Najlepsze systemy zarządzania urlopami w 2024 roku

Zarządzanie urlopami jest kluczowym aspektem zarządzania zasobami ludzkimi. Zapewnienie pracownikom możliwości skutecznego wnioskowania o czas wolny, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej dokumentacji i zgodności z przepisami, ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji. 

Na szczęście dostępnych jest kilka systemów zarządzania urlopami (LMS), które pomagają zautomatyzować i usprawnić ten proces.

W tym artykule omówimy najlepsze systemy zarządzania urlopami, podkreślając ich najważniejsze funkcje oraz omawiając ich zalety i wady.

Szukasz najprostszego narzędzia do śledzenia urlopów dla swojego zespołu?

Odkryj Timeular! Łatwe zarządzanie wszystkimi rodzajami czasu wolnego pracowników w jednym miejscu: płatny czas wolny, dni chorobowe, czas wolny w zastępstwie i wiele innych.

Wypróbuj 30 dni za darmo

Czym jest system zarządzania urlopami?

System zarządzania urlopami to oprogramowanie zaprojektowane, aby pomóc organizacjom w efektywnym zarządzaniu i automatyzacji wniosków o urlopy pracownicze. Usprawnia proces wnioskowania, zatwierdzania, śledzenia i zarządzania różnymi rodzajami urlopów pracowniczych, takimi jak dni urlopowe, zwolnienia chorobowe, czas osobisty, urlop macierzyński lub ojcowski i inne. 

Systemy zarządzania urlopami lub nieobecnościami są powszechnie używane przez działy HR i menedżerów w celu zapewnienia, że wnioski urlopowe pracowników są obsługiwane sprawnie i dokładnie, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z polityką firmy i przepisami prawa pracy.

• Przeczytaj o: Systemy zarządzania czasem

11 najlepszych systemów zarządzania urlopami dla Twojej organizacji

1. Timeular

Timeular jest najbardziej łatwym w obsłudze narzędziem do śledzenia WOM i czasu pracy, z którego może korzystać Twój zespół, ze względu na niezrównane połączenie wydajności, łatwości obsługi i personalizacji podczas śledzenia czasu wolnego pracowników.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi pracownicy i menedżerowie HR są niezwykle łatwi w nawigacji, co zmniejsza krzywą uczenia się i sprzyja szybkiemu wdrożeniu. 

Jako zapracowany menedżer potrzebowałem narzędzia do śledzenia urlopów, które byłoby równie wydajne, co przyjazne dla użytkownika. Timeular przekroczył moje oczekiwania dzięki swojej prostocie i skuteczności. Zarządzanie urlopami to teraz pestka

Andrew W, lider zespołu

Uniwersalny moduł śledzenia nieobecności

W Timeular, zespoły HR i menedżerowie mogą zarządzać, zatwierdzać lub odrzucać czas wolny i śledzić wszystkie nieobecności w jednym miejscu. Co więcej, mogą ustawić limity urlopów indywidualnie dla każdego pracownika.

Łatwe rejestrowanie czasu wolnego dzięki systemowi samoobsługi pracowników Timeular

Pracownicy mogą bez wysiłku śledzić swój czas wolny, dodając urlop do kalendarza Timeular . Mogą określić rodzaj nieobecności i czas jej trwania oraz dodać notatki. Można to zrobić zarówno na telefonie komórkowym, jak i na komputerze. Co więcej, pracownicy mogą eksportować wykresy urlopów i śledzonych godzin pracy bezpośrednio z narzędzia do śledzenia listy płac jako pliki PDF, aby udostępniać je zespołowi ds. płac i HR.

Najważniejsze funkcje Timeular

• Śledzenie czasu pracy i czasu wolnego
• Zatwierdzanie, odrzucanie i zarządzanie dowolnym rodzajem urlopu
• Zautomatyzowane raporty czasu pracy i urlopów
• +3 000 integracji
• Automatyczna rejestracja czasu pracy
• Śledzenie rozliczeń
• Mobilny towarzysz
• Budżety
• Aplikacja mobilna dla systemów iOS i Android. Działa również jako narzędzie do śledzenia czasu w systemach Windows i Mac

Timeularnarzędzie do śledzenia urlopów znacznie usprawniło nasz proces zarządzania urlopami

Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design

Zacznij monitorować wszystkie rodzaje urlopów z Timeular

Łatwe zarządzanie wszystkimi rodzajami czasu wolnego pracowników w jednym miejscu: płatny czas wolny, dni chorobowe, czas wolny w zastępstwie i wiele innych.

Wypróbuj za darmo

2. BambooHR

BambooHR to popularna platforma oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi oferująca szereg funkcji i narzędzi usprawniających procesy HR i poprawiających ogólne zarządzanie zasobami ludzkimi. Oto kilka kluczowych funkcji związanych ze śledzeniem urlopów:

1. Śledzenie czasu wolnego: pracownicy mogą wnioskować o czas wolny, a menedżerowie mogą zatwierdzać lub odrzucać wnioski w systemie. Naliczone salda WOM są również śledzone.
2. Samoobsługa pracowników: pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, wnioskować o wolne, przeglądać odcinki wypłat i aktualizować swoje profile, zmniejszając obciążenie administracyjne działu kadr.
3. Baza danych pracowników: narzędzie jest scentralizowane do przechowywania wszystkich informacji o pracownikach. Obejmuje to podstawowe dane, takie jak dane kontaktowe, historię zatrudnienia i informacje o urlopach.
4. Raportowanie niestandardowe: użytkownicy mogą tworzyć raporty i pulpity nawigacyjne w celu analizowania liści.

Przeczytaj także: Różne rodzaje planowania wydajności

3. Zoho People

Zoho People to oparty na chmurze system zarządzania zasobami ludzkimi oferujący różne funkcje HR, które pomagają organizacjom usprawnić procesy HR. Jedną z jego najważniejszych funkcji jest śledzenie urlopów. Przyjrzyjmy się jej bliżej.

• Śledź każdy rodzaj urlopu: Zoho People zapewnia scentralizowaną platformę do zarządzania wszystkimi aspektami urlopów, w tym zasadami naliczania, typami urlopów (chorobowe, wypoczynkowe, bezpłatne itp.) oraz niestandardowymi kategoriami urlopów.
• Samoobsługa pracowników: pracownicy mogą łatwo ubiegać się o urlop, przeglądać salda swoich urlopów i śledzić status swoich wniosków urlopowych za pośrednictwem portalu samoobsługowego.
• Niestandardowe zasady urlop owe: administratorzy mogą konfigurować i wdrażać niestandardowe zasady urlopowe, aby dopasować je do konkretnych wymagań organizacji.
• Zatwierdzanie urlopów: Menedżerowie mogą przeglądać i zatwierdzać/odrzucać wnioski urlopowe online, usprawniając proces zatwierdzania i zapewniając zgodność z polityką firmy.
• Raporty urlopowe: Generowanie raportów w celu analizy trendów urlopowych, monitorowania nieobecności pracowników i zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy.

Opinie klientów

"Uwielbiam fakt, że jest niezwykle przyjazny dla użytkownika i nawet osoba, która nie jest zbyt obeznana z technologią, może z niego korzystać po odpowiednim przeszkoleniu" - GetApp

"Brak przyzwoitego wsparcia nawet dla płatnego planu i brak podstawowych funkcji pokazuje tylko, jak niską jakość / poprzeczkę sobie wyznaczyli". - Capterra

Przeczytaj również: Najlepsza aplikacja do zdalnego śledzenia czasu dla pracowników

4. Dzień roboczy

Workday to szeroko stosowane oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi i finansami oparte na chmurze. Wyróżnia się jako oprogramowanie do zarządzania urlopami dzięki kompleksowemu pakietowi HR, dzięki czemu jest idealny dla dużych organizacji. Raportowanie w czasie rzeczywistym i skalowalność sprawiają, że jest to potężne narzędzie. Mniejsze firmy mogą jednak uznać proces jego wdrażania za trudny.

Najważniejsze cechy

• Elastyczne zasady dotyczące urlopów: Workday pozwala organizacjom konfigurować i dostosowywać zasady dotyczące urlopów, aby spełniały ich określone wymagania, w tym stawki naliczania, kryteria kwalifikowalności i rodzaje urlopów (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, urlop bezpłatny).
• Samoobsługa pracowników: pracownicy mogą łatwo wnioskować o czas wolny, przeglądać salda swoich urlopów i sprawdzać status swoich wniosków urlopowych za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika portalu samoobsługowego.
• Zatwierdzanie przez menedżera workflows: umożliwia menedżerom przeglądanie i zatwierdzanie/odrzucanie wniosków na platformie.
• Integracja z listą płac: dane urlopowe płynnie integrują się z listą płac, zapewniając dokładne obliczanie wynagrodzeń i potrąceń na podstawie wykorzystanego urlopu.

Opinie klientów

"Ogólnie bardzo pozytywne doświadczenie z dobrą równowagą między łatwością użytkowania a możliwością dostosowania". - GetApp

"Obawiam się, że więcej minusów niż plusów. Szkolenie było długie, obszerne i mylące". - GetApp

5. Kalmary

Calamari to system zarządzania nieobecnościami, który oferuje łatwy w użyciu interfejs zarówno dla pracowników, jak i menedżerów.

Jego integracja ze Slackiem usprawnia komunikację, a śledzenie geolokalizacji jest dobrodziejstwem dla organizacji zatrudniających pracowników zdalnych. Może jednak nie mieć wszystkich zaawansowanych funkcji HR, których wymagają niektóre większe przedsiębiorstwa.

Najważniejsze funkcje śledzenia urlopów:

• Kalendarz urlopów: Calamari zapewnia wizualny kalendarz urlopów, który wyświetla harmonogramy urlopów pracowników, ułatwiając działowi kadr i menedżerom planowanie personelu i rozkład obciążenia pracą.
• Salda urlopowe: salda urlopowe w czasie rzeczywistym pomagają pracownikom i menedżerom podejmować świadome decyzje przy wnioskowaniu o czas wolny.
• Samoobsługa pracowników: pracownicy mogą łatwo składać wnioski urlopowe, przeglądać salda swoich urlopów i śledzić status swoich wniosków za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika portalu samoobsługowego.
• Niestandardowe raporty urlopowe: generowanie raportów w celu analizy trendów urlopowych, monitorowania obecności i zapewnienia zgodności z polityką urlopową i przepisami prawa pracy.

Opinie klientów

"Aplikacja jest przyjazna dla użytkownika, łatwo się po niej poruszać. Dodatkowo, mają niesamowity zespół obsługi klienta, który zawsze chętnie rozwiązuje wszelkie problemy w odpowiednim czasie." - GetApp

"Konfiguracja nie była tak łatwa, jak myśleliśmy, a wsparcie ze strony Calamari było bardzo ograniczone i wiele razy odpowiedzi na nasze pytania nie były pomocne lub nie dotyczyły tematu". - Capterra

Powiązane również:

• Najlepsze aplikacje do planowania
• Jak stworzyć harmonogram dla pracowników
• Dowolne harmonogramy pracy pracowników

6. Sage HR

SageHR jest znany z przyjaznego dla użytkownika interfejsu i integracji z Google Workspace.

Jego przystępna cena i mobilna dostępność sprawiają, że jest odpowiedni dla mniejszych organizacji. Może jednak brakować niektórych zaawansowanych funkcji HR, takich jak sztuczna inteligencja i analizy predykcyjne, globalna zgodność z przepisami HR i zaawansowane ankiety pracownicze.

Najważniejsze cechy

Zatwierdzanie przepływów pracy: wnioski urlopowe mogą być przekierowywane przez wstępnie zdefiniowane zatwierdzenia workflows, zapewniając, że są one sprawdzane i zatwierdzane przez odpowiednich menedżerów lub przełożonych.

• Samoobsługa pracowników: pracownicy mogą łatwo przesyłać wnioski urlopowe, sprawdzać salda swoich urlopów i przeglądać status swoich wniosków za pośrednictwem intuicyjnego portalu samoobsługowego.
• Baza danych pracowników: prowadzenie scentralizowanej bazy danych informacji o pracownikach, w tym danych osobowych, danych kontaktowych, historii zatrudnienia i wyników.
• Śledzenie obecności: poza zarządzaniem urlopami, Sage HR oferuje funkcje śledzenia obecności w celu monitorowania godzin pracy pracowników, godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz nadgodzin.

Przeczytaj również: Przewodnik po redukcji nadgodzin

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania urlopami?

Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania urlopami dla Twojej organizacji to krytyczna decyzja, która może mieć znaczący wpływ na wydajność działu HR i zadowolenie pracowników. Aby dokonać świadomego wyboru, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Zrozumieć swoje potrzeby i cele

Zacznij od oceny konkretnych potrzeb i celów swojej organizacji. Jakie są główne wyzwania, które chcesz rozwiązać za pomocą systemu zarządzania urlopami? Zrozumienie celów pomoże w procesie wyboru.

Przyjazny dla użytkownika interfejs

Upewnij się, że LMS ma przyjazny dla użytkownika interfejs zarówno dla pracowników, jak i menedżerów HR. Intuicyjny system zmniejsza krzywą uczenia się i zachęca do adopcji.

Zgodność z przepisami i wymogi prawne

Upewnij się, że system może obsługiwać różne rodzaje urlopów (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, urlop rodzinny) i jest zgodny z przepisami prawa pracy i polityką firmy. Poszukaj funkcji, które pomogą Ci zachować zgodność z przepisami.

Opcje dostosowywania

Oceń zdolność systemu do dostosowywania zasad urlopowych, naliczania stawek, zatwierdzania workflows i ustawień powiadomień, aby dostosować je do unikalnych wymagań Twojej organizacji.

Możliwości integracji

Sprawdź, czy LMS może płynnie zintegrować się z istniejącym oprogramowaniem HR, systemami płacowymi i kalendarzami. Integracja zapewnia dokładność danych i ogranicza ich ręczne wprowadzanie.

Skalowalność

Rozważ skalowalność systemu. Czy będzie on dostosowany do rozwoju organizacji i zmieniających się potrzeb w czasie? Skalowalne rozwiązanie może uchronić Cię przed koniecznością zmiany systemu w miarę rozwoju firmy.

Raportowanie i analityka

Warto zwrócić uwagę na rozbudowane funkcje raportowania i analizy. Możliwość generowania raportów na temat salda urlopów, trendów i wskaźników absencji może dostarczyć cennych informacji do planowania HR.

Dostępność mobilna

W dzisiejszym świecie mobilnym dostępność mobilna ma kluczowe znaczenie. Upewnij się, że system oferuje aplikację mobilną lub responsywny projekt, aby umożliwić pracownikom i menedżerom dostęp do niego w podróży.

Koszt i budżet

Określ swój budżet i porównaj go z modelami cenowymi różnych dostawców oprogramowania do zarządzania urlopami. Weź pod uwagę nie tylko początkowe koszty konfiguracji, ale także bieżące opłaty abonamentowe i wszelkie potencjalne koszty dodatkowe.

Opinie użytkowników i referencje

Przeczytaj recenzje i poszukaj referencji od organizacji, które wdrożyły system zarządzania urlopami, który rozważasz. Rzeczywiste doświadczenia innych użytkowników mogą dostarczyć cennych spostrzeżeń.

Wersja demonstracyjna i próbna

Poproś o wersję demonstracyjną lub bezpłatną wersję próbną systemu LMS, aby zapoznać się z jego funkcjami i możliwościami. Pozwoli ci to ocenić, czy odpowiada on potrzebom twojej organizacji.

Informacje zwrotne od użytkowników

Zbierz opinie od menedżerów HR i pracowników, którzy będą korzystać z systemu. Ich opinie pomogą ci zrozumieć, jak dobrze LMS odpowiada ich potrzebom i oczekiwaniom.

5 Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania nieobecnościami

1. Wydajność - Automatyzacja wniosków urlopowych i zatwierdzeń usprawnia cały proces, skracając czas poświęcany przez pracowników działu kadr i menedżerów na zadania administracyjne. To świetny sposób na zwiększenie wydajności pracy.
2. Redukcja nadużyć urlop owych - poprzez systematyczne śledzenie i zarządzanie wnioskami urlopowymi, LMS pomaga zapobiegać nadużyciom urlopowym lub nieuprawnionym nieobecnościom, poprawiając ogólną dyscyplinę pracowników.
3. Dokładne naliczanie urlop ów - naliczanie urlopów jest automatycznie obliczane i aktualizowane w systemie, zmniejszając ryzyko błędów w śledzeniu sald pracowników i wskaźników naliczania.
4. Oszczędność kosztów - Automatyzując procesy zarządzania urlopami i zmniejszając ryzyko błędów, LMS może prowadzić do oszczędności kosztów w zakresie kosztów administracyjnych i potencjalnych kwestii zgodności z prawem.
5. Zadowolenie pracowników - usprawnione procesy urlopowe, opcje samoobsługi i przejrzysta komunikacja przyczyniają się do zwiększenia zadowolenia i zaangażowania pracowników.

Wnioski

W tym artykule podkreśliliśmy znaczenie skutecznego zarządzania urlopami w HR i przedstawiliśmy kilka systemów zarządzania urlopami (LMS), które automatyzują i usprawniają ten proces. System zarządzania urlopami ma na celu uproszczenie wnioskowania, zatwierdzania, śledzenia i zarządzania różnymi urlopami pracowników, zapewniając zgodność z polityką firmy i przepisami prawa pracy. Oto nasze najlepsze rekomendacje dotyczące rozwiązań do śledzenia urlopów:

1. Timeular
2. BambooHR
3. Zoho People
4. Workday
5. Kalmary
6. Sage HR

Timeular wyróżnia się jako najbardziej łatwe i intuicyjne narzędzie do śledzenia urlopów. Zespoły HR mogą zarządzać, zatwierdzać lub odrzucać czas wolny w jednym miejscu, a pracownicy mogą łatwo rejestrować swój czas wolny za pomocą samoobsługowego systemu Timeular.

Możesz być zainteresowany:

• Rodzaje urlopów pracowniczych
• PTO a wakacje
• Obliczanie godzin dla listy płac
• Przewodnik po zarządzaniu czasem
• Jak zwiększyć produktywność pracowników
• Budowanie kultury pracy zdalnej
• Dlaczego zarządzanie czasem jest kluczowe w biznesie