Odcinek 2 - Stever Robbins

Stever Robbins jest mówcą publicznym, autorem, liderem warsztatów, trenerem wykonawczym i gospodarzem odnoszącego sukcesy podcastu Get-It-Done-Guy, który został pobrany ponad 36 milionów razy. Występował w wielu publikacjach, w tym w The Wall Street Journal, The New York Times, ABC News i FOX News. Posiada tytuł MBA z Harvard Business School i licencjat z nauk komputerowych z MIT. Dowiedzmy się od niego więcej w tym odcinku Productivity Masterminds.[

Najważniejsze wydarzenia

• Zasada 80/20: Zrozum, że nie każdy wysiłek przynosi takie same rezultaty i możesz robić coś, co jest produktywne w tym sensie, że faktycznie przynosi jakieś rezultaty, ale może mieć bardzo niską dźwignię.
• Listy kontrolne: Kiedy pracujesz nad zadaniem, które zamierzasz wykonywać częściej, stwórz listę kontrolną i zapisz każdy krok. Następnym razem, gdy będziesz wykonywać zadanie, po prostu wykonaj kroki i natychmiast poszukaj sposobów na optymalizację i przyspieszenie procesu. Dodatkowy krok: Gdy proces jest już wystarczająco zoptymalizowany (i potencjalnie zautomatyzowany), zdecyduj, czy zadanie to można lepiej oddelegować lub zlecić komuś innemu.
• Wydajny vs. efektywny: Bycie wydajnym oznacza, że robisz coś, zużywając bardzo mało energii lub bardzo mało zasobów do wykonania tego zadania. Bycie efektywnym oznacza, że robisz to, co należy. O wiele lepiej jest być nieefektywnie efektywnym niż nieefektywnie wydajnym. Jeśli jesteś bardzo wydajny, ale nie robisz właściwych rzeczy, to szybciej dotrzesz tam, gdzie nie chcesz być, co nie jest mądre.
• To zależy od ciebie: "Masz określoną ilość czasu, nie wiesz, ile go masz, a każda chwila, którą masz, zależy od ciebie i twoich decyzji, jak ją wykorzystasz". Tak więc zarządzanie czasem tak naprawdę sprowadza się do "co zamierzam zrobić z następną minutą mojego czasu?".

Giveaway

Aby wziąć udział w naszym konkursie i wygrać jeden darmowy Tracker, zasubskrybuj nasz podcast w iTunes, a następnie przejdź na stronę timeular.com/giveaway, aby wziąć udział w konkursie.

Notatki z pokazu

Juan: Stever, dziękuję za dołączenie do nas. Witamy w programie.

Stever: Dziękuję.

Juan: Stever, więc wiesz coś o czasie, czego większość ludzi nie wie i musisz mieć już pewne ramy produktywności i zarządzania czasem. Czy możesz opowiedzieć nam trochę o tym, jak myślisz o czasie?

Stever: Jasne. Cóż, tyka i tyka niezależnie od tego, czy go używasz, czy nie. Cóż, wiele osób myśli, że czas jest podzielony na zgrabne małe wiaderka, takie jak, och, chcę porozmawiać o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Tak naprawdę nie ma czegoś takiego jak równowaga między życiem zawodowym a prywatnym. Masz określoną ilość czasu, nie wiesz, ile go masz, a każda chwila, którą masz, zależy od ciebie i twoich decyzji, jak ją wykorzystasz. Tak więc zarządzanie czasem tak naprawdę sprowadza się do "co zamierzam zrobić z następną minutą mojego czasu?". I to jest jedyne pytanie, jakie istnieje, a wszystko sprowadza się do tego, w jaki sposób podejmujesz decyzję o tym, co zrobić z następną minutą. Chodzi mi o to, że istnieją miliardy różnych ram. Wybiorę tylko kilka, które moim zdaniem są szczególnie ważne.

Jedną z nich jest zasada 80/20. Zrozum, że nie każdy wysiłek przynosi takie same rezultaty i możesz robić coś, co jest produktywne w tym sensie, że faktycznie przynosi jakieś rezultaty, ale może mieć bardzo niską dźwignię.

