Jak skłonić zespół i pracowników do dokładnego śledzenia czasu pracy?

Autor: Madalina Roman

09 września 2022 r.

Każdy menedżer napotyka tarcia podczas wprowadzania śledzenia czasu pracy do swojego zespołu lub pracowników. "Więcej pracy administracyjnej?", "Czy jesteśmy teraz monitorowani?", "Czy chcesz wiedzieć, kiedy idę do toalety?" i wiele innych to skargi, które słyszeliśmy, pomagając zespołom wdrożyć śledzenie czasu pracy.

Rzecz w tym, że nie postrzegamy ich jako skarg. Są to uzasadnione pytania, na które należy odpowiedzieć, a jeśli szczera, niedyplomatyczna odpowiedź brzmi "tak", to uważamy, że prosisz się o okłamanie. Twój zespół będzie śledził to, co chcesz zobaczyć, a nie to, co dzieje się w rzeczywistości, ponieważ nie czują, że mogą ci zaufać. A bez prawdziwych danych niemożliwe jest podjęcie dobrej decyzji.

Śledzenie czasu pracy ma złą reputację właśnie z tego powodu, ale jeśli jest dobrze wykonane, może pomóc zespołowi zwiększyć stabilność, zmniejszyć liczbę spotkań i działać z większym zyskiem.

Pytanie brzmi więc, jaki jest właściwy lub niewłaściwy sposób na skłonienie zespołu do dokładnego śledzenia czasu?

Niewłaściwy sposób: Kiedy i jak nie śledzić czasu pracy

Moglibyśmy napisać cały esej o tym, kiedy i jak tego nie robić. Ale ponieważ chcemy skupić się na tym, jak robić to dobrze, oto krótka lista.

Nie monitoruj czasu pracy, jeśli

Jesteś ciekawy, co robią Twoi pracownicy przez cały czas?
Uważasz, że niektórzy pracownicy nie pracują tyle godzin, ile powinni?
Nie masz jasnego pomysłu na to, co zamierzasz zrobić z danymi
Planujesz po prostu zmusić wszystkich do tego bez większych wyjaśnień
Planujesz korzystać z rozwiązania do automatycznego monitorowania pracowników, czyli oprogramowania szpiegującego pracowników.

Większość z tych rzeczy jest wyraźnym sygnałem braku zaufania, a jeśli nie okażesz zaufania, nie otrzymasz go z powrotem. Bez zaufania ucierpi produktywność, lojalność, kreatywność i współpraca. To oczywiste, że ucierpi na tym cała firma, ale najbardziej pracownicy.

Wyobraź sobie przez chwilę, że będziesz monitorowany przez 100% swojego czasu i będziesz musiał podzielić się tym ze swoim przełożonym. Czy czułbyś się doceniony, zaufany i bezpieczny? Zdecydowanie nie.

Właściwy sposób: Podejdź do sprawy z perspektywą win-win

Jak wspomniano na początku, śledzenie czasu może pomóc uprościć współpracę, może zmniejszyć liczbę spotkań i może pomóc firmie działać z większym zyskiem. Są to rzeczy, na których zależy również pracownikom.

W ten sposób powinieneś rozpocząć inicjatywę - wyjaśniając sobie i wszystkim innym, dlaczego zamierzasz śledzić czas i co dokładnie. Sprzedawaj pożądany rezultat, a nie pracę.

Można na przykład powiedzieć: "Nasze zyski są coraz niższe, dlatego grozi nam wypadnięcie z biznesu. Szczerze mówiąc, nie mamy jasnego obrazu tego, które z naszych usług są rentowne, a które nie. Co uniemożliwia podjęcie jakichkolwiek świadomych działań. Przez następne kilka miesięcy prosimy wszystkich o śledzenie swoich godzin pracy, abyśmy mogli zobaczyć, których klientów i projektów powinniśmy przestać realizować, których robić więcej, a które zoptymalizować".

Innym przykładem może być: "Wszyscy czujemy, że spędzamy zbyt wiele czasu na spotkaniach. Przez następne kilka tygodni śledźmy każde zaplanowane i nieplanowane spotkanie, ich rzeczywistą długość i przydatność. Dzięki temu będziemy mieć wgląd w sytuację i będziemy mogli podjąć właściwe działania".

Tylko podchodząc do tego z nastawieniem na wygraną, uzyskasz poparcie niezbędne do uzyskania rzeczywistych i uczciwych danych. Co jest kluczem do podjęcia właściwych działań.

Ponadto ważne jest, aby wyjaśnić, że nie chodzi o ich monitorowanie. Poprzyj to twierdzenie rozwiązaniem takim jak Timeular , które nie pozwala menedżerom zobaczyć, nad czym wszyscy pracują w czasie rzeczywistym i pozwala użytkownikowi zdecydować, co śledzić, a czego nie.

Spraw, by wymagało to jak najmniej wysiłku

Gdy już wszyscy zaangażują się w pracę, należy dołożyć wszelkich starań, aby było to jak najmniej pracochłonne. Timeular to świetne rozwiązanie, ponieważ łączy w sobie najprostsze metody śledzenia w jednym: Wystarczy nacisnąć jeden skrót na komputerze, rzucić naszą 8-ścienną kostką lub przeciągnąć i upuścić wpisy czasu na interfejsie kalendarza. Jeśli nie wierzysz, że to proste, spójrz na nasze recenzje.

W zależności od rezultatu, jaki chcesz osiągnąć, możesz przeczytać więcej o tym, jak podejść do sprawy we właściwy sposób w naszych innych przewodnikach:

Powodzenia, a jeśli potrzebujesz pomocy lub masz sugestie, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]!