Como calcular as horas da folha de pagamento: Métodos e ferramentas
A precisão no cálculo da folha de pagamento não é apenas uma necessidade comercial; é o coração de uma remuneração justa e de operações tranquilas. Além de atender aos requisitos legais, o gerenciamento da folha de pagamento é fundamental para aumentar a satisfação dos funcionários, promover a confiança e manter a casa financeira em ordem.
Este artigo é o seu guia de referência para monitorar as horas trabalhadas, calcular o total de horas e facilitar todo o processo com uma ferramenta bacana, como um aplicativo de monitoramento de tempo.
Mergulhe em nosso guia passo a passo para descobrir como calcular as horas da folha de pagamento.
Acompanhe todas as questões de tempo relacionadas ao trabalho em um único lugar: horas de trabalho, horas extras e férias.
O que são horas de folha de pagamento?
As horas de folha de pagamento são uma parte essencial do processo de folha de pagamento e se referem ao tempo total que um funcionário trabalhou durante um período de pagamento específico.
Esse tempo é normalmente medido com um rastreador de folha de pagamento em horas e minutos, e pode incluir cálculos de horas extras e tempo livre pago, como férias ou licença médica. As horas da folha de pagamento são normalmente usadas para calcular o pagamento bruto, calcular as horas extras e cumprir as leis trabalhistas.
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A importância do controle das horas dos funcionários
O controle das horas dos funcionários é uma prática crucial para empresas de todos os portes. Uma ferramenta como o rastreador de tempo da equipe do Timeular serve a vários propósitos importantes, inclusive:
- Gerenciamento preciso da folha de pagamento: O controle de horas dos funcionários garante cálculos precisos da folha de pagamento, assegurando que os funcionários recebam seus salários corretamente, incluindo pagamento de horas extras, bônus e outras compensações.
- Aplicação das leis trabalhistas: O controle de horas ajuda as organizações a cumprir as leis trabalhistas, como o Fair Labor Standards Act (FLSA) e os regulamentos locais sobre salários e horas. Ao manter registros precisos, os empregadores podem evitar multas onerosas ou contestações legais relacionadas a horas extras não pagas, violações do salário mínimo ou manutenção inadequada de registros.
- Gerenciamento de projetos e alocação de recursos: O rastreamento das horas dos funcionários fornece informações valiosas sobre como o tempo está sendo gasto nos projetos. Essas informações ajudam os gerentes a identificar possíveis ineficiências, otimizar fluxos de trabalho e alocar recursos de forma mais eficaz.
- Relatório de tempo, controle de custos e orçamento: Os dados de controle de tempo ajudam as empresas a controlar os custos do projeto e a identificar áreas em que as despesas podem ser reduzidas, o que é essencial para o planejamento financeiro e o orçamento do projeto.
- Gerenciamento de ausências e controle de presença: O rastreamento das ausências dos funcionários (licença médica, férias, dias pessoais) fornece informações sobre os padrões da força de trabalho e ajuda os departamentos de RH a gerenciar as ausências de forma eficaz(Leia: Melhores aplicativos de rastreamento de presença).
- Avaliação de desempenho e reconhecimento: Os dados de rastreamento de tempo podem ser usados para avaliar o desempenho dos funcionários e identificar áreas de melhoria. Essas informações também podem ser usadas para reconhecer e recompensar os funcionários com alto desempenho.
- Decisões orientadas por dados: Os dados de controle de tempo podem ser usados para identificar tendências, padrões e áreas de melhoria em vários aspectos da empresa, desde a produtividade e o gerenciamento de projetos até o envolvimento dos funcionários, o que ajuda as empresas a tomar decisões informadas que melhoram o desempenho geral.
- Conformidade com contratos de projetos: Ao trabalhar em projetos para clientes, o controle de tempo garante o cumprimento dos cronogramas e orçamentos do contrato do projeto. Isso ajuda a manter a satisfação do cliente e a evitar possíveis disputas.
- Rastreamento de horas extras: Um rastreador de horas extras fornecido nos aplicativos de rastreamento de tempo ajuda a identificar casos de horas extras, garantindo uma compensação justa e a conformidade com as leis trabalhistas.
Para cálculos únicos de horas de folha de pagamento, use nossa Calculadora de cartão de ponto gratuita.
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Desafios comuns no cálculo das horas da folha de pagamento
Calcular as horas da folha de pagamento com precisão pode ser uma tarefa complexa, especialmente para empresas com uma força de trabalho grande ou diversificada. Vários desafios podem surgir durante o processo de cálculo da folha de pagamento, podendo levar a imprecisões, erros e problemas de conformidade, tais como
Entrada manual de dados e erros
Há vários desafios quando seus funcionários calculam manualmente as horas trabalhadas. A entrada manual de horas trabalhadas ou o uso de planilhas para calcular as horas extras pode introduzir um alto risco de erros.
O erro humano na transcrição de todas as horas, no cálculo manual das horas trabalhadas ou na aplicação de deduções em formato decimal pode levar a verificações imprecisas da folha de pagamento, cálculos errados de pagamento de horas extras e deduções perdidas.
Lidar com taxas e programações de pagamento flutuantes
Os empregadores que lidam com funcionários com diferentes salários por hora, escalas de turnos ou limites de horas extras enfrentam o desafio de calcular precisamente as horas para a folha de pagamento.
Os funcionários com horários de trabalho fora do padrão, como turnos divididos, horas irregulares ou semanas de trabalho comprimidas, precisam de atenção cuidadosa para calcular seu pagamento com precisão.
- Leia também: Como programar funcionários de forma eficaz
Fazer malabarismos com várias taxas de pagamento, calcular a média de horas e considerar intervalos não remunerados para trabalhadores horistas pode ser um processo demorado no sistema de folha de pagamento.
Além disso, o cálculo manual das horas trabalhadas acrescenta uma camada de complexidade, aumentando a probabilidade de erros. Por esse motivo, os funcionários preferem soluções de folha de pagamento como o aplicativo de relógio de ponto automático.
Controle de folgas e licenças remuneradas
O controle preciso de folgas, férias, licenças médicas e outras licenças remuneradas é fundamental para calcular corretamente o total de horas de trabalho.
O gerenciamento manual dos registros de folga pode levar a erros de entrada de dados, registros ausentes e cálculos imprecisos da folha de pagamento.
Por esse motivo, recomenda-se uma solução on-line completa para o controle de horas de trabalho e de folgas em um único lugar.
DICA: Leia nosso blog para descobrir o melhor sistema de gerenciamento de férias de funcionários.
Como calcular as horas da folha de pagamento
Há três métodos principais para calcular as horas da folha de pagamento: cálculo manual, uso de aplicativos de relógio de ponto on-line que se integram a soluções de folha de pagamento ou diretamente por meio de soluções de folha de pagamento.
É importante observar que, antes de calcular as horas da folha de pagamento, você precisa de um sistema preciso para controlar as horas trabalhadas de seus funcionários.
Para garantir a adesão dos funcionários e a precisão da planilha de horas, você precisa de um aplicativo de controle de horas inteligente e sem esforço, sobrecarregado com automação. Além disso, lembre-se de que os funcionários só controlarão o tempo honestamente se não se sentirem monitorados em tempo real.
Cálculo manual
Esse método envolve o registro manual das planilhas de horas dos funcionários, o cálculo das horas extras e a aplicação das deduções. Geralmente é realizado no Excel ou no Google Docs.
Ele representa o método mais fundamental de controle de tempo, sendo também o mais demorado, propenso a erros e sem automação. Consequentemente, é menos adequado para empresas com uma força de trabalho grande ou diversificada.
