Cómo crear un plan de gestión del tiempo en 9 pasos
En el vertiginoso mundo actual, dominar la gestión del tiempo es esencial para tener éxito en cualquier tarea que se proponga, ya sea porque le permite disfrutar mejor de la vida fuera del trabajo o porque le ayuda a disponer de más tiempo libre.
Una buena gestión del tiempo ayuda a aumentar la productividad, priorizar las tareas y ahorrar tiempo para el desarrollo profesional y la vida personal.
"Somos un 20% más rentables porque todo el mundo tiene el hábito de controlar el tiempo". - Richard Wingfield, Geek jefe de Envision Design
Para tener una buena gestión del tiempo, el primer paso es crear un plan de gestión del tiempo. Por eso, en este artículo te damos 7 pasos para crear un plan de gestión del tiempo eficaz.
Le guiaremos a través de los pasos esenciales, desde el establecimiento de objetivos de trabajo precisos y la evaluación de su disponibilidad de tiempo hasta la ejecución del plan y la adaptación según sea necesario. Por el camino, descubrirás técnicas eficaces de gestión del tiempo y potentes herramientas para mejorar notablemente tu productividad.
¿Qué es un plan de gestión del tiempo?
Un plan de gestión del tiempo es como un horario inteligente que te ayuda a hacer las cosas con eficacia. Se trata de establecer objetivos realistas, dividirlos en tareas más pequeñas y reservar un tiempo específico para completarlas. Un plan de gestión del tiempo adecuado te ayudará a ti y a tu equipo a manteneros organizados, reducir el estrés y tener éxito tanto en la vida personal como en la laboral.
¿Cuál es la parte crucial de un plan exitoso?
- Las herramientas de gestión del tiempo, como las aplicaciones de control del tiempo, los calendarios y los recordatorios, te ayudarán a ceñirte a tu plan.
- Gran capacidad de gestión del tiempo
- Estrategias eficaces de gestión del tiempo
Entraremos en detalles en las siguientes secciones de este artículo.
Lea también: ¿Por qué es importante la gestión del tiempo en una empresa?
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Cómo crear un plan de gestión del tiempo en 9 pasos
CONSEJO: Antes de profundizar en su plan de gestión del tiempo, es esencial que afine sus habilidades de gestión del tiempo. Una mala gestión del tiempo suele ser el resultado de una falta de familiaridad con las técnicas de gestión del tiempo, así como con el seguimiento del tiempo. Para equiparte con lo esencial, hemos incluido algunos consejos eficaces de gestión del tiempo en la siguiente sección de este artículo.
1. Determine sus objetivos
La claridad en tus objetivos es el punto de partida fundamental para una estrategia adecuada de gestión del tiempo. Pregúntese: ¿Qué quiero conseguir en una tarea concreta, en un proyecto o incluso en la semana que tengo por delante? Esta claridad constituye la base de tu plan de gestión del tiempo.
Es importante que que sus objetivos sean realistas. Establecer objetivos alcanzables evita la frustración y mantiene la motivación durante todo el proceso, al tiempo que garantiza que no se perderá el tiempo.
Consejo: Aplique este paso tanto a sus objetivos personales como profesionales.
2. Priorizar tareas
Una vez que los objetivos están claros, hay que establecer las tareas prioritarias. Clasificar las tareas diarias le ayudará a determinar lo que realmente requiere su atención inmediata. Para ello, crea una lista de tareas diarias o semanales, colocando las más cruciales y difíciles en primer lugar.
CONSEJO: Puede ser una buena idea utilizar una buena herramienta de priorización del trabajo.
3. Evalúe su plan dehorario disponible
A continuación, consideremos su situación temporal actual. Eche un vistazo a su agenda y evalúela a fondo. ¿De cuánto tiempo dispone y cómo se ajusta al tiempo necesario para sus tareas? Esta evaluación es crucial.
A medida que profundices en este ejercicio, aprenderás si es necesario realizar ajustes en tu rutina u horario para gestionar el tiempo de forma más eficaz.
4. Reflexione sobre sus periodos de productividad
Además, considere sus momentos de máxima productividad. ¿Se encuentra en su mejor momento por la mañana, por la noche o en otros momentos? Esta inclinación individual, conocida como cronotipo, depende de varios factores. La clave está en aprovechar los puntos fuertes de tu cronotipo programando las tareas en consecuencia. Si eres una persona nocturna, ¡trabaja de noche! Lo mejor es que establezcas todo tu horario semanal en función de tus puntos fuertes, no de los débiles.
Puede que te encuentres más productivo por la mañana (AM-shifted), al final de la tarde o por la noche (PM-shifted), o incluso en dos fases distintas (Bi-fásico) - varía de persona a persona.
5. Enumere sus tareas
Haz una lista de todas las tareas pendientes. Ordénalas empezando por las tareas más urgentes y ve bajando hasta llegar a la tarea menos importante de la lista. Añade información sobre fechas límite y plazos estimados.
6. Elegir las herramientas adecuadas
Utilizar un software de control del tiempo es una gran ayuda para garantizar que se sigue el plan y se alcanzan los objetivos, mientras supervisas cada tarea dentro del software.
Una herramienta de seguimiento del tiempo también es útil para comprender la cantidad de tiempo que se dedica a una tarea específica y cuáles son las áreas que exigen más atención y concentración.
Es una gran idea evaluar lo que estás haciendo antes de establecer un plan para identificar las áreas o hábitos más problemáticos.
Más adelante exploraremos varias técnicas, como la técnica Pomodoro o el bloqueo del tiempo, que pueden seguirse con una herramienta de control del tiempo.
Lee nuestra guía maestra si quieres saber qué es la técnica Pomodoro.
7. Aplicar el plan
Ha llegado el momento de poner el plan en marcha. Mantén esa explosión inicial de motivación y céntrate en los objetivos finales, sin bloquearte por las tareas críticas que puedan requerir más tiempo y energía.
Para mantenerte motivado, ¿sabías que preparar tu lista de tareas elaborada de antemano es uno de los mejores consejos para ahorrar tiempo?
8. Ajustar según sea necesario
A medida que pase el tiempo y la carga de trabajo se desplace y cambie, podrás personalizar aún más tu plan/programa. Ajústalo tantas veces como sea necesario en función de una nueva estrategia o de las tareas importantes que vayan apareciendo.
No tengas miedo de hacer cambios, cambiar de tareas y aplicar nuevas técnicas si eso te ayuda a alcanzar tus objetivos con mayor eficacia.
Si descubres que hay otras tareas manejables que podrías hacer en algún momento, ya que te encontraste con bloqueos al finalizar las iniciales, cambiar tu enfoque sólo puede acelerar la consecución de tus objetivos.
9. Planificar situaciones inesperadas
Por desgracia, es imposible controlar todos los aspectos de la gestión del tiempo. Mientras nos esforzamos por organizar el tiempo para las tareas, fijar plazos e incluso planificar recados personales, surgen imprevistos.
Puede tratarse de reuniones, preguntas de los compañeros o tareas urgentes que requieren más tiempo del previsto.
Otras veces, los problemas de la vida real pueden interponerse en el camino. Intenta preverlo presupuestando algo de tiempo extra. Si no lo necesitas, es tiempo extra para relajarte y simplemente disfrutar de la vida cotidiana a un ritmo más lento.
- CONSEJO: Utiliza los mejores libros de gestión del tiempo para aprender a enfrentarte a situaciones inesperadas.
Plan de gestión del tiempo
Este es un ejemplo esquemático de cómo gestionar de forma sencilla pero eficaz su tiempo en una semana, o incluso sus tareas recurrentes.
| Plan de gestión del tiempo | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Tarea | M | T | W | T | F |
| Leer el correo electrónico | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Reunión | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Informe del Director General | 15:00 | 15:00 | |||
| Cargar datos | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Priorización de tareas
Se trata de una plantilla que le permitirá organizar su lista en función del orden de prioridad de las tareas.
| FECHA: | |
|---|---|
| Alta prioridad | |
| Tarea A | Tarea B |
| Tarea C | Tarea D |
| Tarea E | Tarea F |
| Prioridad media | |
| Tarea G | Tarea H |
| Tarea I | Tarea J |
| Tarea K | Tarea L |
| Prioridad baja | |
| Tarea M | Tarea N |
| Tarea O | Tarea P |
| Tarea Q | Tarea R |
Pero si buscas algo más elaborado y útil, la Matriz de Eisenhower también conocida como los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo.
Consejos y técnicas para incluir en su plan de gestión del tiempo
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A continuación, enumeramos algunas de las técnicas de gestión del tiempo más populares que ayudan a gestionar el tiempo de forma eficaz:
La regla 80/20
Esta técnica de gestión del tiempo, también conocida como Análisis de Pareto (nombre de su creador italiano), consiste en priorizar las tareas más eficaces para resolver problemas.
Escriba todos los problemas a los que se enfrenta en este momento, en su departamento, empresa, agencia o incluso en su vida personal, e identifique la causa raíz de cada problema.
Asigna una puntuación a cada problema: cuanto mayor sea la puntuación, mayor será el problema. Agrúpalos según su puntuación. El grupo con la puntuación más alta debe ser el primero en el que trabajes.
Como acabará con una lista de tareas ya priorizadas, estará mejor equipado para gestionar su tiempo de forma eficaz y completar las tareas, en su agenda diaria o semanal.
- Echa un vistazo a: Las mejores frases sobre la gestión del tiempo
Bloqueo temporal
El bloqueo temporal, también conocido como agrupación temporal, consiste en programar franjas horarias dedicadas a tareas específicas, lo que te permite proteger tu concentración, evitar la sobrecarga de tareas y avanzar de forma constante en los proyectos. Es una estrategia eficaz de gestión del tiempo que ayuda a evitar la procrastinación.
Aplicando esta metodología, desarrollarás tus habilidades de gestión del tiempo, ya que ejercitarás tu conciencia para completar las tareas dentro de un límite de tiempo.
Esta técnica tiene muchos partidarios, por ejemplo el CEO de Tesla Elon Musk, que utiliza bloques de 5 minutos para organizar su día.
- Descargar gratis: Plantillas de planificación del tiempo
La técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos, conocidos como "Pomodoros", seguidos de un descanso de 5 minutos. Este método mejora la concentración, minimiza la procrastinación y optimiza la productividad al dividir las tareas en intervalos de tiempo manejables con breves descansos regulares.
Independientemente del tiempo que te lleve una tarea en general, tendrás que dividirla en 25 minutos y concentrarte en ella. Esto liberará tiempo para un descanso y te dará la sensación de que finalizar una tarea específica es más fácil, independientemente del tiempo total que le dediques.
Recuerde que el control del tiempo es la base de esta técnica. Incluso puedes programar las reuniones al estilo Pomodoro para mejorar la eficacia.
Consejo profesional: Utilice nuestro temporizador Pom odoro gratuito o una de las aplicaciones Pomodoro para establecer intervalos Pomodoro con un solo clic.
Matriz de gestión del tiempo
La matriz de gestión del tiempo, también conocida como matriz de Eisenhower, es una estrategia de priorización que clasifica las tareas en cuatro cuadrantes en función de su urgencia e importancia. Ayuda a las personas a tomar decisiones, priorizar tareas y alcanzar sus objetivos con eficacia clasificando las tareas en categorías como:
- urgente e importante,
- no importante sino urgente,
- urgente pero no importante,
- y ni urgente ni importante.
La mayoría de las veces perdemos la concentración porque, o bien nuestras habilidades de gestión del tiempo no son tan sólidas como necesitaríamos, o bien porque estamos demasiado estresados para ver con claridad lo que significa realmente gestionar el tiempo de forma eficaz. Por eso, la Matriz de Eisenhower nos ayudará a despejar la mente y nos mostrará en blanco y negro cuál debe ser la siguiente tarea.
La técnica de la rana
Llamado así por una cita de Mark Twain, "cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te ocurrirá nada peor el resto del día", el método "Cómete la rana " se traduce en empezar el día haciendo la "peor" de tus tareas.
Lo "peor" se hará más pronto que tarde, y el resto del día parecerá más fácil de abordar. Tendrás una mayor sensación de logro, sabiendo que has superado con creces esas tareas complejas que ya no arrastrabas a lo largo del día, y estarás más relajado durante tus reuniones consecutivas de la segunda parte del día.
Ley de Parkinson
Este método está especialmente dirigido a las personas que trabajan bien bajo presión. Cyril Northcote Parkinson acuñó la frase "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización".
Esto significa que el tiempo que nos damos a nosotros mismos para completar una tarea es la cantidad de tiempo que tardaremos en completarla.
Aplicar esta técnica significa trabajar de forma más eficiente en periodos de tiempo más cortos. Por ejemplo, establecer un límite de minutos para consultar el correo electrónico (media hora, por ejemplo) y ya está.
Intente trabajar sin el cargador del ordenador y desafíese a terminar la tarea antes de que se apague el ordenador u otro dispositivo.
En conclusión
Ahora que ha identificado estas técnicas de gestión del tiempo, debería ser capaz de crear un plan eficaz de gestión del tiempo, ya sea para objetivos profesionales o personales.
Los beneficios de una buena gestión del tiempo son prácticamente imposibles de ignorar, tanto si está planificando una tarea como si está gestionando recados personales. Estarás más preparado para afrontar cualquier reto que pueda surgir, y mantenerte al díasin dejar de cumplir los plazos.
Utilizar un software de control del tiempo puede ayudarte a asegurarte de que estás cumpliendo tus objetivos y ciñéndote a tu plan, mientras controlas cada tarea dentro del software. Una herramienta de control del tiempo también es útil para comprender la cantidad de tiempo que se dedica a una tarea específica y cuáles son las áreas que exigen más atención y concentración.
En definitiva, independientemente de la técnica o herramienta que elijas, te llevará a aumentar la eficacia y la productividad y te impulsará a mantener la motivación a largo plazo mientras disfrutas del trabajo y del tiempo personal.