Alokacja zasobów 101: Jak przydzielane są zasoby?

Skuteczne wykorzystanie sztuki alokacji zasobów jest bez wątpienia grą strategiczną. Mógłbym nawet powiedzieć, że to prawie jak gra w szachy. Istnieje kapitał ludzki do zarządzania, zasoby finansowe, aktywa technologiczne i być może najcenniejszy zasób ze wszystkich: czas. Jak zarządzać tym wszystkim?

Szukasz łatwej w obsłudze, inteligentnej i bezpiecznej aplikacji do śledzenia czasu pracy, która usprawni alokację zasobów?

Wypróbuj Timeular za darmo

Czym jest alokacja zasobów? Definicja

Alokacja zasobów to strategiczna i celowa dystrybucja dostępnych zasobów w celu osiągnięcia określonego celu przy jednoczesnej maksymalizacji produktywności i wydajności. Ta strategiczna operacja obejmuje kapitał finansowy, zasoby ludzkie, czas, technologię i wiedzę specjalistyczną.

Większym wyzwaniem w procesie alokacji zasobów jest podejmowanie decyzji: gdzie zainwestować wszystkie zasoby, jak i kiedy.

Wykorzystanie narzędzia do alokacji zasobów może znacznie pomóc w tym procesie, zapewniając przejrzystą widoczność zasobów, zaawansowane możliwości filtrowania i wspierając łatwe przypisywanie w oparciu o priorytety projektu i dopasowanie umiejętności.

Co liczy się jako zasoby?

• Kapitał finansowy - pieniądze i inne aktywa finansowe, którymi dysponuje organizacja. Alokacja kapitału finansowego obejmuje budżetowanie projektów, inwestowanie i zarządzanie wydatkami.
• Zasoby ludzkie - ludzie w organizacji stanowią cenny zasób. Alokacja zasobów w tym kontekście obejmuje przypisywanie pracowników do określonych zadań, wielu projektów lub działów, zgodnie z ich umiejętnościami i wiedzą.
• Wiedza, umiejętności i doświadczenie - aktywa intelektualne, takie jak wiedza i doświadczenie, są kluczowymi zasobami. Przydzielanie tych zasobów obejmuje identyfikację kluczowych członków zespołu, wspieranie kultury ciągłego uczenia się i wykorzystywanie wiedzy specjalistycznej tam, gdzie jest ona najbardziej potrzebna.
• Zasoby technologiczne i infrastruktura - dostępne narzędzia, technologie i infrastruktura fizyczna, które mogą wymagać inwestycji, konserwacji i/lub modernizacji.
• Czas - niestety czas jest ograniczonym zasobem, a sposób jego alokacji jest decydującym czynnikiem, który może znacząco wpłynąć na produktywność i wynik projektu lub przyszłość organizacji. Efektywne zarządzanie czasem obejmuje właściwą alokację czasu i ustalanie priorytetów zadań i działań, aby skutecznie osiągać cele.

Kto jest odpowiedzialny za alokację zasobów? Kierownicy projektów?

Odpowiedzialność za proces alokacji zasobów różni się w zależności od wielkości i struktury organizacji.

Najistotniejsi interesariusze to zazwyczaj kadra kierownicza, kierownicy ds. zasobów, kierownicy działów, dział finansowy organizacji, kierownicy projektów i dział kadr.

W rzeczywistości, aby skutecznie przydzielać zasoby, trzeba współpracować.

Przeczytaj również: Role i obowiązki kierowników projektów

Kluczowe korzyści z efektywnej alokacji zasobów

Korzyści płynące z alokacji zasobów są zróżnicowane, ale wszystkie przyczyniają się do realizacji krótko- i długoterminowych celów organizacji. Przyjrzyjmy się im bliżej:

• Lepsze podejmowanie decyzji. Strategia alokacji zasobów oparta na danych ułatwia podejmowanie świadomych decyzji i pozwala zespołom przewidywać możliwe wyzwania i identyfikować możliwości. Organizacjemogą lepiej przewidywać i łagodzić potencjalne ryzyko związane z projektem poprzez strategiczne przydzielanie zasobów.
• Bardziej wydajne operacje. Efektywna alokacja zasobów pomaga zidentyfikować niepotrzebne wydatki i przenieść zasoby do obszarów, które potrzebują ich więcej, co skutkuje oszczędnościami i poprawą wydajności biznesowej.
• Zwiększona ogólna satysfakcja. Prawidłowo przydzielone zasoby obejmują umieszczanie pracowników w rolach, które są zgodne z ich umiejętnościami i zainteresowaniami, zwiększając satysfakcję z pracy. Inwestowanie w ich umiejętności sprzyja retencji.
• Zrealizowane role strategiczne. Zasoby są kierowane na działania, które są zgodne z celami strategicznymi, zapewniając, że organizacja wspólnie zmierza we właściwym kierunku.
• Większa koncentracja na tym, co jest potrzebne. Odpowiednia alokacja zasobów umożliwia organizacjom skoncentrowanie się na kluczowych kompetencjach.
• Adaptacja do możliwych zmian. Efektywna alokacja zasobów pozwala organizacjom skuteczniej dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych, postępu technologicznego i nieprzewidzianych wyzwań.
• Stabilne finanse. Jeśli inwestycje są zgodne z priorytetami strategicznymi, alokacja zasobów zminimalizuje ryzyko finansowe i będzie promować zrównoważony wzrost.
• Zwiększona przewaga konkurencyjna - przeznaczanie zasobów na badania i rozwój zachęca do innowacji, dając organizacjom przewagę konkurencyjną na rynku.

Być może zainteresuje Cię artykuł Jak być bardziej wydajnym.

Metody alokacji zasobów

Są to najczęstsze metody alokacji zasobów, które są nauczane w większości najwyżej ocenianych certyfikatów PMP.

Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

W zarządzaniu projektami ścieżka krytyczna reprezentuje najbardziej rozbudowaną sekwencję współzależnych zadań.

Metoda ścieżki krytycznej (CPM) ustanawia jasną i sekwencyjną kolejność wykonywania zadań przed rozpoczęciem projektu, optymalizując wykorzystanie zasobów. Metoda ta uwzględnia jednak tylko wielozadaniowość.

• Powiązane treści: Jak uniknąć przeciążenia pracowników

Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM)

Zarządzanie wartością wypracowaną integruje koszty, harmonogram i zakres w celu śledzenia postępów.

Porównując wartość ukończonych prac z planowanym budżetem i harmonogramem, EVM pomaga zidentyfikować wszelkie odchylenia od pierwotnego planu zasobów.

• Przeczytaj również: Jaki jest pierwszy krok w zarządzaniu kosztami projektu?

Poziomowanie zasobów

Wdrażając poziomowanie zasobów, należy ocenić możliwości zespołu, aby określić jego obciążenie pracą. Porównaj to z zapotrzebowaniem na zasoby.

Jeśli ograniczone zasoby i popyt nie są do siebie dopasowane, należy odpowiednio zmienić harmonogram zadań.

Wygładzanie zasobów

Wygładzanie zasobów to metoda, która ma na celu zminimalizowanie popytu przy jednoczesnym zapewnieniu, że projekt zostanie ukończony w optymalnych ramach czasowych.

W tym podejściu kierownik projektu modyfikuje planowanie i alokację zasobów zgodnie z potrzebami i umiejętnościami.

Jak przydzielić zasoby projektu

Zarządzanie dystrybucją zasobów, ograniczeniami budżetowymi, zależnościami zadań i harmonogramami projektów jest kluczowym aspektem zarządzania projektami. Głównym celem kierownika projektu jest upewnienie się, że odpowiednie zasoby są przypisane do zadań i działań w sposób, który optymalizuje wydajność nadchodzących projektów i satysfakcję klienta.

Przeanalizujmy, jak krok po kroku przydzielić zasoby projektu i stworzyć plan projektu, który uwzględnia wymagania projektu, zależności zasobów i morale zespołu.

1. Zacznij od zdefiniowania zakresu i celów projektu

Jasne określenie zakresu i celów projektu. Jasne określenie wymagań projektu, harmonogramu projektu i standardów jakości, które muszą zostać osiągnięte.

2. Określenie potrzebnych zasobów

Aby skutecznie zrealizować konkretny projekt, konieczne jest zidentyfikowanie wymaganych zasobów. Obejmuje to określenie niezbędnych członków zespołu, sprzętu, technologii, materiałów i innych zasobów.

Starannie oceniając te potrzeby, kierownicy projektów mogą zoptymalizować alokację zasobów i zapewnić ich efektywne wykorzystanie w całym cyklu życia projektu, zwiększając ogólną produktywność i zapobiegając potencjalnym wąskim gardłom.

• Szablon harmonogramu pracy pracownika

3. Utworzenie struktury podziału zasobów (RBS)

Struktura podziału zasobów (Resource Breakdown Structure - RBS) to szczegółowa struktura wykorzystywana do systematycznego kategoryzowania i organizowania wszystkich zasobów wymaganych dla projektu.

Dzieląc zasoby na konkretne kategorie, takie jak personel, sprzęt, materiały i obiekty, umożliwia menedżerom projektów i zasobów skrupulatne planowanie, przydzielanie i monitorowanie zasobów.

4. Oszacowanie dostępności zasobów

Oceń dostępność istniejących zasobów, zarówno pod względem ilości, jak i jakości. Rozważ dostępność członków zespołu, zewnętrznych wykonawców i wszelkich dodatkowych zasobów potrzebnych do realizacji projektu.

Menedżer zasobów musi ocenić dostępne zasoby, aby określić, czy są one w stanie sprostać wymaganiom projektu, czy też istnieje potrzeba zabezpieczenia dodatkowych zasobów.

Upewnij się, że te same zasoby nie są nadmiernie zaangażowane w wiele projektów, co może prowadzić do wąskich gardeł i opóźnień. Dzięki dokładnemu oszacowaniu dostępnych zasobów, menedżer zasobów może utrzymać zrównoważoną dystrybucję zasobów, zapewniając płynny postęp w całym cyklu życia projektu.

• Czytaj: Ile dni roboczych w roku?

5. Ustalenie priorytetów i odpowiednie przydzielenie zasobów

Priorytetyzacja zadań projektowych w oparciu o ich znaczenie, zależności i ścieżkę. Zidentyfikuj zadania, które są wrażliwe na czas lub mają znaczący wpływ na powodzenie projektu i dopasuj zidentyfikowane zasoby do wymagań każdego zadania.

6. Oszacowanie dostępności zasobów

Weź pod uwagę ograniczenia, takie jak ograniczenia budżetowe, niedobory umiejętności lub dostępność sprzętu, które mogą mieć wpływ na postęp projektu. Ograniczenia te mogą prowadzić do problemów z alokacją zasobów, zwłaszcza w przypadku innych projektów.

Menedżerowie zasobów muszą podejmować strategiczne decyzje dotyczące alokacji, aby skutecznie ustalać priorytety zasobów. Wczesne zajęcie się tymi ograniczeniami zapewnia płynniejsze działanie i zwiększa powodzenie projektu.

7. Korzystanie z narzędzi alokacji zasobów

Poznaj narzędzia do zarządzania projektami, które ułatwiają planowanie i alokację zasobów. Te narzędzia do zarządzania zasobami mogą pomóc w wizualizacji dostępności zasobów, zarządzaniu zasobami i analizowaniu obciążenia pracą oraz zapewnieniu wydajnej dystrybucji zasobów.

8. Monitorowanie wykorzystania zasobów i obciążenia pracą

Ciągłe monitorowanie i śledzenie wykorzystania zasobów na całej ścieżce projektu oraz dystrybucja zadań i zasobów w sposób równoważący obciążenie pracą członków zespołu.

Unikaj przeciążania poszczególnych osób zbyt wieloma zadaniami lub nierównomiernego przydzielania zasobów.

Przeczytaj również: Czym jest monitorowanie projektu?

9. Elastyczność na zmiany 

Podczas gdy zbyt wiele zmian w zakresie projektu i harmonogramie projektu nie jest zalecane, elastyczność jest nadal wymagana, jeśli zajdzie taka potrzeba. Należy ponownie ocenić zapotrzebowanie na zasoby i dokonać niezbędnych korekt.

10. Zagwarantowanie jasnej komunikacji od początku do końca

Informowanie zespołu projektowego o przydzielonych zasobach. Upewnienie się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki, w tym przydzielone zadania i oczekiwane ramy czasowe.

Przez jasną komunikację rozumiem również regularne przeglądy podejmowanych decyzji. Analizuj wydajność projektu, identyfikuj obszary wymagające poprawy i usprawniaj zarządzanie zasobami.

Narzędzia alokacji zasobów

Przyjrzyjmy się kilku narzędziom alokacji zasobów, które kierownicy projektów mogą wykorzystać podczas planowania organizacji zasobów.

Wykresy Gantta

Wykresy Gantta oferują prosty sposób na nakreślenie zadań projektowych. Narzędzie to ułatwia alokację zasobów w projektach, umożliwiając menedżerom zasobów przypisywanie zadań, śledzenie czasu spędzonego na każdym zadaniu i precyzyjne określanie zapotrzebowania na zasoby w czasie trwania projektu.

Macierz alokacji zasobów

Matryca alokacji zasobów zapewnia kompleksowy przegląd wymaganych zasobów projektu. Jest to świetna metoda proaktywnego identyfikowania potencjalnych blokad.

Zazwyczaj macierz zawiera imiona i nazwiska członków zespołu, ich role, dostępność, umiejętności i przypisane zadania. Wizualizuje zasoby, dopasowując je do zadań i działań projektowych.

Wykresy obciążenia pracą

Wykresy obciążenia pracą wizualnie przedstawiają alokację zasobów w zespołach projektowych, działach lub całej organizacji. Pozwalają one na szybką ocenę przydzielonych godzin pracy każdej osoby.

Powiązany artykuł: Plan zarządzania obciążeniem pracą

Wskazówki dotyczące alokacji zasobów

Pamiętaj o tych kluczowych wskazówkach, aby stworzyć odpowiednią strategię alokacji zasobów:

• Identyfikowanie i ustalanie priorytetów zadań na podstawie ich ważności i terminów;
• Dostosowywanie planów zasobów w miarę ewolucji zakresów i harmonogramów projektów;
• Unikaj przeciążania lub niedostatecznego wykorzystywania członków zespołu;
• Nie zapomnij uwzględnić budżetu, czasu i innych ograniczeń podczas przydzielania zasobów.
• Zapewnienie jasnej komunikacji z członkami zespołu w zakresie zarządzania zasobami i oczekiwań.
• Monitorowanie wykorzystania zasobów w celu dokonywania świadomych korekt.

Warto dowiedzieć się, jak ustalać priorytety zadań.

Szablon i przykłady planowania zasobów

Na przykład używamy szablonu alokacji zasobów do uruchomienia cyfrowej kampanii marketingowej. Ważne jest, aby przydzielić zasoby ludzkie, budżet i zadania na różnych etapach kampanii.

Są to informacje, które należy uwzględnić, dostosowując je do preferowanego szablonu lub narzędzia:

Informacje o projekcie

• Nazwa projektu: Rozpoczęcie cyfrowej kampanii marketingowej
• Kierownik projektu: [Imię i nazwisko]
• Data rozpoczęcia: [Data rozpoczęcia]
• Data zakończenia: [Data zakończenia]

Typy zasobów

Zasoby ludzkie

• Imię i nazwisko:
• Rola: Specjalista ds. marketingu cyfrowego
• Umiejętności:
• Dostępność: 

• Imię i nazwisko: 
• Rola: Copywriter
• Umiejętności: 
• Dostępność: 
• Imię i nazwisko: 
• Rola: Projektant
• Umiejętności: 
• Dostępność: 

Sprzęt/zasoby

• Typ: Budżet kampanii reklamowej
• Ilość: 
• Dostępność:

Budżet

• Całkowity budżet projektu: 100K €
• Budżet przeznaczony na zasoby: 25K €

Przeczytaj również: Planowanie budżetu projektu

Harmonogram alokacji zasobów

Fazy projektu

1. Rozwój strategii
2. Tworzenie treści
3. Projekt
4. Realizacja kampanii
5. Monitorowanie wydajności
6. Raportowanie

Oś czasu

• Rozwój strategii
  • Data rozpoczęcia: 8 stycznia 2024 r.
  • Data zakończenia: 8 lutego 2024 r.
  • Alokacja zasobów:
• Projekt
  • Data rozpoczęcia: [Data]
  • Data zakończenia: [Data]
  • Alokacja zasobów:

Przydział zadań

• Zadanie 1: Plan strategii mediów społecznościowych
  • Szacowany czas trwania: 
  • Przydzielone zasoby:
• Zadanie 2: Projekt graficzny
  • Szacowany czas trwania: 
  • Przydzielone zasoby:

Monitorowanie i raportowanie

• Śledzenie
  • Narzędzie do śledzenia czasu: Timeular
  • Analiza wydajności: Google Analytics
  • Regularne spotkania zespołu: Co dwa tygodnie
• Częstotliwość raportowania
  • Cotygodniowe raporty z postępów
  • Raport z wyników po zakończeniu kampanii

Jak sporządzić raport z projektu

• Plany awaryjne
• Identyfikacja ryzyka
  • Potencjalne zagrożenia: Wydatki na reklamę przekraczające budżet

To może być przydatne: Darmowe szablony zarządzania czasem i alokacji

Wyzwania związane z alokacją zasobów

Chociaż praktyka ta jest kamieniem węgielnym zarządzania projektami i organizacji zadań, alokacja zasobów nadal wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Przewidywanie, zapobieganie, a nawet unikanie ich jest kluczowe. Przyjrzyjmy się kilku przykładom: 

• Ograniczone zasoby - podstawowym wyzwaniem jest brak zasobów. Projekty często muszą zmagać się z ograniczeniami czasowymi, budżetowymi, dotyczącymi wykwalifikowanego personelu i materiałów.
• Zmiany w zakresie projektu - zakres projektu może ewoluować z powodu różnych czynników, takich jak zmiana priorytetów lub zmiany w wymaganiach klienta. Problemy mogą również wystąpić, gdy oś czasu projektu jest stale zmieniana.
• Słaba komunikacja - niewystarczająca komunikacja między zespołem projektowym a interesariuszami może skutkować nieporozumieniami w zakresie potrzeb i dostępności zasobów.
• Niedopasowane umiejętności i zadania - niedopasowanie potrzebnych umiejętności do umiejętności dostępnych w zespole może prowadzić do nieefektywności i opóźnień projektu.
• Ograniczenia technologiczne - przestarzałe lub niewystarczające narzędzia i technologie do zarządzania projektami mogą zatrzymać alokację zasobów. 
• Odporność na zmiany - opór członków zespołu lub interesariuszy wobec zmian w planach alokacji zasobów może opóźnić proces.

Pokonanie tych wyzwań wymaga strategicznego podejścia, skutecznej komunikacji i ciągłego monitorowania. Praca kierownika projektu nigdy się nie kończy.

Jak skutecznie przydzielać zasoby za pomocą Timeular

Śledzenie czasu odgrywa kluczową rolę w efektywnej alokacji zasobów, zapewniając cenny wgląd w to, jak czas jest spędzany na różnych zadaniach i projektach. Korzystanie z Timeular jako narzędzia do śledzenia czasu oznacza posiadanie głównego sojusznika w efektywnym przydzielaniu zasobów.

Jak to działa?

• Po pierwsze, śledzenie czasu w czasie rzeczywistym umożliwia kierownikom projektów ciągłe monitorowanie wykorzystania zasobów. Generuje dane na temat rzeczywistego czasu spędzonego na zadaniach. Dane te służą jako wiarygodna podstawa do podejmowania świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów. Ponadto, śledząc czas spędzony na różnych działaniach, można określić, które zadania wymagają więcej zasobów lub gdzie może być potrzebne dodatkowe wsparcie. 
• Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu będzie również przydatne w równoważeniu obciążenia pracą, ujawniając, ile czasu każdy członek zespołu poświęca na określone zadania. Informacje te zapewniają, że praca jest rozłożona równomiernie, dając możliwość ponownej oceny priorytetów projektu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Śledzenie czasu może uwidocznić przeszkody, skłaniając do dostosowania całego planu i strategii alokacji zasobów. Dane te mogą być również przechowywane i stanowić ważny przewodnik dla przyszłych projektów, w celu lepszego oszacowania czasu i odpowiednich strategii alokacji zasobów.

Szukasz łatwej w obsłudze, inteligentnej i bezpiecznej aplikacji do śledzenia czasu pracy, która usprawni alokację zasobów?

Wypróbuj Timeular za darmo

Wnioski

Alokacja zasobów nie jest jednorazowym zadaniem na początku cyklu życia projektu. Jest to ciągły proces zarządzania projektem, który obejmuje wiele zmiennych.

Zdolność do adaptacji i elastyczność mają fundamentalne znaczenie, ponieważ skuteczna strategia alokacji obejmuje zarządzanie kapitałem ludzkim, zasobami finansowymi, technologią i, co być może najważniejsze, czasem.

Wymaga delikatnej równowagi między celami krótkoterminowymi a długoterminową wizją sukcesu projektu, przy jednoczesnym stawianiu czoła codziennym wyzwaniom, przed którymi nieuchronnie stają zespoły pracujące nad projektem. Osiągnięcie sukcesu jest tym, nad czym kierownicy projektów powinni nieustannie pracować.

FAQ