Spor alle arbeidsrelaterte tidssaker på ett sted: arbeidstid, overtid og permisjoner

Slik beregner du lønnstimer: Metoder og verktøy

Forfatter: Madalina Roman

20. desember 2023

Presise lønnsberegninger er ikke bare en forretningsmessig nødvendighet; det er selve kjernen i rettferdig avlønning og smidig drift. I tillegg til å oppfylle lovpålagte krav, er god lønnsadministrasjon en viktig faktor for å øke medarbeidertilfredsheten, skape tillit og holde orden i økonomien.

Denne artikkelen er din guide til hvordan du kan spore arbeidstimer, regne ut totalt antall timer og gjøre hele prosessen til en lek med et smart verktøy som en tidsregistreringsapp.

Les vår trinnvise veiledning for å finne ut hvordan du beregner lønnstimer.

Leter du etter en enkel, smart og sikker lønnssporing?

Hold oversikt over alle arbeidsrelaterte tidssaker på ett sted: arbeidstid, overtid og permisjoner.

Hva er lønnstimer?

Lønningstimer er en viktig del av lønnsprosessen og refererer til den totale tiden en ansatt har jobbet i løpet av en bestemt lønnsperiode.

Denne tiden måles vanligvis i timer og minutter med en lønnstracker, og den kan inkludere overtidsberegninger og betalt avspasering, for eksempel ferie eller sykefravær. Lønningstimer brukes vanligvis til å beregne bruttolønn, beregne overtidstimer og overholde arbeidslovene.

Sjekk ut: Tidsregistrering for bedrifter med Timeular

Viktigheten av å spore de ansattes arbeidstid

Å følge opp de ansattes arbeidstid er en viktig praksis for bedrifter av alle størrelser. Et verktøy som team time tracker fra Timeular tjener flere viktige formål, inkludert:

Nøyaktig lønnsadministrasjon: Tidsregistrering av ansatte sikrer nøyaktige lønnsberegninger, slik at de ansatte får riktig lønn, inkludert overtidsbetaling, bonuser og annen kompensasjon.
Håndhevelse av arbeidslover: Tidsregistrering hjelper organisasjoner med å overholde arbeidslover, for eksempel Fair Labor Standards Act (FLSA) og lokale lønns- og arbeidsvilkår. Ved å føre nøyaktige registreringer kan arbeidsgivere unngå kostbare bøter eller rettslige utfordringer knyttet til ubetalt overtid, brudd på minstelønn eller feilaktig journalføring.
Prosjektledelse og ressursallokering: Sporing av medarbeidernes arbeidstid gir verdifull innsikt i hvordan tiden brukes på prosjekter. Denne informasjonen hjelper ledere med å identifisere potensiell ineffektivitet, optimalisere arbeidsflyten og fordele ressursene mer effektivt.
Tidsrapportering, kostnadskontroll og budsjettering: Tidsregistreringsdata hjelper bedrifter med å spore prosjektkostnader og identifisere områder der utgiftene kan reduseres, noe som er avgjørende for økonomisk planlegging og prosjektbudsjettering.
Fraværshåndtering og sporing av nærvær: Sporing av de ansattes fravær (sykefravær, ferie, fridager) gir innsikt i arbeidsstyrkens mønstre og hjelper HR-avdelinger med å håndtere fravær effektivt(Les: De beste appene for fraværssporing).
Prestasjonsevaluering og anerkjennelse: Data fra tidsregistrering kan brukes til å evaluere de ansattes prestasjoner og identifisere områder som kan forbedres. Denne informasjonen kan også brukes til å anerkjenne og belønne ansatte som presterer godt.
Datadrevne beslutninger: Data fra tidssporing kan brukes til å identifisere trender, mønstre og forbedringsområder i ulike aspekter av virksomheten, fra produktivitet og prosjektstyring til medarbeiderengasjement, noe som hjelper virksomheten med å ta informerte beslutninger som forbedrer den generelle ytelsen.
Overholdelse av prosjektkontrakter: Når vi jobber med prosjekter for kunder, sikrer tidsregistrering at tidsfrister og budsjetter i prosjektkontrakter overholdes. Dette bidrar til å opprettholde kundetilfredshet og unngå potensielle tvister.
Sporing av overtid: En overtidssporing i tidsregistreringsapper hjelper deg med å identifisere overtid, slik at du sikrer rettferdig kompensasjon og overholdelse av arbeidslovene.

