Avsnitt 1 - Mike Vardy

Mike Vardy är en produktivitetsexpert som är mest känd som värd för Productivityist Podcast. Han är coach och konsult för ledande yrkesverksamma inom ämnena tidshantering, målsättning, arbetsoptimering och mycket mer. Mikes arbete har uppmärksammats av Lifehacker, Fast Company, Success och The Huffington Post. Låt oss höra mer från honom i det här avsnittet av Productivity Masterminds.

Höjdpunkter

• Produktivitetsekvationen. Produktivitet = Avsikt + Uppmärksamhet. Mike definierar produktivitet som ett samspel mellan avsikt och uppmärksamhet: vad är din avsikt och hur ska du uppmärksamma den? Om du har en avsikt utan uppmärksamhet är den kraftlös. Problemet som många människor har är att de har uppmärksamhet utan avsikt, så det är mållöst
• Sakta ner tempot: Det enda sättet du kan ta reda på vad dina avsikter ska vara är genom att sakta ner och bli mer självmedveten. Detta kommer att ge bättre resultat än att bara stressa på.
• Tematisering av dagen: I stället för att hantera varje minut av dagen och fokusera alltför mycket på kvantitativa data, dvs. försöka kryssa i så många rutor som möjligt, använder Mike sig av "dagstematisering". Varje dag i veckan har ett tema, t.ex. måndagar är planeringsdagar, och i slutet av dagen utvärderar han om han har fokuserat större delen av dagen på det specifika temat.
• Det finns ingen universallösning: Du måste ha ett ramverk på plats, men det finns inte ett system som innebär att om du inte följer det så gör du fel. Prova och experimentera med olika ramverk och metoder och se vad som fungerar för dig.

Giveaway

För att delta i vår tävling och vinna en gratis Tracker, prenumerera på vår podcast på iTunes och gå sedan över till timeular.com/giveaway för att delta i tävlingen.

Visa anteckningar

Juan: Kan du ge oss en liten bakgrund till hur du kom hit karriärmässigt? Vad är din berättelse?

Mike: Så när jag bara hade ett dagjobb och arbetade på Costco under en lång tid, började jag lära mig att balansera min tid eftersom jag arbetade i ett område av lagret och var ansvarig för ett annat område av lagret, så jag var tvungen att vara riktigt bra på att förstå hur mycket tid jag hade tillgänglig för mig och hur mycket energi jag hade tillgänglig för mig också, och olika typer av företag. Så småningom lämnade jag Costco, jag var där i över ett decennium och jag bestämde mig till slut för att jag ville börja utforska en komikerkarriär. Jag började utforska den typen av saker. Och vad som hände var att förståelsen för tidshantering och personlig produktivitet kom in i bilden. Och lång historia kort, vad som hände var, är att genom att använda alla dessa verktyg blev jag mer besatt av produktivitet. Så jag började studera David Allen, Steven Covey, alla de moderna samtida i rymden, och sedan slutade jag med att göra en produktivitetsparodisida som heter "Eventualism", så jag gjorde narr av genren under en lång tid. Och sedan gjorde jag en podcast, så jag har poddat i ungefär 10 år nu. Och jag gjorde ett avsnitt med en massa olika, som Seth Godin och alla dessa killar och tog med David Allen på showen. Och David Allen var, du vet, fadern till att få saker gjorda, skaparen av Getting Things Done, GTD-metoden. Och han sa: "Du vet, vi vill att du kanske ska skriva för Getting Things Done-bloggen", även om jag gjorde narr av det, som om jag var en satiriker. Och vad som hände var att jag så småningom blev just det jag parodierade. Så jag blev en produkt - jag gick från att vara en produktivitetsparodist eller satiriker till att nu vara en produktivitetsstrateg och till och med en filosof, i viss utsträckning. Så det har varit en lång resa, det har varit ungefär en 10-årig resa.

Det är lustigt, de jag pratar med ser upp till honom nu. Nu är jag liksom i samma kategori som dem, vilket är ganska häftigt.

Juan: Visst. Det är fantastiskt. Det är superroligt, du började faktiskt med det här, det låter som en akademisk metod först, som att studera produktivitet, men faktiskt av nödvändighet, om man lyssnar tillbaka till den tidiga delen av din berättelse, var det av nödvändighet, du balanserade många projekt, började sedan göra parodin, insåg sedan att du faktiskt, genom att göra parodin, var du förmodligen tvungen att konsumera mycket av innehållet för att ens inse vad du skulle göra narr av och hur branschen faktiskt fungerar. Och nästa sak du vet är att du faktiskt är en expert på området eftersom du faktiskt har gått igenom och haft alla dessa konversationer, pratat med så många människor. Nu är du en produktivitetsexpert, du kör på flera varumärken med både ditt personliga varumärke och sedan Time Crafting-varumärket Productivityist. Vad är det du vet om tid som de flesta inte vet? Du förstår säkert hur man prioriterar uppgifter, hur man tackar nej till möjligheter. Hur tänker du på tid i allmänhet?

Mike: Eftersom jag kommer från en komikerbakgrund brukade jag se allt genom en komisk lins. Det var ungefär som Jerry Seinfeld i sin film "Comedian" där han säger att han går in i ett badrum på ett flygplan och ser rakhyvelhanteringsenheten i stället för att tänka, "jaja, du vet, någon har bara - de glömde att byta blad, bladet var slött", tänker han "vem rakar sig så mycket att de går igenom blad på ett plan? Jag ser liksom på allt genom en tidshanterings- eller produktivitetslins nu och jag tror att det finns ett element av personlig produktivitet och tidshantering som är tidlös. Om du tittar tillbaka på Arnold Bennett för hundra år sedan, som skrev boken "How To Live On 24 hours A Day", så gäller de lärdomarna än idag. Och sedan går du tillbaka till saker som stoicism och du vet, som de var distraherade då. De pratade om fokus. Så, du vet, jag tror att för mig, vad jag har upptäckt under mina år av att studera detta är att sättet som tidshantering fungerar inte riktigt har förändrats. Visst, en del av tekniken dök upp och verktygen finns där, men verktygen tar dig bara så långt. Du måste ha ett ramverk på plats och vi har mer kontroll över vår tid än vi tror att vi har, jag menar saker som bekräftelsebias och överval och alla dessa saker presenterar sig själva. Men om man tar ett steg tillbaka och saktar ner för en sekund får man verkligen lite perspektiv. Och jag tror att det jag vet om tidshantering som - människor som studerar det vet, men som jag verkligen har anammat, är att

För att verkligen kunna hantera din tid på ett bra sätt handlar det om avsikt och uppmärksamhet. Så, vad är din avsikt och hur ska du uppmärksamma den? Och det enda sättet du kan räkna ut det är motintuitivt att sakta ner.

Det är lustigt, jag har den här timern och jag har faktiskt lagt in mina temadagar, så jag mäter inte som mycket specifika aktiviteter. Jag mäter som "tillbringar jag större delen av onsdagen med ljudarbete eftersom det är det dagliga temat? Tillbringar jag större delen av fredagen med att göra djupt arbete? Så jag får inte superfina kvantitativa data, jag får bredare data, som "ägnade jag större delen av fredagen åt att göra?

Juan: Du håller dig själv ansvarig. Det är en topputövare. Du håller dig själv ansvarig för huruvida du faktiskt gör de saker som när du saktar ner och tar dig tid att planera din vecka, gör du det faktiskt eller låter du bara liv och rörelse i varje brådskande e-postmeddelande som landar i din inkorg ta kontroll över din tid?

Mike: Visst.

Om man försöker hantera varje liten detalj blir man till slut väldigt kvantitativ, vilket innebär att man försöker kryssa i så många rutor som möjligt, men i stället borde man ta ett steg tillbaka och fråga sig "behöver jag ens kryssa i alla de här rutorna? Kan någon annan hjälpa mig?

Så jag tror att det roliga är att med personlig produktivitet och tidshantering och du vet, i princip avsiktshantering och uppmärksamhetshantering vad du behöver göra är, är konstigt nog, sakta ner, bli självmedveten, göra saker som att skriva dagbok, vilket jag tycker är en enormt undervärderad del av produktiviteten eftersom du får se hur du, inte bara vad du gjorde på dagen genom att titta på kalendern, utan hur du kände dig, om dina känslor kom i vägen eller blev bättre av dig eller om du omfamnade dem och de drev dig framåt. Jag tror att vi måste ägna mer tid och investera mer tid i den typen av saker än att försöka kryssa i så många rutor som möjligt, för det är inte riktigt ett mänskligt förhållningssätt och i slutändan är det vad vi alla är, vi är människor.

Juan: Ja, och du vet wow, riktigt, riktigt bra saker som du delar här, Mike. Jag tror att det är något som verkligen sprider sig över branscher och discipliner. När tekniken blir bättre och när fler verktyg dyker upp, kommer vi verkligen in i som det glänsande objektsyndromet av, "ja, vad är det bättre verktyget för projektledning? Vilket är det bästa verktyget för kommunikation? Vad är ett bättre verktyg för ..." och du vet, tror du att romarna hade trello? Tror du att Alexander den store skickade meddelanden på slack, som om de räknade ut det på något sätt och så visar det bara att många av principerna fortfarande gäller och jag älskar ditt tillvägagångssätt att det handlar om att vara avsiktlig, det handlar om att kontrollera din uppmärksamhet, det handlar om att sakta ner och planera vad det är som du ens gör med din tid, i motsats till att bara försöka hitta nästa verktyg som hjälper dig att göra saker snabbare. Det är som, borde du ens göra saken faktiskt, och om du bara kunde ta bort saker från din att göra-lista, kommer du att kunna spendera mer tid och vara mer produktiv i huvudsak genom att göra mindre!

Mike: Ja, och jag tror att faran är att vi ofta genom att tematisera min tid, det är ett element av tidshantverk som jag nu har, du vill sätta dig själv i en position där du har förnuftiga standardvärden på plats. Så till exempel, om du inte gör något idag, är den naturliga standardinställningen att säga, "ja, jag gör det imorgon", men för mig, eftersom jag har som ljuddag är onsdag, om jag inte får allt mitt ljud gjort idag, går den naturliga standardinställningen för allt ljud till följande onsdag. Visst, det kan finnas ett par saker som måste göras innan dess, men det är inte allt eller inget. Om du sätter dessa på plats eftersom du har den här delen av din hjärna som är väldigt, väldigt primitiv, rätt, det är det glänsande objektet, det är den som vill, och sedan finns det den del som har det högre resonemanget, den prefrontala cortexen. Du måste ge den prefrontala cortexen tillräckligt med ammunition så att den kan bekämpa den primitiva delen av din hjärna har varit där för alltid. Så att göra saker som att tematisera dina dagar, arbeta med modalitet för att säga, "hej, vet du vad?

Att inte kämpa mot sin kroppsklocka, som så många där ute säger: "Jag antar att jag borde vara en morgonmänniska eftersom morgonmänniskor är mest produktiva. Jag är en nattuggla. Om du träffar mig på morgonen gör jag alla lågenergigrejer.

Alla lågt hängande frukter, för senare på dagen, det är då jag är bättre på att göra det kreativa, de tunga lyften. Så det finns inte en storlek som passar alla, men du måste ha någon form av ramverk på plats eftersom ramverk främjar frihet, verktyg gör det inte, men ramverk gör det.

Juan: Det är fantastiskt. Mike, vad är det bästa stället att börja få information om dessa ramar? Hur har du lärt dig det? Är det mycket att läsa? Är det genom personliga erfarenheter, är det att experimentera med olika ramverk?

Mike: Allt det där.

Juan: Hur hittar du vad som fungerar för dig? Allt det där. Allt detta, och sedan blir du besatt av ämnet i allmänhet, eller hur? Det är som om du bara tror tillräckligt på att de här sakerna fungerar och att tidshantering kan optimeras, kommer du att kunna hitta lösningen. Det är inte bara en bok.

Mike: Det lustiga är att termen "produktivist" var en sammanslagning av produktivitet och entusiaster. Så jag var verkligen inne på det. Jag var som en hobbyist och sedan blev jag mer av en specialist, vilket innebär att jag kände till alla de olika - som jag visste att få saker gjorda och jag kände till Eisenhower Matrix och jag menar att jag känner till alla dessa, men sedan blev jag en strateg eftersom jag nu har min egen metodik som jag undervisar, eller hur? Vilket jag har hämtat inspiration från andra områden helt klart, men saker som, du vet, tematisera din tid, göra journalföring till en riktigt tydlig del av din praxis, jag tror att dessa saker kanske inte är unikt relevanta, du vet, delar av tidsskapande, men de är verkligen en del av det i en större mening.

Och saken är den att jag inte tror att det finns ett system där om man inte följer det, så gör man det inte på rätt sätt.

