La gestion des risques liés aux projets en 2024 : Le guide ultime
En tant que chef de projet, vous avez probablement tout vu : les jours où tout va bien, où votre projet passe tous les tests, où la productivité de votre équipe monte en flèche et où les clients vous couvrent de critiques cinq étoiles.
Mais il y a aussi les jours difficiles, où l'on a l'impression de ne faire qu'éteindre des incendies. Il se peut que votre équipe de projet perde le contrôle de la portée du projet, ou que la personne responsable d'une tâche clé soit malade.
Avez-vous envisagé une stratégie de gestion des risques, afin d'éviter de vous retrouver bloqué dans cette succession de hauts et de bas ?
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En adoptant un processus structuré de gestion des risques, vous ne vous contentez pas d'attendre que les problèmes surgissent, vous les devancez. Dans cet article, vous apprendrez à identifier les risques, à les classer par catégories et à élaborer un solide plan de réponse aux risques.
Qu'est-ce que la gestion des risques liés aux projets ?
La gestion des risques est un élément essentiel de la gestion de projet, qui consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques tout au long du cycle de vie du projet afin de garantir la réalisation des objectifs du projet.
Il s'agit d'abord de comprendre le "risque de projet" comme le potentiel d'événements susceptibles d'avoir un impact négatif sur le projet. Le processus englobe l'identification des risques (déterminer les risques susceptibles de se produire), l'évaluation de la probabilité des risques (la probabilité qu'ils se produisent) et l'évaluation de leur impact potentiel.
Cette approche, essentielle à une gestion de projet efficace, garantit que les risques sont gérés de manière proactive. L'une des principales principales responsabilités d'un chef de projetla gestion des risques liés au projet est essentielle pour que le projet se déroule sans heurts tout au long de son cycle de vie et qu'il atteigne les objectifs fixés.
Quels sont les risques les plus courants liés à un projet ?
Lorsque vous abordez les risques liés à un projet, vous vous apercevez qu'ils sont différents : internes, externes et techniques. Les risques que vous rencontrerez dépendent également de l'environnement spécifique et de la dynamique de votre équipe de projet.
Le Project Management Institute (PMI) souligne qu'en fonction de votre secteur d'activité et des méthodes que vous utilisez, les types de risques peuvent varier considérablement.
Note : N'oubliez pas que tous les risques ne sont pas forcément mauvais. Il existe également des "risques positifs", c'est-à-dire des opportunités qui pourraient profiter à votre projet si vous jouez bien vos cartes.
Une grande partie de votre processus de gestion des risques consistera à identifier et à hiérarchiser les risques du projet. Cela signifie que vous devrez déterminer les risques qui nécessitent une attention immédiate et ceux qui peuvent attendre. Il s'agit de s'assurer que vous et les membres de votre équipe de projet êtes prêts et que vous pouvez mener le projet à bien !
Voici une liste élémentaire des catégories de risques potentiels dans la gestion de projet :
Risques internes
Les risques internes d'un projet sont ces questions délicates qui proviennent de l'intérieur de votre organisation et sur lesquelles vous n'avez aucun contrôle. Ces risques peuvent apparaître à n'importe quel niveau, qu'il s'agisse d'un service spécifique, de l'équipe de projet ou du projet lui-même.
Examinons quelques exemples typiques de risques internes liés à un projet :
- Il y a le risque lié au calendrier, un problème courant lorsque le calendrier de votre projet est perturbé par des contretemps ou des erreurs internes.
- Les risques pour la santé au sein de votre équipe, comme les membres de l'équipe de projet qui tombent malades ou qui font un burn-out, peuvent également faire dérailler vos progrès.
- Les risques liés aux coûts sont également importants. Il s'agit de l'aspect financier, où vous pourriez finir par dépenser plus que prévu ou ne pas allouer votre budget de manière efficace.
C'est là que les compétences de votre équipe de projet en matière de gestion des risques s'illustrent. Grâce à un plan de gestion des risques solide, vous pourrez repérer ces risques éventuels avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs.
Il s'agit d'identifier les risques à un stade précoce, de comprendre leur impact potentiel et d'élaborer des stratégies de gestion des risques pour les tenir à distance.
Et lorsqu'un risque se présente ? Si vous avez mis en place un plan d'atténuation des risques et de réponse, vous êtes prêt à vous y attaquer de front et à faire en sorte que votre projet se déroule comme prévu.
Découvrez comment l 'estimation du temps peut vous aider à réduire les risques internes dans la gestion de projet.
Risques externes
Les risques externes d'un projet sont ces obstacles qui viennent de l'extérieur de votre organisation et qui échappent totalement au contrôle de votre équipe. Il s'agit de défis sur lesquels ni les gestionnaires de projet ni les parties prenantes ne peuvent avoir d'influence directe.
Quelques exemples ?
- Changements dans la politique gouvernementale
- Changements environnementaux
- De grands changements économiques
Prenons l'exemple de la pandémie de Covid-19 : il s'agissait d'une crise sanitaire mondiale de grande ampleur qu'aucun projet ne pouvait ignorer. Elle a plongé les chaînes d'approvisionnement dans le chaos, perturbé le commerce international et même secoué la main-d'œuvre et les outils technologiques sur lesquels s'appuient les entreprises.
Pour les gestionnaires de projet, cela signifie qu'il faut garder un œil attentif sur le monde extérieur pendant le processus de planification. Il ne s'agit pas seulement de tracer la voie à suivre pour mener à bien le projet, mais aussi de disposer d'une solide stratégie de suivi des risques.
Ainsi, en cas d'imprévu, vous ne serez pas pris au dépourvu et pourrez gérer les projets et adapter vos plans en conséquence.
Lire aussi : Rapports sur la gestion de projet
Risques techniques
Dans la gestion de projet, les risques techniques peuvent apparaître dans différents types de projets. Ces risques sont liés aux ressources techniques que vous utilisez.
Cela signifie qu'il faut faire face à d'éventuels problèmes logiciels, à des dysfonctionnements matériels, à des pannes de réseau numérique ou à des problèmes liés à vos actifs numériques. En même temps, il y a des défis à relever, comme les menaces de cybersécurité, la mise à jour des nouvelles technologies et l'adaptation à l'évolution des exigences réglementaires.
La gestion de ces risques potentiels est un élément clé du processus de gestion des risques de votre projet. Il s'agit d'être attentif à tout problème technique, qu'il s'agisse d'une connexion Internet chancelante ou d'un dysfonctionnement informatique.
Risques liés aux PM
Il s'agit de relever les défis liés à la gestion d'un projet, qu'il s'agisse de perfectionner ses compétences en la matière, d'estimer le temps nécessaire ou de respecter le budget du projet.
Des outils clés tels que le registre des risques et l'analyse quantitative des risques doivent être envisagés. Ils vous aident à repérer rapidement les problèmes potentiels et à en mesurer l'impact, vous permettant ainsi qu'à vos principales parties prenantes de rester dans la boucle.
La gestion de ces risques potentiels vous aidera non seulement à atteindre les objectifs de votre projet, mais aussi à renforcer votre capacité à améliorer les projets futurs et à accroître la tolérance au risque de votre équipe.
Et n'oubliez pas qu'il arrive que l'on fasse appel à une équipe de tigres peut changer la donne dans les situations difficiles.
Une équipe de tigres peut être la solution dont vous avez besoin pour résoudre un problème dans votre projet.
CONSEIL : Apprenez à suivre et à gérer les risques dans notre guide sur le suivi des projets.
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Exemples de risques dans la gestion de projet
Les risques inattendus sont presque inévitables. Pour obtenir les résultats escomptés, il est donc essentiel de disposer d'un plan de gestion des risques efficace.
Ce faisant, les gestionnaires de projet se sentent plus à l'aise pour gérer les risques dans de multiples scénarios. Voici quelques-uns des risques les plus courants :
- Coûts élevés - Il arrive que des projets dépassent le budget prévu, ce qui peut être dû à une budgétisation irréaliste lors du processus de planification du projet. Un dépassement de budget peut toujours se produire avec un plan parfait, mais il est préférable de détailler tous les coûts qui peuvent survenir et l'impact du risque de coût sur le projet.
- Des performances insuffisantes - il est difficile d'en déterminer la cause, la plupart du temps. Néanmoins, grâce à un processus approfondi d'identification des risques, vous pouvez rester à l'affût des risques potentiels (mauvaise communication, épuisement professionnel, heures supplémentaires, etc.)
- Problèmes d'ordonnancement - dans tout plan de projet, il y a des marges de manœuvre qui permettent des retards. Cependant, avec un plan initial d'évaluation des risques et les bons outils, tels qu'un outil de suivi du temps, les gestionnaires de projet peuvent prévenir tout retard dans les jours de livraison et autres.
- Manque de ressources - les ressources peuvent être du temps, de l'argent, des outils et des personnes. Les gestionnaires de projet sont chargés de garantir les ressources et de se tenir au courant de tout événement à risque qui met leurs ressources à rude épreuve et empêche la réussite du projet.
- Problèmes opérationnels - un risque opérationnel survient lorsque le logiciel de gestion de projet change ou lorsqu'il y a des changements dans la gestion ou dans les rôles de l'équipe. Cette catégorie comprend également la mise en œuvre de nouveaux processus.
Comment gérer les risques d'un projet en 6 étapes
La meilleure façon d'aborder la gestion des risques est de simplement d'élaborer un plan de gestion des risques et de faire en sorte que l'ensemble de l'équipe le suive :
Voici les étapes sous-jacentes d'un plan de gestion des risques d'un projet :
1. Identifier le type de risque et les circonstances
Pour résoudre un problème, vous devez l'identifier. Ensuite, vous devez l'ajouter à votre registre des risques et recueillir autant de données que possible sur son contexte.
Impliquez votre équipe pour discuter des risques identifiés et réfléchir à des solutions.
2. Analyser le risque
Une fois que vous avez rassemblé toutes les données (ce qui, rappelons-le, peut être un processus continu), vous devez entamer un processus d'analyse des risques sur les événements de risque individuels.
A bon logiciel de gestion de projet facilite l'analyse des risques. Si vous n'en avez pas, il se peut que votre entreprise dispose déjà d'un cadre interne de gestion des risques.
En analysant minutieusement vos données, tant sur le plan qualitatif que quantitatif, vous êtes en mesure de prévenir tout événement à risque, quel que soit le type de projet.
3. Donner la priorité à ce qui est important
Les risques n'ont pas tous le même degré d'impact. Une fois que vous avez analysé vos risques, classez-les dans les catégories suivantes : élevé, moyen ou faible.
Vous pourrez ainsi disposer d'un plan de gestion des risques efficace, car vous saurez quels sont les risques qui nécessitent une action immédiate et quels sont ceux qui peuvent être différés.
Lire aussi : Les meilleurs outils pour hiérarchiser le travail
4. Désigner un propriétaire du risque
Chaque risque identifié doit être attribué à une personne qui dirigera les travaux en vue de sa résolution.
Le chef de projet est chargé de choisir un candidat approprié, en tenant compte de ses compétences, de son expérience et de son expertise.
5. Créer un plan d'intervention
Il est maintenant temps de mettre en pratique le plan de réponse aux risques. Lors de l'élaboration de votre plan de réponse, n'oubliez pas que vous pouvez envisager d'autres répercussions positives. Tout problème lié à votre registre des risques peut également donner lieu à des avantages inattendus. Restez créatif !
À partir de là, le gestionnaire et le propriétaire du risque agissent conformément au plan de gestion des risques élaboré.
6. Contrôler le risque
Au cours de cette phase, la personne responsable doit tenir le gestionnaire au courant par des appels ou des courriels afin d'avoir une idée précise de l'avancement général du projet et de tout changement dans le plan de gestion des risques.
Lire aussi : L'importance et les avantages du suivi de projet
Quels sont les défis à relever en matière de gestion des risques liés aux projets ?
La gestion des risques liés aux projets est un défi. Comme indiqué, les défis dépendent de nombreux facteurs, notamment du type de projet et des risques qu'il comporte, qu'ils aient déjà été identifiés ou non. En voici quelques-uns :
- difficulté à identifier correctement les risques du projet - peut résulter d'un manque de collaboration ou de volonté d'identifier les risques.
- gérer trop de projets simultanément - un projet exige déjà que l'on prête attention à chaque risque et à chaque plan d'atténuation, et le fait d'avoir plusieurs projets en même temps ajoute à la complexité. Même les meilleures compétences en matière de gestion de projet peuvent être dépassées dans ce cas.
- le plan de gestion des risques est ignoré - il est élaboré et figure dans le registre des risques, mais on ne lui accorde pas d'importance et il n'est pas mis en œuvre.
CONSEIL : Lisez notre blog et apprenez à gérer plusieurs projets à la fois.
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Comment atténuer les risques
L'atténuation des risques repose principalement sur l'anticipation et la planification. Si l'on considère les exemples examinés, il est clair que chacun d'entre eux nécessite de prévoir le pire scénario, d'anticiper de nouveaux risques, de créer des plans alternatifs et de les respecter scrupuleusement.
En outre, nous pouvons énumérer cinq stratégies d'atténuation pour contribuer au plan d'atténuation des risques :
- Accepter - En acceptant le risque, son analyse définit les conséquences de chaque événement de risque afin de déterminer celles qui sont acceptables. Que peut-on faire pour le résoudre et quels membres de l'équipe peuvent contribuer à l'atténuer ?
- Éviter - En évitant le risque, les membres de l'équipe trouvent des moyens d'éviter que le risque ne se produise. L'objectif est de créer un plan pour un risque hypothétique et d'adopter une attitude préventive pour l'éviter.
- Contrôle - Si le risque ne peut être évité, il doit être contrôlé. Quelle(s) action(s) doit(vent) être mise(s) en œuvre pour contrôler l'impact du risque ?
- Transfert - Cette stratégie consiste à attribuer la responsabilité du risque et de ses conséquences à une autre partie, telle que l'assurance.
- Contrôler - Il est essentiel de contrôler tous les risques pour comprendre les changements qui se produisent pendant la durée de vie d'un projet. Les membres de l'équipe doivent assumer la responsabilité du suivi des risques, des nouveaux risques et des changements apportés au projet.
Lisez notre article et découvrez pourquoi une liste de contrôle pour la gestion de projet minimise les risques.
FAQ
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques dans le cadre d'un projet ?
Le plan de gestion des risques d'un projet décrit la manière dont le processus de gestion des risques d'un projet sera exécuté. Ce document définit la manière d'aborder la gestion des risques, de comprendre au mieux et de gérer les risques liés au projet, ainsi que les responsabilités de chaque membre de l'équipe dans la gestion des risques identifiés.
Quelles sont les étapes de la gestion des risques d'un projet ?
Les étapes du processus de gestion des risques d'un projet sont l'identification, l'analyse, la hiérarchisation, l'appropriation, la réponse et le suivi.
Quels sont les meilleurs outils de gestion des risques ?
Les outils essentiels pour soutenir votre plan de gestion des risques peuvent être trouvés dans votre outil de gestion de projet ou facilement trouvés en ligne : analyse marketing, suivi budgétaire, registre des risques ou sessions de réflexion collective.
En outre, le fait de disposer d'un processus d'évaluation de la qualité et d'analyse des risques ou de concevoir une matrice de probabilité et d'effectuer une bonne analyse des causes profondes peut contribuer à la réussite d'un projet.
Quelle est la formule de la matrice des risques ?
A matrice des risques est utilisée pour l'évaluation des risques. L'un de ses axes sert à attribuer la probabilité d'un risque, et l'autre à en déterminer les conséquences ou la gravité. Le risque est donc égal à la probabilité multipliée par la gravité.
Conclusion
L'élaboration d'un plan de gestion des risques liés au projet permet de réduire l'imprévisibilité des risques potentiels et de maintenir le projet sur une trajectoire plus stable.
Bien qu'il ne soit pas possible d'éliminer les risques, car certains d'entre eux échappent à votre contrôle, il est primordial de mettre en œuvre des plans de gestion et d'atténuation des risques à chaque étape du projet.
Pour que cette démarche soit couronnée de succès, toutes les personnes concernées, du directeur au personnel et même à l'administration de l'entreprise, doivent être formées à la mise en œuvre de diverses pratiques de gestion des risques.