Presupuestos de tiempo 101: cómo hacer que cada segundo cuente

Para muchos de nosotros, no hay duda de que las 24 horas del día no son suficientes para todo lo que hay que hacer.

Teniendo en cuenta que un adulto medio debería pasar ocho horas durmiendo y que el turno de trabajo habitual también dura ocho horas, el tiempo que queda para el trabajo extra, las tareas domésticas y las cosas personales es poco.

Por eso es esencial diseñar un presupuesto temporal.

Seguir un presupuesto de tiempo puede ser extremadamente útil. La creencia de que no hay tiempo suficiente en un día puede ser paralizante y totalmente falsa.

Veamos por qué y cómo puede ayudar la presupuestación del tiempo.

Empiece a controlar su tiempo sin esfuerzo para sacar el máximo partido a su presupuesto de tiempo

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¿Qué es un presupuesto de tiempo?

Un presupuesto de tiempo es similar a un presupuesto financiero, pero en lugar de dinero, implica planificar y asignar nuestro tiempo de forma intencionada para aprovechar al máximo nuestros días.

Es una técnica vital de gestión del tiempo que nos permite ser conscientes de dónde empleamos nuestro tiempo y trabajar con mayor concentración y productividad.

Más información: Los beneficios de la gestión del tiempo para el equipo y los individuos

5 razones por las que usted y su equipo necesitan un presupuesto temporal

Aplicar técnicas de presupuestación del tiempo es ventajoso en el lugar de trabajo. Ayuda a los equipos a fijar objetivos realistas y a mantenerse fieles a lo que serán capaces de lograr.

Es esencial seguir un horario que te mantenga en el buen camino mientras realizas las tareas, sobre todo porque presupuestar el tiempo ayuda a la disciplina y la productividad y es de gran ayuda en la toma de decisiones.

Tanto si eres miembro de un equipo como si lo diriges, conoce las principales ventajas de presupuestar tu tiempo. 

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1. Las tareas se organizan por prioridades

Como ocurre con otras técnicas de gestión del tiempo, organizar las tareas según su importancia es el primer paso para planificar con éxito.

El dilema sobre qué tarea es más importante es muy común. Más aún cuando confrontamos tiempo para el trabajo y tiempo para la familia y las cosas personales. 

El equilibrio entre todos los ámbitos de la vida y entre las tareas laborales puede lograrse con un presupuesto de tiempo.

Te dará una idea clara de qué tarea es esencial y cuál no. Practicando esto, siempre sabrás cómo organizar tu agenda y qué hacer primero.

Lea nuestro blog sobre los mejores métodos de priorización para organizar sus tareas.

2. Los progresos se miden y registran 

Analizar tu rendimiento y hacer un seguimiento de tus progresos es muy importante para el crecimiento profesional.

Si quiere desarrollarse y tiene objetivos para ello, el análisis del rendimiento personal es imprescindible.

Presupuestar su tiempo puede aportarle una forma de observar su rendimiento en función de sus actividades cotidianas.

Tener esta conciencia te ayuda a comparar los resultados diarios hasta que encuentres tu ritmo. Tener este tipo de control puede ser fuente de motivación.

3. Los plazos se cumplen fácilmente

No poder cumplir los plazos por falta de tiempo es una de las frases más comunes en el mundo empresarial.

Una razón que lo justifica, cuando no hay problemas más graves, es la falta de estimación del tiempo necesario para una tarea.

Si no se tienen en cuenta los bloqueos u obstáculos que puedan surgir en el camino, lo más probable es que el proyecto no se termine a tiempo.

Esto puede causar retrasos para todo el equipo. Crear un presupuesto equilibrado para el tiempo puede ayudar a evitar estas situaciones.

4. El trabajo se realiza de forma coherente, evitando el estrés

¿Conoces la historia de la liebre y la tortuga? La lección que nos enseña esta historia es que "quien despacio y con constancia gana la carrera": una lección de paciencia, coherencia, constancia y perseverancia.

Sea minucioso en su trabajo y lea los documentos dos o tres veces si es necesario. Ser tan cuidadoso exige tiempo, y no planificarlo es un error que cometen muchos equipos.

La incertidumbre y las cuestiones de última hora deben formar parte de tu presupuesto de tiempo para evitar las prisas y el estrés constante. El trabajo sigue siendo una experiencia agradable, y todo el mundo está más contento y realizado.

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5. Es fácil lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal

Al distribuir correctamente el tiempo, evitas mezclar el tiempo personal y el profesional.

Tu tiempo estará mejor distribuido, e incluso puede que te sorprenda la cantidad de tiempo libre que puedes reunir al final del día.

Cómo crear un presupuesto de tiempo en 3 pasos

¿Cómo empezar a presupuestar su tiempo? ¿Cuál es la mejor manera de empezar a presupuestar? Antes de seguir adelante, es fundamental que observes tu día a día y tomes nota de cómo empleas tu tiempo.