For engangsberegninger av lønnstimer kan du bruke vår gratis Time Card Calculator.

Sjekk ut: Tidsregistrering for bedrifter med Timeular

Vanlige utfordringer ved beregning av lønnstimer

Det kan være en kompleks oppgave å beregne lønnstimer nøyaktig, spesielt for bedrifter med en stor eller mangfoldig arbeidsstyrke. Flere utfordringer kan oppstå i løpet av lønnsberegningsprosessen, noe som kan føre til unøyaktigheter, feil og problemer med overholdelse av lover og regler, for eksempel

Manuell dataregistrering og feil

Det er flere utfordringer når medarbeiderne dine beregner arbeidstimer manuelt. Manuell inntasting av arbeidstimer eller bruk av regneark for å beregne overtidstimer kan medføre en høy risiko for feil.

Menneskelige feil ved transkribering av alle timene, manuell beregning av arbeidstimer eller bruk av desimaltrekk kan føre til unøyaktige lønnssjekker, feilberegninger av overtidsbetaling og manglende fradrag.

Håndtering av varierende lønnssatser og arbeidsplaner

Arbeidsgivere som håndterer ansatte med ulik timelønn, skiftordninger eller overtidsgrenser, støter på utfordringen med å beregne timer til lønnsutbetalingen nøyaktig.

Ansatte med avvikende arbeidsplaner, for eksempel delte skift, uregelmessig arbeidstid eller komprimerte arbeidsuker, krever nøye oppmerksomhet for at lønnen skal kunne beregnes nøyaktig.

Les også: Slik planlegger du ansatte effektivt

Det kan være en tidkrevende prosess i lønnssystemet å sjonglere med flere lønnssatser, beregne gjennomsnittstimer og ta hensyn til ubetalte pauser for timearbeidere.

Manuell beregning av arbeidstimer gjør det dessuten mer komplisert, noe som øker sannsynligheten for feil. Derfor foretrekker de ansatte lønningsløsninger som automatisk stemplingsur-app.

Spore avspasering og betalte permisjoner

Nøyaktig registrering av avspasering, ferie, sykefravær og andre betalte fravær er avgjørende for å kunne beregne den totale arbeidstiden korrekt.

Manuell håndtering av avspaseringsregistreringer kan føre til feil i dataregistreringen, manglende registreringer og unøyaktige lønnsberegninger.

Derfor anbefales en alt-i-ett-løsning på nett for å registrere arbeidstid og avspasering på ett og samme sted.

TIPS: Les bloggen vår for å finne det beste systemet for håndtering av permisjoner.

Slik beregner du lønnstimer

Det finnes tre primære metoder for å beregne lønnstimer: manuell beregning, bruk av nettbaserte timeregistreringsapper som kan integreres med lønningsløsninger, eller direkte gjennom lønningsløsninger.

Det som er viktig å merke seg, er at før du kan beregne lønnstimer, må du ha et nøyaktig system for å spore de ansattes arbeidstimer.

For å sikre at medarbeiderne er med på laget og at timelistene er nøyaktige, trenger du en enkel og smart tidsregistreringsapp som er automatisert. I tillegg må du huske på at de ansatte bare vil registrere tiden ærlig hvis de ikke føler seg overvåket i sanntid.

Manuell beregning

Denne metoden innebærer manuell registrering av ansattes timelister, beregning av overtid og fradrag. Dette gjøres vanligvis i Excel eller Google Docs.

Det er den mest grunnleggende metoden for tidsregistrering, men også den mest tidkrevende, feilutsatte og lite automatiserte. Derfor er den mindre egnet for virksomheter med en stor eller sammensatt arbeidsstyrke.

Ressurser:

Brukervennlig programvare for stemplingsur

En stemplingsapp som Timeular automatiserer prosessen med å registrere og beregne de ansattes timer, noe som reduserer risikoen for feil og gjør lønnsbehandlingen mer effektiv.

Timeular tilbyr flere ulike, brukervennlige metoder for tidsregistrering, inkludert automatisk tidsregistrering, en fysisk tidsregistrering eller tidsregistrering med hurtigtaster. Hver metode reduserer den daglige tidsregistreringen til under 1 minutt!

I motsetning til mange andre stemplingsur-apper er Timeular fullt ut i samsvar med GDPR-regelverket, noe som sikrer at brukerdata beskyttes og personvernrettighetene respekteres.

I tillegg har den en forsinkelse på 24 timer før tidsoppføringer vises på administratorsiden, noe som forhindrer detaljstyring.

Stempelur integreres vanligvis med lønnsverktøyet ditt for å automatisere lønnsgenerering, og det gjør Timeular også. Sjekk siden for integrasjoner.

Programvare for lønn

Lønnsverktøy har vanligvis flere innebygde funksjoner, blant annet tidsregistrering, fradragshåndtering og lønnsberegning. Det eliminerer behovet for manuelle beregninger og reduserer risikoen for feil.

Men ettersom lønnsprogramvare vanligvis er laget for lønnseksperter og ikke for ansatte som registrerer tid hver dag, har den en tendens til å overkomplisere tidsregistreringsprosessen. Dette resulterer i unøyaktige timelister, noe som igjen fører til forsinkede eller feilaktige utbetalinger.

Derfor anbefaler vi på det sterkeste at du velger en brukervennlig programvare for stemplingsur som de ansatte virkelig vil like å bruke, og at du integrerer den sømløst med lønnsappen.

Slik beregner du lønnstimer manuelt

1. Samle inn timelister eller tidsregistreringer

Be de ansatte om å registrere inn- og utklokkingstid nøye.

Samle inn timelister fra alle ansatte og sørge for at de er korrekte og fullstendige . Se etter manglende eller ufullstendige timelister, og be de ansatte om å sende dem inn så snart som mulig.

Sørg for at timelistene sendes inn innen den angitte tidsrammen for å unngå forsinkelser i lønnsutbetalingen. Hvis den ansatte har notert 4 timer og 13 minutter, må du bruke det nøyaktige tallet i lønnsutbetalingen.

2. Gjennomgå og verifisere ansattes arbeidstid

Gå gjennom timelistene for å se etter eventuelle uoverensstemmelser eller avvik. Kontroller at de registrerte timene stemmer overens med den ansattes vanlige arbeidsplan og eventuelt godkjent fravær eller overtid.

Undersøke uvanlige eller overdrevne arbeidstimer for å sikre at de er korrekte og i samsvar med arbeidslovene.

3. Beregn antall arbeidstimer

Fastsett den ansattes vanlige arbeidsuke basert på ansettelseskontrakten eller selskapets retningslinjer.

Multipliser den vanlige arbeidsuken med standard arbeidstid per dag, vanligvis 8 timer. Trekk fra ubetalte pauser eller spisepauser når du beregner den ordinære arbeidstiden.

Ressurs: Mal for arbeidsplan for ansatte

4. Håndtering av overtidstimer

Oppgi totalt antall arbeidstimer utover vanlig arbeidsuke (dvs. 40 timer per uke) eller mer enn standard arbeidstid per dag.

Beregn overtidsbetaling ved å multiplisere overtidstimene med overtidsbetalingssatsen, vanligvis 1,5 ganger den vanlige lønnssatsen. Sørg for at overtidstimene er i samsvar med arbeidslovene og gjeldende unntak.

Les også: Formel for beregning av overtid

5. Regnskap for pauser og spisepauser

Ubetalte pauser og spisepauser skal ikke tas med i beregningen av ordinære timer og overtidstimer.

Definere varigheten og hyppigheten av pauser og måltider tydelig i bedriftens retningslinjer eller håndbøker for ansatte. Dokumenterte godkjente pauser og måltider på timelistene for å sikre åpenhet og nøyaktighet.

6. Beregning av totalt antall lønnstimer

Legg sammen ordinære timer og overtidstimer for å finne det totale antall lønnstimer for hver ansatt.

Sørg for at det totale antall lønnstimer gjenspeiler den ansattes arbeid i lønnsperioden.

7. Slik konverterer du minutter til lønn

Avrund minutter til nærmeste kvarter eller tiendedel av en time, i henhold til bedriftens retningslinjer eller innstillingene i lønnsprogrammet, for å sikre konsistens og unngå uoverensstemmelser i lønnsberegningene.

I tillegg må du sørge for å konvertere tiden til desimalform når du beregner bruttolønnen, ved å bruke sumfunksjonen basert på det totale antallet arbeidstimer.

Beste praksis for manuell beregning av lønnstimer

Selv om manuelle beregninger kan være tidkrevende og utsatt for feil, kan det å følge beste praksis bidra til å sikre nøyaktighet og effektivitet. Noen viktige trinn du bør vurdere:

1. Sikre at timelisten er nøyaktig

Timelistene fungerer som grunnlag for lønnsberegningene. En grundig gjennomgang og verifisering av timelistene er avgjørende for å sikre at de registrerte timene gjenspeiler den faktiske arbeidstiden som hver enkelt ansatt har utført.

Dette innebærer å se etter uoverensstemmelser, manglende data og uoverensstemmelser mellom timelister og andre registreringer.

Les også: Hva er manuelle timelister?

2. Forståelse av lover om lønn og arbeidstid

Nøyaktige lønnsberegninger må være i samsvar med gjeldende arbeidslover, inkludert FLSA. Det er viktig å forstå disse lovene for å sikre at de ansatte får riktig lønn for arbeidstiden, inkludert overtid, minstelønn og krav til pauser.

3. Verifisere klassifisering av ansatte

Ansattes klassifisering avgjør lønnssatser, overtidsbetaling og andre kompensasjonsfaktorer.

Det er avgjørende å klassifisere ansatte nøyaktig basert på arbeidsoppgaver, ansvarsområder og ansiennitet, spesielt fordi feilklassifisering kan føre til juridiske problemer og økonomiske sanksjoner.

4. Dobbeltsjekker at beregningene er nøyaktige

Manuelle beregninger er utsatt for menneskelige feil, så det er viktig å dobbeltsjekke og verifisere nøyaktigheten av alle lønnsberegninger. Dette inkluderer gjennomgang av overtidsberegninger, fradrag og totale lønnsbeløp for å redusere risikoen for feil.

Anbefalte verktøy:

Effektivisering av lønnsberegningen med programvare

Siden manuell beregning av lønnstimer kan være ekstremt tidkrevende og ikke passer for større bedrifter, har lønnsprogramvare blitt et svært nyttig og verdifullt verktøy for å optimalisere og sikre nøyaktig beregning.

Fordeler med lønnsprogramvare

1. Automatisering og tidsbesparende funksjoner

Lønnsprogramvare kan automatisere mange av de manuelle oppgavene som er involvert i lønnsbehandlingen, for eksempel føring av timelister, lønnsberegninger, fradragsberegninger og generering av lønnsslipper.

Denne automatiseringen kan spare bedrifter for mye tid og krefter, slik at de ansatte kan fokusere på mer strategiske og verdiskapende aktiviteter.

Les også: Hva er fordelene med automatisering av arbeidsplassen?

2. Nøyaktighet og reduksjon av feil

Manuelle lønnsprosesser er utsatt for feil, noe som kan føre til unøyaktige lønnsslipper, manglende fradrag og problemer med etterlevelse av lover og regler.

Lønnsprogramvare eliminerer risikoen for menneskelige feil ved å automatisere beregningene og bruke innebygde kontroller.

3. Overholdelse av arbeidslover

Lønnsprogramvare hjelper bedrifter med å overholde komplekse arbeidslivslover, inkludert krav til minstelønn, regler for overtidsbetaling og skatteregler.

Programvaren beregner og beregner fradrag automatisk basert på medarbeiderdata og lønnsregler, slik at virksomheten overholder alle gjeldende regler.

4. Rapporterings- og analysemuligheter

Lønnsprogramvare tilbyr verdifulle rapporterings- og analysefunksjoner som kan hjelpe bedrifter med å få innsikt i lønnsdataene sine.

Denne informasjonen kan brukes til å identifisere trender, spore utgifter og ta informerte beslutninger om kompensasjons- og lønnspraksis.

TIPS: Oppdag den beste programvaren for å automatisere repetitive oppgaver

Velge riktig lønnsprogramvare

Det kan være vanskelig å navigere i det store utvalget av tilgjengelige lønnsprogrammer, men å velge riktig løsning er avgjørende for å strømlinjeforme lønnsprosessene, optimalisere effektiviteten og sikre at arbeidslovene overholdes.

1. Funksjoner du bør vurdere

Når du vurderer en lønnsprogramvare, bør du nøye vurdere følgende nøkkelfunksjoner for å sikre at den passer til dine spesifikke behov:

Brukervennlighet - det er nøkkelen!
Automatiserte beregninger
Integrasjon med HR-systemer
Overholdelse av arbeidsrettslige lover og krav
Rapportering og analyse
Sikkerhet og databeskyttelse

2. Populære alternativer for lønnsprogramvare

Timeular: Det er en programvare for tidtaking som setter enkelhet først. På en enkel, smart og sikker måte kan du og teamet ditt spore alle arbeidsrelaterte tidsspørsmål på ett sted (arbeidstid, overtid og permisjon). Det tilbyr flere enkle tidsregistreringsmetoder som dekker behovene til ulike brukere, noe som gjør tidsregistreringen rask og behagelig.
ADP Workforce Now: ADP Workforce Now er en omfattende Human Capital Management (HCM)-plattform som tilbyr et bredt spekter av funksjoner for håndtering av lønn, ytelser, HR-administrasjon og personalforvaltning. Den er utviklet for bedrifter i alle størrelser, fra små organisasjoner til store bedrifter.
Rippling: Rippling er en omfattende plattform for lønn, ytelser og HR som forenkler og automatiserer ulike aspekter ved medarbeideradministrasjon. Den tilbyr et bredt spekter av funksjoner, inkludert automatisering, flere integrasjoner og et bredt spekter av funksjoner for administrasjon av ytelser.
Gusto: Gusto er en lønns- og personaladministrasjonsplattform som hjelper bedrifter med å effektivisere lønnsprosessene, administrere HR-oppgaver og overholde arbeidslovene. Hovedfunksjonene inkluderer flere integrasjoner, generering og levering av lønnsslipp, onboarding og offboarding av ansatte og mer.

3. Implementering og opplæring

Å velge riktig lønnsløsning er ikke slutten på prosessen, men det første skrittet mot en vellykket implementering. Her er noen viktige momenter å ta hensyn til:

Velg en velrenommert leverandør: Samarbeid med en anerkjent leverandør som tilbyr omfattende tjenester for innføring, opplæring og support.

Gjennomfør en grundig behovsvurdering: Definer behovene og kravene til lønnssystemet før du velger programvare og implementerer den.

Gi opplæring til de ansatte: Tilby omfattende opplæring til lønnsadministratorer og ansatte som er involvert i lønnsprosessen.

Fastsett klare roller og ansvarsområder: Definer klare roller og ansvarsområder for lønnsprosessene for å sikre ansvarlighet og effektivitet.

Overvåk og evaluer ytelsen: Overvåk regelmessig ytelsen til den nye lønnsprogramvaren og identifiser områder som kan forbedres.

Relatert innhold: Les "Eksempler på kunstig intelligens i virksomheten" og finn ut hvordan kunstig intelligens kan hjelpe HR.

Konklusjon

Som vi har sett i denne veiledningen, er beregning av lønnstimer en svært viktig og sensitiv oppgave i en organisasjon, og det krever oppmerksomhet og riktige verktøy for å spore de ansattes arbeidstimer nøyaktig.

Ved å følge denne veiledningen sikrer du en mer nøyaktig beregning av lønnstimer og en enklere og mer automatisert prosess.

VANLIGE SPØRSMÅL

1. Hvordan beregner jeg lønnstimer for timeansatte?

Beregning av lønnstimer for timelønnede omfatter flere trinn, blant annet innhenting av timelister eller timeregistreringer, gjennomgang og verifisering av de ansattes timer, beregning av ordinære timer og overtidstimer, avregning av pauser og spisepauser og beregning av totale lønnstimer.

2. Hva er den beste måten å spore de ansattes arbeidstid på?

Den beste måten å registrere de ansattes timer på er ved å bruke nøyaktig tidsregistreringsprogramvare som kan hjelpe deg med å automatisere prosessen med å registrere de ansattes timer, for eksempel Timeular.

3. Hvordan håndterer jeg overtidsberegninger i lønnssystemet?

For å håndtere overtidsberegninger i lønnssystemet, identifisere og spore arbeidstimer utover vanlig arbeidsuke, beregne overtidsbetaling, avstemme med arbeidslover, ekskludere måltids- og pauseperioder, håndtere ansatte med og uten fritak, automatisere beregninger, gjennomgå og verifisere, vedlikeholde dokumentasjon og søke veiledning ved behov.

4. Er pauser og måltider inkludert i lønnstimene?

Nei, pauser og spisepauser er ikke inkludert i lønnstimene. Pauser er vanligvis ubetalte og er ment å gi de ansatte mulighet til å hvile og restituere seg etter arbeidet.

5. Kan jeg bruke Excel til å beregne lønnstimer?

Ja, du kan bruke Excel til å beregne lønnstimer, men det er ikke sikkert at det er det beste alternativet for større bedrifter eller bedrifter med komplekse behov. Lønnsprogramvare er vanligvis mer effektivt og brukervennlig, og det kan håndtere de komplekse lønnsberegningene for store eller regulerte virksomheter.

6. Hva er konsekvensene av unøyaktige lønnsberegninger?

Unøyaktige lønnsberegninger kan føre til juridiske problemer, bøter, tapte lønninger, redusert produktivitet og ødelagte relasjoner for både arbeidsgivere og ansatte. For å unngå disse konsekvensene bør arbeidsgivere bruke lønnsprogramvare, lære opp de ansatte, gå gjennom lønningslistene regelmessig og gjennomføre revisjoner.

7. Hvor ofte skal lønnstimer beregnes?

Lønningstimer bør beregnes så snart som mulig etter at lønnsperioden er avsluttet. Dette bidrar til å sikre at de ansatte får betalt i tide, og at det ikke er feil i lønnsberegningene.

8. Hva er de juridiske kravene til timeregistrering?

De juridiske kravene til timeregistrering varierer fra land til land. FLSA krever for eksempel at arbeidsgivere fører nøyaktig oversikt over de ansattes arbeidstimer og betaler overtidsbetaling til ansatte som jobber mer enn 40 timer i løpet av en arbeidsuke.

9. Hvordan kan lønnsprogramvare forenkle lønnsprosessen?

Lønnsprogramvare kan forenkle lønnsprosessen ved å automatisere mange av oppgavene som er involvert, for eksempel beregning av lønn, fradrag og skatt, noe som kan spare tid og redusere risikoen for feil. I tillegg kan lønnsprogramvare bidra til å sikre at arbeidslover og forskrifter overholdes.

Du er kanskje interessert i: