Jakie jest 8 kluczowych umiejętności zarządzania projektami?
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu, umiejętności zarządzania projektami stają się coraz ważniejsze dla organizacji, które chcą pozostać konkurencyjne i osiągnąć swoje cele. Niezależnie od tego, czy zarządzasz małym zespołem, czy prowadzisz projekt na dużą skalę, posiadanie odpowiednich umiejętności zarządzania projektami może mieć ogromne znaczenie dla powodzenia projektu.
W tym wpisie na blogu przyjrzymy się bliżej umiejętnościom zarządzania projektami i dlaczego są one niezbędne. Zapoznamy się z kilkoma przykładami tych umiejętności w działaniu, a następnie zagłębimy się w najważniejsze umiejętności potrzebne kierownikowi projektu, aby odnieść sukces. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, który chce udoskonalić swoje umiejętności, czy dopiero zaczynasz swoją karierę, ten post dostarczy cennych informacji na temat tego, co jest potrzebne, aby być skutecznym kierownikiem projektu.
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować umiejętności śledzenia czasu
Czym są umiejętności zarządzania projektami?
Umiejętności zarządzania projektami to kompetencje, cechy i właściwości, których kierownik projektu potrzebuje, aby skutecznie koordynować projekt od początku do końca.
Jako kierownik projektu musisz planować i kontrolować wiele obszarów projektu od początku do końca. Aby to zrobić, potrzebujesz zestawu cech osobowości, umiejętności miękkich i technicznych lub twardych.
Aby lepiej zrozumieć, czym one są, oto krótkie wyjaśnienie każdego z nich:
- Umiejętności twarde: umiejętności twardych, znanych również jako umiejętności techniczne, można się nauczyć poprzez edukację lub szkolenie.
- Umiejętności miękkie: umiejętności miękkie to wszystkie te, których nie można się nauczyć poprzez formalną edukację lub szkolenie. Niektóre z nich są częścią czyjejś osobowości lub są rozwijane przez całe życie.
Chociaż niektóre umiejętności zarządzania projektami mogą przychodzić bardziej naturalnie dla niektórych osób, takie jak na przykład umiejętności miękkie, innych można się nauczyć i rozwinąć, aby ktoś stał się silniejszym kierownikiem projektu i mógł pomóc swojemu zespołowi osiągnąć swoje cele.
Niektóre umiejętności zarządzania projektami obejmują organizację, empatię, efektywne zarządzanie czasem, jasną komunikację, przywództwo itp.
Przykłady umiejętności zarządzania projektami i ich znaczenie
Jak już wspomniano, istnieją twarde i miękkie umiejętności, które można rozwijać w celu poprawy umiejętności zarządzania i współpracy.
Niektóre z tych umiejętności mogą nie dotyczyć ciebie, podczas gdy inne mogą być rzeczami, które już masz w swojej osobowości.
Przeanalizujmy niektóre z najważniejszych miękkich i twardych umiejętności, które powinien posiadać odnoszący sukcesy kierownik projektu.
1. Komunikacja
Doskonała i jasna komunikacja jest bardzo ważna, ponieważ musisz mieć do czynienia z wieloma różnymi osobami: członkami zespołu, osobami z innych działów, kierownictwem, klientami i tak dalej.
Jako kierownik projektu, gdy masz do zarządzania tak wiele osób, komunikacja ma kluczowe znaczenie dla płynnej pracy. Aby praca przebiegała sprawnie, musisz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, pracują nad tymi samymi celami i wszyscy są informowani o wszelkich zmianach lub problemach.
Ponieważ nieporozumienia są powszechne, gdy pracujesz z grupą ludzi, jest to kluczowa umiejętność miękka w zarządzaniu projektami, aby odnieść sukces. Nauka dobrej komunikacji i unikania problemów sprawi, że projekty będą przebiegać sprawniej i przyjemniej.
Usprawnij komunikację dzięki najlepszym aplikacjom do komunikacji zespołowej.
2. Zarządzanie czasem
Umiejętności zarządzania czasem i organizacji idą w parze, gdy jesteś kierownikiem projektu. Stając się lepszym w organizowaniu swojej codziennej pracy, będziesz miał również lepsze wyczucie tego, co masz na głowie i ile czasu zajmą ci nadchodzące zadania i projekty.
Niemniej jednak ustalanie priorytetów w pracy nie zawsze jest łatwe. Aby poprawić zarządzanie czasem i zmniejszyć prokrastynację, spróbuj stworzyć listę zadań i nadać im priorytety. Gdy już będziesz mieć jasny obraz tego, które zadania są pilniejsze, możesz zająć się nimi w pierwszej kolejności i upewnić się, że nic nie zostanie pominięte.
WSKAZÓWKA : Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się , dlaczego zarządzanie czasem jest ważne.
Poznaj najlepsze metody ustalania priorytetów, aby zorganizować swoje obciążenie pracą.
3. Empatia
Empatia jest jedną z najpotężniejszych umiejętności miękkich, jakie może posiadać kierownik projektu.
Jako kierownik projektu, empatia pozwala ci angażować się we współpracę z każdym, z kim pracujesz, w sposób bardziej współczujący i produktywny, dzięki czemu wszystko jest o wiele lepsze.
Bycie empatycznym pomaga być bardziej wnikliwym liderem i tworzyć bardziej motywujące, satysfakcjonujące środowisko biznesowe dla siebie i swojego zespołu. Każdy będzie czuł się o wiele bardziej zmotywowany, a tym samym będzie o wiele bardziej produktywny w swojej pracy. Ponieważ jesteś w stanie lepiej zrozumieć, co napędza każdą osobę, jesteś również lepiej przygotowany, aby pomóc im rozwijać swoje umiejętności i osiągać cele.
Empatia odgrywa również bardzo ważną rolę w rozwiązywaniu konfliktów, głównie gdy jest używana wraz z doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi, o których wspomnieliśmy wcześniej.
Empatia sprawi, że będziesz znacznie lepszym mediatorem i pomoże członkom twojego zespołu poczuć się bardziej szanowanymi i docenianymi.
4. Rozwiązywanie problemów
Rozwiązywanie problemów i empatia działają razem. Umiejętność rozwiązywania problemów pozwala podejść do problemu i ostatecznie go rozwiązać.
Rozwijanie umiejętności rozwiązywania problemów nie polega na tym, by zawsze mieć "właściwą" odpowiedź na każdy problem, ale na metodycznym dążeniu do znalezienia skutecznego rozwiązania.
5. Przywództwo
Przywództwo będzie wyglądać inaczej dla różnych osób. Nie jest to coś, co pasuje do wszystkich ludzi w ten sam sposób. To, co oznacza bycie dobrym liderem, może różnić się w zależności od branży, zespołu i poszczególnych członków zespołu, a także samej osoby.
Uważamy, że dobry lider musi posiadać wiele umiejętności zarządzania projektami, o których wspominamy w tym artykule. Musisz być w stanie komunikować cel projektu, odnosić się do swojego zespołu z empatią i kierować projektem w trudnych momentach. Potrzebujesz jednak także tej dodatkowej rzeczy, którą posiada niewiele osób, tej iskry czegoś, co może rozpalić inspirację w reszcie zespołu: przywództwa.
Możesz nauczyć się kilku strategii, aby poprawić swoje umiejętności przywódcze dzięki najlepszym kursom zarządzania projektami.
6. Organizacja
Dla większości kierowników projektów organizacja jest najbardziej onieśmielającą umiejętnością miękką. Możesz myśleć, że organizacja jest czymś, co "masz" lub "nie masz". Ale, podobnie jak w przypadku każdej innej umiejętności zarządzania projektami opisanej w tym artykule, możesz rozwijać i uczyć się , jak doskonalić swoje umiejętności kierownika projektu.
Począwszy od szczegółowego planowania projektu, a skończywszy na codziennych czynnościach, takich jak zarządzanie czasem osobistym, które pozwala na wykonywanie codziennej pracy i bycie we właściwym miejscu we właściwym czasie, wszystko musi być tak zorganizowane, jak to tylko możliwe, aby pracować wydajnie.
Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny nie tylko za organizację i zarządzanie swoją pracą, ale także pracą wszystkich innych osób.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować umiejętności śledzenia czasu
Poznaj najlepsze planery produktywności, które zwiększą Twoje umiejętności organizacyjne.
7. Umiejętności pisania
Kiedy rozpoczynasz nowy projekt, briefing jest tym, co określa ogólne cele projektu i każdy krok, który podejmiesz, aby je osiągnąć. Briefing jest pomocną gwiazdą północną w planowaniu.
Niezwykle ważne jest, aby pamiętać, że briefing jest żywym dokumentem, co oznacza, że może i powinien być zmieniany i aktualizowany w przypadku jakichkolwiek zmian w projekcie.
