Zarządzanie ryzykiem projektowym w 2024 roku: The Ultimate Guide
Jako kierownik projektu prawdopodobnie widziałeś to wszystko: dni, w których wszystko idzie gładko, projekt przechodzi wszystkie testy, produktywność zespołu gwałtownie rośnie, a klienci obsypują cię pięciogwiazdkowymi recenzjami.
Ale są też te trudne dni, kiedy wydaje się, że tylko gasisz pożary. Być może zespół projektowy traci kontrolę nad zakresem projektu lub osoba odpowiedzialna za kluczowe zadanie jest chora.
Czy rozważałeś strategię zarządzania ryzykiem, aby w końcu uniknąć utknięcia w tej kolejce górskiej wzlotów i upadków?
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Przyjmując ustrukturyzowany proces zarządzania ryzykiem, nie czekasz tylko na pojawienie się problemów - wyprzedzasz je. W tym artykule dowiesz się, jak identyfikować ryzyka, kategoryzować je i tworzyć solidny plan reagowania na ryzyko.
Czym jest zarządzanie ryzykiem w projekcie?
Zarządzanie ryzykiem projektowym jest istotną częścią zarządzania projektem, koncentrującą się na identyfikacji, ocenie i ograniczaniu ryzyka w całym cyklu życia projektu, aby zapewnić osiągnięcie celów projektu.
Zaczyna się od zrozumienia "ryzyka projektu" jako potencjału zdarzeń, które mogą mieć negatywny wpływ na projekt. Proces ten obejmuje identyfikację ryzyka (określenie, jakie ryzyko może wystąpić), ocenę prawdopodobieństwa ryzyka (jak prawdopodobne jest jego wystąpienie) oraz ocenę jego potencjalnego wpływu.
Takie podejście, kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami, zapewnia proaktywne zarządzanie ryzykiem. Jako jeden z głównych obowiązków kierownika projektuzarządzanie ryzykiem w projekcie ma kluczowe znaczenie dla płynnego kierowania projektem przez cały jego cykl życia i osiągnięcia zamierzonych celów.
Jakie są najczęstsze zagrożenia dla projektu?
Podczas radzenia sobie z ryzykiem związanym z projektem przekonasz się, że są one różne: wewnętrzne, zewnętrzne i techniczne. Ryzyko, które napotkasz, zależy również od konkretnego środowiska i dynamiki zespołu projektowego.
Instytut Zarządzania Projektami (PMI) wskazuje, że w zależności od branży i stosowanych metodologii, rodzaje ryzyka mogą się znacznie różnić.
Uwaga: Pamiętaj, że nie każde ryzyko to zła wiadomość. Istnieją również "pozytywne ryzyka", które są zasadniczo szansami, które mogą przynieść korzyści twojemu projektowi, jeśli dobrze rozegrasz swoje karty.
Dużą częścią procesu zarządzania ryzykiem będzie identyfikacja i priorytetyzacja ryzyk projektowych. Oznacza to, że musisz ustalić, które ryzyka wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać. Chodzi o to, aby upewnić się, że ty i członkowie twojego zespołu projektowego jesteście przygotowani i możecie pokierować projektem w kierunku sukcesu!
Oto podstawowa lista kategorii potencjalnych zagrożeń w zarządzaniu projektami:
Ryzyko wewnętrzne
Wewnętrzne ryzyko projektowe to te trudne kwestie, które pochodzą z wewnątrz organizacji i są całkowicie pod kontrolą. Ryzyko to może pojawić się na dowolnym poziomie, w tym w konkretnym dziale, zespole projektowym lub samym projekcie.
Przyjrzyjmy się kilku typowym przykładom wewnętrznego ryzyka projektowego:
- Istnieje ryzyko harmonogramu, powszechny ból głowy, w którym harmonogram projektu zostaje odrzucony z powodu wewnętrznych czkawek lub poślizgów.
- Zagrożenia dla zdrowia w zespole, takie jak choroba lub wypalenie członków zespołu projektowego, mogą również wykoleić postępy.
- Ryzyko kosztowe to kolejny ważny czynnik. Dotyczą one strony finansowej, w przypadku której możesz wydać więcej niż planowałeś lub nie rozdysponować budżetu w efektywny sposób.
To właśnie tutaj umiejętności zespołu projektowego w zakresie zarządzania zdarzeniami związanymi z ryzykiem nabierają blasku. Dzięki solidnemu planowi zarządzania ryzykiem w projekcie, będziesz w stanie wykryć te możliwe zdarzenia, zanim przerodzą się one w poważne problemy.
Chodzi o wczesną identyfikację zagrożeń, zrozumienie ich potencjalnego wpływu i opracowanie strategii zarządzania ryzykiem, aby je powstrzymać.