Recursos:
- Modelos de planilhas de controle de tempo
- Modelos de alocação de tempo
- Modelos gratuitos de planilhas de horas faturáveis
Software de relógio de ponto fácil de usar
Um aplicativo de relógio de ponto como o Timeular automatiza o processo de registro e cálculo das horas dos funcionários, reduzindo o risco de erros e tornando o processamento da folha de pagamento mais eficiente.
Timeular oferece vários métodos de controle de tempo diferentes e fáceis de usar, incluindo o controle automático de tempo, um controle de tempo físico ou o controle de tempo com atalhos de teclado. Cada método reduz o controle de tempo diário para menos de 1 minuto!
Além disso, ao contrário de muitos outros aplicativos de relógio de ponto, o Timeular é totalmente compatível com os regulamentos do GDPR, garantindo que os dados do usuário sejam protegidos e que os direitos de privacidade sejam respeitados.
Além disso, ele tem um atraso de 24 horas para que os registros de tempo apareçam no lado dos gerentes, o que evita o microgerenciamento.
Os relógios de ponto normalmente se integram à sua ferramenta de folha de pagamento para automatizar a geração da folha de pagamento, e o Timeular também o faz. Consulte a página de integrações.
Software de folha de pagamento
As ferramentas de folha de pagamento geralmente oferecem vários recursos incorporados, incluindo controle de tempo, gerenciamento de deduções e cálculo da folha de pagamento. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais e reduz o risco de erros.
No entanto, como o software de folha de pagamento geralmente é criado para especialistas em folha de pagamento e não para os funcionários que controlam o tempo diariamente, ele tende a complicar demais o processo de controle de tempo. Isso, por sua vez, resulta em planilhas de horas imprecisas, o que leva a pagamentos atrasados ou incorretos.
Por isso, é altamente recomendável escolher um software de relógio de ponto fácil de usar, que seus funcionários realmente gostem de usar, e integrá-lo perfeitamente ao aplicativo de folha de pagamento.
Como calcular manualmente as horas da folha de pagamento
1. Coletar planilhas de horas ou registros de tempo
Solicite aos seus funcionários que registrem o horário de entrada e saída com diligência.
Reunir as planilhas de horas de todos os funcionários, garantindo que sejam precisas e completas. Verifique se há planilhas de horas ausentes ou incompletas e solicite-as aos funcionários imediatamente.
Certifique-se de que as planilhas de horas sejam enviadas dentro do prazo designado para evitar atrasos no processamento da folha de pagamento. Se o funcionário anotou 4 horas e 13 minutos, use o número exato para a folha de pagamento.
2. Analisar e verificar as horas dos funcionários
Examine as planilhas de horas para verificar se há inconsistências ou discrepâncias. Verifique se as horas registradas estão alinhadas com o cronograma de trabalho regular do funcionário e com quaisquer ausências ou horas extras aprovadas.
Investigar qualquer horário incomum ou excessivo para garantir a precisão e a conformidade com as leis trabalhistas.
3. Calcular as horas trabalhadas
Determine a semana de trabalho regular do funcionário com base em seu contrato de trabalho ou na política da empresa.
Multiplique a semana de trabalho regular pelas horas de trabalho padrão por dia, normalmente 8 horas. Subtraia os intervalos não remunerados ou períodos de refeição ao calcular as horas regulares.
Recurso: Modelo de horário de trabalho do funcionário
4. Tratamento de horas extras
Identifique o total de horas trabalhadas além da semana de trabalho regular (ou seja, 40 horas por semana) ou mais do que as horas de trabalho padrão por dia.
Calcule o pagamento de horas extras multiplicando as horas extras pela taxa de pagamento de horas extras, normalmente 1,5 vezes a taxa de pagamento regular. Certifique-se de que as horas extras estejam em conformidade com as leis trabalhistas e as isenções aplicáveis.
Leia também: Fórmula de cálculo de horas extras
5. Contabilização de intervalos e períodos de refeição
Excluir intervalos não remunerados e períodos de refeição dos cálculos de horas regulares e horas extras.
Definir claramente a duração e a frequência dos intervalos e períodos de refeição nas políticas da empresa ou nos manuais dos funcionários. Documentar as pausas e os períodos de refeição aprovados nas planilhas de horas para manter a transparência e a precisão.
6. Cálculo do total de horas da folha de pagamento
Adicione as horas regulares às horas extras para determinar o total de horas da folha de pagamento para cada funcionário.
Certifique-se de que o total de horas da folha de pagamento reflita com precisão o trabalho do funcionário no período de pagamento.
7. Como converter minutos para a folha de pagamento
Arredonde os minutos para o quarto de hora ou décimo de hora mais próximo, seguindo a política da empresa ou as configurações do software de folha de pagamento para manter a consistência e evitar discrepâncias nos cálculos da folha de pagamento.
Além disso, certifique-se de converter o tempo para a forma decimal ao calcular o salário bruto, usando a função de soma com base no número total de horas trabalhadas.
Práticas recomendadas para o cálculo manual de horas da folha de pagamento
Embora os cálculos manuais possam ser demorados e propensos a erros, seguir as práticas recomendadas pode ajudar a garantir a precisão e a eficiência. Algumas etapas importantes a serem consideradas:
1. Garantir a precisão da planilha de horas
As planilhas de horas funcionam como a base para os cálculos da folha de pagamento. A revisão e a verificação minuciosas das planilhas de horas são cruciais para garantir que as horas registradas reflitam o tempo real de trabalho realizado por cada funcionário.
Isso envolve a verificação de inconsistências, dados ausentes e discrepâncias entre as planilhas de horas e outros registros.
Leia também: O que são planilhas de horas manuais?
2. Compreensão das leis de salário e hora-extra
Cálculos precisos da folha de pagamento devem estar em conformidade com as leis trabalhistas aplicáveis, inclusive a FLSA. Compreender essas leis é essencial para garantir que os funcionários sejam pagos corretamente pelas horas trabalhadas, incluindo horas extras, salário mínimo e requisitos de intervalo.
3. Verificação das classificações dos funcionários
As classificações dos funcionários determinam suas taxas de pagamento, elegibilidade para horas extras e outros fatores de remuneração.
É fundamental classificar com precisão os funcionários com base em seus deveres, responsabilidades e tempo de serviço, especialmente porque a classificação incorreta pode levar a problemas legais e penalidades financeiras.
4. Verificação dupla da precisão dos cálculos
Os cálculos manuais são propensos a erros humanos, portanto, é essencial checar e verificar a precisão de todos os cálculos da folha de pagamento. Isso inclui a revisão dos cálculos de horas extras, deduções e valores totais de pagamento para reduzir o risco de erros.
Ferramentas recomendadas:
Simplificação do cálculo de horas da folha de pagamento com software
Como o cálculo manual das horas da folha de pagamento pode consumir muito tempo e não é adequado para empresas maiores, o software de folha de pagamento se tornou uma ferramenta muito útil e valiosa para otimizar e garantir um cálculo preciso.
Benefícios do software de folha de pagamento
1. Recursos de automação e economia de tempo
O software de folha de pagamento pode automatizar muitas das tarefas manuais envolvidas no processamento da folha de pagamento, como entrada de planilha de horas, cálculos de folha de pagamento, cálculos de dedução e geração de contracheque.
Essa automação pode economizar uma quantidade significativa de tempo e esforço para as empresas, liberando a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e de valor agregado.
Leia também: Quais são os benefícios da automação do local de trabalho?
2. Precisão e redução de erros
Os processos manuais de folha de pagamento são propensos a erros, o que pode levar a contracheques imprecisos, deduções perdidas e problemas de conformidade.
O software de folha de pagamento elimina o risco de erro humano ao automatizar os cálculos e usar verificações e balanços integrados.
3. Conformidade com as leis trabalhistas
O software de folha de pagamento ajuda as empresas a se manterem em conformidade com as complexas leis trabalhistas, incluindo requisitos de salário mínimo, regras de pagamento de horas extras e regulamentações fiscais.
O software calcula e aplica automaticamente as deduções com base nos dados dos funcionários e nas regras de pagamento, garantindo que as empresas cumpram todas as regulamentações aplicáveis.
4. Recursos de relatórios e análises
O software de folha de pagamento oferece recursos valiosos de relatórios e análises que podem ajudar as empresas a obter insights sobre seus dados de folha de pagamento.
Essas informações podem ser usadas para identificar tendências, rastrear despesas e tomar decisões informadas sobre práticas de remuneração e folha de pagamento.
DICA: Descubra o melhor software para automatizar tarefas repetitivas
Escolhendo o software de folha de pagamento correto
Navegar pela variedade de opções de software de folha de pagamento disponíveis pode ser assustador, mas selecionar a solução certa é fundamental para simplificar os processos de folha de pagamento, otimizar a eficiência e garantir a conformidade com as leis trabalhistas.
1. Recursos a serem considerados
Ao avaliar o software de folha de pagamento, considere cuidadosamente os seguintes recursos principais para garantir que ele se alinhe às suas necessidades específicas:
- Facilidade de uso - isso é fundamental!
- Cálculos automatizados
- Integração com sistemas de RH
- Conformidade com as leis e requisitos trabalhistas
- Relatórios e análises
- Segurança e proteção de dados
2. Opções populares de software de folha de pagamento
- Timeular: É um software de relógio de ponto que coloca a simplicidade em primeiro lugar. De forma simples, inteligente e segura, ele permite que você e sua equipe controlem todas as questões de tempo relacionadas ao trabalho em um só lugar (horas de trabalho, horas extras e férias). Ele fornece vários métodos de controle de tempo sem esforço que atendem às necessidades de diferentes usuários, tornando a captura de tempo rápida e agradável.
- ADP Workforce Now: O ADP Workforce Now é uma plataforma abrangente de Gerenciamento de Capital Humano (HCM) que oferece uma ampla gama de recursos para gerenciar folha de pagamento, benefícios, administração de RH e gerenciamento da força de trabalho. Ela foi projetada para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas organizações até grandes empresas.
- Rippling: O Rippling é uma plataforma abrangente de folha de pagamento, benefícios e RH que simplifica e automatiza vários aspectos do gerenciamento de funcionários. Ela oferece uma ampla gama de recursos, incluindo automação, várias integrações e uma ampla gama de recursos de administração de benefícios.
- Gusto: O Gusto é uma plataforma de folha de pagamento e gestão de pessoas que ajuda as empresas a simplificar seus processos de folha de pagamento, gerenciar tarefas de RH e manter a conformidade com as leis trabalhistas. Seus principais recursos incluem várias integrações, geração e entrega de contracheques, integração e desligamento de funcionários e muito mais.
3. Implementação e treinamento
Selecionar a solução certa para a folha de pagamento não é o fim da linha; em vez disso, é o primeiro passo para uma implementação bem-sucedida. Aqui estão algumas considerações importantes:
Escolha um fornecedor de boa reputação: Faça parceria com um fornecedor de boa reputação que ofereça serviços abrangentes de integração, treinamento e suporte.
Realizar uma avaliação completa das necessidades: Defina claramente suas necessidades e requisitos de folha de pagamento antes de selecionar e implementar o software.
Fornecer treinamento aos funcionários: Ofereça treinamento abrangente aos administradores de folha de pagamento e aos funcionários envolvidos no processo de folha de pagamento.
Estabeleça funções e responsabilidades claras: Defina funções e responsabilidades claras para os processos de folha de pagamento a fim de garantir a prestação de contas e a eficiência.
Monitorar e avaliar o desempenho: Monitore regularmente o desempenho do novo software de folha de pagamento e identifique as áreas que podem ser melhoradas.
- Conteúdo relacionado: Leia "Exemplos de IA nos negócios" e descubra como a IA ajuda o RH.
Conclusão
Como vimos ao longo deste guia, o cálculo das horas da folha de pagamento é uma tarefa muito importante e delicada em uma organização e requer atenção e ferramentas adequadas para rastrear com precisão as horas trabalhadas pelos funcionários.
Ao seguir este guia, você garantirá cálculos mais precisos das horas da folha de pagamento e um processo mais fácil e automatizado.
PERGUNTAS FREQUENTES
1. Como faço para calcular as horas da folha de pagamento para funcionários horistas?
O cálculo das horas da folha de pagamento para funcionários horistas envolve várias etapas, incluindo a coleta de folhas de ponto ou registros de controle de horas, a revisão e verificação das horas do funcionário, o cálculo das horas regulares e extras, a contabilização de intervalos e períodos de refeição e o cálculo do total de horas da folha de pagamento.
2. Qual é a melhor maneira de controlar as horas dos funcionários?
A melhor maneira de controlar as horas dos funcionários é usar um software preciso de controle de horas que possa ajudá-lo a automatizar o processo de registro das horas dos funcionários, como o Timeular.
3. Como faço para lidar com os cálculos de horas extras na folha de pagamento?
Para lidar com cálculos de horas extras na folha de pagamento, identifique e acompanhe as horas trabalhadas além da semana normal de trabalho, calcule o pagamento de horas extras, concilie com as leis trabalhistas, exclua os períodos de refeição e intervalo, lide com funcionários isentos e não isentos, automatize os cálculos, revise e verifique, mantenha registros e busque orientação quando necessário.
4. Os intervalos e períodos de refeição estão incluídos nas horas da folha de pagamento?
Não, os intervalos e os períodos de refeição não estão incluídos nas horas da folha de pagamento. Os intervalos geralmente não são remunerados e têm o objetivo de permitir que os funcionários descansem e se recuperem do trabalho.
5. Posso usar o Excel para calcular as horas da folha de pagamento?
Sim, você pode usar o Excel para calcular as horas da folha de pagamento, mas ele pode não ser a melhor opção para empresas maiores ou com necessidades complexas. O software de folha de pagamento geralmente é mais eficiente e fácil de usar, e pode lidar com as complexidades dos cálculos da folha de pagamento para empresas grandes ou regulamentadas.
6. Quais são as consequências de cálculos imprecisos da folha de pagamento?
Cálculos imprecisos da folha de pagamento podem levar a problemas legais, penalidades financeiras, perda de salários, redução da produtividade e relacionamentos prejudicados para empregadores e empregados. Para evitar essas consequências, os empregadores devem usar software de folha de pagamento, treinar os funcionários, revisar os registros da folha de pagamento regularmente e realizar auditorias.
7. Com que frequência as horas da folha de pagamento devem ser calculadas?
As horas da folha de pagamento devem ser calculadas o mais rápido possível após o término do período de pagamento. Isso ajudará a garantir que os funcionários sejam pagos no prazo e que não haja erros nos cálculos da folha de pagamento.
8. Quais são os requisitos legais para o controle de horas da folha de pagamento?
Os requisitos legais para o controle de horas na folha de pagamento variam de país para país. A FLSA, por exemplo, exige que os empregadores mantenham registros precisos das horas trabalhadas pelos funcionários e paguem horas extras aos funcionários não isentos que trabalham mais de 40 horas em uma semana de trabalho.
9. Como o software de folha de pagamento pode simplificar o processo de folha de pagamento?
O software de folha de pagamento pode simplificar o processo de folha de pagamento automatizando muitas das tarefas envolvidas, como o cálculo de salários, deduções e impostos, o que pode economizar tempo e reduzir o risco de erros. Além disso, o software de folha de pagamento pode ajudar a garantir a conformidade com as leis e normas trabalhistas.
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