Combien de temps consacrez-vous aux réunions ?

Réunions improductives : Combien coûtent-elles ?

Auteur : Karolina Matyska

18 août 2022

C'est presque inévitable. À un moment ou à un autre de notre vie professionnelle, nous avons participé à des réunions inutiles, monotones et improductives.

Nous en avons tous fait l'expérience. Malheureusement, ce type de réunion se produit encore plus régulièrement que nous le souhaiterions, pour monopoliser notre journée et nous démotiver.

Nous savons tous que les réunions ne sont pas censées être cela. Elles sont censées réunir des personnes pour discuter de problèmes et trouver de nouvelles idées et solutions.
Les réunions permettent également de créer des liens plus profonds. Elles peuvent contribuer à créer des liens plus profonds et à améliorer les relations avec les collègues.

Vous cherchez le moyen le plus simple de suivre le temps passé en réunion ?

En général, le plus gros problème des réunions n'est pas leur longueur ni les personnes qui y participent.

Le problème fondamental est le manque de respect des gens pour le temps de chacun. Et c'est quelque chose que nous ne pourrons malheureusement jamais récupérer. Le temps. Et sans temps, nous ne pouvons pas nous concentrer sur nos objectifs.

Valoriser le temps des employés est l'une des choses les plus importantes qu'un manager puisse faire. En leur permettant de consacrer du temps à leurs tâches, ils se sentiront respectés et valorisés.

Cela aura un impact plus important sur l'entreprise et permettra aux employés de travailler plus dur pour atteindre leurs objectifs.

Le coût des réunions improductives : les chiffres à connaître

Les réunions sont l'une des plus grandes pertes de temps au travail. De plus, les réunions inutiles ont un impact financier considérable sur votre entreprise. Voici un exemple pour que vous puissiez comprendre le calcul.

Selon Insider , environ 11 millions de réunions ont lieu chaque jour aux États-Unis, et un tiers d'entre elles sont improductives.

Et, devinez quoi ? Cela a un coût : on estime que 37 milliards de dollars sont perdus chaque année en réunions improductives. C'est fou, non ?

Si vous ne voyez pas que le temps, c'est de l'argent, pensez-y. Si vous avez une réunion improductive avec 7 employés et que cette réunion dure 1 heure, vous ne perdez pas 1 heure. Vous perdez 7 heures de travail !

Mais alors, pourquoi continuer à y participer si la plupart d'entre eux ne sont qu'une pure perte de temps et d'argent ?

Découvrons ce qui rend les réunions improductives.

Qu'est-ce qui rend les réunions improductives ?

De nombreuses raisons font que les réunions sont improductives et constituent généralement une énorme perte de temps. Voici notre liste des 5 principales :

1. Le multitâche

Les participants consultent-ils leurs courriels ou rattrapent-ils d'autres tâches sans rapport avec la réunion ? La réponse est, la plupart du temps, oui.

Si vous avez l'impression que cette réunion vous fait perdre énormément de temps, vous finirez par faire autre chose au lieu de prêter attention à ce qui se passe dans cette réunion.

Et laissez-nous vous dire une chose : le multitâche est peut-être la raison pour laquelle vous vous sentez improductif.

2. Trop de personnes

Combien de fois avez-vous participé à une réunion qui ne vous était pas destinée et qui n'avait rien à voir avec votre travail ? Beaucoup de membres de l'équipe ne prennent même pas la parole pendant les réunions parce qu'ils n'y ont tout simplement pas leur place.

La plupart des gens veulent discuter de sujets qui affectent directement leur travail. Par conséquent, si c'est vous qui provoquez la réunion, prenez le temps de vous demander si la question concerne les personnes que vous invitez.

Réunion d'équipe avec une personne à distance

3. Les personnes éloignées se sentent exclues

Avec le travail hybride, c'est rapidement devenu un problème. Lorsque vous participez à une réunion où la moitié des personnes sont à distance, n'oubliez pas qu'elles sont là. La solitude est l'un des plus grands défis pour les travailleurs à distance.

Pour les membres de l'équipe qui participent à distance, il peut être encore plus difficile de rester concentré et engagé. Par conséquent, essayez de faire en sorte que la réunion soit fluide et que tout le monde participe à la conversation.

Lire aussi : Guide du travail à distance

4. Manque de structure, de planification et de gestion du temps

Nous sommes tous d'accord pour dire que la plupart des réunions auxquelles nous assistons manquent de structure et de planification. Il est plus fréquent que nous allions à des réunions dont nous ne savons rien qu'à celles que nous connaissons.

Pour aller vite et droit au but, préparez un ordre du jour pour la réunion. Veillez à ce que l'objectif principal de la réunion soit clair pour tout le monde, à ce que vous essayiez d'accomplir et à ce que vous vous en teniez au plan.

Veillez également à ce que chaque sujet de discussion ait sa place dans l'ordre du jour. Ne perdez pas trop de temps sur certains sujets et n'en laissez pas d'autres en suspens.

5. Mises à jour de l'état d'avancement

"Qu'avez-vous fait depuis notre dernière rencontre ? À qui avez-vous parlé ? Quelles sont les mises à jour ?" Ce type de questions est à proscrire dans les réunions.

Si la plupart des réunions sont consacrées à discuter de choses qui se sont déjà produites, elles ne sont pas productives.

Selon Forbes, "les entreprises passent trop de temps à considérer les réunions comme un moyen de partager des informations historiques. Cela signifie qu'elles ne passent pas assez de temps à se concentrer sur l'avenir et sur la manière dont les autres peuvent contribuer à produire des résultats. "

Concentrez-vous sur de nouvelles solutions et de nouveaux résultats et élaborez des plans d'action. C'est ce que les réunions devraient être.

Comment éviter les réunions improductives en 7 étapes

Maintenant que nous savons ce qui rend une réunion improductive, quelle est la recette pour y remédier ? Comment pouvons-nous changer ce discours et transformer les réunions en moteurs d'action ?

Découvrez comment résoudre les réunions improductives en 7 étapes simples et rapides.

1. Envisager d'autres solutions

Pensez au nombre de fois où vous vous êtes dit : "Cela aurait pu être réglé par courrier électronique" ? Toutes les réunions ne peuvent pas être remplacées comme ça, mais nous sommes sûrs que certaines peuvent l'être.

Cette option permet aux employés de n'examiner que les détails pertinents et de fournir un retour d'information si nécessaire.

2. Établir un ordre du jour

Avant d'organiser une réunion, réfléchissez à sa finalité et fixez des objectifs clairs. Décidez avant le début de la réunion ce que vous voulez accomplir. Réfléchissez à l'avance aux objectifs de votre réunion et mettez-les par écrit.

N'attendez pas que les gens se réunissent et commencez à lancer des idées sans but précis. Cela vous aidera à rester concentré et sur la bonne voie.

3. Apporter déjà des solutions

Soyez proactif et apportez déjà vous-même des idées et des solutions !

Si vous et les autres participants définissez à l'avance un certain nombre de solutions, votre réunion sera beaucoup plus productive car les participants sauront à quoi s'attendre.

Cela vous permettra de voir toutes les options qui s'offrent à vous et de choisir la meilleure.

4. N'inviter que les personnes nécessaires

Lorsque vous établissez votre liste de réunions, vous devez vous demander qui doit être présent. En d'autres termes, qui est nécessaire pour prendre des décisions et participer au processus. Qui possède des connaissances importantes ?

Surtout, essayez de ne pas inviter des personnes qui n'ont pas besoin d'être présentes. Cela vous permettra de vous assurer que votre réunion n'est pas une perte de temps pour qui que ce soit.

5. Encourager les conversations ouvertes

Le fait de contribuer donne aux gens le sentiment d'être bien dans leur peau. Veillez donc à laisser les gens s'engager dans une conversation et à les laisser débattre de différents sujets de discussion. L'apport de chacun permet de maintenir l'implication des gens.

Toutefois, pour que tout soit bien organisé, prévoyez dans votre agenda une période de discussion ouverte. Gardez le contrôle du temps et veillez à ce qu'un sujet ne reçoive pas plus d'attention qu'il n'en faut.

Vous voulez simplement vous assurer que tous les membres de l'équipe se sentent libres de s'exprimer lorsqu'ils ont quelque chose d'important à dire.

6. Fixer une heure précise pour la fin de l'opération

Y a-t-il quelque chose de pire que de participer à une réunion sans but apparent ? Alors, ne soyez pas cette personne !

Lorsque vous établissez votre ordre du jour et que vous planifiez vos sujets de discussion, déterminez la durée de chaque sujet et répartissez votre temps en conséquence.

Vous pouvez toujours utiliser une application de suivi du temps si vous avez besoin d'une aide supplémentaire ! Si vous avez besoin d'autres conseils sur la façon de terminer une réunion, lisez notre blog et vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour vous démarquer.

7. Terminer par un plan d'action

Au cours des dernières minutes, prenez le temps de discuter des prochaines étapes. Notez qui est responsable de l'exécution de chaque tâche et décidez du calendrier.

De cette manière, rien n'est oublié et chacun assume une part de responsabilité.

Puisque vous lisez des articles sur les réunions improductives, vous pourriez être intéressé par la lecture d'un article sur la façon de mener une réunion.

FAQ

Quel est le pourcentage de réunions improductives ?

Selon la Harvard Business Review, 71 % des réunions sont improductives.

Trop de réunions sont-elles improductives ?

Les réunions inefficaces et improductives peuvent avoir un impact négatif sur le plan psychologique et mental. Selon la Harvard Business Review, "(...) 92 % des employés considèrent que les réunions sont coûteuses et improductives". Les innombrables interactions en ligne conduisent souvent à la "fatigue du zoom"un état qui, selon les neuropsychologues, contribue grandement au technostress. En bref, la multiplication des réunions n'aide personne à atteindre ses objectifs".

Les réunions sont-elles une perte de temps ?

De nombreuses études ont confirmé que les réunions sont en fait une perte de temps.

Curriculum vitae

Les réunions ne doivent pas être un piège ; elles peuvent être un outil de changement.

Suivez les bonnes pratiques que nous avons mentionnées et améliorez la productivité, la communication et l'intégration du travail de l'équipe, ainsi que la satisfaction au travail et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Vous n'avez pas besoin d'utiliser les réunions comme un moyen de rester au courant de la situation.

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