A gdy ryzyko się pojawi? Jeśli masz gotowy plan ograniczania ryzyka i reagowania na nie, jesteś gotowy, aby stawić mu czoła, zapewniając postęp projektu zgodnie z planem.
Dowiedz się, w jaki sposób szacowanie czasu może pomóc w ograniczeniu ryzyka wewnętrznego w zarządzaniu projektami.
Ryzyko zewnętrzne
Zewnętrzne ryzyka projektowe to te krzywe piłki, które pochodzą spoza organizacji, całkowicie poza kontrolą zespołu. Pomyśl o nich jako o wyzwaniach, na które ani kierownicy projektów, ani interesariusze projektu nie mają bezpośredniego wpływu.
Kilka przykładów?
- Zmiany w polityce rządu
- Zmiany środowiskowe
- Duże zmiany gospodarcze
Weźmy na przykład pandemię Covid-19 - był to ogromny globalny kryzys zdrowotny, którego żaden projekt nie mógł ominąć. Spowodował chaos w łańcuchach dostaw, zakłócił handel międzynarodowy, a nawet wstrząsnął siłą roboczą i narzędziami technologicznymi, na których polegają firmy.
Dla kierowników projektów oznacza to uważne obserwowanie świata zewnętrznego podczas procesu planowania. Nie chodzi tylko o opracowanie ścieżki do pomyślnego zakończenia projektu; chodzi również o posiadanie solidnej strategii monitorowania ryzyka.
W ten sposób, gdy pojawi się coś nieoczekiwanego, nie zostaniesz zaskoczony i będziesz mógł odpowiednio zarządzać projektami i dostosowywać swoje plany.
Przeczytaj również: Raporty z zarządzania projektami
Ryzyko techniczne
W zarządzaniu projektami ryzyko techniczne może pojawić się w różnych typach projektów. Ryzyka te są związane z wykorzystywanymi zasobami technicznymi .
Oznacza to konieczność radzenia sobie z potencjalnymi problemami z oprogramowaniem, awariami sprzętu, usterkami sieci cyfrowej lub problemami z zasobami cyfrowymi. Jednocześnie istnieją wyzwania, takie jak zagrożenia cyberbezpieczeństwa, nadążanie za nowymi technologiami i dostosowywanie się do zmieniających się wymogów regulacyjnych.
Zarządzanie tymi potencjalnymi zagrożeniami jest kluczową częścią procesu zarządzania ryzykiem w projekcie. Chodzi o to, by być czujnym na wszelkie problemy techniczne, niezależnie od tego, czy chodzi o słabe połączenie internetowe, czy awarię komputera.
Ryzyko związane z premierą
Chodzi o stawienie czoła wyzwaniom związanym z zarządzaniem projektem, od doskonalenia umiejętności zarządzania projektem po szacowanie czasu i utrzymywanie budżetu projektu na właściwym poziomie.
Należy wziąć pod uwagę kluczowe narzędzia, takie jak rejestr ryzyka i ilościowa analiza ryzyka. Pomagają one wcześnie wykrywać potencjalne problemy i mierzyć ich wpływ, utrzymując na bieżąco kluczowe zainteresowane strony.
Radzenie sobie z tymi potencjalnymi zagrożeniami projektowymi nie tylko pomoże ci osiągnąć cele projektu, ale także wyostrzy twoją zdolność do ulepszania przyszłych projektów i zwiększy tolerancję na ryzyko twojego zespołu.
I pamiętaj, że czasami wezwanie zespołu tygrysów może być prawdziwym przełomem w trudnych sytuacjach.
Zespół tygrysów może być rozwiązaniem, którego potrzebujesz, aby naprawić coś w swoim projekcie.
WSKAZÓWKA: Dowiedz się, jak śledzić i zarządzać ryzykiem w naszym przewodniku na temat śledzenia projektów.
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Przykłady ryzyka w zarządzaniu projektami
Nieoczekiwane ryzyko jest niemal nieuniknione, więc aby uzyskać wyniki projektu, posiadanie skutecznego planu zarządzania ryzykiem w projekcie ma kluczowe znaczenie.
W ten sposób kierownicy projektów czują się pewniej w zarządzaniu ryzykiem w wielu scenariuszach. Sprawdź niektóre z najczęstszych zagrożeń:
- Wysokie koszty - czasami projekty przekraczają budżet, a może się to zdarzyć z powodu nierealistycznego budżetowania w procesie planowania projektu. Przekroczenie budżetu może nadal wystąpić przy idealnym planie, ale najlepiej jest wyszczególnić wszystkie koszty, które mogą wystąpić i wpływ ryzyka kosztowego na projekt.
- Niezadowalająca wydajność - w większości przypadków trudno jest wskazać jej przyczynę. Niemniej jednak, dzięki dokładnemu procesowi identyfikacji ryzyka, możesz być na bieżąco z potencjalnymi zagrożeniami (niewłaściwa komunikacja, wypalenie zawodowe, praca w nadgodzinach itp.)
- Kwestie harmonogramu - w każdym planie projektu istnieją bufory pozwalające na opóźnienia. Jednak dzięki wstępnemu planowi oceny ryzyka i odpowiednim narzędziom, takim jak narzędzie do śledzenia czasu, kierownicy projektów mogą zapobiec opóźnieniom w dniach dostawy i innych.
- Brak zasobów - zasoby mogą obejmować czas, pieniądze, narzędzia i ludzi. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za zabezpieczenie zasobów i bycie na bieżąco z wszelkimi zdarzeniami ryzyka, które obciążają ich zasoby i uniemożliwiają powodzenie projektu.
- Kwestie operacyjne - ryzyko operacyjne pojawia się, gdy zmienia się oprogramowanie do zarządzania projektami lub dochodzi do zmian w zarządzaniu lub rolach zespołu. Kategoria ta obejmuje również wdrażanie nowych procesów.
Jak zarządzać ryzykiem projektowym w 6 krokach
Najlepszym sposobem podejścia do zarządzania ryzykiem jest po prostu stworzenie planu zarządzania ryzykiem a cały zespół będzie go przestrzegał:
Oto podstawowe kroki planu zarządzania ryzykiem w projekcie:
1. Określenie rodzaju ryzyka i okoliczności
Aby rozwiązać problem, należy go zidentyfikować. Następnie należy dodać go do rejestru ryzyka i zebrać jak najwięcej danych na temat jego kontekstu.
Zaangażuj swój zespół w dyskusję na temat zidentyfikowanych zagrożeń i przeprowadź burzę mózgów.
2. Analiza ryzyka
Po zebraniu wszystkich danych (co, należy pamiętać, może być procesem ciągłym), należy rozpocząć proces analizy ryzyka w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń ryzyka.
A dobre oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga w analizie ryzyka. Jeśli nie masz takiego oprogramowania, być może masz już wewnętrzne ramy zarządzania ryzykiem w swojej firmie.
Dzięki dokładnej analizie danych, zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym, jesteś w stanie zapobiec wystąpieniu jakiegokolwiek ryzyka, niezależnie od rodzaju projektu.
3. Ustal priorytety
Różne rodzaje ryzyka mają różny stopień wpływu. Po przeanalizowaniu ryzyka należy teraz skategoryzować każde zdarzenie ryzyka według: wysokiego, średniego lub niskiego poziomu.
W ten sposób można opracować skuteczny plan zarządzania ryzykiem, ponieważ będzie wiadomo, które zagrożenia wymagają natychmiastowych działań, a które można opóźnić.
Przeczytaj także: Najlepsze narzędzia do ustalania priorytetów pracy
4. Przypisanie właściciela ryzyka
Każde zidentyfikowane ryzyko powinno być przypisane do osoby, która będzie kierować pracami zmierzającymi do jego rozwiązania.
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za wybór odpowiedniego kandydata, biorąc pod uwagę jego umiejętności, doświadczenie i wiedzę specjalistyczną.
5. Stworzenie planu reagowania
Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić plan reagowania na ryzyko w życie. Tworząc plan reagowania, pamiętaj, że możesz pomyśleć o innych pozytywnych skutkach jego realizacji. Każdy problem z rejestrem ryzyka może przynieść nieoczekiwane korzyści. Bądź kreatywny!
Następnie menedżer i właściciel ryzyka działają zgodnie z opracowanym planem zarządzania ryzykiem.
6. Monitorowanie ryzyka
Na tym etapie osoba odpowiedzialna musi na bieżąco informować kierownika za pośrednictwem telefonów lub e-maili, aby mieć dokładny obraz ogólnego postępu projektu i wszelkich zmian w planie zarządzania ryzykiem.
Przeczytaj również: Znaczenie i korzyści monitorowania projektów
Jakie są wyzwania związane z zarządzaniem ryzykiem w projekcie?
Zarządzanie ryzykiem w projektach stanowi wyzwanie. Jak wspomniano, wyzwania zależą od wielu czynników, w tym od rodzaju projektu i związanego z nim ryzyka, niezależnie od tego, czy zostały one już zidentyfikowane, czy nie. Oto niektóre z nich:
- trudności w prawidłowej identyfikacji ryzyka projektu - mogą wynikać z braku współpracy lub zaangażowania w identyfikację ryzyka.
- obsługa zbyt wielu projektów jednocześnie - już jeden projekt wymaga zwrócenia uwagi na każde ryzyko i indywidualny plan łagodzenia jego skutków, a prowadzenie większej liczby projektów w tym samym czasie dodatkowo komplikuje sytuację. Nawet najlepsze umiejętności zarządzania projektami mogą zostać w tym przypadku przekroczone.
- plan zarządzania ryzykiem jest ignorowany - jest opracowany i istnieje w rejestrze ryzyka, ale nie przywiązuje się do niego wagi ani nie jest wdrażany.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz blog i dowiedz się, jak zarządzać wieloma projektami jednocześnie.
Zautomatyzuj śledzenie czasu za pomocą Timeular i rób to poniżej 1 minuty dziennie.
Jak można ograniczyć ryzyko
Ograniczanie ryzyka polega głównie na jego przewidywaniu i planowaniu. Biorąc pod uwagę omówione przykłady, jasne jest, że każdy z nich wymaga planowania najgorszego scenariusza, przewidywania nowych zagrożeń, tworzenia alternatywnych planów i ścisłego trzymania się ich wszystkich.
Dodatkowo możemy wymienić pięć strategii ograniczania ryzyka, które pomogą w opracowaniu planu ograniczania ryzyka:
- Akceptacja - Akceptując ryzyko, jego analiza określa konsekwencje każdego zdarzenia ryzyka, aby sprawdzić, które z nich są akceptowalne. Co można zrobić, aby je rozwiązać i którzy członkowie zespołu mogą pomóc je złagodzić?
- Unikanie - unikając ryzyka, członkowie zespołu opracowują sposoby uniknięcia możliwości jego wystąpienia. Celem jest stworzenie planu dla hipotetycznego ryzyka i przyjęcie postawy zapobiegawczej, aby go uniknąć.
- Kontrola - jeśli nie można uniknąć ryzyka, należy je kontrolować. Jakie działania należy wdrożyć, aby kontrolować wpływ ryzyka?
- Transfer - strategia ta polega na przypisaniu odpowiedzialności za ryzyko i jego konsekwencje innej stronie, np. ubezpieczycielowi.
- Monitorowanie - monitorowanie wszystkich ryzyk ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia zmian zachodzących w trakcie trwania projektu. Członkowie zespołu muszą wziąć odpowiedzialność za monitorowanie ryzyka, nowych zagrożeń i zmian w projekcie.
Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, dlaczego posiadanie listy kontrolnej zarządzania projektami minimalizuje ryzyko.
FAQ
Czym jest plan ryzyka w zarządzaniu projektami?
Plan zarządzania ryzykiem w projekcie określa sposób realizacji procesu zarządzania ryzykiem w projekcie. Dokument ten określa, w jaki sposób podejść do zarządzania ryzykiem, jak najlepiej zrozumieć i zarządzać ryzykiem związanym z projektem oraz obowiązki każdego członka zespołu w zarządzaniu zidentyfikowanym ryzykiem.
Jakie są etapy zarządzania ryzykiem w projekcie?
Etapy procesu zarządzania ryzykiem w projekcie obejmują identyfikację, analizę, ustalanie priorytetów, własność, reagowanie i monitorowanie.
Jakie są najlepsze narzędzia do zarządzania ryzykiem?
Niezbędne narzędzia wspierające plan zarządzania ryzykiem można znaleźć w narzędziu do zarządzania projektami lub łatwo znaleźć w Internecie: analiza marketingowa, śledzenie budżetu, rejestr ryzyka lub zbiorowe sesje burzy mózgów.
Co więcej, posiadanie procesu oceny jakości i analizy ryzyka lub zaprojektowanie macierzy prawdopodobieństwa i przeprowadzenie dobrej analizy przyczyn źródłowych może doprowadzić do sukcesu projektu.
Jaka jest formuła macierzy ryzyka?
A Matryca ryzyka jest używana do oceny ryzyka. Jedna z jej osi służy do przypisania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a druga do określenia jego konsekwencji lub dotkliwości. Ryzyko jest więc równe prawdopodobieństwu pomnożonemu przez dotkliwość.
Wnioski
Posiadanie planu zarządzania ryzykiem projektowym może ograniczyć nieprzewidywalność potencjalnych zagrożeń projektowych i utrzymać projekt na stabilniejszym kursie.
Chociaż nie jest możliwe wyeliminowanie ryzyka, ponieważ istnieje ryzyko poza kontrolą, najważniejsze jest, aby na każdym etapie projektu wdrożyć plany zarządzania ryzykiem i łagodzenia jego skutków.
Aby to się udało, wszyscy zaangażowani, od kierownika po pracowników, a nawet administrację firmy, muszą zostać przeszkoleni w zakresie wdrażania różnych praktyk zarządzania ryzykiem.