Sé un poco más consciente y utiliza una aplicación de seguimiento del tiempo para recopilar información sobre tu rutina actual.

Con estos conocimientos, estás listo para iniciar el proceso presupuestario.

1. Identificar las prioridades clave

Esta es una de esas técnicas que te permiten empezar a lo grande. Si dejas de lado las tareas durante unos minutos, céntrate en las prioridades clave.

Grandes objetivos, áreas de responsabilidad y funciones importantes. En este paso, puedes hacer una lluvia de ideas para cada una de estas áreas importantes, siendo tan general o tan específico como necesites.

2. Asignar tiempo exclusivo para cada área

A continuación, tienes que calcular cuánto tiempo vas a dedicar a cada área. Por supuesto, no hay una regla fija para esto; todo depende de muchos factores.

Acabarás asignando el tiempo que consideres necesario. Eso sí, no olvides guardar un extra para imprevistos.

No se comprometa en exceso, es decir, no debe dedicar todo el tiempo disponible a su presupuesto. Deja tiempo libre en esta planificación para simplemente vivir.

Evalúa tu presupuesto de vez en cuando y haz los ajustes que necesites. Al fin y al cabo, presupuestar el tiempo es algo personal. Si se aplica a un equipo, también hay que ajustarlo a sus necesidades.

3. Siga adelante y dedique su tiempo

Con tu tiempo distribuido como mejor te parezca, ahora tienes que ir a gastarlo.

Haga un seguimiento de su tiempo de gasto para asegurarse de que se acerca lo más posible a lo que había planeado en un principio.

Hay muchas formas de controlar tu tiempo y el de tu equipo, pero la más eficaz es utilizar una herramienta de control como Timeular. La gestión del tiempo también puede ayudarte a controlar tus prioridades y a mantenerte organizado.

Controle su presupuesto de tiempo. Revisar los progresos y ajustar el presupuesto forma parte del proceso, tan importante como la propia planificación.

Las prioridades cambian, las cosas suceden, y ser capaz de revisar y ajustar mantiene tu presupuesto de tiempo dinámico. Esto es lo que te ayudará a largo plazo.

Presupuestación del tiempo: un ejemplo real

A continuación presentamos dos ejemplos de presupuestación del tiempo. El primero es para una sola persona; el segundo, para un equipo ficticio. No dude en adaptar el ejemplo a nuestras necesidades y utilizarlo como punto de partida para aprender la técnica.

Presupuesto de tiempo para Sonia, Directora de Marketing de la empresa XYZ

Presupuesto de tiempo para el equipo de marketing de Sonia

CONSEJO: Incluya un software de hojas de horas para agencias de marketing con el fin de mejorar la presupuestación del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Funciona el presupuesto temporal?

Sí, ya que el presupuesto de tiempo ayuda a estimar y asignar tiempo a tareas de alta prioridad, estableciendo prioridades y una mejor organización del tiempo, podemos decir que funciona.

Puede que te lleve algún tiempo hacer tu presupuesto de tiempo, y puede que tengas que cortar algunas cosas y enfrentarte a obstáculos inesperados.

Pero presupuestar el tiempo no es cuestión de perfección. Se trata de ser consciente y utilizar el tiempo de la mejor manera posible.

¿Por qué lleva tanto tiempo hacer un presupuesto?

Elaborar un presupuesto puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, es una técnica esencial, sobre todo a la hora de organizar el tiempo.

No sólo estarás al tanto de todo lo que tienes que hacer, sino que además no perderás el tiempo que puedes dedicar a la familia y los amigos o a explorar algún pasatiempo más adelante. 

¿Es el presupuesto una pérdida de tiempo?

No, la elaboración de presupuestos de cualquier tipo no es una pérdida de tiempo. Sobre todo si se planifica de forma sostenible. Evita caer en un ciclo desesperado de presupuestación y síguelo a la perfección.

Las restricciones y la falta de flexibilidad a la hora de fijar objetivos, controlar el tiempo o elaborar un presupuesto pueden ser contraproducentes para tus metas.

¿Sabía que la gestión del tiempo es una de las competencias interpersonales más importantes?

Conclusión

Crear un nuevo hábito siempre requiere cierta adaptación, pero tener cierta disciplina y respetar los límites de tu presupuesto de tiempo es fundamental.

Por favor, asegúrate de que las horas de trabajo son para eso y guarda tiempo para tu vida personal y algunos momentos de autocuidado.

Al presupuestar tu tiempo, estás creando un marco para evaluar y ajustar el equilibrio de tu vida en consecuencia.

Más información:

• Cómo crear un plan de gestión del tiempo
• Libros de gestión del tiempo
• Crear un horario para los miembros del equipo
• ¿Por qué es importante para su equipo la formación en gestión del tiempo?
• Cómo estimar con precisión el tiempo de un proyecto
• Los mejores cronómetros para iPhone
• Cómo estimar el tiempo de desarrollo de software