W miarę opracowywania planu projektu i uzyskiwania informacji od interesariuszy można dostosowywać i aktualizować krótką listę interesariuszy projektu i ich obowiązków. Inne istotne dokumenty lub pliki, które mogą być potrzebne (takie jak lista kontrolna zarządzania projektem) oraz wszelkie dodatkowe informacje na wysokim poziomie, których zespół może potrzebować do wykonania swojej pracy.
8. Umiejętności planowania
Jak sama nazwa wskazuje, kierownik projektu. Kierownik musi planować i jest to rola i odpowiedzialność każdego kierownika projektu.
Zasadniczo plan projektu jest zarysem kluczowych elementów, których projekt potrzebuje, aby odnieść sukces. Zazwyczaj plan projektu zawiera niektóre z poniższych elementów:
- Cele projektu
- Wskaźniki sukcesu
- Interesariusze i role
- Budżet projektu
- Kamienie milowe i rezultaty projektu
- Oś czasu
- Plan komunikacji w zarządzaniu projektem
Najprawdopodobniej niektóre z tych rzeczy, o których właśnie wspomnieliśmy, takie jak cele lub kamienie milowe, mogą być już zdefiniowane w mapie drogowej projektu. Jednak plan projektu to miejsce, w którym wszystkie te elementy łączą się, tworząc spójną i konsekwentną pracę.
9. Zarządzanie ryzykiem
Każdy projekt wiąże się z ryzykiem. Jest to nieuniknione: ktoś nie będzie dostępny, gdy będzie potrzebny, lub opóźniona zgoda klienta cofnie harmonogram o kilka dni lub nawet tygodni.
Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za nawigację po ryzyku i przewidywanie go, aby móc go całkowicie uniknąć (lub przynajmniej spróbować odpowiednio się na nie przygotować).
10. Umiejętności budżetowania
Ten punkt jest kluczowy. Aby projekty zakończyły się sukcesem, nie mogą znacznie przekroczyć początkowego budżetu.
Jako kierownik projektu musisz mieć świadomość, że istnieją ograniczenia finansowe, w ramach których musisz pracować. W związku z tym musisz wykorzystać swoje umiejętności budżetowania i zarządzania finansami, aby dostarczyć najlepszy możliwy projekt w ramach tych ograniczeń.
Dowiedz się wszystkiego o budżetowaniu projektów z naszego kompleksowego przewodnika.
11. Śledzenie i monitorowanie
Jako kierownik projektu powinieneś dążyć nie tylko do dostarczenia projektu, ale także do dostarczenia udanego projektu. Dlatego bardzo ważne jest, aby sprawdzać wszystko na każdym kroku i być na bieżąco z postępem prac.
Musisz wykorzystać swoje umiejętności śledzenia i monitorowania wydajności, aby upewnić się, że projekty przebiegają zgodnie z planem i wspierają szersze cele biznesowe.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz przewodnik i dowiedz się wszystkiego o monitorowaniu projektów.
12. Metodologie zarządzania projektami
Istnieje ponad osiem tysięcy metodologii zarządzania projektami do wyboru. Od Agile po Waterfall, liczne metodologie i podejścia do zarządzania projektami mogą pokazać, jak poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami. Określają one konkretne zasady nadzorowania i realizacji projektów.
W zależności od umiejętności, struktury miejsca pracy i zespołów projektowych, z którymi będziesz pracować, istnieje wiele opcji do wyboru. Doświadczeni kierownicy projektów znają wiele z tych metodologii i mogą określić, które z nich najlepiej pasują do ich konkretnych zespołów i projektów.
13. Wiedza specjalistyczna w danej dziedzinie
To bardzo ważne. Kierownicy projektów pracują w różnych branżach, od budownictwa przez IT po marketing i wszystko pomiędzy. Chociaż w wielu przypadkach nie jest to konieczne, uważamy, że niezbędne jest, aby kierownicy projektów mieli przynajmniej znajomość branży i rodzajów projektów, którymi zarządzają.
Przy pewnym poziomie wiedzy specjalistycznej pomoże im to dokładnie oszacować ramy czasowe projektu, ryzyko i koszty, a także zrozumieć bolączki zespołu i wymagania dotyczące zasobów.
Przeczytaj również: Jak stworzyć oś czasu projektu
Śledzenie kosztów projektu
Czym jest śledzenie kosztów projektu? Dlaczego jest to ważne? Jak to zrobić? Wszystkie odpowiedzi znajdziesz w naszym przewodniku.
14. Zarządzanie jakością
Aby być skutecznym kierownikiem projektu, nie można po prostu ignorować jakości pracy wykonywanej przez zespół. Jeśli przywiązujesz niewielką wagę do jakości, nie jesteś dobrym menedżerem. Robisz po prostu to, co każdy inny. Jednak skuteczny kierownik projektu będzie zwracał szczególną uwagę na standardy projektu, aby upewnić się, że produkt końcowy spełnia lub przekracza oczekiwania.
Jako kierownik projektu będziesz ściśle monitorować postępy projektu, aby upewnić się, że wszystkie etapy i rezultaty spełniają oczekiwane standardy jakości. W przypadku napotkania jakiegokolwiek problemu, należy podjąć odpowiednie kroki naprawcze na miejscu, zamiast wykonywać wiele poprawek na końcu, co może opóźnić projekt.
6 Najważniejsze umiejętności kierownika projektu
Teraz, gdy rozumiesz już różnicę między umiejętnościami miękkimi i twardymi oraz to, które z nich są ważniejsze w każdej kategorii, skąd możesz wiedzieć, które z nich są najważniejsze dla kierownika projektu?
Oto nasza lista 6 najważniejszych umiejętności dla każdego kierownika projektu:
1. Skuteczna komunikacja
Od początku do końca każdego projektu, niezależnie od tego, czy jest to rozpoczęcie projektu, czy spotkania z interesariuszami, wszyscy kierownicy projektów stale komunikują się z wieloma różnymi osobami. Dlatego też kierownicy projektów muszą posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne, aby z powodzeniem prowadzić projekty do końca.
Z drugiej strony, słaba komunikacja może prowadzić do nieefektywności, niedotrzymywania terminów i nieporozumień.
Aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia tego rodzaju sytuacji, kierownicy projektów powinni nadać priorytet nauce skutecznej komunikacji. Obejmuje to wiedzę o tym, jak podchodzić do ludzi, tworzyć znaczące relacje ze współpracownikami i wyrażać ustaloną wizję tego, co chcesz osiągnąć.
2. Negocjacje
Od zarządzania zasobami po angażowanie dostawców i radzenie sobie z konfliktami w zespole - jako kierownik projektu będziesz musiał stale brać udział w negocjacjach. Skuteczny kierownik projektu jest często profesjonalnym negocjatorem, który angażuje wszystkich i dąży do osiągnięcia wspólnego celu.
Dyskusje na temat budżetów, zakresu, zasobów i harmonogramów są prawie nieuniknione i mogą szybko stać się kontradyktoryjne, jeśli nie będą prowadzone z wyczuciem.
Jako doświadczony kierownik projektu będziesz instynktownie wiedział, kiedy i jak zastosować techniki perswazji, aby zachęcić do rozwiązań i uniknąć niszczenia relacji w miejscu pracy.
W zależności od danej sytuacji możesz zdecydować się na zastosowanie różnych stylów negocjacji i ważne jest, aby wiedzieć, który z nich będzie najbardziej skuteczny w danym scenariuszu.
Jeśli chcesz rozwinąć swoje umiejętności PM, możesz być zainteresowany najlepszymi kursami certyfikacyjnymi PMP.
3. Planowanie i zarządzanie czasem
Jako kierownik projektu musisz wiedzieć, że harmonogramowanie jest kluczowym aspektem tej roli. Jeśli jednak jesteś biegły w żonglowaniu wieloma harmonogramami i potrafisz przewidywać przeszkody, zanim się pojawią, zwiększysz swoje szanse na pomyślną realizację projektów.
Skuteczne zarządzanie czasem zapewnia większą przejrzystość, zdolność i pewność siebie w pracy. Kiedy masz jasność co do najlepszego wykorzystania swojego czasu, stajesz się bardziej skoncentrowany, produktywny i odnosisz sukcesy. Dobre zarządzanie czasem pomaga osiągać większe cele, zmniejsza prokrastynację i zwiększa produktywność wszystkich osób.
Cenne zasoby:
4. Przywództwo
To prawdopodobnie jedna z najważniejszych umiejętności. Nawet gdy wszystko inne zawodzi, dzięki skutecznemu coachingowi, wskazówkom i motywacji zespołu, możesz pomóc posunąć projekt do przodu i zapewnić pozytywny wynik.
Silni liderzy promują również produktywne środowisko pracy, regularnie komunikując się ze swoimi zespołami i pomagając pracownikom rozwijać ważne umiejętności zarządzania projektami.
To, co może również sprawić, że zespół będzie pracował wydajniej, to poczucie, że pracownicy wnoszą znaczący wkład w projekt. Możesz pomóc członkom zespołu poczuć się wpływowymi, ucząc się , jak delegować zadania, przekazywać konstruktywne informacje zwrotne, wyznaczać cele i oceniać wyniki indywidualne i zespołowe.
Pamiętaj, aby doceniać osiągnięcia członków zespołu, aby wiedzieli, że doceniasz również ich wkład. Połączenie tych elementów z unikalnym stylem przywództwa pomoże ci zarządzać projektami, a jednocześnie stać się bardziej skutecznym liderem.
Dowiedz się, jak kierować zespołem w naszym szczegółowym przewodniku.
5. Wiedza techniczna
Mimo że umiejętności miękkie są bardzo ważne, aby być skutecznym kierownikiem projektu, musisz posiadać wiedzę techniczną, aby doprowadzić projekty do końca.
Kierownicy projektów, którzy potrafią "mówić językiem" ekspertów merytorycznych swojej organizacji, będą w stanie skuteczniej komunikować się ze swoimi zespołami i lepiej rozumieć nieodłączne ryzyko i potencjalne problemy związane z projektem.
Ponadto przydatne zrozumienie oprogramowania do zarządzania projektami może pozytywnie wpłynąć na twoją pracę.
Oprogramowanie do zarządzania projektami jest często wykorzystywane do planowania, organizowania i komunikowania się z członkami zespołu przy jednoczesnym zarządzaniu zasobami, budżetami i harmonogramami.
W dzisiejszym świecie oznacza to, że kierownicy projektów muszą również stale się rozwijać, ucząc się, jak wykorzystać najnowsze dostępne technologie, aby pomyślnie doprowadzić projekt do końca.
WSKAZÓWKA: Poznaj najlepsze narzędzia do zarządzania projektami, które zwiększą Twoją produktywność.
6. Krytyczne myślenie i rozwiązywanie problemów
Krytyczne myślenie to umiejętność, z której mogą skorzystać wszyscy profesjonaliści, ale jest ona szczególnie przydatna, jeśli jesteś kierownikiem projektu. Zamiast być reaktywnymi, najlepsi kierownicy projektów są proaktywni i wykorzystują swoje umiejętności krytycznego myślenia do poruszania się po trudnych lub niejednoznacznych projektach.
Zachowując obiektywizm, analizując fakty i oceniając opcje bez uprzedzeń, kierownicy projektów mogą rozwiązywać złożone problemy organizacji, dostarczając wyniki na czas i w ramach budżetu.
FAQ
Jakich umiejętności potrzebujesz do zarządzania projektami?
Aby być skutecznym kierownikiem projektu, potrzebujesz dobrego połączenia umiejętności miękkich i twardych: komunikacji, organizacji, zarządzania czasem, przywództwa, krytycznego myślenia, rozwiązywania problemów, zarządzania ryzykiem itp.
Czy zarządzanie projektami to umiejętność miękka?
Nie, zarządzanie projektami nie jest umiejętnością miękką, ponieważ dzięki edukacji i szkoleniom kierownicy projektów mogą rozwijać swoje umiejętności.
Wnioski
Podsumowując, umiejętności zarządzania projektami są kluczowym elementem sukcesu w każdym projekcie, bez względu na jego wielkość i złożoność.
Rozwijając i doskonaląc te umiejętności, kierownicy projektów mogą zapewnić, że ich projekty zostaną ukończone na czas, w ramach budżetu i ku zadowoleniu wszystkich zainteresowanych stron.
Od komunikacji i przywództwa po zarządzanie ryzykiem i rozwiązywanie problemów - najlepsze umiejętności zarządzania projektami wymagają połączenia wiedzy technicznej i umiejętności miękkich.
Jako kierownik projektu konieczne jest ciągłe doskonalenie i rozwijanie umiejętności zarządzania projektami, aby pozostać na czele w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku biznesowym.
Wdrażając umiejętności opisane w tym poście, kierownicy projektów mogą podnieść swoją wydajność i zapewnić sukces swoim zespołom i organizacjom.
Możesz być zainteresowany: