Reuniones improductivas: Cuánto cuestan
Es casi inevitable. En algún momento de nuestra vida profesional, hemos estado en reuniones inútiles, monótonas e improductivas.
Todos lo hemos experimentado. Lamentablemente, este tipo de reuniones siguen produciéndose con más regularidad de la que nos gustaría, solo para monopolizar nuestro día y desmotivarnos.
Todos sabemos que las reuniones no son eso. Se supone que sirven para que la gente se reúna para discutir problemas y aportar nuevas ideas y soluciones.
Las reuniones también sirven para crear conexiones más profundas. Pueden ayudar a crear conexiones más profundas y a mejorar las relaciones con los compañeros.
¿Buscas la forma más sencilla de controlar el tiempo dedicado a las reuniones?
Por lo general, el mayor problema de las reuniones no es su duración ni las personas que asisten a ellas.
La cuestión fundamental es la falta de respeto de la gente por el tiempo de los demás. Y eso es algo que desgraciadamente nunca podremos recuperar. El tiempo. Y sin tiempo, no podemos centrarnos en nuestros objetivos.
Valorar el tiempo de los empleados es una de las cosas más importantes que puede hacer un directivo. Permitirles dedicar tiempo a sus tareas hará que se sientan respetados y valorados.
Esto tendrá un mayor impacto en la empresa, lo que permitirá a los empleados esforzarse más por alcanzar sus objetivos.
El coste de las reuniones improductivas: las cifras que debes conocer
Las reuniones son una de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo. Y las reuniones inútiles suponen un enorme coste económico para tu empresa. He aquí un ejemplo para que entiendas las matemáticas.
Según Insider , cada día se celebran en Estados Unidos unos 11 millones de reuniones, y un tercio de ellas son improductivas.
¿Y adivina qué? Tiene un coste: se calcula que cada año se pierden 37.000 millones de dólares en reuniones improductivas. ¿No es una locura?
Si no puedes ver que el tiempo es dinero, pensemos en esto. Si tienes una reunión improductiva con 7 empleados y la reunión dura 1 hora, no estás perdiendo 1 hora. ¡Estás perdiendo 7 horas de trabajo!
Pero entonces, ¿por qué seguimos asistiendo si la mayoría acaban siendo una auténtica pérdida de tiempo y dinero?
Descubramos qué hace que las reuniones sean improductivas.
¿Qué hace que las reuniones sean improductivas?
Hay muchas razones que hacen que las reuniones sean improductivas y, en general, una enorme pérdida de tiempo. Aquí tienes nuestra lista de las 5 principales:
1. Multitarea
Durante la reunión, ¿la gente consulta el correo electrónico o se pone al día con otras tareas no relacionadas? La respuesta es, la mayoría de las veces, sí.
Si sientes que esa reunión es una enorme pérdida de tiempo para ti, acabarás haciendo otras cosas en lugar de prestar atención a lo que ocurre en esa reunión.
Y, déjanos decirte algo: la multitarea puede ser la razón por la que te sientes improductivo.
2. Demasiada gente
¿Cuántas veces has estado en una reunión que no era para ti y que no tenía nada que ver con tu trabajo? Muchos miembros del equipo ni siquiera hablan durante las reuniones porque, sencillamente, no deben estar allí.
La mayoría de la gente quiere hablar de cosas que afectan directamente a su trabajo. Así que, si eres tú quien convoca la reunión, tómate tu tiempo para pensar si el tema afecta a las personas a las que invitas.
3. Las personas remotas se sienten excluidas
Con el trabajo híbrido, esto se ha convertido rápidamente en un problema. Cuando estés en una reunión en la que la mitad de las personas son remotas, no olvides que están allí. La soledad es uno de los mayores retos para los trabajadores remotos.
Para los miembros del equipo que participan a distancia, mantener la concentración y el compromiso puede ser aún más difícil. Por lo tanto, intenta que la reunión fluya y que todos participen en la conversación.
Lea también: Guía del trabajo a distancia
4. Falta de estructura, planificación y gestión del tiempo
Todos estamos de acuerdo en que la mayoría de las reuniones a las que asistimos carecen de estructura y planificación. Es más habitual que vayamos a reuniones de las que no sabemos nada que a las que sí conocemos.
Para que la reunión sea rápida y directa, prepara un orden del día. Asegúrate de que todo el mundo tiene claro cuál es el objetivo principal de la reunión, qué es lo que quieres conseguir y cíñete al plan.
Asegúrate también de que cada tema de debate tiene un hueco en el orden del día. No dediques demasiado tiempo a ciertos temas y dejes otros desatendidos.
5. 5. Actualización de la situación
"¿Qué has hecho desde nuestro último encuentro? ¿Con quién has hablado? ¿Cuáles son las novedades?". Este tipo de preguntas son un gran no en las reuniones.
Si la mayor parte del tiempo de la reunión se dedica a discutir cosas que ya han sucedido, entonces no es productiva.
Según Forbes, "las empresas dedican demasiado tiempo a ver las reuniones como una forma de compartir información histórica. Esto significa que las empresas no dedican suficiente tiempo a centrarse en el futuro y en cómo los demás pueden ayudar a producir resultados. "
Céntrese en nuevas soluciones y resultados y elabore planes de acción. De eso deberían tratar las reuniones.
Cómo solucionar las reuniones improductivas en 7 pasos
Ahora que sabemos qué hace que una reunión sea improductiva, ¿cuál es la receta para solucionarlo? ¿Cómo podemos cambiar esta narrativa y transformar las reuniones en motores de acción?
Descubra cómo solucionar las reuniones improductivas en 7 sencillos y rápidos pasos.
1. Considerar otras alternativas
Piensa en cuántas veces has pensado: "Esto podría haberse solucionado por correo electrónico"? No todas las reuniones pueden sustituirse así como así, pero estamos seguros de que algunas sí.
Esta opción permitirá a los empleados revisar sólo los detalles relevantes y dar su opinión cuando sea necesario.
2. Crear una agenda
Antes de celebrar una reunión, piensa en su finalidad y fija objetivos claros. Decide antes de que empiece la reunión lo que quieres conseguir. Plantéate los objetivos de la reunión con antelación y escríbelos.
No espere a que la gente se reúna y empiece a lanzar ideas sin un propósito en mente. Esto te ayudará a mantener la concentración y el rumbo.
3. Aportar ya soluciones
Sea proactivo y aporte ya usted mismo algunas ideas y soluciones.
Si usted y los demás asistentes proponen de antemano un número determinado de soluciones, la reunión será mucho más productiva porque los asistentes llegarán sabiendo qué esperar.
Esto le permitirá ver todas sus opciones y elegir la mejor.
4. Invite sólo a las personas necesarias
Cuando elabore su lista de reuniones, debe preguntarse quién tiene que asistir. Es decir, quién es necesario para tomar decisiones y formar parte del proceso. ¿Quién tiene ideas importantes?
Y lo que es más importante, procure no invitar a personas que no necesiten asistir. Así te asegurarás de que tu reunión no sea una pérdida de tiempo para nadie.
5. Fomentar una conversación abierta
Contribuir hace que la gente se sienta bien. Así que asegúrate de que la gente participe en la conversación y déjales debatir sobre diferentes temas de discusión. Las aportaciones de todos mantendrán a la gente implicada.
Sin embargo, para mantenerlo todo organizado, reserve tiempo en su agenda para un periodo de debate abierto. Controla el tiempo y asegúrate de que un tema no reciba más atención de la necesaria.
Sólo tienes que asegurarte de que todos los miembros del equipo se sientan libres para hablar cuando tengan algo valioso que decir.
6. Establezca una hora específica para finalizar
¿Hay algo peor que estar en una reunión sin un fin aparente? Entonces, ¡no seas esa persona!
Cuando elabore el orden del día y programe los temas de debate, determine cuánto tiempo va a dedicar a cada tema y distribuya el tiempo en consecuencia.
Siempre puedes utilizar una aplicación de control del tiempo si necesitas más ayuda. Si necesitas más consejos sobre cómo terminar una reunión, lee nuestro blog y encontrarás todo lo que necesitas para destacar.
7. Finalizar con un plan de acción
En los últimos minutos, tómate tu tiempo para discutir los siguientes pasos. Anota quién es el responsable de llevar a cabo cada tarea y decide el calendario.
De este modo, no se olvida nada y todos asumen algo de propiedad y responsabilidad.
Ya que estás leyendo sobre reuniones improductivas, quizá te interese leer sobre cómo dirigir una reunión.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de reuniones son improductivas?
Según la Harvard Business Review, el 71% de las reuniones son improductivas.
¿Son improductivas demasiadas reuniones?
Las reuniones ineficaces e improductivas pueden tener un impacto psicológico y mental negativo. Según Harvard Business Review, "(...) el 92% de los empleados considera que las reuniones son costosas e improductivas". Las innumerables interacciones en línea suelen provocar "Fatiga del zoom"que, según los neuropsicólogos, contribuye en gran medida al tecnoestrés. En resumen, más reuniones no ayudan a nadie a alcanzar sus objetivos".
¿Son las reuniones una pérdida de tiempo?
Muchos estudios han confirmado que las reuniones son, de hecho, una pérdida de tiempo.
Currículum
Las reuniones no tienen por qué ser una trampa; pueden ser una herramienta para el cambio.
Siga las buenas prácticas que hemos mencionado y mejore la productividad, la comunicación y la integración del trabajo del equipo, así como la satisfacción laboral y el equilibrio entre trabajo y vida privada.
No es necesario que utilices las reuniones para estar al tanto de todo.
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