Episode 1 - Mike Vardy

Mike Vardy est un expert en productivité, notamment connu en tant qu'animateur du Productivityist Podcast. Il est coach et consultant pour des professionnels de haut niveau sur les thèmes de la gestion du temps, de la fixation d'objectifs, de l'optimisation du travail et bien plus encore. Le travail de Mike a été couvert par Lifehacker, Fast Company, Success et The Huffington Post. Écoutons-le dans cet épisode des Productivity Masterminds.

Points forts

• L'équation de la productivité. Productivité = Intention + Attention. Mike définit la productivité comme une interaction entre l'intention et l'attention : quelle est votre intention et comment allez-vous y prêter attention ? Si l'intention n'est pas accompagnée d'attention, elle est impuissante. Le problème de beaucoup de gens est qu'ils ont l'attention sans l'intention, donc sans but.
• Ralentir : La seule façon de savoir quelles sont vos intentions est de ralentir et de devenir plus conscient de vous-même. Vous obtiendrez ainsi de meilleurs résultats qu'en vous lançant dans une course effrénée.
• Thématisation de la journée : Au lieu de gérer chaque minute de votre journée et de vous concentrer sur les données quantitatives, c'est-à-dire d'essayer de cocher autant de cases que possible, Mike utilise le cadre du "day theming". Chaque jour de la semaine a un thème, par exemple le lundi est consacré à la planification, et à la fin de la journée, il évalue s'il a consacré la majeure partie de sa journée à ce thème spécifique.
• Il n'y a pas de solution unique : il faut mettre en place un cadre, mais il n'y a pas de système unique qui, s'il n'est pas suivi, ne soit pas correct. Essayez et expérimentez différents cadres et approches et voyez ce qui fonctionne pour vous.

Cadeau

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Notes de l'émission

Juan : Pouvez-vous nous expliquer un peu comment vous en êtes arrivé là en termes de carrière ? Quelle est votre histoire ?

J'ai commencé à apprendre à équilibrer mon temps parce que je travaillais dans un secteur de l'entrepôt et que j'étais responsable d'un autre secteur de l'entrepôt. J'ai donc dû apprendre à comprendre le temps dont je disposais ainsi que la quantité d'énergie dont je disposais aussi, et les différents types d'entreprises. J'ai donc fini par quitter Costco, j'y suis restée plus de dix ans et j'ai finalement décidé que je voulais commencer à explorer une carrière de comédienne. Je commençais à explorer ce genre de choses. Et ce qui s'est passé, c'est que la compréhension de la gestion du temps et de la productivité personnelle est entrée en jeu. Et pour faire court, ce qui s'est passé, c'est qu'en utilisant tous ces outils, je suis devenu de plus en plus obsédé par la productivité. J'ai donc commencé à étudier les David Allen, les Steven Covey, tous les contemporains modernes dans ce domaine, et j'ai fini par créer un site de parodie de la productivité appelé " Eventualism ", ce qui m'a permis de me moquer du genre pendant une longue période. Ensuite, j'ai fait un podcast, ce qui fait que je fais des podcasts depuis environ 10 ans maintenant. J'ai fait un épisode avec un tas de gens différents, comme Seth Godin et tous ces gars-là, et j'ai invité David Allen dans l'émission. Et David Allen était, vous savez, le père de Getting Things Done, le créateur de Getting Things Done, la méthodologie GTD. Il m'a dit : " Vous savez, nous aimerions que vous écriviez pour le blog Getting Things Done ", même si je me moquais de tout, comme si j'étais un satiriste. Et ce qui s'est passé, c'est que j'ai fini par devenir la chose même que je parodiais. Je suis donc devenu un produit - je suis passé du statut de parodiste ou de satiriste de la productivité à celui de stratège de la productivité et même de philosophe, dans une certaine mesure. C'est un long parcours, qui a duré une dizaine d'années.

Vous savez, c'est drôle, les gens à qui je parle l'admirent maintenant. Maintenant, vous savez, je suis en quelque sorte dans leur catégorie, ce qui est plutôt bien.

Juan: Bien sûr, c'est incroyable. C'est super drôle, vous avez commencé par une approche académique, comme l'étude de la productivité, mais en fait par nécessité, si on écoute le début de votre histoire, c'était par nécessité, vous équilibriez beaucoup de projets, puis vous avez commencé à faire la parodie, puis vous avez réalisé qu'en faisant la parodie, vous deviez probablement consommer beaucoup de contenu pour réaliser de quoi vous moquer et comment l'industrie fonctionne en réalité. Ensuite, vous êtes devenu un expert dans le domaine parce que vous avez eu toutes ces conversations, parlé à tant de gens. Aujourd'hui, vous êtes un expert en productivité, vous travaillez sur plusieurs marques, à la fois votre marque personnelle et la marque Time Crafting Productivityist. Qu'est-ce que vous savez sur le temps que la plupart des gens ne savent pas ? Vous savez certainement comment hiérarchiser les tâches, comment refuser des opportunités. Comment appréhendez-vous le temps en général ?

Mike: Vous savez, comme je viens du monde de la comédie, j'avais l'habitude de tout regarder à travers le prisme de la comédie. C'est un peu comme ce passage de Jerry Seinfeld dans son film " Comedian " où il dit qu'il entre dans les toilettes d'un avion et qu'il voit l'unité d'élimination des rasoirs. Au lieu de se dire " oh, vous savez, quelqu'un a juste - il a oublié de changer sa lame, la lame était émoussée ", il se dit " qui se rase tellement qu'il a besoin de toutes les lames dans un avion " ? Aujourd'hui, je regarde tout sous l'angle de la gestion du temps ou de la productivité et je pense qu'il y a un élément de productivité personnelle et de gestion du temps qui n'a pas d'âge. Si vous regardez ce qui s'est passé il y a cent ans, Arnold Bennett a écrit le livre "How To Live On 24 hours A Day", ces leçons sont toujours valables aujourd'hui. Et puis vous revenez à des choses comme le stoïcisme et vous savez, comme ils étaient distraits à l'époque. Ils parlaient de concentration. Je pense donc que ce que j'ai découvert au cours de mes années d'études, c'est que la façon dont la gestion du temps fonctionne n'a pas vraiment changé. Bien sûr, certaines technologies sont apparues et les outils sont là, mais les outils ne vous mèneront pas plus loin. Il faut mettre en place un cadre et nous avons plus de contrôle sur notre temps que nous ne le pensons, je veux dire des choses comme le biais de confirmation et le choix excessif et toutes ces choses se présentent. Mais si l'on prend du recul et que l'on ralentit pendant une seconde, on peut vraiment prendre du recul. Et je pense que la chose que je sais sur la gestion du temps que les gens qui l'étudient savent, mais que j'ai vraiment adoptée, c'est que

Pour bien gérer son temps, il faut faire preuve d'intention et d'attention. Quelle est votre intention et comment allez-vous y prêter attention ? La seule façon d'y parvenir est, contre toute attente, de ralentir.

C'est drôle, j'ai ce minuteur et j'y ai mis mes journées à thème, donc je ne mesure pas des activités très spécifiques. Je mesure par exemple : " Est-ce que je passe la majeure partie du mercredi à faire du travail audio parce que c'est le thème du jour ? Est-ce que je passe la majeure partie du vendredi à travailler en profondeur ? Je n'obtiens donc pas de données quantitatives très précises, mais des données plus générales, du type "Ai-je passé la majeure partie de mon vendredi à faire quelque chose ?

Juan: Vous vous tenez pour responsable. C'est ce qui se fait de mieux. Vous vous tenez responsable de ce que vous faites ou non, c'est-à-dire que lorsque vous ralentissez et prenez le temps de planifier votre semaine, vous le faites vraiment ou vous laissez l'agitation de chaque e-mail urgent qui arrive dans votre boîte de réception prendre le contrôle de votre temps ?

Mike: C'est vrai.

Si vous essayez de gérer chaque petit détail, vous finirez par être très quantitatif, ce qui signifie que vous essayez de cocher autant de cases que possible, alors que vous devriez plutôt prendre du recul et vous demander si j'ai vraiment besoin de cocher toutes ces cases. Quelqu'un d'autre pourrait-il m'aider ?

Je pense que ce qui est amusant, c'est qu'en matière de productivité personnelle et de gestion du temps et, en fait, de gestion des intentions et de l'attention, ce qu'il faut faire, c'est, assez curieusement, ralentir, prendre conscience de soi, faire des choses comme tenir un journal, ce qui, à mon avis, est un élément extrêmement sous-évalué de la productivité parce qu'on peut voir comment on s'est senti, pas seulement ce qu'on a fait dans la journée en regardant le calendrier, mais comment on s'est senti, si nos émotions nous ont gênés ou ont pris le dessus sur nous, ou si on les a embrassées et qu'elles nous ont fait aller de l'avant. Je pense que nous devons passer plus de temps et investir plus de temps dans ce genre de choses plutôt que d'essayer de cocher autant de cases que possible, parce que ce n'est pas vraiment une approche humaine et qu'en fin de compte, c'est ce que nous sommes tous, nous sommes des êtres humains.

Juan: Oui, et tu sais, Mike, c'est vraiment très bien ce que tu nous dis là. Je pense que c'est quelque chose qui s'étend vraiment à toutes les industries et à toutes les disciplines. Au fur et à mesure que la technologie s'améliore et que de nouveaux outils apparaissent, nous tombons vraiment dans le syndrome de l'objet brillant : " Quel est le meilleur outil pour la gestion de projet ? Quel est le meilleur outil pour la communication ? Quel est le meilleur outil pour..." et vous savez, pensez-vous que les Romains avaient Trello ? Pensez-vous qu'Alexandre le Grand envoyait des messages sur Slack, comme s'ils l'avaient compris d'une manière ou d'une autre ? Cela montre que beaucoup de principes sont toujours valables et j'aime votre approche : il s'agit d'être intentionnel, de contrôler son attention, de ralentir et de planifier ce que l'on fait de son temps, plutôt que d'essayer de trouver le prochain outil qui nous aidera à faire les choses plus rapidement. Il s'agit de se demander si l'on est vraiment en train de faire cette chose, et si l'on peut simplement supprimer des choses de sa liste de choses à faire, on va pouvoir passer plus de temps et être plus productif en en faisant moins !

Mike: Oui, et je pense que le danger, c'est que souvent, en thématisant mon temps, c'est-à-dire un élément de l'artisanat du temps que j'ai maintenant, vous voulez vous mettre dans une position où vous avez des valeurs par défaut raisonnables en place. Par exemple, si vous ne faites pas quelque chose aujourd'hui, le réflexe naturel est de dire " bon, je le ferai demain ", mais pour moi, comme le jour de l'audio est le mercredi, si je ne fais pas tout mon audio aujourd'hui, le réflexe naturel pour tout l'audio est de le faire le mercredi suivant. Bien sûr, il peut y avoir deux ou trois choses à faire avant, mais ce n'est pas tout ou rien. Si vous mettez cela en place, c'est parce que vous avez cette partie de votre cerveau qui est très, très primitive, d'accord, c'est l'objet brillant, c'est celui qui veut, et puis il y a la partie qui a le raisonnement supérieur, le cortex préfrontal. Vous devez donner à ce cortex préfrontal suffisamment de munitions pour qu'il puisse combattre cette partie primitive de votre cerveau qui est là depuis toujours. C'est pourquoi, en organisant vos journées autour d'un thème, en travaillant par modalité, vous vous dites : "Hé, vous savez quoi ?

Ne pas lutter contre son horloge biologique, comme le font tant de gens qui se disent "je ferais mieux d'être du matin parce que les gens du matin sont les plus productifs". Je suis un oiseau de nuit. Si vous me prenez à la première heure du matin, je suis en train de faire toutes les choses qui ne demandent pas beaucoup d'énergie.

Tous les fruits à portée de main, parce que plus tard dans la journée, c'est là que je suis le plus à même de faire les choses créatives, les choses les plus lourdes. Il n'y a donc pas de solution unique, mais il faut mettre en place une sorte de cadre, car les cadres favorisent la liberté, les outils non, les cadres oui.

Juan: C'est incroyable. Mike, quel est le meilleur endroit pour commencer à obtenir des informations sur ces cadres ? Comment l'avez-vous appris ? En lisant beaucoup ? Est-ce à travers des expériences personnelles, est-ce en expérimentant différents cadres ?

Mike: Tout cela.

Juan: Comment trouver ce qui fonctionne pour vous ? Tout cela. Tout ça, et puis être obsédé par le sujet en général, c'est ça ? C'est comme si vous croyiez suffisamment que ces choses fonctionnent et que la gestion du temps peut être optimisée, vous serez en mesure de trouver la solution. Il ne s'agit pas d'un seul livre.

Mike: Ce qui est amusant, c'est que le terme " productiviste " est un mélange de productivité et d'enthousiasme. J'étais donc très impliqué dans ce domaine. J'étais comme un amateur, puis je suis devenu un spécialiste, ce qui veut dire que je connaissais toutes les différentes - comme je connaissais la façon de faire les choses et je connaissais la matrice d'Eisenhower et je veux dire que je connais tout cela, mais ensuite je suis devenu un stratège parce que maintenant j'ai ma propre méthodologie que j'enseigne, n'est-ce pas ? Il est clair que je me suis inspiré d'autres domaines, mais des choses comme, vous savez, thématiser votre temps, faire du journal une partie claire de votre pratique, je pense que ces choses ne sont peut-être pas uniquement pertinentes, vous savez, des parties de l'artisanat du temps, mais elles en font certainement partie dans un sens plus large.

Et le fait est que je ne crois pas qu'il existe un système unique qui, s'il n'est pas suivi, ne soit pas correct.

Je n'aime pas l'idée de " hey, vous ne faites pas de révision chaque semaine, donc vous faites fausse route ", ou " vous n'utilisez pas cette matrice chaque fois que vous prenez une décision, donc vous faites fausse route ". Je veux dire que ce que j'enseigne, c'est que si vous voulez un thème différent chaque jour de la semaine, cela vous aidera. Si vous ne voulez qu'un seul thème, cela vous aidera quand même. Si vous voulez tenir un journal le matin plutôt que le soir, comme je pense que vous pouvez le faire, vous devez trouver ce qui fonctionne et cela demande, comme vous l'avez dit, de l'expérimentation, de la lecture. Les lectures que j'ai faites ont plus ou moins confirmé le fait que nous avons besoin d'un système qui comporte un élément d'intemporalité, parce que le temps n'a pas vraiment changé. Bien sûr, ce que nous faisons de ce temps et ce qui l'occupe a changé, mais le temps ne s'est pas vraiment accéléré, du moins pas à ce qu'un être humain peut percevoir au cours des millénaires, n'est-ce pas ? C'est pourquoi je pense qu'il est important de se dire "hé, ça marche pour moi, ça ne marche pas", et d'être capable de mettre en place ce cadre et de l'adapter à ses propres besoins. Comme nous l'avons dit, j'utilise le site Timeular d'une certaine manière, mais quelqu'un d'autre pourrait l'utiliser d'une autre manière. Les gens utilisent à nouveau des agendas papier, il y a une véritable renaissance des agendas papier par rapport aux agendas numériques. Pourquoi ? Parce que le problème d'une plateforme numérique, c'est que l'on est toujours connecté, et pas forcément à soi-même. Alors qu'un agenda papier ne va pas vous envoyer de ping. Il ne va pas vous envoyer de notification. Il ne va pas s'écraser sur vous. Vous allez le regarder et vous dire que vous êtes mieux connecté à ce qui compte pour vous.

En fin de compte, ce que vous voulez faire avec n'importe quelle approche de la gestion du temps, de la productivité et de toutes ces choses, c'est être capable de définir votre journée, de canaliser votre attention et, en fin de compte, de faire en sorte que chaque moment compte.

Ce n'est pas chaque minute qui compte, mais chaque instant, car vous n'avez jamais entendu parler d'une minute de cette occasion. Vous avez entendu parler d'occasions capitales parce que les moments sont qualitatifs, les minutes sont quantitatives. C'est pourquoi je pense que la gestion du temps et la gestion des tâches sont deux choses différentes, je pense à la gestion des intentions et à la gestion de l'attention.

Une fois que l'on marie l'intention et l'attention, une fois que l'on marie le temps et la tâche, c'est la productivité personnelle.

Juan: Feu, contenu du feu, Mike. C'est incroyable. J'adore ce cadre. La façon dont vous envisagez le temps est, je pense, la façon dont tout athlète de haut niveau qui essaie d'atteindre cet objectif est cette poursuite incessante de l'excellence dans n'importe quelle discipline, la musique, le sport, vous savez, la forme physique, quoi que ce soit. Au début, vous devez vous accorder un peu de grâce lorsque vous échouez et ancrer votre identité dans le fait que je me préoccupe de la productivité. Je suis en bonne forme physique. Je mange sainement. Lorsque vous êtes un peu sur la corde raide et que vous avez laissé tomber la balle trois ou cinq fois, vous reculez immédiatement et vous vous dites : "Oh, je ne suis pas musicien, je ne fais pas de fitness". Je ne fais pas de fitness". Et vous arrêtez tout simplement d'aller à la salle de sport. Ce que vous dites, c'est un peu la grâce, comme s'il n'y avait pas de cadre parfait, mais qu'il fallait être obsédé par ces vérités et ces principes qui résistent à l'épreuve du temps. Ce n'est pas nouveau. Ce n'est pas " Je n'essaie pas de vous vendre ce nouvel outil ou cette nouvelle application que vous devez télécharger " et si vous intériorisez cela et que vous commencez à développer ces habitudes quotidiennes au fil du temps, alors je suppose que vous arrivez à votre point, c'est-à-dire que vous répartissez votre temps quotidiennement et que vous optimisez et que vous êtes maintenant en mesure d'ajuster beaucoup, beaucoup, beaucoup plus granulairement. Mais il faut d'abord que vous vous donniez la permission de laisser tomber parfois, de vous en accommoder et de vous auto-définir pour noter " mais je me soucie de la productivité, je me soucie de tirer le meilleur parti de mon temps ".

Mike: Eh bien, c'est pour cela que je l'appelle " l'artisanat du temps ", parce qu'un artisan ne cesse jamais d'essayer de s'améliorer. Quelqu'un qui veut s'améliorer dans son métier est toujours en train de faire des mises au point, mais il utilise ses mains. Il y a une différence entre l'assemblage et l'artisanat, n'est-ce pas ? Vous voyez ce que je veux dire ? Et ça va toujours évoluer, n'est-ce pas ? Je pense donc que ce qui est bien, c'est que l'on peut ajouter des éléments. Si vous voulez devenir golfeur, si vous voulez apprendre à jouer au golf, et je ne sais pas jouer au golf. Curieusement, j'ai écrit un livre intitulé "The Front Nine", dans lequel j'utilise le golf comme métaphore. Je suis un très mauvais golfeur, c'est une très mauvaise métaphore pour moi, mais le fait est que vous n'allez pas pouvoir. Je veux dire que la plupart des gens se disent "oh, si j'achète cet outil, il le fera pour moi", mais le meilleur golfeur pourrait avoir des clubs terribles et battre le pire golfeur avec les meilleurs clubs parce que c'est une question d'art. Et cela prend du temps. Je veux dire, vous voyez les gens qui passent plus de temps, ils s'améliorent, et peut-être pas nécessairement en termes de rapidité, mais ils comprennent, 'hé, peut-être que je n'ai pas besoin de faire ceci, que je peux contourner ce coin plutôt que d'essayer de faire toutes ces choses'. Et je pense que la chose intéressante que vous avez mentionnée à propos des personnes les plus performantes, c'est qu'il y en a presque deux types. Il y a ceux qui vont à 150 miles à l'heure tout le temps. On pourrait dire qu'ils "se démènent". Et puis il y a ceux qui vont en profondeur et qui font moins de choses, mais qui les font incroyablement, incroyablement bien. Je n'aime pas ce terme parce qu'il implique que l'on est toujours en train de faire quelque chose, que c'est constant. Je préfère le terme "vivant", comme être vivant dans tout ce que vous faites, parce que c'est durable. Je ne pense pas que l'agitation soit durable, et je pense qu'il faut mettre en place un cadre durable.

C'est pourquoi, lorsque je parle d'artisanat du temps, c'est pour dire qu'il est simple, flexible et durable. Je ne dis pas que c'est facile, parce que c'est un changement d'état d'esprit. Ce dont je parle ressemble souvent à un choc pour le système, c'est un choc pour le système. 

Mais c'est simple parce que si vous y réfléchissez, la plupart des gens thématisent déjà leur temps. Par exemple, vous avez probablement un jour où vous faites la lessive. C'est vrai ? Et quand vous faites la lessive, vous faites probablement le ménage. Et bizarrement, je peux dire aux gens : " alors quand vous faites la lessive ", " oh, je l'ai fait le samedi quand je fais le ménage à l'intérieur ". Donc ce que vous dites, c'est que le samedi est en quelque sorte votre jour de ménage. Oui, vous faites déjà de la thématisation dans une certaine mesure, n'est-ce pas ? Et c'est flexible parce qu'on peut déplacer les choses. Et c'est durable parce que ça peut résister à l'épreuve du temps, parce que vous aurez toujours des tâches ménagères à faire. Vous aurez toujours à planifier, ce qui est une autre de mes journées thématiques. Vous pouvez l'aborder sans vous sentir submergé par les outils et les détails parce qu'il vous permet de vous concentrer sur vos intentions et que la seule chose que vous devez mettre en place est "ok, j'ai l'intention d'écrire un livre, comment vais-je m'y prendre pour y prêter attention ?

Parce que si vous avez l'intention sans l'attention, elle est impuissante. Le problème de beaucoup de gens, c'est qu'ils ont de l'attention sans intention, donc sans but. Ils font les choses pour le plaisir de les faire.

Juan: Mike, merci beaucoup d'avoir partagé ces connaissances avec nous. C'est incroyable. C'est un savoir parfait, parfait, parfait. Quelque chose de très applicable, je pense, pour chacun d'entre nous, quel que soit le secteur d'activité. Vous faites beaucoup de choses en ligne en ce moment, quel est le meilleur endroit où les gens peuvent rester en contact avec ce que vous faites et suivre votre carrière ?

Mike: J'ai créé un lien pour vous et si vous allez sur PM podcast, donc productivityist.com/pmpodcast, vous pourrez prendre un tas de choses. C'est beaucoup de choses comme, vous savez, je veux dire que les gens vont devoir revenir en arrière et écouter ça, se dire " quoi ? Qu'est-ce que c'est que ça ? Encore une fois, j'ai un peu choqué le système. Donc, vous pouvez revenir en arrière et toutes les choses dont j'ai parlé et il y a quelques trucs gratuits là-dedans et ça et, et tous mes trucs sociaux sont là. Il suffit d'aller sur productivityist.com/pmpodcast et tout sera là. Nous sommes en train de changer de nom pour devenir Time Crafting, et c'est ce que nous sommes en train de faire. Mais c'est sur productivityist.com/pmpodcast qu'il faut aller.

Juan: Pouvez-vous épeler productiviste, c'est productivité-i-s-t, n'est-ce pas ?

Mike: Tu l'as. Tu l'as. Oui, c'est ça.

Juan: D'accord. Productivityist.com. Parfait. Merci beaucoup d'être venu dans l'émission.

Mike: Merci de m'accueillir !