Jag gillar inte tanken på att "du gör inte en genomgång varje vecka, så därför gör du fel", eller "du använder inte den här matrisen varje gång du fattar ett beslut, så du gör fel". Jag menar för vad jag lär ut är titta, om du vill ha ett annat tema varje dag i veckan, kommer det att hjälpa. Om du bara vill ha ett tema, ett som fortfarande kommer att hjälpa. Om du vill ha en dagbok på morgonen kontra kvällen, som jag tror att du kan, måste du ta reda på vad som fungerar och det tar, som du sa, experiment, läsning. Den läsning jag har gjort har mer eller mindre stöttat det faktum att vi behöver ha något system som har ett element av tidlöshet eftersom tiden inte riktigt har förändrats så mycket. Visst, vad vi gör med den tiden och vad som upptar den tiden har förändrats, men tiden har egentligen inte gått så mycket fortare, åtminstone inte så att en människa kan känna av det under årtusendena, eller hur? Så jag tror att det är viktigt att säga: "Det här fungerar för mig, det här gör det inte", och att kunna sätta ihop det ramverket och anpassa det till sig själv. Jag menar, som vi sa, jag använder Timeular på ett sätt, någon annan kanske använder den på ett annat. Folk använde pappersplanerare igen, det finns en verklig renässans med pappersplanerare jämfört med digitala. Varför är det så? Eftersom problemet med att vara i en digital plattform är att du alltid är ansluten, inte nödvändigtvis till dig själv heller. Medan en pappersplanerare, det kommer inte att pinga dig. Den kommer inte att ge dig en notifiering. Den kommer inte att krascha på dig. Du kommer att titta på den och tänka att du har bättre kontakt med det som betyder något för dig.

Så vad du i slutändan vill göra med någon form av strategi för tidshantering, produktivitet och allt det här är att du vill kunna definiera din dag, kanalisera ditt fokus och i slutändan göra varje ögonblick viktigt.

Inte varje minut är viktig, men varje ögonblick är viktigt, för ni har aldrig hört talas om en minut av detta tillfälle. Du har hört talas om betydelsefulla tillfällen eftersom ögonblick är kvalitativa, minuter eller kvantitativa. Du måste kunna förena dessa två, och det är därför jag anser att tidshantering och uppgiftshantering är två olika saker, jag anser att avsiktshantering och uppmärksamhetshantering är två olika saker.

När du förenar avsikt och uppmärksamhet, när du förenar tid och uppgift, då är det personlig produktivitet.

Juan: Eld, eld innehåll, Mike. Det är fantastiskt. Jag älskar det ramverket. Bara sättet du tänker på tid är, tror jag, sättet verkligen alla topputövare som försöker uppnå det är denna obevekliga strävan efter excellens i alla discipliner, musik, sport, du vet, fitness, vad det än är. I början måste man ge sig själv lite nåd när man tappar bollen och förankra sin identitet i det faktum att jag bryr mig om produktivitet. Jag är en vältränad person. Jag äter hälsosamt. När man är lite osäker och har misslyckats tre eller fem gånger, drar man sig genast tillbaka och säger: "Jag är ingen musiker. Jag håller inte på med fitness. Och sedan slutar man bara gå till gymmet. Det du säger är lite som att det inte finns något perfekt ramverk, man måste i princip bara bli besatt av dessa sanningar och principer som står sig genom tiderna. Det är inget nytt. Det är inte, "Jag försöker inte sälja dig det här nya verktyget eller appen som du laddar ner" och om du bara internaliserar det och du börjar bygga ut dessa dagliga vanor över tiden, antar jag att du kommer till din punkt som är att du faktiskt batchar ut tiden dagligen och du optimerar och nu kan du justera mycket, mycket, mycket mer detaljerat. Men allt måste börja med att du ger dig själv nåd i början för att tappa bollen ibland och vara okej och automatiskt definiera dig själv för att notera "men jag bryr mig om produktivitet, jag bryr mig om att göra det bästa av min tid.

Mike: Ja, och det är därför jag kallar det "tidshantverk" eftersom en hantverkare aldrig riktigt slutar försöka bli bättre. Någon som vill bli bättre på sitt hantverk finjusterar alltid, men de använder sina händer. Jag menar, det är skillnad på montering och hantverk, eller hur? Förstår du vad jag menar? Och det kommer alltid att utvecklas, eller hur? Så jag tycker att det bästa är att man kan lägga till småbitar. Om du ska bli golfare, om du vill lära dig att spela golf, och jag vet inte hur man spelar golf. Märkligt nog skrev jag en bok som heter "the front nine", där jag använder golf som en metafor. Jag är en usel golfare, dålig, dålig metafor för mig, men poängen är att du inte kommer att kunna det. Jag menar, de flesta människor säger: "Åh, om jag skaffar det här verktyget så kommer det att göra det för mig", men den bästa golfaren kan ha fruktansvärda klubbor och slå den sämsta golfaren med de bästa klubborna eftersom det handlar om hantverk. Och det tar tid. Jag menar, man ser att människor som tillbringar mer tid blir bättre på det, och kanske inte nödvändigtvis bättre i termer av snabbare, men de förstår, "hej, jag kanske inte behöver göra det här, jag kan gå runt det här hörnet istället för att försöka göra allt det här". Och jag tror att det intressanta du nämnde om toppresterare är att det nästan finns två typer. Det finns de som går 150 miles per timme hela tiden. Och citatet, jag antar att man kan säga "hustle". Och så finns det de som går på djupet och de gör färre saker, men de gör dem otroligt, otroligt bra. Jag gillar inte termen "hustle" eftersom hustle innebär att du alltid går som, det är bara konstant. Jag föredrar termen "livlig", som att vara livlig i allt du gör eftersom det är hållbart. Jag tror inte att "hustle" är hållbart, och jag tror att man vill kunna ha ett ramverk på plats som är hållbart.

Det är därför jag talar om tidshantverk, och då menar jag att det ska vara enkelt, flexibelt och hållbart. Jag säger inte att det är lätt, för det är en förändring av tankesättet. Det jag talar om är ofta som en chock för systemet, det är en chock för systemet. 

Men det är enkelt, för om man tänker på det så har de flesta människor redan tematiserat sin tid. Som att du förmodligen har en dag då du tvättar. Eller hur? Och när du tvättar gör du förmodligen hushållsarbete. Och konstigt nog kan jag säga till folk, 'så när du tvättar', 'åh, jag gjorde det på lördagen när jag gör hushållsarbete inomhus'. "Så vad du säger är att lördagen är liksom din hushållsdag. "Ja." Ja, du gör redan teman i viss utsträckning, eller hur? Och det är flexibelt eftersom man kan flytta runt saker. Och det är hållbart eftersom det kan stå emot tidens tand, som att du alltid kommer att ha någon form av hushållssysslor att göra. Du kommer alltid att ha planering att göra, vilket är en annan av mina temadagar. Du kan närma dig det utan att känna dig överväldigad av verktygen och detaljerna eftersom det får dig att fokusera på de avsikter du har och sedan är det enda du behöver sätta på plats: "Okej, jag tänker skriva en bok, hur ska jag uppmärksamma det?

För om man har en avsikt utan uppmärksamhet är den kraftlös. Problemet som många människor har är att de har uppmärksamhet utan avsikt, så det är mållöst. De gör bara saker för sakens skull.

Juan: Mike, tack så mycket för att du delar denna kunskap med oss. Det här är fantastiskt. Det här är perfekt, perfekt, perfekt kunskap. Något som är mycket tillämpligt, tror jag för oss alla, oavsett bransch, verkligen. Du gör en hel del saker just nu online, vad är det bästa stället för människor att hålla kontakten med vad du gör och följa upp din karriär?

Mike: Så jag satte ihop en länk för er och om ni går till PM-podcast, så productivityist.com/pmpodcast, kommer ni att kunna ta en massa saker. Det här är många saker som, du vet, jag menar att människor kommer att behöva gå tillbaka och lyssna på det här, gå "vad? Vad i helvete? Återigen, jag chockade systemet lite. Så du kan gå tillbaka och alla saker jag pratade om och det finns några freebie saker där och det och, och alla mina sociala saker finns där. Så gå bara till productivityist.com/pmpodcast så kommer det att finnas allt där. Vi ommärker som Time Crafting just nu, vi är i färd med att göra det, så det kommer bara att omdirigera till det så småningom. Men productivityist.com/pmpodcast är dit du ska gå.

Juan: Kan du stava productivityist, är det productivity-i-s-t, eller hur?

Mike: Du har det. Du har den. Ja, det har du.

Juan: Okej. Productivityist.com. Perfekt. Tack så mycket för att du kom på showen.

Mike: Tack för att jag fick komma!