Możesz generować wyniki, które są przydatne tylko tu i teraz. Załóżmy na przykład, że docierasz osobiście do 200 osób w ramach inicjatywy zbierania funduszy, siadasz i piszesz wiadomość e-mail do jednej z tych osób. Wydaje się to bardzo produktywne, prawda? Podejmujesz działania, które przybliżą Cię do pozyskania funduszy poprzez zaangażowanie tej osoby. Jednakże, o ile wszystkie 200 osób nie jest wysoce, wysoce, wysoce zindywidualizowanych, ten sam czas może być lepiej spędzony na tworzeniu ogólnego szablonu z trzema lub czterema miejscami na personalizację, gdzie po utworzeniu tego szablonu, co może zająć ci cztery lub pięć razy więcej czasu niż napisanie pojedynczej wiadomości, ale po utworzeniu szablonu, zasadniczo naciskasz dowolny przycisk szablonu, który masz i mówi: "wprowadź akapit personalizacji dla tej osoby". Wpisujesz go, a następnie wysyłasz i nagle z 200 razy, wiesz, powiedzmy 10 minut, co jest czynnością o bardzo niskiej dźwigni, wykonujesz pojedyncze e-maile. Zamiast tego poświęciłeś może 30 minut na opracowanie szablonu, ale dzięki temu możesz wykonać pozostałe 199 e-maili w ciągu może półtorej minuty każdy i ogólnie, mimo że początek zajmuje więcej czasu, całe zadanie zajmuje znacznie, znacznie mniej czasu,

Juan: Racja. To cała koncepcja spędzania większej ilości czasu na ostrzeniu siekiery niż na samym rąbaniu drzewa, a potem, gdy faktycznie ścinasz drzewo, będzie ono poruszać się znacznie szybciej, ponieważ spędziłeś czas na przygotowaniu się do tego zadania. Jak znaleźć możliwości optymalizacji tych działań? Czy myślisz w kategoriach pracy grupowej?

Stever: O Boże. Myślę o wielu różnych rzeczach. Odkąd zacząłem życie jako programista komputerowy, pierwsze 17 lat mojej kariery spędziłem nie robiąc nic poza zastanawianiem się, jak modyfikować i optymalizować procesy, więc mam bardzo, bardzo duży zestaw narzędzi i sposób, w jaki to robię, ale rodzaje rzeczy, których szukam:

Każdy rodzaj komunikacji, która odbywa się elektronicznie, może być szablonowany, niezależnie od tego, czy jest to korespondencja seryjna w programie Word, czy też zautomatyzowany system poczty e-mail, a nawet makra klawiaturowe.

Tak więc tekst jest zawsze łatwy do szablonowania. Mam koncepcję, którą omówiłem w mojej książce "The Get It Done Guys: Nine steps to work less and do more" i którą nazywam książkami zasobów lub podręcznikami zasobów, zapomniałem dokładnego wyrażenia. To zabawne, ponieważ jest to coś, co wymyśliłem dla siebie i wydawało się to oczywistym pomysłem, a wiele osób tego nie robi. W rzeczywistości prawie nikt tego nie robi, czyli kiedy wykonuję jakieś nowe zadanie, którego wcześniej nie robiłem, wyciągam książkę, biorę czysty notatnik i zapisuję każdy krok zadania w trakcie jego wykonywania, a jeśli muszę się cofnąć, wstawiam małe strzałki i mówię: "och, zapomniałem o kroku między krokiem drugim a trzecim". Jeśli dany etap zadania wymaga informacji z zewnątrz, zapisuję to w notatniku. Na przykład, jeśli uczę się, jak edytować wideo i chcę dodać sekwencję tytułową do produkowanego wideo, zapiszę, wiesz, po pierwsze: uruchom Camtasia, po drugie: przeciągnij wideo, po trzecie: przesuń wideo w prawo na osi czasu, po czwarte: nagraj sekwencję intro, naciskając przycisk nagrywania, po piąte: umieść intro, wyszukaj itp. Tak więc, przechodzę kawałek po kawałku. Jeśli chodzi o informacje zewnętrzne, takie jak ja, może powiem, że znajdę klipart, którego mogę użyć jako tła ekranu tytułowego w mojej małej książce z zasobami. I pamiętaj, to jest papierowy notatnik, który siedzi obok mnie na biurku, faktycznie zapiszę, przejdę do clipart.com lub unsplash.com lub jakiejkolwiek strony internetowej, której używam, aby uzyskać klipart, aby - i kontynuowałem przechodzenie przez proces, a zanim skończę, mam teraz listę każdego kroku w procesie i wszystkich zasobów, które były potrzebne, aby móc to zrobić, ukończyć ten proces i wykonać to zadanie. Teraz mam instrukcję krok po kroku, jak edytować wideo i umieścić ekran tytułowy. Potem zrobimy to kilka razy, więc następnym razem, gdy będę musiał zrobić ekran tytułowy, postąpię zgodnie z instrukcjami w mojej książce i może się okazać, że "o wow, mogę połączyć te dwa kroki, ponieważ okazuje się, że Camtasia ma tę wspaniałą funkcję adnotacji" lub wiesz, "ten krok wydaje się dużo pracy. Zastanawiam się, czy mogę znaleźć sposób na jego skrócenie. Och, mogę, ponieważ mogę wstępnie wyrenderować tytuł intro i nigdy nie muszę robić tego po raz drugi. Następnie mogę po prostu wciągnąć go jako osobny klip wideo lub cokolwiek innego".

Wykonuję więc to zadanie po raz drugi, tym razem z mojego podręcznika i szukam sposobów na optymalizację i przyspieszenie pracy.

Gdy już to wszystko zrobię i mam listę kroków, które wiem, że działają, teraz mogę albo wpisać tę listę kroków na jakąś listę kontrolną online, a checkvist.com jest konkretnym narzędziem, którego używam do nagrywania moich list kontrolnych. A teraz, gdy następnym razem będę musiał to zrobić, mogę po prostu przejść do checkvist, aby wyświetlić mapę procesu tego, co muszę zrobić i po prostu przejść krok po kroku i sprawdzić rzeczy. Alternatywnie, mam teraz listę kontrolną online. Mogę zadzwonić do wirtualnego asystenta lub zatrudnić kogoś z sąsiedztwa, dziecko lub cokolwiek innego. A jeśli okaże się, że jest to zadanie, które lepiej powierzyć komuś innemu, teraz mogę dać mu listę kontrolną i przejść z nim przez nią za pierwszym razem, a potem odkryję: "och, jakie są kroki, które były dla mnie oczywiste, a z którymi teraz mają problemy". Tak więc dla mnie, jeśli napisano, że należy wpisać tytuł, ale wiesz, wpisz tytuł i nazwę filmu, dla mnie jest oczywiste, jak to zrobić. I zawsze będzie napisane bla bla, bla wideo Stevera, ale niekoniecznie będą o tym wiedzieć, a ja będę patrzył, jak to robią, i pójdę "och, jakie są brakujące kroki, które były w mojej głowie, ale nie pomyślałem, żeby je zapisać", dodam je do listy kontrolnej. I voila, mam kompletną listę kontrolną, z której może skorzystać wirtualny asystent lub lokalna osoba z sąsiedztwa, aby móc wykonać dowolne zadanie. I to jest jeden z systemów, który jest przydatny do znajdowania możliwości, usprawniania, jest przydatny do znajdowania możliwości delegowania. Tak właśnie robię i uważam, że działa to naprawdę dobrze.

Juan: Nie, to doskonale. Myślę, że podsumowując to w filarze sukcesu, którego używa Stever, mam na myśli, że jesteś naprawdę nastawiony na działanie z premedytacją, więc tworząc plan dla rzeczy, które wiesz, że zrobisz więcej niż raz, możesz znaleźć możliwości optymalizacji. Jeśli pozwalasz, by każde zadanie cię zaskoczyło i zawsze reagujesz, a nie jesteś proaktywny w stosunku do zadań, o których już wiesz, że zrobisz je więcej niż raz, nie będziesz w stanie stworzyć procesów, które możesz zatrudnić lub zlecić na zewnątrz, aby móc je wykonać szybciej. Chodzi więc o to, by być świadomym, prawda?

Stever: Chciałbym coś wyjaśnić, ponieważ mówisz o wstępnym planowaniu. Nie mówię o wstępnym planowaniu, mówię, że za pierwszym razem, gdy wykonujesz zadanie, po prostu zapisz kroki, gdy je napotkasz, więc nie planujesz wstępnie za pierwszym razem. To twój dziennik kroków, które podjąłeś, staje się twoim planem za drugim razem.

Mam cię. Ok.

Stever: Ponieważ niekoniecznie znasz plan z wyprzedzeniem, nie wiesz "och, ta osoba zapomni wpisać mojego imienia jako części tytułu", musisz się tego dowiedzieć. Po prostu jak się tego dowiesz, zapisz to, żebyś nigdy nie musiał tego robić, nigdy nie musiał się tego dowiadywać po raz drugi.

Juan: To ma wiele sensu. Kiedy pracujesz z klientami, Stever, czy zazwyczaj konsultujesz się z nimi w tej sprawie, nabierając nawyku robienia tego przy każdym działaniu? A może dotyczy to konkretnie działań, o których wiesz, że będziesz je podejmować więcej niż raz?

Stever: Och, to byłoby tylko dla działań, które podejmujesz więcej niż jeden raz, w przeciwnym razie byłoby to od pierwszego razu, po prostu zapisujesz rzeczy dla siebie.

Juan: Racja.

Stever: Nie wiem, czy przyniosłoby ci to jakiekolwiek korzyści. Powiem ci, że jedną z moich osobistych pułapek jest to, że mam tendencję do automatyzowania wszystkiego, nawet jeśli jest to coś, co zamierzam zrobić tylko raz. Wiele razy zdarzyło mi się stworzyć bardzo rozbudowane i bajecznie, teoretycznie, czyste systemy, które mogły absolutnie zrobić to, czego potrzebowałem tylko raz. Tak więc fakt, że stworzyłem system, nie był w rzeczywistości żadną pomocą.

Juan: Racja. O mój Boże, to jest bardzo porównywalne. Myślę, że wszyscy przeszliśmy przez to tworzenie złożonych systemów. Stever, powiedz mi o jeszcze jednej rzeczy, która zazwyczaj okazuje się bardzo pomocna, gdy pracujesz z samozatrudnionymi klientami, którzy chcą zoptymalizować swój czas. Czy jest coś jeszcze, czego uczysz ich na temat zarządzania czasem?

Stever: Powiem ci coś, najważniejszą rzeczą, której większość ludzi nie rozumie, jest różnica między byciem wydajnym a byciem skutecznym. Bycie wydajnym oznacza, że robisz coś, zużywając bardzo mało energii lub bardzo mało zasobów, aby wykonać to zadanie. Bycie efektywnym oznacza, że robisz to, co należy i o wiele, wiele lepiej jest być nieefektywnie efektywnym niż nieefektywnie wydajnym.

Chcę przez to powiedzieć, że jeśli jesteś bardzo, bardzo wydajny, ale nie robisz właściwych rzeczy, to szybciej dotrzesz tam, gdzie nie chcesz być, co nie jest mądre.

Tak więc większość ludzi nie poświęca czasu na upewnienie się, że koncentrują się na działaniach, które naprawdę popchną ich do przodu. Podam ci osobisty przykład, który jest jedną z moich osobistych pułapek. Ponieważ pierwsze 17 lat mojej kariery spędziłem jako programista, mam tendencję do dawania się porwać technologii. Tak więc, na przykład, tworzę kilka narzędzi, filmów dla obecnej grupy "Get It Done", którą prowadzę, i bardzo, bardzo łatwo daję się wciągnąć w "och, tak długo, jak jestem na tej stronie mojej witryny, mogę zmienić układ" i "spójrz, jest ta nowa wtyczka, którą mogę dodać". I w końcu robię różne rzeczy i mogę, w jakimś abstrakcyjnym świecie, to uzasadnić. Mogę powiedzieć: "spójrz, strona wygląda teraz lepiej, łatwiej jest nawigować moim uczniom", wiesz, zrobiłem tę przydatną rzecz, ale w rzeczywistości nie jest to rzecz, która posunie biznes do przodu. Strona w obecnym kształcie działała doskonale, a fakt, że mogę podnieść jej skuteczność z 89% do 93% nie ma znaczenia dla biznesu. Gdybym poświęcił tę samą ilość czasu na przygotowanie reklamy lub zadzwonienie do potencjalnego klienta, miałoby to o wiele większy sens. Tak więc, ryzykując pokazanie, że nie jestem doskonały. Z tym zawsze osobiście się zmagam.

Jedną z rzeczy, które robię, jest umieszczanie każdego ranka na ekranie karteczki samoprzylepnej z napisem: oto najwyższy priorytet na ten dzień.

Tak więc, gdy coś mnie porwie, gdy tylko moje oko natknie się na tę samoprzylepną karteczkę, myślę: "w porządku, powinienem dziś pracować nad, powiedzmy, budowaniem mojej listy mailingowej lub czymkolwiek innym, a nie nad edycją filmów".

Juan: Nie, to ma dużo sensu. Proszę bardzo, mastermind produktywności. Stever jest ekspertem w dziedzinie produktywności i konsultuje się z samozatrudnionymi profesjonalistami, aby upewnić się, że maksymalnie wykorzystują swój czas, nie tylko koncentrując się na byciu skutecznym, przepraszam, wydajnym, ale także skutecznym, aby upewnić się, że nie docierają tam, gdzie nie chcą być szybciej, ale raczej pracują nad dotarciem do miejsca, w którym faktycznie chcą być. Pomaga profesjonalistom tworzyć plany w tandemie podczas wykonywania rzeczy, które wiedzą, że będą robić więcej niż jeden raz, aby mogli je zatrudnić lub zlecić na zewnątrz w przyszłości i znacznie lepiej wykorzystać swój czas. Bardzo dziękuję Steverowi za przybycie do programu.

Stever: Z przyjemnością.