix er en strategi, der kategoriserer specifikke opgaver i fire kvadranter baseret på deres hastende karakter og vigtighed, hvilket hjælper enkeltpersoner med at prioritere og træffe beslutninger effektivt.
Blokering af tid: Også kendt som time batching, er time blocking en tidsstyringsstrategi, der involverer planlægning af specifikke tidsblokke til en opgave ad gangen, hvilket hjælper enkeltpersoner med at beskytte deres fokus, forhindre overbelastning af opgaver og opretholde ensartede fremskridt på større projekter.
Timeboxing: Timeboxing er en teknik, hvor opgaver har faste deadlines i foruddefinerede tidsenheder, hvilket optimerer effektiviteten og koncentrationen ved at arbejde inden for fastsatte tidsgrænser.
80/20-reglen: 80/20-reglen, også kendt som Paretos princip, hævder, at næsten 80 % af resultaterne skyldes 20 % af årsagerne. Så når du ser på din prioriteringsliste, skal du lede efter de opgaver, der kan have størst effekt, og arbejde på dem først.
De4 D'er i tidsstyring: Tidsstyringens 4 D'er bruges til at kategorisere og prioritere opgaver i fire kategorier: Slet, uddelegér, udskyd og gør. Det hjælper med at øge produktiviteten og effektiviteten ved at fokusere på vigtige opgaver, undgå overvældelse og sikre effektiv opgavestyring.
Batching af opgaver: En produktivitetsstrategi, hvor lignende opgaver grupperes og håndteres sammen i bestemte tidsblokke. Målet er at minimere afbrydelser, øge fokus og forbedre effektiviteten ved at koncentrere sig om et sæt relaterede aktiviteter uden konstante skift og afbrydelser.

Pomodoro-teknikken: hjælper dig med at styre din tid ved at øge fokus og koncentration. Den går ud på at arbejde i koncentrerede perioder på 25 minutter, kendt som 'Pomodoros', efterfulgt af en kort pause på 5 minutter. Brug vores gratis Pomodoro-timer til at implementere teknikken.
Kortlægning af tid: Tidskortlægning indebærer, at man opdeler dagen i specifikke tidsblokke. Denne metode tildeler dedikerede perioder til personlige og arbejdsmæssige ansvarsområder, hvilket letter effektiv planlægning og sporing af den tid, der bruges på forskellige aktiviteter.

Ressourcer:

De bedste værktøjer til tidsstyring

Den bedste måde at forbedre dine tidsstyringsevner på er at forstå, hvordan du bruger din tid i øjeblikket, og identificere områder, hvor du kan være mere produktiv.

Hvis du ikke er sikker på, hvor meget tid du bruger på forskellige opgaver hver dag, er der flere værktøjer, der kan hjælpe dig med at finde ud af det:

En app til tidsregistrering. Det er en digital løsning, der hjælper med at registrere tid automatisk uden manuel indsats. Når du leder efter et tidsregistreringsværktøj, skal du sikre dig, at det er enkelt, brugervenligt og præcist. Et eksempel på en sådan software er Timeular.
Regneark. De er et billigt alternativ til tidsregistreringsapps. Selv om det er et fleksibelt værktøj, vil tidsregistrering med regneark være tidskrævende og langsom.
Planlæggere er en anden måde at holde styr på tid og opgaver manuelt. Hvis du vil vide mere om planlæggere, kan du se på ressourcerne nedenfor:

Sådan laver du en plan for tidsstyring

Når man taler om tidsstyring, er det vigtigt at huske, at det handler om mere end bare tid. Det er ikke nok at implementere tidsbesparende tips, hvis du ikke kan styre din energi, dit fokus og dine prioriteter, uanset om det er på arbejdet eller derhjemme.

Derfor er det vigtigt at lave en omfattende plan for tidsstyring, som bør omfatte:

Sæt realistiske mål
Prioritering af opgaver
Forbedring af samarbejdet med andre
Udnyt din tid effektivt
Undgå overspringshandlinger

Med denne plan på plads får du en klar forståelse af dine opgaver og deres tidskrav. Hvis du holder dig til din plan, sikrer du, at du uden problemer kan overholde alle dine deadlines og nå dine mål.

Læs artiklen om hvordan man laver en plan for tidsstyring.

En sidste bemærkning

Konklusionen er, at tidsstyring ikke bare er et begreb, men en stærk færdighed, der kan hjælpe dig med at øge produktiviteten, holde fokus, håndtere de mest udfordrende opgaver hurtigt og forandre den måde, du griber dit arbejde og dit privatliv an på. Det er nøglen til at genvinde kontrollen over din tid og forhindre følelsen af at blive overvældet af en endeløs to-do-liste.

Denne omfattende guide har udforsket de grundlæggende principper for effektiv tidsstyring og understreget, at det ikke kun handler om at planlægge opgaver, men også om at optimere din energi, dit fokus og dine prioriteter. Nu har du en klar forståelse af, hvad tidsstyring er, hvorfor det er afgørende for individuel og organisatorisk succes, og hvordan det kan føre til forbedret produktivitet, balance mellem arbejdsliv og privatliv og endda vækst i omsætningen.

Hvis du vil excellere i tidsstyring, skal du vælge effektive sporingsværktøjer, overvåge tidsfordelingen og regelmæssigt evaluere dine opgaver. Brug teknikker som tidsboksning og 80/20-reglen. Husk, at det er en rejse med løbende forbedringer, som gør dig i stand til at nå dine mål effektivt og nyde et mere afbalanceret og tilfredsstillende liv. Så start i dag, og se din produktivitet stige til vejrs.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL

Er tidsstyring produktivt?

Ja, det forbindes ofte med produktivitet på grund af det højere præstationsniveau, der kommer af at bruge sin tid fornuftigt. Tidsstyring hjælper dig med at være mere produktiv og få mere gjort på kortere tid, hvilket betyder, at du får mere ud af hver dag.

Reducerer tidsstyring stress?

Ja, det er en god måde at reducere stress på, fordi det får dig til at fokusere på det, der er vigtigt. Det betyder, at du ikke bruger din tid på at multitaske eller gøre ting, der ikke er en prioritet eller nyttige, hvilket betyder mindre stress og mere ro i sindet. Læs vores blog om de vigtigste årsager til stress på arbejdspladsen, og hvordan du undgår dem.

Bliver tidsstyring betragtet som en soft skill?

Ja, det kan klassificeres som en blød færdighed, fordi det er mere end bare at vide, hvad man skal gøre; det handler om at forstå, hvordan man gør noget effektivt og virkningsfuldt.

Du er måske interesseret i: