Szacowanie czasu: Prosty przewodnik po dokładnym szacowaniu projektów

W zarządzaniu projektami zarządzanie czasem ma pierwszorzędne znaczenie. Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania czasem jest szacowanie czasu. Jeśli zastanawiasz się , jak oszacować czas dla projektu , trafiłeś we właściwe miejsce.

W tym artykule omówimy szacowanie czasu w zarządzaniu projektami , jego znaczenie oraz różne metody i techniki, które mogą dokładnie oszacować czas projektu. Jedną z podstawowych strategii, która pomoże Ci dokładnie oszacować czas, jest śledzenie czasu. Ponadto zobaczymy, dlaczego.

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

Pobierz teraz

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy dopiero zaczynasz pracę w tej branży, w tym artykule znajdziesz wszystkie informacje potrzebne do efektywnego zarządzania czasem i zagwarantowania pomyślnej realizacji projektów.

Czym jest szacowanie czasu w zarządzaniu projektami?

Oszacowanie czasu polega na ustaleniu, ile czasu zajmie projekt lub zadanie. Jest to ważne dla zarządzania projektami , ponieważ pomaga menedżerom planować i skutecznie przydzielać zasoby. Im lepiej znasz szczegóły i złożoność pracy, tym dokładniejsze będą Twoje szacunki.

Aby obliczyć całkowity czas potrzebny na realizację projektu , należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Ile to pracy? Utwórz szczegółową strukturę podziału pracy i wypisz kluczowe zadania swojego zespołu, aby osiągnąć kamienie milowe projektu i produkty końcowe.
• Ile czasu zajmie ukończenie projektu?: Oceń, ile czasu zajmie każda czynność w projekcie w godzinach, dniach lub tygodniach, a następnie zsumuj poszczególne szacunki, aby uzyskać całkowity czas potrzebny na ukończenie projektu.

Należy pamiętać, że szacowanie czasu stanowi kluczowy aspekt początkowego planowania projektu i w połączeniu z innymi technikami planowania pomaga:

• Ustal realistyczne oczekiwania dotyczące projektu;
• Przewiduj potencjalne ryzyka;
• Usprawnij procesy;
• Skup się na priorytetach od samego początku.

Dlaczego szacowanie czasu jest ważne? 

Oszacowanie czasu stanowi kluczowy aspekt planowania i zarządzania projektem, umożliwiający zespołom dokładne przewidywanie ilości czasu potrzebnego na ukończenie zadania lub projektu.

Informacje te są kluczowe dla efektywnego przydzielania zasobów, przewidywania kosztów i zarządzania budżetem, ustalania realistycznych harmonogramów oraz identyfikowania potencjalnych zagrożeń i problemów.

Oszacuj, ile czasu zajmują Ci zadania

„Timeluar pomógł mi workflow i dał mi świetne dane na temat tego, ile czasu poświęcam każdemu rodzajowi projektu. Uwielbiam, jak proste jest w użyciu” – Heather M.

Wypróbuj Timeular za darmo

Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o cyklu życia projektu, w naszym poście .

Zalety szacowania czasu w zarządzaniu projektami

Ustalanie realistycznych oczekiwań

Jedną z głównych zalet szacowania czasu jest to, że pozwala zespołom ustalić realistyczne oczekiwania co do projektu.

Rozumiejąc zakres pracy i ilość czasu potrzebną do jej ukończenia, zespoły mogą ustalić jasne ramy czasowe i realistyczne cele zarządzania projektem . Pomaga to upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem. 

Zarządzanie oczekiwaniami jest również istotne dla relacji z klientami. Jednym z najczęstszych powodów, dla których klienci są niezadowoleni z firmy, jest opóźnienie w szacunkach czasowych. 

WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz przewodnik i dowiedz się , jak tworzyć harmonogramy projektów

Identyfikacja potencjalnych problemów

Kolejną zaletą szacowania czasu jest to, że pozwala zespołom przewidywać potencjalne ryzyka i problemy.

Dzięki zrozumieniu czasu potrzebnego do ukończenia każdego zadania lub czynności zespoły mogą zidentyfikować potencjalne wąskie gardła i obszary, w których mogą wystąpić opóźnienia. Pozwala im to proaktywnie zająć się tymi problemami i złagodzić ich wpływ na ogólny harmonogram projektu.

Przeczytaj nasz poradnik dotyczący zarządzania ryzykiem w projekcie .

Efektywne przydzielanie zasobów

Oszacowanie czasu może również pomóc zespołom usprawnić procesy i zoptymalizować alokację zasobów.

Rozumiejąc, ile czasu zajmą różne zadania i działania, zespoły mogą określić najefektywniejszą kolejność ich wykonania. Pozwala im to zmaksymalizować zasoby i zminimalizować zmarnowany czas i wysiłek.

Poznaj różnicę między efektywnością a skutecznością .

Zapobieganie przekroczeniom kosztów

Prawidłowe oszacowanie czasu jest kluczowe dla efektywnego przydzielania zasobów, ustalania realistycznych harmonogramów i identyfikowania potencjalnych ryzyk i problemów. Pozwala to proaktywnie rozwiązywać te problemy i łagodzić ich wpływ na ogólny harmonogram projektu, unikając w ten sposób przekroczenia kosztów z powodu opóźnień.

Wszystko to pomaga menedżerom zapewnić ukończenie projektu na czas i w ramach budżetu, unikając przekroczenia budżetu i gwarantując sukces projektu.

Przeczytaj nasz przewodnik i dowiedz się , jak zarządzać budżetem projektu .

Oszacowanie czasu ma znaczenie dla każdego

Zegar zawsze tyka dla każdego! W związku z tym szacowanie czasu jest ważne dla szerokiego zakresu osób i organizacji w różnych kontekstach.

Dla kierowników projektów i liderów zespołów

Oszacowanie czasu ma kluczowe znaczenie dla efektywnego planowania i zarządzania projektami.

Umożliwia im ustalenie realistycznych harmonogramów, przydzielenie zasobów i zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk i problemów. Pomaga to zapewnić ukończenie projektu na czas i w ramach budżetu.

WSKAZÓWKA: Wybierz kurs zarządzania projektami i dowiedz się, jak korzystać z szacowania czasu w zarządzaniu projektami.

Dla właścicieli firm i kadry zarządzającej

Podejmowanie świadomych decyzji o alokacji zasobów i ustalaniu priorytetów projektów ma dla właścicieli firm ogromne znaczenie.

Wiedza o tym, ile czasu potrzeba na ukończenie różnych zadań i działań, pozwala określić, które projekty są najważniejsze i powinny zostać potraktowane priorytetowo.

Ile czasu Twój zespół poświęca każdemu projektowi?

„Od kiedy zaczęliśmy używać Timeular i śledząc nasz czas, nigdy nie popełniliśmy kolejnego błędu w planowaniu, tworzeniu dokładnych propozycji lub budżetowaniu dla klientów. Jest tak łatwy w użyciu. Wszyscy go używają i to widać” – AC Coppens, założyciel THE CATALYSTS

Wypróbuj Timeular za darmo

Dla pracowników i członków zespołu

Oszacowanie czasu jest istotne, aby pracownicy mogli skutecznie realizować swoje zadania i przyczyniać się do ogólnego sukcesu projektu.

Wiedząc, ile czasu potrzeba na ukończenie pracy, pracownicy mogą odpowiednio zaplanować swój czas i ustalić priorytety zadań.

Znajdź najlepsze techniki ustalania priorytetów, aby uniknąć zakłócenia realizacji Twojego projektu.

Notatka

W różnych kontekstach szacowanie czasu odgrywa również istotną rolę w różnych branżach i obszarach, takich jak budownictwo, tworzenie oprogramowania, planowanie wydarzeń, tworzenie produktów i wiele innych.

Przykładowo, dokładne oszacowanie czasu trwania prac budowlanych ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia opóźnień i przekroczenia budżetu.

W rozwoju oprogramowania dokładne oszacowanie czasu ma kluczowe znaczenie dla dostarczenia produktów na czas i w ramach budżetu.

Podczas planowania wydarzeń istotne jest oszacowanie czasu, aby mieć pewność, że wszystko przebiegnie sprawnie i zgodnie z harmonogramem.

Jak dokładnie oszacować czas projektu

Do tej pory wiesz już, że dokładne oszacowanie czasu potrzebnego na projekt jest niezbędne do skutecznego zarządzania projektem. Ale zakładamy, że zastanawiasz się, jak to zrobić.

Oto jak precyzyjnie oszacować czas realizacji projektów i powiązanych z nimi zadań.

• Śledź swój czas i czas swojego zespołu . Kiedy śledzisz, ile czasu członkowie Twojego zespołu potrzebują na wykonanie zadania, zbierasz cenną wiedzę na potrzeby przyszłych szacunków. Śledzenie czasu pomaga Ci dokonywać lepszych przyszłych szacunków.
• Określ zakres projektu: Utwórz szczegółową listę wszystkich zadań, aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte.

• Zastosuj odpowiednią technikę szacowania: Przejrzyj dostępne techniki i wybierz tę, która najlepiej pasuje do Twojego projektu.
• Uwzględnij godziny przeznaczone na przegląd i poprawki: Nie zapomnij uwzględnić dodatkowego czasu na przegląd i poprawki.
• Miej nadzieję na najlepsze, ale bądź przygotowany na najgorsze: dodaj bufor awaryjny, zaokrąglając szacunkowy czas, aby uwzględnić potencjalne ryzyko.
• Połącz wszystkie szacunki czasowe: Dodaj wszystkie szacunki dotyczące zadań, rewizji i zdarzeń awaryjnych, aby uzyskać pierwszą ogólną wycenę projektu.
• Przejrzyj i sfinalizuj szacunek: Przejrzyj szacunek ze swoim zespołem i wszelkimi stosownymi narzędziami do zarządzania czasem lub innymi typami, aby upewnić się, że jest realistyczny i osiągalny. Wprowadź wszelkie niezbędne poprawki.

Co robi kierownik projektu? Poznaj różne role i obowiązki kierownika projektu w naszym przewodniku .

Jak oszacować czas realizacji projektu: krok po kroku

Prawdziwe pytanie pozostaje: jak można oszacować czas trwania projektu? Istnieją pewne niezbędne kroki, które należy wykonać, aby zrozumieć złożoność tej metody.

Jeżeli będziesz się ich ściśle trzymać, nie będziesz miał żadnych problemów z osiągnięciem doskonałości w oszacowaniu czasu realizacji projektów:

Krok 1: Podziel zadania na mniejsze

Gdy już otrzymasz propozycję projektu, musisz podzielić go na mniejsze zadania, aby dopasować je do harmonogramu swojego zespołu.

Musisz również zdecydować, co możesz zrobić sam, a co musisz delegować . Musisz spisać podróż, którą musisz odbyć, aby osiągnąć ukończenie projektu. Na przykład, oto kilka kroków:

1. Badania
2. Skonsultuj się z zespołem
3. Dołącz do wszystkich, aby przygotować propozycję projektu i ją przejrzeć
4. Prześlij do kierownika w celu ostatecznego przeglądu
5. Złóż pisemną i edytowaną propozycję

Następnie musisz oszacować czas potrzebny na każdy etap podróży, aż do jej zakończenia.

Krok 2: Wdrażanie członków zespołu

Upewnij się, że angażujesz w projekt wszystkie osoby potrzebne do jego realizacji , biorąc pod uwagę kompetencje każdej z nich.

Oszacowanie czasu trwania projektu jest jeszcze skuteczniejsze, gdy zapytasz o opinię swój zespół. Ze względu na ich specyficzne umiejętności, spostrzeżenia pracowników mogą być czynnikiem zmieniającym zasady szacowania czasu.

Krok 3: Zbierz dane z przeszłości

Biorąc pod uwagę wszystkie rozważania z poprzednich kroków, czas oficjalnie rozpocząć szacowanie czasu potrzebnego na ukończenie konkretnego projektu.

Ważne jest, aby ustalić szacunki czasu dla każdego pojedynczego zadania, od najmniejszego do bardziej złożonego. To idealny moment, aby przyjrzeć się poprzednim danym zebranym z oprogramowania do śledzenia czasu i osób, które już od jakiegoś czasu zajmują się szacowaniem czasu.

Krok 4: Dodaj dodatkowy czas do swojego oszacowania

Jako działanie zapobiegawcze musisz uwzględnić dodatkowy czas w swoich szacunkach.

Musisz to uwzględnić, ponieważ wypadki i nieprzewidziane zdarzenia zdarzają się cały czas , szczególnie podczas prowadzenia działalności. Musisz przewidzieć takie rzeczy, jak opóźnienia dostawców, spotkania, przerwy, testowanie i przeglądanie i wiele innych.

Krok 5: Zaplanuj zadania

Za każdym razem, gdy wspólnie z zespołem szacujecie czas, kolejnym niezbędnym krokiem jest umiejscowienie każdego zadania w harmonogramie swoim i swojego zespołu.

Dobrą praktyką jest zaplanowanie zadań, które trzeba wykonać, i delegowanie pozostałych zadań członkom zespołu.

• Zalecana lektura: Czym jest tabela Duponta ?

Krok 6: Wyznacz czas na przegląd i testowanie

Gdy projekt idzie dobrze, z pewnymi codziennymi przeszkodami po drodze, zazwyczaj osiągasz zakończenie po godzinach, które oszacowałeś. Jednak równie ważne jest oszacowanie godzin rewizji , których używasz do przeglądania końcowego produktu projektu lub samego zadania.

Na koniec musisz przeznaczyć czas na przetestowanie projektu przed jego oddaniem.

Krok 7: Porównaj planowany i rzeczywisty czas dostawy

To moment, w którym projekt lub zadanie dobiega końca.

Gdy już zrobisz wszystko, co od Ciebie zależało, aby doprowadzić projekt do końca, warto porównać szacowany czas trwania projektu z czasem faktycznie potrzebnym na jego realizację.

Jeśli zauważysz jakieś różnice, zapisz je na przyszłość.

Najlepsze metody szacowania czasu

Oszacowanie czasu jest niezbędne w zarządzaniu projektami, ale może być trudne! Skąd wiesz, ile czasu zajmie wykonanie zadania? Albo ile czasu zaplanować na projekt? Następnie przyjrzymy się niektórym z najczęstszych technik szacowania czasu, które pomogą Ci tworzyć dokładniejsze szacunki dla Twoich projektów.

Oprogramowanie do śledzenia czasu

Czy śledzenie czasu jest skuteczne ? Tak, śledzenie czasu to sposób na dokładne śledzenie czasu, jaki poświęcasz na zadania. Aby zwiększyć dokładność i lepiej oszacować czas, możesz użyć oprogramowania do śledzenia czasu.

Oprogramowanie do śledzenia czasu jest cennym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ pomaga udoskonalić szacunki czasu . Rejestruje czas spędzony na zadaniach i zapewnia potężne możliwości raportowania, które pozwalają analizować dane i dokonywać dokładniejszych szacunków. Może również pomóc w identyfikowaniu wzorców i trendów, które można wykorzystać do dokonywania dokładniejszych szacunków czasu w przyszłości.

Ponadto pozwala mierzyć postępy w danym zadaniu w stosunku do szacunków czasu, co pozwala lepiej zarządzać czasem i utrzymać projekt na właściwej drodze. Ogólnie rzecz biorąc, dokładne śledzenie czasu poprawia wydajność i pomaga lepiej wykorzystać czas.

Śledź czas dokładnie, bez żadnego wysiłku

"Odkąd zaczęliśmy korzystać z Timeular i śledzić nasz czas, nigdy nie popełniliśmy kolejnego błędu w planowaniu, tworzeniu dokładnych propozycji lub budżetowaniu dla klientów" - AC Coppens, założyciel THE CATALYSTS

Wypróbuj Timeular za darmo

Dane historyczne

Jednym z najprostszych sposobów oszacowania czasu jest przyjrzenie się poprzednim projektom i sprawdzenie, ile czasu zajęło ukończenie podobnych zadań. Jest to znane jako wykorzystanie danych historycznych.

Może być korzystne w przypadku powtarzających się zadań lub projektów, które podążają za podobnym schematem. Patrząc na to, ile czasu zajęło ukończenie zadania w przeszłości, możesz uzyskać lepsze pojęcie o tym, ile czasu zajmie ono w przyszłości.

Jeśli używasz oprogramowania do śledzenia czasu, możesz przejrzeć historię podobnych projektów i sprawdzić, ile czasu zajęło każde zadanie.

Nie zapomnij wziąć pod uwagę błędów, które popełniłeś w przeszłości, zwłaszcza jeśli początkowa ocena czasu była niewystarczająca.

Metoda oddolna

Metoda bottom-up to technika szacowania czasu, która polega na rozbiciu projektu na mniejsze, bardziej zarządzalne zadania. Po zidentyfikowaniu wszystkich zadań możesz oszacować, ile czasu zajmie ukończenie każdego z nich i dodać wszystko. Może to być dokładniejszy sposób szacowania czasu, ponieważ pozwala wziąć pod uwagę wszystkie drobne szczegóły, które mogą zostać pominięte w innych technikach.

Tę technikę zaleca się, gdy brakuje danych historycznych, aby dokonać świadomych szacunków dla całego projektu. Ważne jest, aby pamiętać, że margines błędu dla poszczególnych szacunków może się kumulować i wpływać na wiarygodność ogólnego szacunku. Oznacza to, że metoda może nie być tak dokładna, jak ta, która wykorzystuje więcej danych historycznych. Używaj jej mądrze!

Metoda odgórna

Metoda top-down jest przeciwieństwem metody bottom-up. Zamiast dzielić projekt na mniejsze zadania, zaczynasz od ogólnego oszacowania, a następnie przechodzisz do poszczególnych zadań. Ta technika może być przydatna, gdy masz do czynienia z projektem, który jest zbyt duży lub złożony, aby oszacować go innymi metodami.

Ta metoda może być dokładniejsza niż metoda bottom-up, ale opiera się na posiadaniu wystarczających informacji i doświadczenia, aby dokonać świadomych szacunków. Jest najskuteczniejsza, gdy istnieje wiele wcześniejszych doświadczeń, na których można oprzeć szacunki.

Opinia eksperta

Wreszcie, istnieje metoda oceny eksperckiej, która polega na konsultacjach z osobami mającymi doświadczenie i wiedzę w obszarze projektu. Może to być członek zespołu, menedżer lub zewnętrzny konsultant. Mogą oni przedstawić Ci szacunki na podstawie swojego doświadczenia i wiedzy, które mogą być dokładniejsze niż szacunki oparte na innych metodach.

Konsultacja z ekspertem może również przynieść dodatkowe korzyści! Nie tylko będą oni mieli cenne porady dotyczące projektu jako całości, ale mogą również być w stanie zidentyfikować problemy, które wpłynęły na podobne projekty w przeszłości. Zapewni to dodatkową warstwę wglądu i może pomóc uniknąć potencjalnych błędów.

Niezależnie od wybranej techniki, ważne jest, aby pamiętać, że szacowanie czasu nie jest ścisłą nauką. Zawsze będzie pewien poziom niepewności. Jednak stosując kombinację tych technik i stale monitorując i dostosowując swoje oszacowanie w razie potrzeby, możesz poprawić dokładność swoich oszacowań czasu i zwiększyć szanse na powodzenie projektu!

Wskazówki, jak poprawić ocenę czasu

Niestety wiele osób ma problem z oszacowaniem czasu i albo niedoszacowuje, albo przecenia czas potrzebny do ukończenia projektu.

Następnie omówimy kilka wskazówek dotyczących poprawy umiejętności szacowania czasu. Te wskazówki pomogą Ci lepiej zarządzać czasem i ukończyć projekty na czas i w ramach budżetu.

Śledź swój czas, poważnie

Nie możesz zarządzać tym, czego nie możesz zmierzyć. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na oprogramowanie do śledzenia czasu, czy inną metodę, upewnij się, że śledzisz swój czas. Będzie to przydatne, ponieważ później będziesz mógł konsultować dane z poprzednich projektów, analizować je i dokonywać dokładniejszych szacunków w przyszłości.

Można nawet używać wykresów Gantta do wizualizacji szacunków i porównywania ich z zadaniami w czasie rzeczywistym.

Zmień śledzenie czasu w zadanie tak łatwe, że Twój zespół nawet je polubi

„Ludzie teraz narzekają znacznie mniej na śledzenie czasu ze względu na łatwy interfejs Timeular . Dzięki temu śledzenie czasu stało się o wiele mniej przeszkodą i stało się o wiele bardziej dostępne” – Kaitlin Snow Seamons, dyrektor kreatywna w Harmon Brothers

Wypróbuj Timeular za darmo

Stosuj metody szacowania konsekwentnie

Spójność jest kluczowa, jeśli chodzi o szacowanie czasu. Konsekwentne stosowanie tej samej metody pomoże zwiększyć dokładność w czasie. Ponadto potrzeba kilku prób z daną metodą, zanim zrozumiesz, czy jest dla Ciebie odpowiednia.

Oszacuj w najgorszym momencie dnia

Według książki Daniela H. Pinka „When: The Scientific Secrets of Perfect Timing” nasz wewnętrzny zegar nie tylko wpływa na to, kiedy czujemy się najbardziej energiczni i skupieni, ale także na to, kiedy jesteśmy najbardziej skłonni czuć się kreatywnie, pozytywnie lub negatywnie.

W książce Pink cytuje badanie , w którym analizowano nastroje ludzi, wykorzystując dane z milionów wiadomości na Twitterze. Dane wykazały, że ludzie mają tendencję do bycia mniej pozytywnymi, gdy osiągają swój najniższy punkt dnia, który Pink nazywa „dołkiem”. Dlatego najlepiej jest szacować w najniższym punkcie dnia, ponieważ może to zapewnić bardziej realistyczną i dokładną ocenę.

Poproś kogoś o wycenę

Zamiast próbować samodzielnie szacować koszty zadań, rozważ zwrócenie się o opinię do współpracownika.

Często, gdy oceniamy nasze możliwości wykonania zadań, mamy tendencję do nadmiernego optymizmu co do czasu, jaki to zajmie. Jednak gdy rozważamy szacunki innych, mamy tendencję do bycia bardziej realistycznymi i pragmatycznymi.

Zwiększy to dokładność Twoich szacunków i usprawni współpracę członków zespołu.

Tworzenie raportów projektowych

Po zakończeniu projektu stwórz raport , aby udokumentować, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłych projektach.

Wykorzystaj dane i spostrzeżenia z tego projektu, aby dokonać dokładniejszych szacunków czasu dla przyszłych projektów. W ten sposób unikniesz popełniania tych samych błędów!

Utwórz efektywny harmonogram dla członków zespołu

Stworzenie efektywnego harmonogramu pracy pracowników stanowi kluczową strategię pozwalającą dostosować szacunki czasowe do rzeczywistych wyników.

Dzięki przemyślanemu przydzielaniu zadań odpowiednim pracownikom na podstawie ich umiejętności i poziomu efektywności, dobrze ułożony harmonogram minimalizuje ryzyko przekroczenia limitu czasowego.

Takie harmonogramy pozwalają również na podział zadań, zapobiegając nadmiernemu obciążeniu pracą i wypaleniu zawodowemu oraz gwarantując ukończenie zadań w szacowanym czasie.

Wnioski

Oszacowanie czasu stanowi kluczowy aspekt zarządzania projektem i jest niezbędne do jego ukończenia.

Dzięki zrozumieniu znaczenia szacowania czasu, różnych metod i technik, które można wykorzystać, oraz wskazówek, jak usprawnić szacowanie czasu, kierownicy projektów mogą mieć pewność, że ich projekty zostaną ukończone na czas i w ramach budżetu. 

Zawsze bierz pod uwagę ryzyko i niewiadome, wykorzystuj narzędzia do zarządzania projektami , a także stale monitoruj i dostosowuj harmonogram w razie potrzeby.

Stosując systematyczne podejście, możesz poprawić swoje umiejętności szacowania czasu i zwiększyć swoje szanse na sukces!

FAQ