Bezproduktywne spotkania: Ile kosztują
To prawie nieuniknione. W pewnym momencie naszego życia zawodowego uczestniczyliśmy w bezcelowych, monotonnych i bezproduktywnych spotkaniach.
Wszyscy tego doświadczyliśmy. Niestety, tego typu spotkania wciąż zdarzają się częściej niż byśmy tego chcieli, tylko po to, by zmonopolizować nasz dzień i zdemotywować nas.
Wszyscy wiemy, że spotkania nie powinny tak wyglądać. Ich celem jest zebranie ludzi w celu omówienia problemów i przedstawienia nowych pomysłów i rozwiązań.
Spotkania służą również jako sposób na tworzenie głębszych relacji. Mogą one pomóc w tworzeniu głębszych więzi i poprawie relacji ze współpracownikami.
Szukasz najprostszego sposobu na śledzenie czasu spędzonego na spotkaniach?
Ogólnie rzecz biorąc, największym problemem w spotkaniach nie jest ich długość czy ludzie w nich uczestniczący.
Podstawową kwestią jest brak szacunku dla czasu, jaki ludzie poświęcają sobie nawzajem. I to jest coś, czego niestety nigdy nie będziemy w stanie odzyskać. Czas. A bez czasu nie możemy skupić się na naszych celach.
Docenianie czasu pracowników jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakie może zrobić menedżer. Umożliwienie im spędzania czasu na wykonywaniu zadań sprawi, że poczują się szanowani i doceniani.
Będzie to miało większy wpływ na biznes - pozwalając pracownikom na cięższą pracę nad swoimi celami.
Koszt bezproduktywnych spotkań: liczby, które musisz znać
Spotkania to jedna z największych strat czasu w pracy. A bezcelowe spotkania mają ogromny wpływ na finanse firmy. Oto przykład, abyś mógł zrozumieć matematykę.
Według Insider każdego dnia w Ameryce odbywa się około 11 milionów spotkań, a jedna trzecia z nich jest bezproduktywna.
I zgadnij co? Wiąże się to z kosztami: szacuje się, że każdego roku 37 miliardów dolarów jest traconych na bezproduktywne spotkania. Jakie to szalone?
Jeśli nie widzisz, że czas to pieniądz, pomyśl o tym. Jeśli masz bezproduktywne spotkanie z 7 pracownikami i trwa ono 1 godzinę, to nie marnujesz 1 godziny. Marnujesz 7 godzin pracy!
Ale w takim razie, dlaczego wciąż w nich uczestniczymy, skoro większość z nich kończy się po prostu stratą czasu i pieniędzy?
Dowiedzmy się, co sprawia, że spotkania są nieproduktywne.
Co sprawia, że spotkania są nieproduktywne?
Istnieje wiele powodów, które sprawiają, że spotkania są nieproduktywne i generalnie są ogromną stratą czasu. Oto nasza lista 5 najważniejszych z nich:
1. Wielozadaniowość
Czy ludzie sprawdzają swoje e-maile lub nadrabiają zaległości w innej, niezwiązanej z nimi pracy podczas spotkania? Odpowiedź brzmi: w większości przypadków tak.
Jeśli czujesz, że to spotkanie jest dla ciebie ogromnym marnowaniem czasu, skończysz robiąc inne rzeczy zamiast zwracać uwagę na to, co dzieje się na tym spotkaniu.
I coś ci powiemy: wielozadaniowość może być powodem, dla którego czujesz się nieproduktywny.
2. Zbyt wiele osób
Jak często byłeś na spotkaniu, które nie było dla ciebie i nie miało nic wspólnego z twoją pracą? Wielu członków zespołu nawet nie zabiera głosu podczas spotkań, ponieważ po prostu tam nie pasują.
Większość ludzi chce omawiać sprawy, które mają bezpośredni wpływ na ich pracę. Jeśli więc to ty wywołujesz spotkanie, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, czy dana kwestia ma wpływ na osoby, które zapraszasz.
3. Osoby zdalne czują się pominięte
W przypadku pracy hybrydowej szybko stało się to problemem. Kiedy jesteś na spotkaniu, na którym połowa osób jest zdalna, nie zapominaj, że oni tam są. Samotność jest jednym z największych wyzwań dla pracowników zdalnych.
Dla członków zespołu uczestniczących zdalnie, utrzymanie koncentracji i zaangażowania może być jeszcze większym wyzwaniem. Dlatego staraj się utrzymać płynność spotkania i staraj się zaangażować wszystkich w rozmowę.
Przeczytaj także: Przewodnik po pracy zdalnej
4. Brak struktury, planowania i zarządzania czasem
Wszyscy możemy się zgodzić, że większości spotkań, w których uczestniczymy, brakuje struktury i planowania. Częściej chodzimy na spotkania, o których nic nie wiemy, niż na te, które znamy.
Aby wszystko przebiegło szybko i sprawnie, przygotuj agendę spotkania. Upewnij się, że dla wszystkich jest jasne, jaki jest główny cel spotkania, co próbujesz osiągnąć i trzymaj się planu.
Upewnij się również, że każdy temat dyskusji ma swoje miejsce w porządku obrad. Nie marnuj zbyt wiele czasu na niektóre tematy i nie pozostawiaj innych bez opieki.
5. Aktualizacje statusu
"Co robiłeś od naszego ostatniego spotkania? Z kim rozmawiałeś? Jakie są aktualizacje?" Tego typu pytania to zdecydowane "nie" na spotkaniach.
Jeśli większość czasu spotkania poświęcana jest na omawianie rzeczy, które już się wydarzyły, to nie jest to produktywne.
Według Forbes, "Firmy spędzają zbyt dużo czasu na spotkaniach jako sposobie na dzielenie się historycznymi informacjami. Oznacza to, że firmy nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na skupienie się na przyszłości i na tym, jak inni mogą pomóc w osiągnięciu wyników". "
Skoncentruj się na nowych rozwiązaniach i wynikach oraz opracuj plany działania. O to właśnie powinno chodzić w spotkaniach.
Jak naprawić nieproduktywne spotkania w 7 krokach
Teraz, gdy wiemy, co sprawia, że spotkania są nieproduktywne, jaki jest przepis, aby to naprawić? Jak możemy zmienić tę narrację i przekształcić spotkania w motory działania?
Dowiedz się, jak rozwiązać problem nieproduktywnych spotkań w 7 prostych i szybkich krokach.
1. Rozważ inne alternatywy
Pomyśl, ile razy pomyślałeś: "To można było załatwić przez e-mail"? Nie wszystkie spotkania można zastąpić w ten sposób, jednak jesteśmy pewni, że niektóre z nich można.
Ta opcja pozwoli pracownikom przeglądać tylko istotne szczegóły i w razie potrzeby przekazywać informacje zwrotne.
2. Utwórz porządek obrad
Przed spotkaniem zastanów się nad jego celem i ustal jasne cele. Przed rozpoczęciem spotkania zdecyduj, co chcesz osiągnąć. Rozważ cele spotkania z wyprzedzeniem i zapisz je.
Nie czekaj, aż ludzie się zbiorą i zaczną rzucać pomysłami bez konkretnego celu. Pomoże ci to pozostać skupionym i na dobrej drodze.
3. Już przynoszą rozwiązania
Bądź proaktywny i już teraz przedstaw kilka pomysłów i rozwiązań!
Jeśli wraz z innymi uczestnikami ustalisz wcześniej określoną liczbę rozwiązań, spotkanie będzie o wiele bardziej produktywne, ponieważ ludzie przyjdą na nie wiedząc, czego się spodziewać.
Pozwoli to zobaczyć wszystkie opcje i wybrać najlepszą z nich.
4. Zapraszaj tylko niezbędne osoby
Tworząc listę spotkań, należy zadać sobie pytanie, kto musi w nich uczestniczyć. To znaczy, kto jest niezbędny do podejmowania decyzji i bycia częścią procesu. Kto ma ważne spostrzeżenia?
Co najważniejsze, staraj się nie zapraszać osób, które nie muszą w nim uczestniczyć. Pomoże to zapewnić, że spotkanie nie będzie stratą czasu.
5. Zachęcanie do otwartej rozmowy
Wnoszenie wkładu sprawia, że ludzie czują się dobrze. Upewnij się więc, że pozwalasz ludziom angażować się w rozmowę i pozwalasz im dyskutować na różne tematy. Uzyskanie wkładu od wszystkich sprawi, że ludzie będą zaangażowani.
Aby jednak wszystko było uporządkowane, należy przeznaczyć czas w agendzie na otwartą dyskusję. Śledź czas i upewnij się, że jednemu tematowi nie poświęca się więcej uwagi niż to konieczne.
Po prostu chcesz mieć pewność, że wszyscy członkowie zespołu czują się wolni, aby zabrać głos, gdy mają coś wartościowego do powiedzenia.
6. Ustaw określony czas zakończenia
Czy jest coś gorszego niż bycie na spotkaniu bez wyraźnego celu? Więc nie bądź taką osobą!
Tworząc agendę i planując punkty do omówienia, określ, jak długo będziesz omawiać każdy temat i odpowiednio przydziel czas.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, zawsze możesz skorzystać z aplikacji do śledzenia czasu! Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek, jak zakończyć spotkanie, przeczytaj naszego bloga, a znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby się wyróżnić.
7. Zakończ planem działania
W ciągu ostatnich kilku minut poświęć trochę czasu na omówienie kolejnych kroków. Zapisz, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdego zadania i ustal ramy czasowe.
W ten sposób nic nie zostanie zapomniane, a każdy weźmie na siebie część odpowiedzialności.
Skoro czytasz o bezproduktywnych spotkaniach, być może zainteresuje Cię również to, jak je prowadzić.
FAQ
Jaki procent spotkań jest bezproduktywnych?
Według Harvard Business Review 71% spotkań jest bezproduktywnych.
Czy zbyt wiele spotkań jest bezproduktywnych?
Nieefektywne i nieproduktywne spotkania mogą mieć negatywny wpływ na psychikę i umysł. Zgodnie z Harvard Business Review, "(...) 92% pracowników uważa spotkania za kosztowne i nieproduktywne. Niezliczone interakcje online często prowadzą do "Zoom fatigue" - neuropsychologowie twierdzą, że stan ten w dużym stopniu przyczynia się do technostresu. Krótko mówiąc, więcej spotkań nie pomaga nikomu osiągnąć swoich celów".
Czy spotkania to strata czasu?
Wiele badań potwierdziło, że spotkania to w rzeczywistości strata czasu.
Wznowienie
Spotkania nie muszą być pułapką; mogą być narzędziem zmiany.
Postępuj zgodnie z dobrymi praktykami, o których wspomnieliśmy i popraw produktywność, komunikację i integrację pracy zespołu, a także satysfakcję z pracy i równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Nie musisz wykorzystywać spotkań jako sposobu na bycie na bieżąco.
Możesz być zainteresowany: